여러 PDF 파일에 유사하지만 완전히 동일하지 않은 키워드, 날짜, 번호 또는 연도가 있는 경우 파일을 하나씩 열어서 검색 및 교체하는 것은 매우 시간이 많이 소요됩니다. 본 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로 들어, 와일드카드 또는 수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색하고 여러 PDF의 키워드를 일괄 교체하는 방법을 시연합니다. 예를 들어 서로 다른 월 또는 연도를 새로운 내용으로 통일 교체하여 사무직 종사자들이 반복 작업을 줄이고 파일 처리 효율성을 높일 수 있도록 돕습니다.
일상 업무에서 PDF 파일은 계약, 보고서, 공지, 자료 보관 및 외부 배포에 자주 사용됩니다. 문제는 PDF 수가 많아지면 내부의 날짜, 프로젝트명, 버전 번호, 연도, 부서명 등의 내용을 일괄 수정해야 할 경우 수동 처리가 매우 비효율적이라는 점입니다. 특히 내용이 완전히 일치하지 않는 경우, 예를 들어 어떤 파일에는 April이라고 쓰여 있고 어떤 파일에는 May라고 쓰여 있으며, 연도가 2017, 2018 또는 다른 네 자리 숫자일 수 있다면 일반적인 정확한 찾기 및 바꾸기로는 유연하게 대처하기 어렵습니다.
본문에서 해결하려는 것이 바로 이러한 유형의 문제입니다. 와일드카드 또는 수식 퍼지 검색 방식을 사용하여 여러 PDF 파일의 키워드를 일괄 검색하고 바꾸는 방법입니다. 아래에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예시로, 스크린샷과 함께 PDF 가져오기, 퍼지 검색 규칙 설정부터 일괄 바꾸기 완료 후 효과까지 시연합니다. 이 도구는 오피스 소프트웨어 중 문서 일괄 처리 도구에 속하며, 핵심 가치는 반복적이고 기계적인 파일 처리 작업을 집중 실행하는 것으로, PDF, Word, Excel, PowerPoint 등 오피스 파일을 자주 처리해야 하는 사용자에게 적합합니다.
적용 시나리오: 와일드카드 일괄 바꾸기에 적합한 PDF 콘텐츠
와일드카드 일괄 검색 및 바꾸기는 "규칙적이지만 완전히 동일하지는 않은" PDF 텍스트 콘텐츠를 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어 여러 PDF 보고서에 발행일이 있지만 월과 연도가 다른 경우, 여러 공지 파일에 서로 다른 배치 번호가 포함되어 있지만 배치 번호 형식이 일치하는 경우, 여러 PDF 계약에 서로 다른 번호가 존재하여 규칙에 따라 통일된 바꾸기가 필요한 경우, 여러 자료 파일에 이전 회사명, 이전 프로젝트 코드 또는 이전 버전 번호가 있어 새 이름으로 바꿔야 하는 경우 등입니다.
스크린샷의 예시로 보면, 처리 전 PDF 페이지에는 날짜 콘텐츠 "April 13, 2017"이 표시되어 있습니다. April을 August로, 2017을 2026으로만 바꾸는 것은 물론 정확한 찾기로 할 수 있지만, 여러 PDF에서 월이 April 또는 May일 수 있고 연도가 임의의 네 자리 숫자일 수 있다면 수식 퍼지 텍스트 검색을 사용하는 것이 더 적합합니다. 이렇게 하면 하나의 규칙으로 여러 가능 값을 매칭할 수 있습니다. 예를 들어 "April|May"로 April 또는 May를 매칭하고, "\d{4}"로 네 자리 숫자 연도를 매칭한 후 각각 August와 2026으로 바꿀 수 있습니다.
이 방식의 장점은 파일을 하나씩 열 필요가 없고, 각 변화에 대해 각각 바꾸기를 실행할 필요도 없다는 점입니다. PDF의 텍스트가 인식 가능한지 확인하고 검색 규칙을 적절히 설정하기만 하면, 소프트웨어가 여러 PDF 파일을 한 번에 처리하여 누락되거나 잘못 수정될 확률을 낮출 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전 PDF의 날짜 키워드
작업을 시작하기 전에, 이번에 일괄 처리할 파일과 PDF 내용을 먼저 확인할 수 있습니다. 폴더에는 여러 PDF 파일이 포함되어 있으며, 예시에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf가 있습니다. 이 파일들은 모두 키워드 검색 및 바꾸기를 통일적으로 수행해야 합니다.
