등록 양식, 신청서, 승인 양식, 정보 수집 양식, 수신자가 양식 영역 만 채울 수 있기를 희망하는 많은 기업은 텍스트, 제목, 설명 또는 고정 형식을 변경할 수 없습니다. Word 파일을 하나씩 열고 수동으로 편집 제한을 설정하면 시간이 많이 걸릴뿐만 아니라 변경 사항을 놓치기 쉽습니다. 이 기사는 사무실 소프트웨어와 결합 될 것입니다." HeSoft Doc Batch Tool "실제 인터페이스는 여러 Word, docx 및 doc 문서에 일괄 적으로 제한된 편집 보호 기능을 추가하는 방법을 명확하게 설명하고" 양식 데이터 만 채우기 "권한을 설정합니다. 읽은 후에는 일괄 가져오기를 신속하게 완료하고 처리 옵션을 설정하고 처리 후 예상되는 효과 및 예방 조치를 이해할 수 있습니다.
실제 사무실에서 HR 양식, 고객 등록 양식, 등록 양식, 설문지 템플릿, 내부 승인 양식 등과 같은 Word 문서는 종종 고정 된 내용이 수정되지 않도록해야하며 지정된 양식 데이터 만 채울 수 있습니다. 많은 수의 문서가있는 경우 Word를 하나씩 열고 "편집 제한" 을 설정하는 것은 매우 비효율적입니다. 이 기사는이 문제를 해결하는 것입니다.사무실 소프트웨어를 사용하여 한 번에 많은 Word 파일을 배치하여 양식 만 채우고 다른 데이터를 수정하지 않는 방법. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이 사용하십시오. HeSoft Doc Batch Tool 중앙 집중식 방식으로 여러 Word 파일을 가져온 다음 통합 된 방식으로 제한 편집 유형을 설정하여 작업 중복을 줄일 수 있습니다.
적용 가능한 시나리오
이러한 유형의 일괄 처리는 다음과 같은 상황이 발생할 경우 유용합니다.
- 회사는 여러 개의 Word 양식을 일괄 적으로 발행하여 작성자가 양식의 내용 만 입력하도록 요구합니다.
- 템플릿 본문, 설명 텍스트, 헤더 및 바닥 글 및 형식 스타일을 보호해야하며 마음대로 변경할 수 없습니다.
- 동일한 docx 및 doc 문서 배치에 제한 편집 규칙을 균일하게 추가해야합니다.
- 행정, 인력, 재정, 교육 및 기타 부서는 "채울 수 있고 변경할 수 없습니다" Word 양식 파일의 일괄 생산을해야합니다.
많은 수의 문서가있는 장면의 경우 사무실 소프트웨어의 일괄 처리 가치는 매우 분명합니다. 일회성 수입, 통합 설정 및 중앙 집중식 처리는 수동 복사 작업보다 시간이 많이 걸리고 오류가 적습니다.
효과 미리보기
치료 전
처리하기 전에 일반 Word 문서를 일반적으로 자유롭게 편집 할 수 있습니다. 사용자는 본문 콘텐츠를 수정하거나, 고정 명령어를 삭제하거나, 형식을 변경하거나, 폼 외부에서 키 데이터를 실수로 변경할 수도 있습니다. 이것은 템플릿의 균일성에 영향을 미치며 비표준 정보 수집 문제를 일으킬 수도 있습니다.
치료 후
처리 후 문서가 활성화됩니다.제한 편집 보호편집 유형 제한양식 데이터 만 채울 수 있습니다.. 이는 다음을 의미한다.
- 문서의 고정 내용은 마음대로 수정할 수 없습니다.
- 사용자는 허용 된 양식 영역에만 정보를 입력 할 수 있습니다.
- 양식 템플릿, 등록 템플릿 및 승인 템플릿과 같은 표준화 된 문서의 배포에 더 적합합니다.
스크린 샷의 설정에서 소프트웨어가 "편집 비밀번호 제한" 에서 다른 제한 유형의 선택을 지원한다는 것을 분명히 알 수 있습니다. 이 기사의 해당 목표는 선택하는 것입니다."양식 데이터 만".
