When a large number of Excel files are scattered across folders, manually creating a catalog list can easily miss key information such as file paths, timestamps, sizes, and the number of worksheets. This article uses HeSoft Doc Batch Tool as an example to explain how to use the "File Information Statistics" feature to batch import xlsx and xls files, select detailed Excel file information, and export file properties, Office metadata, and worksheet counts into a unified Excel summary table, helping to quickly complete data inventory and file handover.
폴더에 Excel 파일이 몇 개만 있을 때는 수동으로 목록을 만드는 것이 어렵지 않습니다. 하지만 수십 개, 심지어 수백 개의 xlsx, xls 파일이 있다면 문제는 복잡해집니다. 각 파일의 이름, 전체 경로, 확장자, 파일 크기, 생성 시간, 수정 시간을 집계해야 할 뿐만 아니라, 각 Excel 통합 문서에 포함된 워크시트 수까지 파악해야 할 수도 있습니다. 프로젝트 자료, 교육 자료, 재무 보고서, 운영 대장, 연구 개발 기록 등의 파일에 있어 이러한 정보는 보관, 인계 및 감사 시 필수적으로 제공해야 하는 경우가 많습니다.
많은 사람들이 파일 탐색기를 열어 파일 이름을 Excel에 복사한 다음, 경로와 시간을 하나씩 추가하곤 합니다. 이 방법이 가능해 보일 수 있지만, 파일 수가 증가하면 효율성이 떨어지고 필드가 통일되지 않으며 누락되기 쉬운 문제가 발생합니다. 특히 'Excel 워크시트 수'와 'Office 메타데이터'는 일반적으로 파일 탐색기에서 일괄 복사할 수 없어, 파일을 열거나 문서 속성을 확인해야 하므로 시간이 훨씬 더 오래 걸립니다.
HeSoft Doc Batch Tool 의 '파일 정보 통계' 기능을 사용하면 이러한 반복적인 정리 작업을 자동화할 수 있습니다. 이 오피스 소프트웨어의 목적은 바로 파일 일괄 처리, 반복 작업 감소, 업무 효율성 향상입니다. 아래에서는 스크린샷과 함께 여러 Excel 파일을 필터링 및 재검토 가능한 목록으로 정리하는 방법을 완벽하게 설명하겠습니다.
적용 시나리오: 인도 가능한 Excel 파일 목록 표가 필요할 때
Excel 파일 목록 일괄 내보내기는 다음과 같은 사무 작업에서 흔히 볼 수 있습니다.
첫째는 프로젝트 종료 후 보관입니다. 프로젝트 완료 후, 팀은 향후 검색 및 감사를 위해 모든 과정 파일을 목록으로 정리해야 합니다. 파일 이름만 나열하는 것으로는 부족하며, 전체 경로, 수정 시간 및 파일 크기가 파일 위치와 상태를 더 잘 설명해 줍니다.
둘째는 자료 인계입니다. 신입 동료가 이전 프로젝트를 인계받을 때 폴더만 받으면 내부에 어떤 Excel 표가 있는지, 어떤 파일이 최신인지, 어떤 파일에 여러 워크시트가 포함되어 있는지 빠르게 판단하기 어렵습니다. 일괄 통계로 목록을 생성하면 커뮤니케이션 비용을 크게 줄일 수 있습니다.
셋째는 파일 정리입니다. 부서 공유 드라이브에는 종종 많은 Excel 파일이 쌓이며, 그중 일부는 수년간 업데이트되지 않을 수 있습니다. 생성 시간, 수정 시간, 액세스 시간을 내보낸 후 시간별로 정렬하여 보존, 백업 또는 정리가 필요한 파일을 판단하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
넷째는 데이터 관리입니다. 데이터 보고서 유형의 통합 문서의 경우 워크시트 수는 파일 구조의 복잡성을 반영할 수 있습니다. Excel 워크시트 수를 일괄 집계한 후 여러 시트를 포함하는 통합 문서를 빠르게 찾아 우선적으로 검사, 분할 또는 표준화할 수 있습니다.
결과 미리보기: 처리 전 파일은 일반 목록일 뿐입니다
처리 전, 폴더에는 여러 Excel 파일이 표시됩니다. 스크린샷에서 파일 이름, 수정 날짜, 파일 유형 및 크기를 볼 수 있지만, 이 정보는 여전히 시스템 목록 수준에 머물러 있어 규격화된 Excel 파일 목록으로 직접 사용할 수 없으며 Office 메타데이터와 워크시트 수를 동시에 표시할 수도 없습니다.
예를 들어, ClassNoteIndex.xlsx, CourseReviewMatrix.xlsx, ExamScoreAnalysis.xlsx 등의 파일을 폴더에서 모두 볼 수 있지만, 전체 경로, 생성 시간, 소속 폴더, 작성자 정보, 마지막 저장자, 워크시트 수를 알려면 추가 통계가 필요합니다. 수동 방법은 일반적으로 반복적으로 마우스 오른쪽 버튼 클릭, 복사, 붙여넣기, 파일 열기를 해야 하므로 대량 처리에 적합하지 않습니다.