그중 하나의 PDF를 열면 페이지에서 날짜 콘텐츠 "April 13, 2017"을 볼 수 있습니다. 스크린샷에는 처리해야 할 두 부분, 즉 월 April과 연도 2017이 빨간색 상자로 표시되어 있습니다. 중간의 날짜 숫자 13은 변경할 필요가 없으므로, 이번 규칙은 월과 연도만을 대상으로 바꾸기를 진행합니다.
이러한 유형의 콘텐츠는 PDF에서 매우 흔합니다. 예를 들어 보고서 표지 날짜, 프로젝트 마감 시간, 파일 버전 날짜, 자료 발행일 등입니다. 파일이 하나뿐이라면 수동 수정이 괜찮겠지만, 수십 개 또는 수백 개의 PDF가 있다면 하나씩 검색, 바꾸기, 저장하는 데 많은 시간이 소요되고 특정 파일의 처리가 누락되기 쉽습니다.
처리 후 효과: 여러 PDF의 키워드가 통일적으로 바뀜
일괄 처리를 완료한 후 PDF를 다시 열어 확인하면, 원래 "April 13, 2017"이 "August 13, 2026"으로 변경된 것을 볼 수 있습니다. 월은 August로, 연도는 2026으로 바뀌었고 중간의 날짜 숫자 13은 그대로 유지됩니다. 이는 퍼지 검색 규칙이 지정된 범위 내의 콘텐츠만 정확히 매칭하여 수정할 필요가 없는 텍스트를 함께 바꾸지 않았음을 의미합니다.
일괄 처리 시나리오에서 이 결과는 매우 중요합니다. 좋은 일괄 바꾸기는 빠를 뿐만 아니라 제어 가능해야 합니다. 바꿔야 할 콘텐츠는 바뀌고, 변경되지 말아야 할 콘텐츠는 원래대로 유지되어야 합니다. 따라서 와일드카드나 수식을 설정할 때 각 검색 규칙 행에 해당하는 바꾸기 콘텐츠를 명확히 하고, 처리 후 샘플 파일을 열어 대조 확인해야 합니다.
작업 단계 1: PDF 도구 진입 및 검색 바꾸기 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을 열면, 왼쪽 도구 분류에서 PDF 도구, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 여러 오피스 파일 처리 입구를 볼 수 있습니다. 여기서 처리할 것은 PDF 파일 콘텐츠이므로 먼저 "PDF 도구"로 들어갑니다.
PDF 도구 목록에서 "PDF 키워드 검색 및 바꾸기" 기능을 찾습니다. 스크린샷에서 이 기능은 목록 첫 번째 항목에 위치해 있으며, 이는 그 용도가 PDF 파일 콘텐츠 내 키워드를 일괄 검색하고 바꾸는 것임을 나타냅니다. 이 기능을 클릭하면 일괄 처리 마법사로 진입합니다.
이 단계의 목적은 이번 작업에서 처리할 파일 유형과 처리 방식을 소프트웨어에 알려주는 것입니다. 올바른 기능을 선택하면 이후 인터페이스는 "파일 선택, 바꾸기 규칙 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작"을 중심으로 전개되어 스크립트를 작성하거나 PDF를 일일이 열고 싶지 않은 오피스 사용자에게 적합합니다.
작업 단계 2: 처리할 여러 PDF 파일 추가
"PDF 키워드 검색 및 바꾸기" 기능에 진입하면, 먼저 1단계 "처리할 레코드 선택"으로 이동합니다. 인터페이스 오른쪽 상단에서 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기", "더 보기" 등의 버튼을 볼 수 있습니다. 소량의 PDF만 처리하려면 "파일 추가"를 클릭할 수 있고, PDF가 이미 특정 폴더에 통일적으로 보관되어 있다면 "폴더에서 파일 가져오기"를 사용하여 폴더 내의 PDF를 작업 목록에 한 번에 추가하는 것이 더 적합합니다.
