Wenn Unternehmen, Schulen oder Teams eine große Anzahl von Word-Dokumenten zur Überprüfung an andere verteilen müssen, besteht das häufigste Problem darin, dass sie hoffen, dass die andere Partei Änderungen vorschlagen kann, und das Format und den ursprünglichen Inhalt des chaotischen Textes nicht direkt ändern möchten. In diesem Artikel wird ein effizienterer Ansatz vorgestellt: Verwenden Sie Office-Software, um mehrere Word-Dokumente stapel weise mit einges chränkter Bearbeitung zu schützen, und setzen Sie das Dokument auf "Nur Überarbeitungen zulassen", um zufällige Änderungen an anderen Inhalten zu verhindern. Der Artikel kombiniert die tatsächliche Bedien oberfläche, um die anwendbaren Szenarien, die Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung, die spezifischen Schritte, die Vorsicht maßnahmen und die Effizienz verbesserungen zu erläutern, die durch die Stapel verarbeitung verursacht werden, damit Sie die einheitlichen Schutz einstellungen für doc, docx und andere Dateien schnell abschließen können.
Viele Menschen stoßen beim Senden einer großen Anzahl von Word-Dokumenten auf das gleiche Problem: Wenn das Dokument nicht einges chränkt wird, kann der Empfänger den Text direkt ändern, das Format ändern und den Inhalt löschen. Wenn es vollständig gesperrt ist, kann die andere Partei nicht normal Änderungen vorschlagen. Insbesondere in Szenarien wie Vertrags überprüfung, Gegen zeichnung von System dokumenten, Anleitung für Abschluss arbeiten, Überprüfung von Schulungs materialien usw. ist es besser geeignet, Word-, Docx-und Doc-Dokumente als festzulegenNur Revisionen sind erlaubt, Damit andere Änderungen nur in Form von Revisions spuren vorschlagen können, anstatt andere Inhalte nach Belieben zu ändern.
Wenn es nur eine oder zwei Dateien gibt, ist die manuelle Einstellung kaum akzeptabel. Wenn jedoch Dutzende oder Hunderte von Dateien vorhanden sind, ist es sehr zeit aufwändig, die Word-Einstellungen nacheinander zu öffnen, um die Bearbeitung einzu schränken. Verwenden Sie zu diesem Zeitpunkt profession ellOffice-SoftwareDie Stapel verarbeitung kann die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren. Hier ist HeSoft Doc Batch Tool Zeigen Sie beispiels weise, wie Sie mehrere Word-Dokumente stapel weise so einstellen, dass nur das Hinzufügen von Revisionen zulässig ist.
Anwendbare Szenarien
Das Batch-Setup Word ermöglicht nur Überarbeitungen und ist für die folgenden gängigen Office-Szenarien geeignet:
- Überprüfung von Verträgen, Vereinbarungen und System dokumenten: Die andere Partei darf Kommentare abgeben, der offizielle Text kann jedoch nicht direkt abgedeckt werden.
- Anmerkungen zu Abschluss arbeiten, Hausaufgaben und Kurs unterlagen: Der Lehrer oder Rezensent kann die Revisions aufzeichnung für die spätere Überprüfung aufbewahren.
- Unternehmens interne Gegen zeichnung: Wenn mehrere Personen denselben Dokumenten stapel anzeigen, behalten sie die Änderungs spuren einheitlich bei, um die Versions verwirrung zu verringern.
- Vorlagen datei ausgestellt: Vermeiden Sie, dass Mitarbeiter das Standardformat, die Kopf-und Fuß zeile sowie feste Bedingungen nach Belieben ändern.
- Batch-Dokumente für Recht, Personal und Verwaltung: Verarbeiten Sie mehrere Docx-oder Doc-Dokumente gleichzeitig, um die Effizienz des Dokumenten schutzes zu verbessern.
Effekt vorschau
Vor der Verarbeitung
Bevor der Schutz festgelegt wird, können Word-Dokumente normaler weise direkt bearbeitet werden. Der Empfänger kann Text frei löschen, Absätze ändern, Formatierung anpassen und sogar Schlüssel inhalte wie Titel, Kopf-und Fuß zeile ändern. Dieser Zustand ist nicht sicher für Dokumente, die den Originaltext beibehalten müssen.