결과 미리보기: 처리 후 구조화된 Excel 통합 결과 생성
처리가 완료되면 모든 파일 정보가 하나의 Excel 표로 집계됩니다. 결과 표는 파일당 한 행으로 표시되며, 기본 파일 필드와 Office 메타데이터 필드를 포함합니다. 스크린샷에서 표 헤더가 이름, 경로, 확장자, 크기, 소속 폴더 이름, 소속 폴더 경로, 생성 시간, 수정 시간, 액세스 시간을 포함하고, Office 메타데이터의 제목, 주제, 태그, 메모, 작성자, 마지막 저장자, 생성 날짜, 마지막 인쇄 시간, 편집 시간 등의 필드와 Excel 관련 워크시트 수까지 포함하는 것을 볼 수 있습니다.
처리 전과 비교했을 때, 처리 후의 장점은 매우 분명합니다. 모든 파일 정보가 동일한 Excel 표에 입력되어, 사용자는 직접 xlsx 파일을 필터링하거나, 크기별로 정렬하거나, 수정 시간별로 기간 만료 파일을 선별하거나, 워크시트 수별로 파일 복잡성을 판단할 수 있으며, 이 표를 첨부 파일로 프로젝트 책임자나 기록 관리자에게 제출할 수도 있습니다.
작업 단계: 파일 가져오기부터 통계표 생성까지
1단계: 파일 정리 분류 열기, 파일 정보 통계 진입
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후 왼쪽 탐색 모음에서 '파일 정리'를 선택합니다. 오른쪽에는 파일 정리와 관련된 여러 일괄 처리 도구가 표시되며, 그중 '파일 정보 통계'는 다양한 파일의 이름, 경로, 크기, 시간 및 메타데이터 등의 정보를 일괄 집계하는 데 사용됩니다. Excel 파일 목록을 만들려고 하므로 이 도구를 클릭하여 진입해야 합니다.
이 단계의 예상 결과는 '파일 정보 통계' 마법사 페이지로 진입하는 것입니다. 이 기능은 Excel 내용을 수정하는 것이 아니라 파일 자체와 문서 속성 정보를 읽어 통합 표로 정리하는 것이므로, 파일 재고 조사, 목록 생성 및 메타데이터 검증에 매우 적합합니다.
2단계: 통계가 필요한 Excel 파일 가져오기
기능 진입 후 첫 번째 단계는 '처리할 레코드 선택'입니다. 페이지 상단에 '파일 추가'와 '폴더에서 파일 가져오기' 두 가지 주요 진입점이 제공됩니다. Excel 파일이 적고 분산되어 있다면 '파일 추가'로 하나씩 선택할 수 있고, 모든 파일이 하나의 디렉터리나 프로젝트 폴더에 있다면 '폴더에서 파일 가져오기'를 사용하는 것이 좋습니다. 이것이 일괄 처리 사고방식에 더 적합합니다.
파일을 가져오면 목록에 이름, 경로, 확장자, 생성 시간 및 수정 시간이 표시됩니다. 스크린샷 예시에서 소프트웨어는 이미 20개의 레코드를 식별했으며, D:\test\folders\ClassNoteIndex.xlsx와 같은 전체 경로 정보를 대기 중인 통계 목록에 표시합니다. 목록을 통해 올바른 파일을 가져왔는지 확인할 수 있으며, 작업 열을 통해 필요 없는 레코드를 제거할 수도 있습니다.
파일 수가 많다면 페이지의 페이징, 필터링 및 정렬 기능을 활용하여 보조 검사를 할 수 있습니다. 레코드 수와 파일 경로가 정확한지 확인한 후 하단의 '다음'을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다.
3단계: Excel 파일 상세 정보 선택
두 번째 단계인 '처리 옵션 설정'에서 페이지에는 '추가 정보' 영역이 표시되며, 사용자는 파일 유형에 따라 추가로 추출할 정보를 선택할 수 있습니다. 여기에는 Word 파일 상세 정보, Excel 파일 상세 정보, PPT 파일 상세 정보, PDF 파일 상세 정보, 텍스트 파일 상세 정보, 이미지 파일 상세 정보 등 옵션이 있습니다. 본 튜토리얼의 목표는 Excel 파일을 일괄 집계하는 것이므로 'Excel 파일 상세 정보'를 체크해야 합니다.
이 단계는 최종 결과에 Excel 전용 필드 포함 여부를 결정합니다. 일반 파일 목록의 경우 이름, 경로, 크기 및 시간만으로도 일부 요구는 충족시킬 수 있습니다. 하지만 워크시트 수를 더 집계하거나 통합 문서 구조를 분석하려면 반드시 Excel 파일 상세 정보를 선택해야 합니다. 체크하면 결과 표에 워크시트 수와 같은 Excel 관련 통계 필드가 추가로 나타납니다.