스크린샷에는 이미 4개의 PDF 파일, 즉 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf가 D:\test 디렉토리 경로 아래에 가져와져 있습니다. 표에는 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등 정보도 표시되어 있어 가져온 파일이 올바른지 확인하기 쉽습니다. 왼쪽 하단 요약 영역에는 레코드 수가 4로 표시되어 있어, 이번에 4개의 PDF에 대해 후속 바꾸기 작업을 수행함을 나타냅니다.
이 단계에서는 사용자가 두 가지 측면을 중점적으로 확인하는 것이 좋습니다. 첫째, 파일 수량이 예상과 일치하는지; 둘째, 처리할 필요가 없는 PDF가 잘못 가져와졌는지. 만약 특정 파일을 처리하지 말아야 한다면, 작업 열의 삭제 버튼을 통해 제거할 수 있습니다. 확인 완료 후 하단의 "다음"을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 이동합니다.
작업 단계 3: 수식 퍼지 텍스트 검색 활성화 및 바꾸기 규칙 작성
2단계는 전체 흐름의 핵심, 즉 "처리 옵션 설정"입니다. "키워드 옵션 설정" 영역에서 "검색 방식"에 "정확한 텍스트 검색"과 "수식 퍼지 텍스트 검색 사용"이 있음을 볼 수 있습니다. 본 사례에서는 와일드카드나 정규 표현식과 유사한 규칙을 사용하여 고정되지 않은 콘텐츠를 매칭해야 하므로 "수식 퍼지 텍스트 검색 사용"을 선택합니다.
다음으로, 왼쪽 "검색할 키워드 목록"에 찾을 내용을 행별로 작성하고, 오른쪽 "바꿀 키워드 목록"에 해당하는 바꾸기 결과를 행별로 작성합니다. 스크린샷의 설정은 두 그룹의 대응 관계로 이해할 수 있습니다.
첫 번째 행, 검색 내용은 "April|May", 바꾸기 내용은 "August"입니다. 여기서 세로 막대는 여러 가능 값을 매칭함을 나타냅니다. 즉, PDF에 April 또는 May가 나타나면 모두 August로 바꿉니다. 이는 여러 파일에서 월이 일치하지 않지만 목표 월을 통일해야 하는 경우를 처리하는 데 적합합니다.
두 번째 행, 검색 내용은 "\d{4}", 바꾸기 내용은 "2026"입니다. 여기 규칙은 네 자리 숫자를 매칭하는 데 사용되며, 2017, 2018, 2020 등과 같이 연도 콘텐츠에서 흔히 볼 수 있습니다. 이 방식을 통해 PDF의 네 자리 연도를 통일적으로 2026으로 바꿀 수 있습니다.
주의할 점은, 좌우 양측 목록은 일반적으로 행별로 대응한다는 것입니다. 즉, 왼쪽 첫 번째 행은 오른쪽 첫 번째 행에, 왼쪽 두 번째 행은 오른쪽 두 번째 행에 대응합니다. 작성 시 순서를 바꾸지 않도록 합니다. 그렇지 않으면 바꾸기 결과가 예상과 다를 수 있습니다. 만약 특정 행의 바꾸기 후 내용을 비워두면, 인터페이스 안내에 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 표시됩니다. 이는 매칭된 텍스트를 일괄 삭제하는 데 사용할 수 있음을 의미하지만, 단순히 키워드를 바꾸는 경우라면 명확한 새 내용을 입력해야 합니다.
작업 단계 4: 저장 위치 설정 및 일괄 처리 시작
검색 방식과 바꾸기 내용 설정을 완료한 후 "다음"을 클릭합니다. 인터페이스 상단 흐름에 따라, 후속으로 "저장 위치 설정"과 "처리 시작"이 있습니다. PDF를 일괄 처리할 때는 출력 파일을 새 폴더에 저장하여 원본 파일을 직접 덮어쓰지 않는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 규칙 설정에 오류가 있더라도 원본 PDF로 돌아가 다시 처리할 수 있어, 되돌릴 수 없는 파일 손실을 피할 수 있습니다.