Nach der Verarbeitung
Wie Sie dem Screenshot entnehmen können, wird die rechte Seite von Word angezeigt, nachdem das Dokument mit Einschränkungen bearbeitet wurde"Begrenzen Sie die Bearbeitung"Panel und Tipps:
"Dokumente sind gegen Fehl bearbeitung geschützt. Kann in diesem Bereich bearbeitet werden, aber alle Änderungen werden als Revisionen verwendet."
Dies zeigt, dass das Dokument so eingestellt wurde, dass es nur Änderungen durch Revisionen zulässt. Mit anderen Worten, andere können sich nicht ändern, aberÄnderungen können nur mit Revisions spuren eingereicht werdenKann den Originaltext nicht wie normale Dokumente direkt ohne Spur abdecken. Dies ist der Effekt, den viele Teamwork-Szenarien am dringendsten benötigen.
Betriebs schritte
Schritt 1: Geben Sie Word ein, um die Passworts chutz funktion hinzuzufügen
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie nach links"Word-Werkzeug". Sie können in der Liste der Funktionen sehen"Word fügt Passworts chutz hinzu"Die Beschreibung im Screenshot zeigt auch, dass diese Funktion verwendet werden kann, um Schutz maßnahmen wie das Passwort zum Öffnen von Dateien und das schreib geschützte Passwort in Stapeln zu Word hinzuzufügen.
Der Grund, warum Sie diese Funktion hier eingeben, ist, dass die Seite mit den nachfolgenden Einstellungen im Screenshot angezeigt wurde. Zusätzlich zum Öffnen des Passworts und des schreib geschützten Passworts wird es auch unterstütztBegrenzen Sie die Bearbeitung von PasswörternDies ist die Schutz methode "Nur Überarbeitungen zulassen", die in diesem Artikel implementiert werden soll.
Erwartete Ergebnisse:Gehen Sie zur Verarbeitung sober fläche "Word Passworts chutz hinzufügen", um den Stapel import der zu verarbeiten den Dokumente vor zubereiten.
Schritt 2: Hinzufügen von Word-Dateien, die in großen Mengen verarbeitet werden müssen
Nach dem Aufrufen der Funktions seite sehen Sie oben auf der Benutzer oberfläche"Dateien hinzufügen"Und"Dateien aus Ordnern importieren"Knopf. In der folgenden Liste werden Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit und Änderungs zeit angezeigt.
Wenn Sie nur ein paar Dokumente bearbeiten, klicken Sie auf"Dateien hinzufügen"Importieren Sie nacheinander. Wenn Sie eine große Anzahl von Word-Dokumenten in einem bestimmten Verzeichnis stapel weise verarbeiten möchten, ist es besser, direkt zu klicken"Dateien aus Ordnern importieren", Fügen Sie mehrere docx-Dateien gleichzeitig zur Aufgaben liste hinzu.
Aus den Screenshots geht hervor, dass nach dem Import mehrere Dokument datensätze in der Spalte angezeigt wurden, was darauf hinweist, dass die Software die zentrale Verwaltung der ausstehenden Dateien anstelle eines separaten Vorgangs unterstützt.
Zweck des Betriebs:Fügen Sie alle Word-Dokumente, die auf "Nur Überarbeitungen zulassen" gesetzt werden müssen, einheitlich der Verarbeitung warteschlange hinzu.
Erwartete Ergebnisse:Sie können die ausstehenden Dokumente in der Datei liste sehen. Klicken Sie unten, nachdem Sie bestätigt haben, dass die Menge korrekt ist“Weiter”.
Schritt 3: Aktivieren Sie die Einschränkung, um das Kennwort zu bearbeiten, und setzen Sie es auf "Nur überarbeitet"
Nach dem zweiten Schritt "Verarbeitung optionen festlegen" sehen Sie drei Optionen in der Benutzer oberfläche:
- Passwort zum Öffnen der Datei
- Datei inhalt schreib geschütztes Passwort
- Begrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern
Das Ziel dieses Artikels ist es nicht, ein offenes Passwort festzulegen oder ein schreib geschütztes Passwort zu verwenden, sondern das Dokument zuzulassenKann nur überarbeitet werden. Daher müssen Sie sich öffnen"Begrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern"Dieser Artikel.
