企業、学校、チームが大量のword文書を配布して他の人に審査する必要がある場合、最もよく見られる問題は、相手が修正意見を出して、本文の書式とオリジナルの内容を直接変更したくないことである。 この記事では、オフィスソフトウェアを使用して複数のword文書に制限編集保護を追加し、文書を「改訂のみ許可」に設定して、他のコンテンツを勝手に変更することを禁止する、より効率的な方法を紹介した。 文章は実際の操作インタフェースと結び付けて、適用シーン、処理前後の効果、具体的な手順、注意事項及び一括処理による効率向上を説明するdoc、docxなどのファイルの統一的な保護設定を迅速に完了できます。
多くの人は大量のword文書を送る時に同じ問題に直面しています。文書を制限しないと、受信者は直接本文を変えたり、書式を変えたり、内容を削除したりする可能性があります完全にロックされていれば相手に修正意見を正常に出させることができない。 特に契約審査、制度書類のサイン、論文指導、訓練資料の審査などの場面では、Word、docx、doc文書を統一的に設定するのに適している改訂のみ許可、他人には改訂された痕跡で修正を提出するしかなく、勝手に他の内容を変更してはならない。
ファイルが1、2つしかない場合は、手動で設定することができますしかし、ファイルが数十個、数百個ある場合は、Wordを1つずつ開いて「編集制限」を設定するのに時間がかかります。 このとき、プロのオフィスソフトウェア一括処理を行うことで、重複労働を著しく減らすことができる。 次は HeSoft Doc Batch Tool 例えば、複数のword文書を一括して改訂のみを追加できるように設定する方法を示します。
適用シーン
一括設定Wordは改訂のみ許可され、次の一般的なオフィスシナリオに適しています
- 契約書、協議書、制度文書の審査: 先方の意見を許しますが、正式なテキストを直接上書きすることはできません。
- 論文、作業、コースウェアのコメント: 先生や査読者は改訂記録を残して、後続の照合を容易にすることができる。
- 企業内部会署名: 複数の人が同じ文書を見る時、修正の痕跡を統一的に残して、バージョンの混乱を減らします。
- テンプレートファイルの発行: 従業員が標準フォーマット、ヘッダーフッター、固定条項を勝手に変更しないようにする。
- 法務、人事、行政一括発文: 複数のdocxまたはdocドキュメントを一度に処理して、ドキュメント保護を効率化します。
効果プレビュー
処理前
保護が設定されていない前に、word文書は通常直接編集でき、受信者はテキストを自由に削除したり、段落を修正したり、フォーマットを調整したり、タイトルやヘッダーのフッターなどの重要な内容を変更したりすることができる。 原文の根拠を保持する必要がある文書では、この状態は安全ではない。
処理後
スクリーンショットから分かるように、文書の制限編集を有効にすると、Wordの右側に表示されます「編集を制限」パネルとヒント:
「ドキュメントは、誤って編集しないように保護されています。このセクションで編集できますが、すべての変更は改訂されます」
これは、ドキュメントが改訂された方法でのみ内容を変更できるように設定されていることを示しています。 つまり、他人は変えられないのではなく、修正痕のみで修正を提出できます普通の文書のように直接に原文をカバーしてはいけません。 これは多くのチームの協力シーンで最も必要な効果です。
操作手順
ステップ1: Wordに入ってパスワード保護機能を追加する
開く HeSoft Doc Batch Tool 後、左側で選択します「ワードツール」。 機能リストに表示されます「Wordにパスワード保護を追加」、スクリーンショットの説明によると、この機能はWordにファイルオープンパスワードや読み取り専用パスワードなどの保護措置を一括して追加するために使用できる。
ここでこの機能に入ったのは、スクリーンショットの次の設定ページが表示されているため、パスワードや読み取り専用パスワードを開くだけでなく、サポートされているからですパスワードの編集を制限するつまり、本稿で実現する「改訂のみ許可する」保護方式である。
予想される結果:「Wordパスワード保護の追加」処理画面に入り、処理待ちのドキュメントを一括インポートする準備をします。
ステップ2: 一括処理が必要なWordファイルを追加します
機能ページに入ると、画面上部に表示されます「ファイルを追加」と「フォルダからファイルをインポート」ボタン。 下のリストには、ファイル名、パス、拡張子、作成時間、変更時間などの情報が表示されます。
いくつかの書類を処理するだけであれば、クリックしてください「ファイルを追加」一つずつインポートするディレクトリ内の大量のword文書を一括処理する場合は、直接クリックするのに適しています「フォルダからファイルをインポート」、一度に複数のdocxファイルをタスクリストに追加します。
スクリーンショットから見ると、インポート後のリストにはすでに複数の文書レコードが表示されており、ソフトウェアは個別の操作ではなく、処理待ち文書の集中管理をサポートしていることを示しています。
操作目的:「改訂のみ許可」に設定する必要があるすべてのword文書を一括して処理キューに追加します。
予想される結果:ファイルリストに処理待ちのドキュメントが表示され、数量に間違いがないことを確認して下部をクリックします「次へ」。
ステップ3: パスワードの編集制限をオンにし、「改訂のみ」に設定します
ステップ2の「処理オプションの設定」に入ると、次の3つのオプションがインタフェースに表示されます
- ファイルオープンパスワード
- ファイル内容読み取り専用パスワード
- パスワードの編集を制限する