저장 위치를 설정할 때는 프로젝트나 날짜에 따라 "바꾸기 후 PDF" 또는 "2026 날짜 업데이트 버전"과 같은 새 출력 디렉토리를 만들 수 있습니다. 저장 위치를 확인한 후 "처리 시작"으로 들어가 소프트웨어가 자동으로 일괄 검색 및 바꾸기를 실행하도록 합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉토리의 PDF 파일을 열어 내용을 무작위로 확인하여 월, 연도 등의 키워드가 규칙에 따라 바뀌었는지 확인합니다.
여러 PDF 파일에 대해, 소프트웨어는 작업 목록에 따라 파일을 하나씩 처리하므로 사용자가 반복적으로 열고, 검색하고, 입력하고, 저장할 필요가 없습니다. 수동 작업과 비교하여 이러한 일괄 처리 방식은 기계적 노동을 현저히 줄일 수 있으며, 특히 문서 관리자, 행정 담당자, 재무 담당자, 프로젝트 어시스턴트, 자료 보관 담당자 등 PDF를 자주 처리하는 업무에 적합합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 일부 PDF가 바뀌지 않는 이유는 무엇인가요?PDF가 스캔 이미지인 경우 페이지 텍스트 자체가 편집 가능한 텍스트가 아니라면 일반 텍스트 검색 및 바꾸기로 인식하지 못할 수 있습니다. 스크린샷의 예시 PDF 텍스트는 인식될 수 있어 바꾸기가 완료되었습니다. 스캔 버전 PDF를 만날 경우, 먼저 텍스트 선택 및 복사 가능 여부를 확인해야 합니다.
2. 와일드카드 규칙을 매우 광범위하게 작성해야 하나요?권장하지 않습니다. 예를 들어 "\d{4}"는 모든 네 자리 숫자와 매칭됩니다. 만약 PDF에 연도 외에도 보고서 번호, 금액 번호 또는 기타 네 자리 숫자가 있다면 함께 바뀔 수 있습니다. 실제 사용 시에는 문서 콘텐츠와 결합하여 신중하게 규칙을 설정하고, 필요한 경우 먼저 소량의 파일로 테스트해야 합니다.
3. 한 번에 여러 그룹의 바꾸기를 설정할 수 있나요?스크린샷에서 볼 수 있듯이, 키워드 목록은 여러 행 입력을 지원하며 좌우 양측이 행별로 대응하므로 한 번에 여러 그룹의 검색 및 바꾸기 콘텐츠를 구성할 수 있습니다. 작성 시 행 수와 순서를 일치시켜야 합니다.
4. 원본 파일을 직접 덮어쓰는 것이 권장되나요?권장하지 않습니다. 파일을 일괄 처리할 때는 원본 PDF를 유지하며 새 디렉토리에 출력하는 것이 가장 좋습니다. 이렇게 하면 처리 전후 효과를 대조하기 쉽고, 규칙이 정확하지 않음을 발견했을 때 다시 실행할 수 있습니다.
요약: 와일드카드로 PDF 키워드 일괄 바꾸기, 반복 작업 감소
많은 PDF 파일에 유사하지만 완전히 일치하지 않는 키워드가 있을 때, 수동 검색 및 바꾸기는 느릴 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF 키워드 검색 및 바꾸기" 기능을 통해, "수식 퍼지 텍스트 검색 사용"으로 월, 연도, 번호 등의 콘텐츠를 일괄 매칭하고 목표 텍스트로 한 번에 바꿀 수 있습니다.
본문 예시에서는 여러 PDF 파일을 작업 목록에 가져온 후, "April|May" 및 "\d{4}" 같은 규칙을 통해 PDF의 날짜 콘텐츠를 "April 13, 2017"에서 "August 13, 2026"으로 일괄 변경했습니다. 전체 과정이 명확하고 재검토 가능하여, PDF 보고서, 계약, 공지, 보관 자료를 자주 유지 관리해야 하는 오피스 사용자에게 적합합니다. 많은 파일을 정식 처리하기 전에 먼저 한두 개의 샘플 PDF를 준비하여 규칙을 테스트하고, 효과에 오류가 없음을 확인한 후 일괄 실행하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 효율성을 높이는 동시에 파일 콘텐츠 수정의 정확성도 보장할 수 있습니다.