운영 단계
1 단계: Word를 입력하여 암호 보호를 추가합니다.
소프트웨어의 메인 인터페이스의 왼쪽에서 현재단어 도구분류, 기능 목록에서 선택"단어 암호 보호 추가". 스크린 샷에서이 기능의 설명 텍스트는 파일 열기 암호 및 읽기 전용 암호와 같은 보호 조치가 Word 파일에 추가 될 수 있으며 현재 문서에서는 그 중 하나를 사용해야한다고 언급합니다.편집 제한능력.
운영 목적:Word 문서 보호 설정을위한 배치 처리 모듈을 입력하십시오.
예상 결과:"단어 암호 보호 추가" 페이지를 열고 후속 배치 가져오기 및 설정 프로세스를 입력하십시오.
2 단계: 일괄 처리 할 Word 파일 가져오기
"단어 암호 보호 추가" 페이지를 입력 한 후 1 단계 "처리 할 레코드 선택" 으로 이동하십시오. 인터페이스의 오른쪽 상단에서 소프트웨어가 제공합니다."파일 추가"과"폴더에서 파일 가져오기"두 가지 방법.
- 파일 수가 적은 경우, 당신은 클릭 할 수 있습니다파일 추가수동으로 여러 Word 문서를 선택합니다.
- Doc 및 docx 파일의 전체 배치가 폴더에 배치 된 경우, 당신은 클릭 할 수 있습니다폴더에서 파일 가져오기배치 처리에 더 적합합니다.
가져온 후에는 파일 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 기타 정보가 목록에 표시되므로 가져오기가 올바른지 확인하는 것이 편리합니다. "레코드 수" 는 스크린 샷 하단에서도 볼 수 있으며, 이는 소프트웨어가 여러 파일에서 동일한 작업을 지원한다는 것을 나타냅니다.
운영 목적:한 번에 "양식 만 작성" 하도록 설정해야하는 모든 Word 파일을 수집합니다.
예상 결과:보류중인 모든 파일이 목록에 표시되고 올바른지 확인하고 하단을 클릭하십시오."다음 단계".
3 단계: 제한된 편집을 켜고 "양식 데이터 만 채우기" 를 선택하십시오.
2 단계 "처리 옵션 설정" 을 입력 한 후 페이지에 다음과 같은 여러 스위치 항목이 있음을 알 수 있습니다.
- 파일 열기 암호
- 파일 내용 읽기 전용 암호
- 비밀번호 편집 제한
목표가 Word 문서를 만드는 것이라면다른 내용을 수정할 수 없으며 양식 데이터 만 채울 수 있습니다., 요점은 여는 것입니다"비밀번호 편집 제한"이 항목.
스크린 샷에서 항목이 열리고 편집 유형 제한 옵션이 나타납니다. 여기를 선택하십시오:
양식 데이터 만 채울 수 있습니다.
페이지 하단에 입력 상자가 표시됩니다."제한 제거를위한 비밀번호 (채울 수 없음)". 즉, 나중에 제한을 취소해야하는 경우 여기에 설정된 암호를 사용할 수 있습니다. 통합 잠금 해제 요구 사항이없는 경우 프롬프트로 비워 둘 수도 있습니다.
운영 목적:양식 모드를 채우고 텍스트 및 기타 고정 된 내용을 보호하기 위해 배치 Word 파일 통합 세트.
예상 결과:처리되는 모든 doc/docx 파일은 "편집 전용 양식 데이터를 채울 수 있습니다" 규칙이 적용됩니다.
4 단계: 다음 단계로 계속하고 일괄 처리를 완료하십시오.
페이지 상단의 프로세스에 따라 소프트웨어 뒤에 세 번째 단계가 있습니다."저장 위치 설정"그리고 4 단계"시작 처리". 스크린 샷이 특정 콘텐츠를 확장하지는 않지만 프로세스 이름에서 합리적으로 판단 할 수 있으며 계속 클릭하면됩니다."다음 단계"처리 된 파일의 저장 위치를 설정 한 다음 일괄 처리를 시작하십시오.