4단계: 다음 단계 계속, 내보내기 표 저장 위치 설정
추가 정보 선택을 완료한 후 '다음'을 클릭합니다. 인터페이스 흐름에 따라 세 번째 단계는 '저장 위치 설정'입니다. 여기서 통계 결과를 저장할 위치를 지정해야 합니다. 추후 검색 편의를 위해 내보낸 Excel 통합 표를 원본 파일과 동일한 수준의 '통계 결과' 또는 '파일 목록' 폴더에 저장하거나, 바탕 화면에 저장한 후 보관 디렉터리로 이동하는 것이 좋습니다.
저장 위치 선택은 후속 전달 효율성에 영향을 미칩니다. 예를 들어 프로젝트 인계 시 통계표를 프로젝트 루트 디렉터리에 저장하는 것이 좋고, 기록 감사 시에는 통합된 감사 자료 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 다른 사람이 폴더를 열었을 때 바로 목록을 확인할 수 있습니다.
5단계: 처리 시작 및 출력 결과 확인
저장 위치를 설정한 후 '처리 시작' 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 가져온 목록의 모든 Excel 파일을 읽어 기본 속성, Office 메타데이터 및 Excel 상세 정보를 추출하여 새 Excel 표에 기록합니다. 완료 후 출력 표를 열면 각 파일이 한 행으로 표시되고 필드가 열 형태로 배열된 것을 볼 수 있습니다.
처리 완료 후 세 가지 유형의 필드를 먼저 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수가 가져온 레코드와 일치하는지; 둘째, 경로 필드가 완전하여 원본 파일을 찾을 수 있는지; 셋째, Excel 워크시트 수가 생성되었는지입니다. 이 세 가지가 정확하다면 통합 표를 보관, 감사 또는 추가 분석에 사용할 수 있습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 폴더에 다른 형식이 섞여 있으면 어떻게 하나요?
동일한 디렉터리에 Excel 파일 외에 Word, PPT, PDF, 이미지 또는 텍스트 파일이 있는 경우, 가져온 후 확장자 필드를 확인하여 이번에 통계가 필요한 xlsx, xls 등 Excel 파일만 유지하는 것이 좋습니다. 실제 요구에 따라 다른 파일 상세 정보를 체크할 수도 있지만, 목표가 Excel 파일 목록 제작이라면 통계 범위를 명확히 유지하는 것이 후속 분석에 더 유리합니다.
2. 통계된 메타데이터는 어디에 쓰나요?
Office 메타데이터는 문서 출처, 편집 이력 및 속성 정보를 판단하는 데 도움을 줍니다. 예를 들어 작성자, 마지막 저장자, 생성 날짜, 태그, 메모 등의 필드는 자료 감사, 파일 인계 및 규격 검사에 매우 유용합니다. 일괄 내보내기 후 작성자 정보 이상, 저장자 불일치 또는 메타데이터 누락 파일을 빠르게 발견할 수 있습니다.
3. 모든 Excel 파일을 열어야 하나요?
작업 흐름을 보면 사용자가 일일이 수동으로 통합 문서를 열 필요는 없습니다. 소프트웨어가 가져온 목록에 따라 일괄적으로 읽고 정보를 집계합니다. 이렇게 하면 수동 작업을 줄일 뿐만 아니라 많은 Excel 파일을 열 때 발생할 수 있는 렉, 잘못된 수정 또는 저장 프롬프트 등의 문제도 피할 수 있습니다.
4. 처리 결과를 장기 관리 대장으로 사용할 수 있나요?
가능합니다. 내보낸 Excel 표 자체가 구조화된 관리 대장입니다. 결과 표에 '보관 상태', '담당자', '백업 여부', '비고' 등의 열을 계속 추가하여 일회성 파일 통계 결과를 장기 유지 관리 파일 관리표로 확장할 수 있습니다.
요약: 수동 제작 대신 일괄 통계로 Excel 파일 목록 대체
Excel 파일 목록을 만드는 것은 간단해 보이지만, 실제로 번거로운 점은 파일 수가 많고, 필드 요구 사항이 세밀하며, 경로와 메타데이터를 수동으로 통일하기 어렵다는 것입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 '파일 정보 통계' 기능은 파일 가져오기, Excel 상세 정보 선택, 저장 위치 설정, 통합 표 생성을 하나의 명확한 흐름으로 연결하여 xlsx, xls 파일을 일괄 집계해야 하는 사무 환경에 적합합니다.
파일 보관, 프로젝트 인계, 공유 드라이브 정리 또는 자료 감사를 위한 목록을 준비 중이라면, 더 이상 파일 이름과 경로를 하나씩 복사하지 않는 것이 좋습니다. 일괄 통계 기능을 직접 사용하여 표준 Excel 통합 표를 생성하면 경로, 크기, 시간, Office 메타데이터 및 워크시트 수를 더 빠르게 얻을 수 있어, 파일 관리를 분산된 수동 기록에서 재검토 및 분석 가능한 데이터 표로 바꿀 수 있습니다.