Lorsque de nombreux fichiers Excel sont dispersés dans des dossiers, la création manuelle d'une liste de répertoires peut facilement omettre des informations clés telles que le chemin, l'heure, la taille et le nombre de feuilles de calcul. Cet article prend comme exemple HeSoft Doc Batch Tool pour expliquer comment importer en masse des fichiers xlsx et xls via la fonction « Statistiques des informations de fichier », cocher les détails des fichiers Excel, et exporter les propriétés du fichier, les métadonnées Office et le nombre de feuilles de calcul dans un tableau récapitulatif Excel unifié, aidant ainsi à réaliser rapidement l'inventaire des données et le transfert de fichiers.
Lorsqu'un dossier ne contient que quelques fichiers Excel, il n'est pas difficile de créer manuellement une liste de répertoire ; mais s'il contient des dizaines, voire des centaines de fichiers xlsx, xls, le problème devient complexe. Vous devrez peut-être compiler le nom, le chemin complet, l'extension, la taille du fichier, la date de création et la date de modification de chaque fichier, ainsi que le nombre de feuilles de calcul dans chaque classeur Excel. Pour des documents tels que les archives de projet, les supports pédagogiques, les rapports financiers, les registres opérationnels et les enregistrements de R&D, ces informations sont souvent essentielles pour l'archivage, la transition et l'audit.
Beaucoup de gens ouvrent d'abord l'Explorateur de fichiers, puis copient les noms de fichiers dans Excel avant de compléter les chemins et les dates un par un. Cette méthode semble réalisable, mais une fois que le nombre de fichiers augmente, des problèmes tels qu'une faible efficacité, des champs non unifiés et des omissions faciles apparaissent. En particulier, le « nombre de feuilles de calcul Excel » et les « métadonnées Office » ne peuvent généralement pas être copiés en bloc directement depuis l'Explorateur ; il faut ouvrir le fichier ou consulter les propriétés du document, ce qui prend considérablement plus de temps.
L'utilisation de la fonction « Statistiques des informations sur les fichiers » dans HeSoft Doc Batch Tool permet d'automatiser ce type de travail d'organisation répétitif. Ce logiciel bureautique est conçu pour le traitement par lots de fichiers, la réduction des tâches répétitives et l'amélioration de l'efficacité au bureau. Ce qui suit, accompagné de captures d'écran, explique en détail comment compiler un lot de fichiers Excel dans une liste de répertoire filtrable et vérifiable.
Scénarios applicables : Besoin d'une table de répertoire de fichiers Excel livrable
L'exportation par lots de la liste du répertoire de fichiers Excel est courante dans les types de tâches bureautiques suivants.
Le premier est l'archivage de clôture de projet. Une fois le projet terminé, l'équipe doit compiler tous les fichiers de processus dans une liste pour faciliter la recherche et l'audit ultérieurs. Énumérer uniquement les noms de fichiers est souvent insuffisant ; le chemin complet, la date de modification et la taille du fichier sont plus révélateurs de l'emplacement et de l'état du fichier.
Le deuxième est le transfert de documents. Lorsqu'un nouveau collègue reprend un ancien projet, s'il ne reçoit qu'un dossier, il lui est difficile de déterminer rapidement quels sont les fichiers Excel présents, lesquels sont les plus récents et lesquels contiennent plusieurs feuilles de calcul. La génération d'une liste par statistiques de lot peut réduire considérablement les coûts de communication.
Le troisième est le nettoyage des fichiers. Les disques partagés de département accumulent souvent un grand nombre de fichiers Excel, dont certains peuvent ne pas avoir été mis à jour depuis des années. Après avoir exporté les dates de création, de modification et d'accès, vous pouvez trier par date pour aider à déterminer quels fichiers doivent être conservés, sauvegardés ou nettoyés.
Le quatrième est la gestion des données. Pour les classeurs de type rapport de données, le nombre de feuilles de calcul peut refléter la complexité de la structure du fichier. Après avoir compilé par lots le nombre de feuilles de calcul Excel, vous pouvez rapidement identifier les classeurs contenant plusieurs feuilles et les vérifier, diviser ou normaliser en priorité.
Aperçu du résultat : Les fichiers avant le traitement ne sont qu'une simple liste
Avant le traitement, ce qui s'affiche dans le dossier est un lot de fichiers Excel. Sur la capture d'écran, vous pouvez voir le nom du fichier, la date de modification, le type de fichier et la taille, mais ces informations restent au niveau de la liste système, ne peuvent pas directement constituer une liste de répertoire standard pour les fichiers Excel, ni afficher simultanément les métadonnées Office et le nombre de feuilles de calcul.
Par exemple, bien que les fichiers ClassNoteIndex.xlsx, CourseReviewMatrix.xlsx, ExamScoreAnalysis.xlsx, etc., soient tous visibles dans le dossier, pour connaître leur chemin d'accès complet, leur date de création, le dossier parent, les informations sur l'auteur, le dernier enregistreur et le nombre de feuilles de calcul, des statistiques supplémentaires sont nécessaires. La méthode manuelle implique généralement des clics droits, des copies, des collages et des ouvertures de fichiers répétés, ce qui ne convient pas au traitement de gros volumes.