운영 목적:원래 파일과의 혼동을 피하기 위해 처리 된 새 파일을 출력하십시오.
예상 결과:현재 규칙에 따라 소프트웨어 배치는 편집 제한이 설정된 Word 파일을 생성합니다.
처리가 완료된 후 1 ~ 2 개의 결과 문서를 무작위로 열어 효과를 확인하고 문서가 "양식 데이터 만 채울 수 있고 다른 내용을 수정할 수 없음" 상태에 있는지 확인한 다음 사용자에게 균일하게 배포하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문 또는주의 사항
1. 어떤 문서가 "양식 데이터에만 적합합니까?
정보 등록 양식, 신청서, 설문지, 입력 양식 등과 같은 양식 유형 구조 인 Word 문서에 더 적합합니다. 문서가 일반 텍스트 일 뿐이며 작성할 양식 영역이없는 경우, 문서의 내용이 사용하기 전에 양식 작성 시나리오를 충족하는지 확인해야합니다.
2. 원본 파일을 일괄 처리하거나 결과 파일을 저장합니까?
프로세스 관점에서, 소프트웨어는 "설정 저장 위치" 단계를 포함하며, 이는 일반적으로 처리 결과가 지정된 위치에 저장될 수 있음을 의미한다. 실제 작업에서는 확인 및 롤백을 용이하게하기 위해 출력 디렉토리를 원본 파일과 분리하는 것이 좋습니다.
3. 제한을 제거하려면 암호를 설정해야합니까?
스크린 샷은 분명히 말한다"채울 수 없다"이것이 필수가 아님을 나타냅니다. 통일 된 방법으로 제한을 취소해야하는 경우 암호 유지를 표준화하는 것이 좋습니다. 임시 배치 릴리스 양식 인 경우 실제 필요에 따라 채우지 여부를 결정할 수도 있습니다.
4. 어떤 워드 형식을 처리 할 수 있습니까?
스크린 샷의 파일 목록에서 현재 예제에는Docx파일. 실제 쓰기 및 검색에서 사용자는 일반적으로 Word, doc, docx 및 기타 형식을 사용합니다. 공식 일괄 처리 전에 효과를 테스트하기 위해 샘플 파일의 작은 배치를 가져온 다음 일괄 처리로 실행하는 것이 좋습니다.
5. 배치 처리를 위해 사무실 소프트웨어를 사용하는 것이 왜 권장됩니까?
이러한 종류의 요구 사항은 본질적으로 매우 반복적 인 파일 작업이기 때문에 동일한 보호 규칙을 많은 문서에 적용해야합니다. 편집에 대한 제한을 설정하기 위해 Word를 하나씩 여는 것과 비교할 때, 일괄 처리는 수동 클릭을 크게 줄이고 설정 누락 가능성을 줄이며 규칙을 일관되게 유지할 수 있습니다.
요약
많은 Word 파일을 배치하려면양식 만 채울 수 있으며 다른 데이터를 수정할 수 없습니다.보다 효율적인 방법은 수동으로 하나씩 설정하는 것이 아니라 통합 처리를 위해 전문 사무용 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 이 기사에서 설명한 과정을 따르십시오. HeSoft Doc Batch Tool 완료하려면: 입력단어 암호 보호 추가, 일괄 가져오기 파일, 열기비밀번호 편집 제한선택"양식 데이터 만"저장 위치를 계속 설정하고 처리를 시작하면 docx/doc 문서 권한 제어의 전체 배치를 신속하게 완료 할 수 있습니다.
통합 보호가 필요한 등록 양식, 신청서, 승인 양식 또는 템플릿 문서의 배치가있는 경우 시험 작업을 위해 여러 샘플 문서를 가져온 다음 효과를 확인한 후 일괄 처리하여 전체 문서 배치를 처리하는 것이 좋습니다. 사무실 효율성을보다 안전하게 향상시킬 수 있습니다.