Nach dem Öffnen wird der untere Teil der Benutzer oberfläche angezeigt"Begrenzte Bearbeitungs typen"Die verfügbaren Optionen umfassen:
- Nur lesen
- Kann nur überarbeitet werden
- Kann nur Kommentar
- Kann nur Formular daten ausfüllen
Hier wählen“Kann nur überarbeitet werden”Dies ist die Schlüssel einstellung für die Implementierung von "Word erlaubt nur das Hinzufügen von Überarbeitungen, nicht andere Inhalte".
Der gleiche Bereich kann auch ausgefüllt werden"Das Passwort, wenn die Einschränkung aufgehoben wird (Sie müssen es nicht ausfüllen)". Das Beispiel im Screenshot ist "123456". Dies bedeutet, dass Sie, wenn Sie die Einschränkung der Bearbeitung in Zukunft aufheben müssen, den Schutz durch ein Kennwort aufheben können. Wenn Sie in Ihrem Nutzungs szenario kein Kennwort benötigen, können Sie auch den Anweisungen auf der Benutzer oberfläche folgen, um das Ausfüllen auszuwählen.
Zweck des Betriebs:Beschränken Sie die Bearbeitungs berechtigungen von Word-Dokumenten einheitlich auf "nur überarbeitet".
Erwartete Ergebnisse:Die Software verarbeitet alle importierten Docx-oder Doc-Dateien in großen Mengen gemäß den aktuellen Regeln, sodass sie nach dem Öffnen in einen einges chränkten Bearbeitungs zustand versetzt werden.
Schritt 4: Fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort und schließen Sie die Stapel verarbeitung ab
Gemäß dem Prozess oben auf der Benutzer oberfläche gibt es nach dem Einstellen der Verarbeitung optionen"Speicherort festlegen"Und“Beginne mit der Verarbeitung”Zwei Schritte. Obwohl der Screenshot den detaillierten Inhalt nicht erweitert, kann er anhand des Standard prozesses angemessen beurteilt werden: Sie müssen weiter klicken“Weiter”, Legen Sie den Speicherort der Datei nach der Verarbeitung fest und führen Sie dann die Stapel verarbeitung durch.
Zweck des Betriebs:Ausgabe verarbeitetes Word-Dokument, vermeiden Sie das Überschreiben der Original datei oder erleichtern Sie die einheitliche Verwaltung.
Erwartete Ergebnisse:Die Software wendet automatisch dieselben Regeln für die Bearbeitung von Einschränkungen für den gesamten Stapel von Word-Dateien an und generiert die Ergebnis datei, die auf "Nur überarbeitet" festgelegt wurde.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Was ist der Unterschied zwischen "nur überarbeitet" und "schreib geschützt"?
Nur lesenEs ist eher geneigt, keine freie Bearbeitung zuzulassen, undKann nur überarbeitet werdenDer Schwerpunkt liegt darauf, dass das Änderungs verhalten als Revision auf gezeichnet wird. Für Szenarien wie Überprüfung, Gegen zeichnung und Korrektur lesen ist "nur überarbeitet" normaler weise praktischer, da es nicht nur Meinungen sammeln, sondern auch den Originaltext und die Spuren von Änderungen bewahren kann.
2. Muss ich ein Passwort für die Aufhebung der Einschränkung festlegen?
Nicht unbedingt. Die Benutzer oberfläche im Screenshot fordert deutlich auf"Sie müssen es nicht ausfüllen". Wenn Sie den Überprüfung prozess nur vorübergehend steuern, können Sie ihn nicht ausfüllen. Wenn das Dokument offiziell übertragen werden muss, wird empfohlen, ein Kennwort für die Aufhebung der Einschränkung festzulegen, um die spätere Verwaltung zu erleichtern.
