여러 Excel 표에 동일한 유형의 번호, 코드 또는 민감한 키워드가 있을 때, 파일을 하나씩 열어 찾고 삭제하는 것은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 수정이 누락되기 쉽습니다. 본문에서는 여러 Excel 파일에서 030으로 시작하는 번호와 46으로 시작하는 코드를 일괄 삭제하는 것을 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 의 "Excel에서 키워드 찾아 바꾸기" 기능을 사용하는 방법을 소개합니다. 와일드카드 정규식을 통해 여러 xlsx 표의 일치하는 내용을 한 번에 찾아 비우는 방법으로, 데이터 정리, 보고서 비식별화, 번호 정리 등의 사무 작업 환경에 적합합니다.
일상적인 사무 작업에서 많은 사람들이 비슷한 문제에 직면합니다. 여러 Excel 표에 대량의 번호, 지역 코드, 프로젝트 코드 또는 특정 형식의 키워드가 포함되어 있어 일괄적으로 삭제하거나 비워야 하는 경우입니다. xlsx 파일이 하나뿐이라면 Excel의 찾기 및 바꾸기 기능으로 천천히 처리할 수 있습니다. 하지만 파일이 수십, 수백 개에 달하면 일일이 열고, 검색하고, 삭제하고, 저장하는 작업은 반복적인 노동이 많을 뿐만 아니라 누락되기도 쉽습니다. 특히 삭제할 내용이 고정된 단어가 아니라 "030006, 030010, 030111"과 같은 규칙성을 가진 번호라면 일반적인 정확한 찾기로는 부족합니다.
이 문서에서 해결하려는 문제는 와일드카드 정규 표현식을 사용하여 여러 Excel 파일에서 규칙에 맞는 키워드를 일괄 삭제하는 것입니다. 예시에서는 여러 Excel 표 파일에서 두 종류의 내용을 삭제해야 합니다. 하나는 030으로 시작하고 뒤에 3자리 숫자가 붙는 번호(예: 030006)이고, 다른 하나는 46으로 시작하고 뒤에 3자리 숫자가 붙는 코드(예: 46060)입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 통해 이러한 규칙을 한 번에 설정하여 사무용 소프트웨어가 자동으로 일괄 찾기 및 빈 값으로 바꾸기를 수행하도록 함으로써 일괄 삭제를 완료할 수 있습니다.
적용 시나리오: 정규식을 이용한 일괄 삭제에 적합한 Excel 콘텐츠
정규 표현식은 "형식은 고정되어 있지만 구체적인 값이 완전히 동일하지 않은" 콘텐츠를 처리하는 데 적합합니다. 예를 들어, 단순히 고정된 "030006" 하나만 삭제하려는 것이 아니라 "030"으로 시작하고 총 길이가 6자리인 모든 번호를 삭제하려는 경우, 이때 030\d{3}과 같은 규칙을 작성할 수 있습니다. 여기서 \d는 숫자를 의미하고, {3}은 연속된 3자리 숫자를 의미합니다.
일반적인 적용 시나리오는 다음과 같습니다:
- Excel에서 번호, 일련번호, 증명번호 일부, 지역 코드, 병원 코드, 제품 코드 등을 일괄 삭제합니다.
- 여러 xlsx, xls 표에 대해 데이터 마스킹을 수행하여 특정 규칙에 맞는 민감한 필드를 비웁니다.
- 시스템에서 내보낸 보고서를 일괄 정리하여 불필요한 코드 열이나 텍스트 조각을 삭제합니다.
- 여러 부서에서 제출한 Excel 파일을 통일된 방식으로 처리하여 수작업으로 일일이 수정하는 것을 방지합니다.
- 표 구조, 행/열 위치 및 기타 콘텐츠를 유지하면서 일치하는 키워드만 삭제합니다.
이러한 요구 사항의 핵심은 "셀 하나를 편집하는 것"이 아니라 "많은 파일을 일괄 처리하는 것"입니다. 사무용 소프트웨어인 HeSoft Doc Batch Tool 의 가치는 반복적인 찾기, 바꾸기, 저장 작업을 자동화하여 수작업 시간을 줄이는 데 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전후 Excel 콘텐츠의 변화
처리 전: 표에 규칙에 맞는 번호와 코드가 존재함
처리 전의 Excel 표를 보면, "Hospital CCN" 열에 030으로 시작하는 6자리 번호(예: 030006, 030010, 030011, 030064 등)가 여러 개 있고, 동시에 "CBSA" 열에도 46으로 시작하는 5자리 코드(예: 46060)가 여러 개 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 화살표는 처리해야 할 영역을 표시하며, 이 내용은 완전히 동일한 고정 텍스트가 아니라 공통된 형식을 가진 숫자 문자열입니다.
수동으로 삭제하려면 먼저 이러한 번호를 필터링하거나 찾은 다음 하나씩 비워야 합니다. 단일 파일이라면 그나마 완료할 수 있지만, 디렉터리에 여러 Excel 파일이 있는 경우 수작업 처리는 매우 비효율적입니다.