Aperçu du résultat : Après traitement, un résumé Excel structuré est généré
Une fois le traitement terminé, toutes les informations sur les fichiers sont consolidées dans un tableau Excel. Le tableau des résultats affiche un fichier par ligne et contient les champs de base du fichier et les champs de métadonnées Office. Comme on peut le voir sur la capture d'écran, l'en-tête comprend le nom, le chemin, l'extension, la taille, le nom du dossier parent, le chemin du dossier parent, la date de création, la date de modification, la date d'accès, ainsi que les champs de métadonnées Office tels que le titre, le sujet, les balises, les commentaires, l'auteur, le dernier enregistreur, la date de création, la dernière heure d'impression, le temps d'édition, etc. ; le nombre de feuilles de calcul relatif à Excel est également inclus.
Par rapport à avant le traitement, les avantages sont évidents : toutes les informations sur les fichiers ont été saisies dans le même tableau Excel. Les utilisateurs peuvent directement filtrer les fichiers xlsx, trier par taille, filtrer les fichiers obsolètes par date de modification, évaluer la complexité des fichiers par le nombre de feuilles de calcul, ou soumettre ce tableau en tant que pièce jointe au chef de projet ou à l'archiviste.
Étapes d'opération : De l'importation des fichiers à la génération du tableau statistique
Étape 1 : Ouvrir l'outil d'organisation et de tri des fichiers, accéder aux statistiques des informations sur les fichiers
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , sélectionnez « Organisation des fichiers » dans la barre de navigation de gauche. Plusieurs outils de traitement par lots liés à l'organisation des fichiers s'afficheront sur la droite, parmi lesquels « Statistiques des informations sur les fichiers » est utilisé pour compiler par lots des informations telles que le nom, le chemin, la taille, la date et les métadonnées de divers fichiers. Puisque nous voulons créer une liste de répertoire de fichiers Excel, vous devez cliquer sur cet outil pour y accéder.
Le résultat attendu de cette étape est d'entrer dans la page de l'assistant « Statistiques des informations sur les fichiers ». Cette fonction ne modifie pas le contenu du fichier Excel, mais lit le fichier lui-même et les informations de propriétés du document, puis les organise dans un tableau récapitulatif. Elle est donc très appropriée pour l'inventaire des fichiers, la génération de listes de répertoire et la vérification des métadonnées.
Étape 2 : Importer les fichiers Excel à traiter statistiquement
Après être entré dans la fonction, la première étape est "Sélectionner les enregistrements à traiter". Deux entrées principales sont fournies en haut de la page : « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers d'un dossier ». Si les fichiers Excel sont peu nombreux et dispersés, vous pouvez utiliser « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner un par un ; si tous les fichiers se trouvent dans un seul répertoire ou dossier de projet, il est recommandé d'utiliser « Importer des fichiers d'un dossier », ce qui correspond mieux à l'approche de traitement par lots.
Une fois les fichiers importés, la liste affiche le nom, le chemin, l'extension, la date de création et la date de modification. Dans l'exemple de capture d'écran, le logiciel a déjà reconnu 20 enregistrements et affiche le chemin complet. Par exemple, les informations de chemin comme D:\test\folders\ClassNoteIndex.xlsx seront incluses dans la liste en attente de statistiques. Vous pouvez vérifier dans la liste si les fichiers corrects ont été importés et supprimer les enregistrements inutiles via la colonne d'opération.
Si le nombre de fichiers est important, vous pouvez utiliser les fonctions de pagination, de filtrage et de tri de la page pour faciliter la vérification. Après avoir confirmé que le nombre d'enregistrements et les chemins d'accès aux fichiers sont corrects, cliquez sur « Suivant » en bas pour accéder aux paramètres des options de traitement.
Étape 3 : Sélectionner les informations détaillées du fichier Excel
Dans la deuxième étape, « Définir les options de traitement », la page affiche la zone « Informations supplémentaires », où l'utilisateur peut choisir les informations supplémentaires à extraire en fonction du type de fichier. Les options disponibles incluent les informations détaillées pour les fichiers Word, les fichiers Excel, les fichiers PPT, les fichiers PDF, les fichiers texte et les fichiers image, entre autres. L'objectif de ce tutoriel étant de compiler des statistiques par lots de fichiers Excel, il est nécessaire de cocher « Informations détaillées sur le fichier Excel ».
Cette étape détermine si le résultat final inclura les champs spécifiques à Excel. Pour une liste de répertoire de fichiers ordinaire, le nom, le chemin, la taille et la date peuvent déjà répondre à certains besoins ; cependant, si vous devez compiler le nombre de feuilles de calcul ou analyser la structure du classeur, vous devez sélectionner les informations détaillées du fichier Excel. Après avoir coché cette case, des champs statistiques supplémentaires relatifs à Excel, tels que le nombre de feuilles de calcul, apparaîtront dans le tableau des résultats.