3. Wie viele Word-Dateien können in großen Mengen verarbeitet werden?
Aus Sicht der Softwares chnitt stelle und der funktionalen Position ierung handelt es sich um eine Office-Software für die Stapel verarbeitung, die zum Importieren mehrerer Dokumente gleichzeitig geeignet ist. Die tatsächliche Anzahl der Verarbeitung kann je nach Dateigröße stapel weise ausgeführt werden. Dies ist viel effizienter als das manuelle Öffnen von Word-Einstellungen, um die Bearbeitung einzu schränken.
4. Welche Word-Formate werden unterstützt?
Aus der Liste der Dateien im Screenshot ist das Beispiel haupt sächlichDocxDatei. Bei der tatsächlichen Verwendung wird empfohlen, gängige Word-Formate wie docx und doc zu priorisieren. Wenn Sie viele Dateien haben, können Sie zuerst einige Kopien des Tests importieren, den Ausgabe effekt bestätigen und dann den gesamten Stapel ausführen.
5. Wie kann überprüft werden, ob es nach der Verarbeitung wirksam wird?
Sie können ein verarbeitete Word-Dokument nach dem Zufalls prinzip öffnen und prüfen, ob es im Bereich Überprüfung/Schutz von Word angezeigt wird"Begrenzen Sie die Bearbeitung"Tipps und bestätigen Sie, ob sich das Dokument im Status "Alle Änderungen werden überarbeitet" befindet. Wenn eine Eingabe aufforderung in einem ähnlichen Screenshot angezeigt wird, bedeutet dies normaler weise, dass die Einstellung wirksam geworden ist.
Warum wird empfohlen, Office-Software für die Stapel verarbeitung zu verwenden
Legen Sie manuell Einschränkungen für die Bearbeitung von Word-Dokumenten fest. Das größte Problem ist nicht die Schwierigkeit, sondernWiederholen. Wenn die Anzahl der Dateien groß ist, nehmen Sie viel Zeit in Anspruch, wenn Sie sie wiederholt öffnen, klicken, "Nur überarbeitet" auswählen und erneut speichern, und es ist leicht, die Einstellungen zu übersehen und falsch festzulegen.
Wie HeSoft Doc Batch Tool Der Wert dieser Art von Office-Software liegt in der Standard isierung und Batch ierung wiederholter Aktionen:
- Importieren Sie mehrere Word-Dateien gleichzeitig.
- Einheitliche Festlegung der gleichen Schutz regel;
- Reduzieren Sie den manuellen Betrieb Stück für Stück;
- Reduzieren Sie die Fehlerrate der Dokumenten verwaltung.
- Es eignet sich besser für Batch-Szenarien wie tägliche Büro-, Verwaltungs-, Rechts-und Bildungs angelegenheiten.
Zusammenfassung
Wenn Ihre Bedürfnisse sindViele Word-Stapel werden so festgelegt, dass nur das Hinzufügen von Überarbeitungen zulässig ist und andere Inhalte nicht geändert werden könnenDie geeignete Methode besteht dann nicht darin, sie manuell in Word einzurichten, sondern zentral mit profession eller Office-Software zu verarbeiten. Folgen Sie dem in diesem Artikel vorgezeigten Prozess, Sie müssen nur eingebenWord Hinzufügen von Passworts chutzFunktion, importieren Sie mehrere Docx/Doc-Dateien, öffnen SieBegrenzen Sie die Bearbeitung von Passwörtern, Und setzen Sie den einges chränkten Bearbeitungs typ auf“Kann nur überarbeitet werden”Fahren Sie dann mit dem Speichern und Verarbeiten fort.
Die Vorteile davon sind sehr klar: Es behält nicht nur die Fähigkeit anderer bei, Änderungen vor zuschlagen, sondern vermeidet auch, dass der Haupt text nach Belieben direkt geändert wird. Gleichzeitig kann es die ursprüngliche sich wiederholende und ineffiziente Arbeit in eine einmalige Stapel verarbeitung aufgabe verwandeln. Wenn Sie häufig eine große Anzahl von Word-Dateien senden müssen, die überprüft werden müssen, wird empfohlen, diese Art von Office-Software direkt zu verwenden, um einen festen Prozess zu erstellen, der langfristig viel Zeit und Kommunikation kosten sparen kann.