처리 후: 정규식 규칙에 일치하는 내용이 비워짐
처리가 완료되면 규칙에 맞는 내용이 삭제됩니다. 아래 그림과 같이 원래 B열에 있던 030으로 시작하는 번호 위치는 비워지고, D열에서 46으로 시작하는 규칙에 맞는 코드도 비워집니다. 규칙과 일치하지 않는 다른 셀 내용(예: 병원 이름, 도시 이름 및 기타 번호)은 그대로 유지되어 잘못 삭제되지 않았습니다.
이는 정규 표현식을 통해 빈 값으로 일괄 바꾸기하면 단순히 행 전체, 열 전체 또는 모든 숫자를 삭제하는 것이 아니라 "규칙에 따른 키워드 삭제"를 실현할 수 있음을 보여줍니다.
조작 단계: 사무용 소프트웨어를 사용하여 Excel 키워드 일괄 삭제
1단계: Excel 도구로 들어가 찾기 및 바꾸기 기능 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 연 후, 왼쪽 기능 분류에서 "Excel 도구"를 선택합니다. 기본 인터페이스에는 형식 변환, 이미지 내보내기, 비밀번호 보호 삭제 등 Excel과 관련된 여러 일괄 처리 기능이 나열됩니다. 이번에 사용할 기능은 첫 번째 기능인 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기"입니다.
이 단계의 목적은 Excel 콘텐츠를 일괄 찾기 및 바꾸기 위한 기능 모듈로 진입하는 것입니다. Excel 자체의 찾기 및 바꾸기와 달리, 여기서는 여러 Excel 파일을 대상으로 하므로 여러 xlsx 표를 한 번에 추가하여 통일된 처리를 할 수 있습니다.
2단계: 처리할 Excel 파일 추가
"Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 인터페이스로 들어가면, 먼저 "처리할 레코드 선택" 단계로 이동합니다. 인터페이스 상단에는 "파일 추가", "폴더에서 파일 가져오기", "비우기" 등의 버튼이 제공됩니다. 여러 Excel 파일을 개별적으로 추가하거나 폴더에서 파일을 한꺼번에 가져올 수 있습니다.
스크린샷에는 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx 및 test.xlsx 등 3개의 xlsx 파일이 이미 추가되어 있습니다. 파일 목록에는 이름, 경로, 확장자, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보가 표시됩니다. 파일에 오류가 없는지 확인한 후 하단의 "다음"을 클릭합니다.
이 단계의 예상 결과는 키워드를 삭제해야 하는 모든 Excel 파일이 처리 대기 목록에 추가되는 것입니다. 정식 처리 전에 파일 경로를 확인하여 수정할 필요가 없는 표가 작업에 추가되지 않도록 하는 것이 좋습니다.
3단계: 처리 범위 설정, 셀 텍스트만 처리
"처리 옵션 설정" 페이지에서 먼저 처리 범위를 결정해야 합니다. 스크린샷에서는 "셀 텍스트"가 선택되어 있고, "워크시트 시트 이름", "워크시트 내 도형의 텍스트"는 선택되지 않았습니다. 이는 이번 작업이 Excel 셀 안의 내용만 대상으로 하며, 워크시트 이름을 변경하지 않고 도형이나 텍스트 상자 안의 텍스트도 처리하지 않음을 의미합니다.
표 데이터의 번호, 코드 또는 키워드를 일괄 삭제하려면 일반적으로 "셀 텍스트"를 선택하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 표 이름, 그래픽 텍스트 등의 내용을 잘못 변경할 위험을 줄일 수 있습니다.
4단계: 셀 유형 및 수식 처리 방식 설정
같은 페이지에서 처리할 셀 수식 유형, 수식이 포함된 셀의 처리 방식 및 데이터 유형을 계속 설정할 수 있습니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, "처리할 셀 수식 유형"은 "제한 없음"을 선택했고, "수식이 포함된 셀 처리 방식"은 "수식 계산 후 값"을 선택했으며, "처리할 셀 데이터 유형"은 "텍스트"를 선택했습니다.
이러한 옵션은 검색 범위와 데이터 읽기 방식을 제어하는 역할을 합니다. 예를 들어, 어떤 Excel 셀은 숫자처럼 보이지만 실제로는 텍스트 형식일 수 있고, 어떤 셀은 수식을 포함하여 표시된 결과가 우리가 보는 내용일 수 있습니다. 스크린샷의 설정에 따르면, 소프트웨어는 표시된 값을 기준으로 텍스트 내용을 일치시키므로, 내보낸 보고서의 번호와 코드를 처리하는 데 더 적합합니다.
5단계: 퍼지 찾기 방식 선택, 정규 표현식 입력
"키워드 옵션 설정" 영역에서 찾기 방식으로 "수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기"를 선택합니다. 여기서 "수식 퍼지 찾기"는 와일드카드나 정규식 규칙에 따라 일치시키는 것으로 이해할 수 있으며, 공통된 규칙을 가진 텍스트를 찾는 데 적합합니다.