Étape 4 : Continuer, définir l'emplacement d'enregistrement de la table exportée
Après avoir terminé la sélection des informations supplémentaires, cliquez sur « Suivant ». Selon le flux de l'interface, la troisième étape consiste à « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Ici, vous devez spécifier où enregistrer les résultats statistiques. Pour faciliter la recherche ultérieure, il est recommandé d'enregistrer le tableau récapitulatif Excel exporté dans un dossier « Résultats statistiques » ou « Liste de fichiers » au même niveau que les fichiers source, ou de l'enregistrer sur le bureau puis de le déplacer vers le répertoire d'archivage.
Le choix de l'emplacement de sauvegarde affectera l'efficacité de la livraison. Par exemple, lors de la transition d'un projet, il est conseillé de placer le tableau statistique dans le répertoire racine du projet ; pour une révision d'archives, il est préférable de le placer dans le dossier unifié des documents d'audit. Ainsi, lorsque d'autres ouvriront le dossier, ils verront immédiatement la liste du répertoire.
Étape 5 : Commencer le traitement et vérifier les résultats de sortie
Après avoir défini l'emplacement de sauvegarde, passez à l'étape « Démarrer le traitement ». Le logiciel lira chaque fichier Excel de la liste importée, extraira les propriétés de base, les métadonnées Office et les informations détaillées Excel, puis les écrira dans un nouveau tableau Excel. Une fois terminé, ouvrez le tableau de sortie pour voir chaque fichier correspondant à une ligne, avec les champs disposés en colonnes.
Il est recommandé de vérifier trois types de champs une fois le traitement terminé : premièrement, si le nombre de fichiers correspond au nombre d'enregistrements importés ; deuxièmement, si le champ du chemin est complet et peut localiser le fichier d'origine ; troisièmement, si le nombre de feuilles de calcul Excel a été généré. Si ces trois points sont corrects, le tableau récapitulatif peut être utilisé pour l'archivage, la vérification ou une analyse plus approfondie.
Questions fréquentes et remarques importantes
1. Que faire si le dossier contient d'autres formats mélangés ?
Si le même répertoire contient, en plus des fichiers Excel, des fichiers Word, PPT, PDF, image ou texte, il est recommandé de vérifier le champ de l'extension après l'importation et de ne conserver que les fichiers Excel, tels que xlsx, xls, qui doivent être traités statistiquement cette fois. Vous pouvez également cocher d'autres informations détaillées selon les besoins réels, mais si l'objectif est de créer une liste de répertoire de fichiers Excel, maintenir une portée statistique claire facilitera l'analyse ultérieure.
2. À quoi servent les métadonnées statistiques ?
Les métadonnées Office peuvent aider à déterminer l'origine du document, l'historique des modifications et les informations sur les propriétés. Par exemple, les champs comme l'auteur, le dernier enregistreur, la date de création, les balises et les commentaires sont très utiles pour l'audit des documents, le transfert de fichiers et les contrôles de conformité. Après l'exportation par lots, vous pouvez rapidement identifier les fichiers présentant des anomalies dans les informations sur l'auteur, des incohérences dans les enregistreurs ou des métadonnées manquantes.
3. Est-il nécessaire d'ouvrir chaque fichier Excel ?
D'après le flux opérationnel, l'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir chaque classeur manuellement. Le logiciel lit et compile les informations par lots selon la liste importée. Cela réduit les opérations manuelles et évite les problèmes tels que le ralentissement, les modifications accidentelles ou les invites de sauvegarde lors de l'ouverture d'un grand nombre de fichiers Excel.
4. Le résultat du traitement peut-il être utilisé comme registre permanent ?
Oui. Le tableau Excel exporté est en soi un registre structuré. Vous pouvez continuer à ajouter des colonnes telles que « Statut d'archivage », « Personne responsable », « Est sauvegardé », « Commentaires » dans le tableau des résultats, transformant ainsi un résultat statistique ponctuel en un tableau de gestion des fichiers maintenu à long terme.
Résumé : Utiliser les statistiques par lots pour remplacer la création manuelle de listes de fichiers Excel
Créer une liste de répertoire pour les fichiers Excel semble simple, mais ce qui est vraiment fastidieux, c'est le grand nombre de fichiers, les exigences détaillées sur les champs, et la difficulté d'unifier manuellement les chemins d'accès et les métadonnées. La fonction « Statistiques des informations sur les fichiers » de HeSoft Doc Batch Tool intègre l'importation de fichiers, la sélection des informations détaillées Excel, la définition de l'emplacement de sauvegarde et la génération du tableau récapitulatif en un processus clair, adapté aux scénarios bureautiques nécessitant la compilation par lots des fichiers xlsx, xls.
Si vous préparez une liste pour l'archivage de fichiers, la transition de projet, le nettoyage de disque partagé ou la révision de documents, il est conseillé de ne plus copier les noms de fichiers et les chemins un par un. Utilisez directement la fonction de statistiques par lots pour générer un tableau récapitulatif Excel standard. Vous obtiendrez ainsi plus rapidement les chemins, les tailles, les dates, les métadonnées Office et le nombre de feuilles de calcul, transformant la gestion des fichiers d'un enregistrement manuel fragmenté en une table de données vérifiable et analysable.