여러 개의 PDF 파일이 폴더에 저장되어 있어 한 번에 OFD 형식으로 변환해야 하는 업무 요구 사항을 위해, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 일괄 변환을 완료하는 방법을 설명합니다. 내용에는 사용 시나리오, 처리 전후 효과 비교, PDF를 OFD로 변환 기능 접근, 파일 추가 또는 폴더에서 파일 가져오기, 작업 기록 확인, 저장 위치 설정 및 처리 시작 단계가 포함되며, 일괄 변환 시 확인 조언 및 주의 사항도 제공합니다.
많은 사무직 종사자가 자료를 정리할 때, 스캔 파일, 다운로드 파일, 시스템에서 내보낸 자료를 먼저 하나의 폴더에 넣어두는데, 그 안에는 전부 PDF 파일만 있을 수 있습니다. 하지만 제출, 보관 또는 이관 단계에서 OFD 형식으로 제출하도록 요구받는 경우가 있습니다. 이때 PDF 파일을 하나씩 열어서 변환하면 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라, 파일 수가 많다 보면 일부 파일을 누락할 수도 있습니다. 이처럼 "폴더 안에 PDF가 많아서 일괄적으로 OFD로 변환해야 하는" 경우에는 오피스 소프트웨어의 일괄 처리 기능을 사용하는 것이 더 적합합니다.
HeSoft Doc Batch Tool 은(는) 사무 환경을 위한 문서 일괄 처리 소프트웨어로, 일괄 변환, 일괄 정리, 일괄 파일 처리에 적합합니다. 본 튜토리얼에서는 스크린샷과 함께 한 배치의 PDF 파일을 한 번에 OFD 형식으로 변환하는 방법을 설명합니다. 이 글을 통해 어떤 문제를 해결하는지, 어떤 상황에 적용되는지, 그리고 소프트웨어 내에서 어떤 순서로 작업해야 하는지 명확하게 알 수 있습니다.
적용 시나리오: 폴더 내 PDF를 OFD로 통일 변환
PDF 파일 수가 적을 때는 수동 변환도 큰 문제가 되지 않는 것처럼 보일 수 있습니다. 하지만 폴더에 수십 개의 PDF가 있거나, 프로젝트별, 고객별, 배치별로 PDF 묶음이 있는 경우 수동 작업은 반복적이고 오류가 발생하기 쉽습니다. 일괄 PDF를 OFD로 변환하는 기능은 다음과 같은 대표적인 시나리오에 적합합니다.
첫째, 자료 보관입니다. 일부 기록 관리 프로세스에서는 전자 파일을 OFD 형식으로 보관하도록 요구하지만, 원본 자료는 주로 PDF 형식으로 수집됩니다. 둘째, 관공서나 기관 시스템 제출입니다. 특정 시스템에서는 첨부 파일 형식에 대한 명확한 요구 사항이 있어, PDF를 OFD로 변환한 후 업로드해야 합니다. 셋째, 내부 문서 표준화입니다. 회사나 부서에서 동일한 자료 배치에 대해 통일된 형식을 적용하여 향후 조회 및 관리를 용이하게 하고자 합니다. 넷째, 배치 단위 인도입니다. 프로젝트 자료, 계약 첨부 파일, 증명 서류 등을 통일된 형식으로 상대방에게 전달해야 합니다.
이러한 시나리오의 공통점은 파일 수가 많고, 형식 요구 사항이 동일하며, 처리 과정이 반복적이라는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 가치는 이러한 반복적인 변환 작업을 일회성 일괄 작업으로 전환하여 수동 작업 시간을 줄이는 데 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전 폴더 안은 PDF
아래 그림과 같이, 처리 전 파일들은 모두 PDF 형식이며, 예시에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf가 있습니다. 이 파일들은 동일한 폴더에서 왔거나, 사용자가 함께 변환하려고 준비한 동일한 배치의 자료일 수 있습니다.
이 PDF 파일들을 직접 수동으로 처리하려면 사용자는 파일 열기, 변환, 저장, 닫기 등의 동작을 반복적으로 수행해야 합니다. 파일 수가 늘어나면 반복 작업이 급격히 증가하고, 모든 파일이 올바르게 출력되었는지 보장하기도 어렵습니다. 일괄 처리 방식의 아이디어는 먼저 이 PDF 파일들을 소프트웨어 목록에 한 번에 추가한 다음, 소프트웨어가 통일적으로 변환을 수행하도록 하는 것입니다.
결과 미리보기: 처리 후 OFD 결과 파일 획득
변환이 완료되면 파일은 OFD 형식으로 변경됩니다. 예시에서는 출력 결과가 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd로 나타나며, 원본 PDF 파일명과 대응 관계를 유지합니다.