この記事の目標は、オープンパスワードを設定することではなく、読み取り専用パスワードでもなく、ドキュメントを作成することです修正のみ可能。 そのため、開く必要があります「パスワードの編集を制限する」この項目です。
オンにすると、画面の下に表示されます「編集タイプを制限」を選択できます
- 読み取り専用
- 改訂のみ可能
- コメントのみ
- フォームデータのみ入力できます
ここで選ぶ「改訂のみ」これは「Wordは改訂のみを追加でき、他の内容は変更できない」という重要な設定です。
同じエリアにも記入できます「制限を解除するときのパスワード (記入しなくてもかまいません) 」。 スクリーンショットには「123456」と入力されています。 これは、後で編集を制限する必要がある場合は、パスワードで保護を解除できることを示しています使用シーンにパスワードが必要でない場合は、画面の指示に従って入力しないことを選択することもできます。
操作目的:Word文書の編集権限を統一的に「改訂のみ」に制限する。
予想される結果:ソフトウェアは、インポートされたすべてのdocxまたはdocファイルを現在のルールで一括処理し、開いて編集が制限された状態にします。
ステップ4: 次のステップに進み、バッチ処理を完了します
インタフェースのトップフローに応じて、処理オプションを設定した後に「保存場所の設定」と「処理を開始」2つのステップ。 スクリーンショットは詳細な内容を展開していないが、標準的な流れから合理的に判断できる: クリックを続ける必要がある「次へ」,処理後のファイルの保存場所を設定してから、バッチ処理を実行します。
操作目的:処理されたword文書を出力し、元の文書を上書きしたり、統一的に管理したりしないようにする。
予想される結果:ソフトウェアは、Wordファイル全体に同じ制限編集ルールを自動的に適用し、「改訂のみ」に設定された結果ファイルを生成します。
よくある質問または注意事項
1.「リビジョンのみ」と「読み取り専用」の違いは何ですか?
読み取り専用より偏っています。自由に編集できません。改訂のみ可能のポイントは、修正行為が改訂として記録されることを許可することである。 査読、会印、校正の場面については、「改訂しかできない」というのは通常、より実用的です。意見を収集することもできますし、原文と修正の痕跡も残すことができます。
2.制限解除パスワードを設定する必要がありますか?
そうとは限らない。 スクリーンショットの画面に明確なヒントがあります。「記入しなくてもいい」。 一時的に審査プロセスを制御するだけの場合は、入力しないことができます文書を正式に流通させる必要がある場合は、制限解除パスワードを設定して、後続の管理を容易にすることをお勧めします。
3.どのくらいのWordファイルを一括処理できますか?
ソフトウェアインタフェースと機能の位置付けから見ると、一括ファイル処理向けのオフィスソフトウェアで、一度に複数のドキュメントを導入して統一的に設定するのに適しています。 実際の処理数は、あなたのファイルの規模に応じて分割して実行することができます。これは、Word設定を手動で1つずつ開いて編集を制限するよりも効率的です。
4.どのWord形式がサポートされていますか?
スクリーンショットのファイルリストから見ると、例は主にDocxファイル。 実際に使用する場合は、docx、docなど、一般的なWord形式を優先的に処理することをお勧めしますファイルが多い場合は、まずいくつかのテストをインポートし、出力効果を確認してから、一括して実行することができます。
5.処理後、どのようにして有効かを検証しますか?
処理されたWord文書をランダムに開いて、Wordのレビュー/保護関連領域に表示されているかどうかを確認することができます「編集を制限」ヒントを提示し、ドキュメントが「すべての変更がリビジョンとして機能する」状態になっているかどうかを確認します。 スクリーンショットのようなメッセージが表示された場合は、通常、設定が有効になっていることを示します。
オフィスソフトでの一括処理を推奨する理由
Word文書に手動で編集制限を設定するのは、最大の問題は難しいことではなく重複。 ファイルの数が多くなると、繰り返し開いたり、クリックしたり、「改訂のみ」を選択したり、再保存したりすると、多くの時間がかかり、設置が漏れたり、間違ったりしやすい。
像 HeSoft Doc Batch Tool このようなオフィスソフトは、重複動作を標準化し、数量化する価値があります。
- 一度に複数のWordファイルをインポートする
- 同じ保護ルールを統一的に設定する
- 手動の個別操作を減らす
- 文書管理のエラー率を下げる。
- 日常業務、行政、法務、教務などのロットシーンにもっと適しています。
まとめ
もしあなたのニーズが多くのWordを一括して、改訂のみを追加できるように設定します。他の内容は変更できません。では、適切な方法はWordで手動で設定するのではなく、専門的なオフィスソフトを使って集中的に処理する。 本論文で示した流れによると、入るだけですWordパスワード保護を追加複数のdocx/docファイルをインポートしてオンにする機能パスワードの編集を制限するを選択し、編集制限タイプをに設定します「改訂のみ」を選択します。保存と処理を続けてください。
このようにするメリットは明確である: 他人が意見を修正する能力を残し、本文が勝手に直接変更されるのを避ける同時に、本来の重複した非効率的な仕事を一回限りのバッチ処理タスクになります。 Word文書を大量にレビューする必要がある場合は、このようなオフィスソフトウェアを直接使用して固定プロセスを確立することをお勧めします。長期的には、多くの時間とコミュニケーションコストを節約できます。