예시에서는 "찾을 키워드 목록"에 두 가지 규칙을 입력했습니다:
- 030\d{3}: 030으로 시작하고 뒤에 3자리 숫자가 오는 내용(예: 030006, 030010, 030111)을 일치시킵니다.
- 46\d{3}: 46으로 시작하고 뒤에 3자리 숫자가 오는 내용(예: 46060)을 일치시킵니다.
오른쪽은 "바꾼 후 키워드 목록"인데, 스크린샷에는 바꿀 내용이 입력되지 않았고, 인터페이스에는 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라는 메시지가 표시됩니다. 따라서 이번 작업의 의미는 왼쪽 규칙에 일치하는 내용을 찾은 후 빈 값으로 바꾸어, 즉 일괄 삭제하는 것입니다.
6단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
인터페이스 상단의 프로세스에 따라 처리 옵션 설정을 완료한 후에는 "저장 위치 설정"과 "처리 시작" 단계로 계속 진행해야 합니다. 저장 위치는 일반적으로 처리된 파일을 출력할 위치를 결정하는 데 사용되며, 결과를 원본 파일과 비교하기 쉽도록 새 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 마지막으로 처리 시작 단계로 진입하여 소프트웨어가 자동으로 일괄 찾기, 바꾸기 및 저장을 실행하도록 합니다.
스크린샷에 마지막 두 페이지의 구체적인 버튼 세부 정보가 나와 있지 않지만, 프로세스 표시줄을 통해 이 기능이 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 4단계 마법사 방식을 채택하고 있음을 명확히 알 수 있습니다. 순서대로 완료하면 됩니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 정규 표현식에서 \d{3}의 의미는 무엇입니까?
\d는 임의의 숫자를 나타내고, {3}은 3회 반복을 나타냅니다. 따라서 030\d{3}은 “030에 3자리 숫자를 더한 것”을 나타내어 030000에서 030999 사이의 6자리 문자열을 일치시킬 수 있습니다. 유사하게 46\d{3}은 46000에서 46999 사이의 5자리 문자열을 일치시킬 수 있습니다.
2. 바꿀 내용을 입력하지 않으면 정말로 삭제됩니까?
인터페이스 프롬프트에서 볼 수 있듯이, "바꾼 후 키워드 목록" 옆에 "입력하지 않으면 삭제를 의미합니다"라고 표시되어 있습니다. 따라서 목표가 일치하는 내용을 일괄적으로 비우는 것이라면 찾을 규칙만 입력하고 바꿀 결과는 입력하지 않아도 됩니다.
3. 행이나 열 전체가 삭제되나요?
이 예시의 작업은 셀 텍스트를 찾아 바꾸는 것이지 행이나 열을 삭제하는 것이 아닙니다. 처리 후 원래 위치의 일치하는 내용은 비워지고, 다른 열의 병원 이름, 도시 이름 등은 그대로 유지되며 표 구조는 파괴되지 않았습니다.
4. 처리 전에 백업이 필요합니까?
원본 Excel 파일을 보관하거나 "저장 위치 설정" 시 새 디렉터리로 출력하는 것이 좋습니다. 일괄 처리 효율은 매우 높지만, 정규식 규칙이 너무 광범위하게 작성되면 예상보다 많은 내용이 삭제될 수 있습니다. 먼저 소수의 파일로 테스트한 후 전체 파일을 일괄 처리하는 것이 더 안전합니다.
5. xls와 xlsx 모두 이 방식으로 처리할 수 있나요?
스크린샷의 예시 파일 확장자는 xlsx입니다. xls, xlsm 등 Excel 관련 형식의 경우, 처리 가능 여부는 소프트웨어의 실제 지원 및 가져오기 결과에 따라야 합니다. 파일을 목록에 성공적으로 추가할 수 있다면 동일한 방식으로 찾기 및 바꾸기 규칙을 계속 설정할 수 있습니다.
요약: 규칙으로 수동 찾기를 대체하여 Excel 일괄 정리 효율을 높입니다
Excel 파일 수가 많고 삭제해야 할 내용에 고정된 규칙이 있을 때, 와일드카드 정규 표현식은 매우 효율적인 처리 방식입니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 "Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기" 기능을 통해 여러 xlsx 파일을 작업 목록에 추가하고, 셀 텍스트 범위를 설정한 다음 030\d{3}, 46\d{3}과 같은 규칙을 사용하여 콘텐츠를 일괄적으로 찾아 빈 값으로 바꿈으로써 삭제를 실현할 수 있습니다.
파일을 하나씩 열고 셀을 하나씩 찾는 방식과 비교할 때, 이 방법은 사무 환경에서 보고서 정리, 데이터 마스킹 및 일괄 정돈에 더 적합합니다. 먼저 테스트 파일을 준비하여 정규식 규칙을 검증하고, 효과에 오류가 없는지 확인한 후 전체 폴더에 대해 일괄 처리를 진행하는 것이 좋습니다.