이러한 대응 관계는 사무실에서의 확인 작업에 매우 유용합니다. 사용자는 각 PDF에 OFD 결과물이 있는지 빠르게 판단할 수 있고, 이름을 통해 변환 전후가 동일한 파일에 속하는지 확인할 수 있습니다. 공식적인 자료 제출에 있어서 명확한 명명과 완전한 수량 확인은 재작업 위험을 낮춰 줍니다.
작업 단계: 소프트웨어를 열고 PDF 도구 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후, 먼저 왼쪽의 기능 분류를 확인합니다. 스크린샷에서 소프트웨어 왼쪽에는 "홈", "작업 흐름", "모든 도구", "파일 이름", "폴더 이름", "파일 정리", "Word 도구", "Excel 도구", "PowerPoint 도구", "PDF 도구" 등 분류가 있습니다. 이번 작업은 PDF 형식 변환이므로 "PDF 도구"를 클릭해야 합니다.
PDF 도구로 진입하면 메인 영역에 여러 PDF 관련 기능 카드가 표시됩니다. 소프트웨어가 PDF를 OFD로 변환하는 기능뿐만 아니라 PDF를 Word, PowerPoint, XPS, TXT, JPG 이미지, Excel 등 다른 형식으로 변환하는 도구도 포함하고 있음을 확인할 수 있습니다. 여기서 다른 형식을 선택하지 말고, "24. PDF를 OFD로 변환"을 찾습니다.
이 단계의 조작 목적은 올바른 일괄 변환 기능으로 진입하는 것입니다. 예상 결과는 "PDF를 OFD로 변환" 처리 페이지를 여는 것입니다. 올바른 기능을 선택해야 이후 추가된 PDF가 OFD로 변환되며, docx, xlsx, jpg 또는 기타 형식으로 변환되지 않습니다.
작업 단계: PDF 추가 또는 폴더에서 가져오기
"PDF를 OFD로 변환" 페이지로 진입하면, 인터페이스 상단에 현재 기능 이름이 표시됩니다. 페이지 위쪽에는 "파일 추가"와 "폴더에서 파일 가져오기"라는 두 개의 가져오기 관련 옵션이 있습니다. 폴더 내 PDF 일괄 변환의 경우 일반적으로 "폴더에서 파일 가져오기"를 우선적으로 고려할 수 있으며, 그중 일부만 선택하려면 "파일 추가"를 사용할 수 있습니다.
스크린샷에서 빨간색 화살표가 "파일 추가" 버튼을 가리키고 있으며, 이 버튼을 통해 PDF를 작업 목록에 추가할 수 있음을 보여줍니다. 추가 후 하단 표에는 순번, 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 및 조작 등의 파일 정보가 표시됩니다. 예시에서는 4개의 PDF 파일, 즉 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf를 가져왔습니다.
이 단계의 조작 목적은 변환할 모든 PDF를 동일한 처리 목록에 모으는 것입니다. 예상 결과는 목록에 변환해야 할 파일이 나타나고, 하단 요약에 올바른 레코드 수가 표시되는 것입니다. 예시에서는 레코드 수가 4개로, 소프트웨어가 현재 4개의 PDF를 처리할 것임을 의미합니다.
작업 단계: 경로, 확장자 및 레코드 수 확인
일괄 변환을 시작하기 전에 급하게 다음 단계를 클릭하지 말고, 먼저 목록을 확인하는 것이 좋습니다. 표의 "이름"을 통해 파일 선택이 올바른지 확인할 수 있고, "경로"를 통해 파일이 올바른 폴더에서 왔는지 확인할 수 있으며, "확장자"가 pdf로 표시되어 파일 유형이 이번 PDF를 OFD로 변환하는 작업에 적합한지 확인할 수 있습니다. "생성 시간"과 "수정 시간"은 최신 버전 파일인지 판단하는 데 도움이 됩니다.
목록에서 처리할 필요가 없는 레코드가 있다면 조작 열의 삭제 버튼을 통해 제거할 수 있습니다. 가져온 파일이 전체적으로 잘못된 경우, 페이지 위쪽의 "비우기"를 클릭하여 다시 시작할 수 있습니다. 일괄 처리는 효율성을 중시하지만, 효율성의 전제는 작업 목록이 정확하다는 것입니다. 특히 공식 자료를 처리할 때는 시작 전에 수십 초를 들여 확인하는 것이 이후 대량의 재작업을 피하는 길입니다.
확인이 완료되면 하단의 "다음 단계"를 클릭합니다. 페이지 흐름에는 1단계가 처리할 레코드 선택으로 표시되며, 다음 단계를 클릭하면 2단계 "저장 위치 설정"으로 진입합니다.
작업 단계: 저장 위치 설정 후 변환 시작
저장 위치 설정 단계에 들어서면 변환된 OFD 파일을 어디에 저장할지 지정해야 합니다. 폴더 일괄 처리의 경우, 단일 출력 디렉토리를 설정하는 것이 좋으며 결과물이 여러 위치에 흩어지지 않도록 해야 합니다. 출력 폴더를 원본 PDF 폴더 옆에 두고, 폴더명에 "OFD 출력" 또는 배치 정보를 명시하면 향후 찾기 쉽습니다.
저장 위치 설정을 마친 후, 3단계 "처리 시작"으로 이동합니다. 소프트웨어는 목록의 PDF 레코드에 따라 일괄 변환을 실행합니다. 처리가 완료될 때까지 기다린 후, 출력 위치로 이동하여 결과 파일을 확인합니다. 정상적인 경우, PDF에 해당하는 OFD 파일(예: 1.ofd, 2.ofd, 3.ofd, 4.ofd)을 확인할 수 있습니다.
완료 후 두 가지 확인을 권장합니다. 첫째, 수량을 확인하여 OFD 파일 수가 가져온 PDF 레코드 수와 일치하는지 확인합니다. 둘째, 이름을 확인하여 출력 파일명이 원본 파일과 대응되는지 확인합니다. 이를 통해 일괄 PDF를 OFD로 변환하는 작업이 완전하게 완료되었음을 확인할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 폴더에 PDF가 많을 때 누락을 방지하려면 어떻게 해야 하나요? 변환할 모든 PDF를 먼저 동일한 폴더에 정리한 다음, 소프트웨어의 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하는 것이 좋습니다. "파일 추가"를 사용하더라도 가져온 후 레코드 수로 수량을 확인해야 합니다.
2. 변환 전에 경로를 확인해야 하는 이유는 무엇인가요? 사무실 컴퓨터에는 동일한 이름의 파일이 여러 개 있는 경우가 많습니다. 예를 들어, 서로 다른 프로젝트 폴더에 모두 "첨부1.pdf"가 있을 수 있습니다. 경로는 파일 출처를 확인하여 이전 버전이나 다른 프로젝트의 파일을 선택하는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다.
3. 출력 OFD 파일은 어디에 저장해야 하나요? 별도의 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 원본 PDF를 덮어쓰거나 혼동시키지 않고, 추후 OFD 파일을 통합적으로 제출하기도 편리합니다. 중요한 자료의 경우, 원본 PDF를 백업용으로 계속 보관할 수 있습니다.
4. 한 번에 더 많은 PDF를 처리할 수 있나요? 소프트웨어 인터페이스는 일괄 처리 흐름을 반영하며, 예시에서는 4개의 PDF를 처리했습니다. 실제 사용 시 필요에 따라 더 많은 PDF를 목록에 추가할 수 있지만, 파일이 많을수록 가져오기 전 정리와 가져오기 후 확인에 더욱 신경 써야 합니다.
5. 변환 후 성공 여부를 빠르게 확인하려면 어떻게 하나요? 가장 직접적인 방법은 출력 폴더에 .ofd 파일이 나타나는지 확인하고, 원본 PDF의 수량 및 이름과 대조하는 것입니다. 원본 파일이 1.pdf, 2.pdf라면 처리 후 1.ofd, 2.ofd가 보인다면 대응 관계가 명확하다는 의미입니다.
요약
폴더 안의 PDF를 일괄적으로 OFD로 변환하는 핵심은 올바른 도구 선택, 한 번에 가져오기, 세심한 확인, 통일된 출력입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용할 때는 먼저 "PDF 도구"로 이동하여 "PDF를 OFD로 변환"을 선택한 다음, "파일 추가" 또는 "폴더에서 파일 가져오기"를 통해 PDF를 추가하고, 이름, 경로, 확장자 및 레코드 수를 확인한 후, 다음 단계를 클릭하여 저장 위치를 설정하고 처리를 시작합니다.
이러한 일괄 처리 방식은 개별 변환의 반복 작업을 현저히 줄여 사무 효율을 높이고, 보관, 제출 및 배치 관리도 용이하게 합니다. 현재 변환해야 할 PDF 파일이 폴더 전체에 있다면, 먼저 원본 파일을 잘 정리한 후 본 문서의 단계에 따라 작업하여 형식 변환을 더욱 표준화되고 시간을 절약하는 방식으로 진행하시기 바랍니다.