여러 Excel 파일에서 지정된 키워드와 번호를 일괄 삭제하는 방법

여러 Excel 표에 정리해야 할 고정 텍스트, 번호 또는 식별자가 포함되어 있는 경우, 파일을 하나씩 열어 찾아서 삭제하는 것은 시간이 많이 소요될 뿐만 아니라 누락되기 쉽습니다. 이 문서에서는 Excel 파일에서 Mandatory와 40660을 일괄 삭제하는 것을 예로 들어, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 여러 파일에서 찾기 및 바꾸기를 수행하고 지정된 키워드를 빈 값으로 대체하여 셀 텍스트 내용을 일괄 삭제하는 방법을 소개합니다. xlsx, xls와 같은 표 형식 파일의 반복 데이터 정리 시나리오에 적합합니다.

일상 업무에서는 폴더 하나에 엑셀 표가 많고, 각 표마다 동일한 키워드, 번호, 태그 또는 상태 값이 흩어져 있는 상황을 자주 접하게 됩니다. 예를 들어 표에 “Mandatory”가 반복적으로 나타나고, 특정 열에는 고정 번호 “40660”이 있는 경우입니다. 작업할 통합 문서가 하나뿐이라면 엑셀의 찾기 및 바꾸기 기능을 사용할 수 있지만, 수십, 수백 개의 xlsx 또는 xls 파일을 일일이 열고, 찾고, 삭제하고, 저장하는 데는 많은 시간이 소요되며, 삭제 누락, 오삭제, 잘못된 파일 저장과 같은 문제가 발생하기 쉽습니다.

이 글에서 해결하려는 문제는 바로 ‘많은 엑셀 표 파일에서 지정한 키워드를 일괄 삭제하는 방법’입니다. 여기서 ‘삭제’란 정리해야 할 키워드를 빈 내용으로 바꾸는 것을 의미합니다. 스크린샷을 통해 볼 수 있듯이 사용한 오피스 소프트웨어는 “ HeSoft Doc Batch Tool ”이며, 이 도구는 사무용 파일 일괄 처리를 지향하여 반복적인 파일 작업을 한 번에 모아 처리해 수작업을 줄이는 데 적합합니다.

아래에서는 기능 선택, 엑셀 파일 가져오기, 키워드 설정, 처리 결과 생성까지의 완전한 조작 방법을 실제 인터페이스 흐름에 따라 소개합니다. 예시에서 삭제할 내용은 텍스트 “Mandatory”와 숫자 번호 “40660”이며, 처리 대상은 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx 및 test.xlsx와 같은 여러 엑셀 파일입니다.

적합한 시나리오

엑셀 키워드 일괄 삭제 요구는 많은 업무 시나리오에서 흔히 볼 수 있습니다. 특히 데이터 표가 외부 시스템, 공개 데이터, 내보내기 리포트 또는 이전 템플릿에서 온 경우, 특정 고정 내용을 통일적으로 정리해야 할 때가 많습니다.

대표적인 시나리오는 다음과 같습니다:

• 엑셀 표의 상태어(예: Mandatory, Optional, 완료됨, 처리 대기 중, 무효 등) 일괄 삭제.
• xlsx 파일의 고정 번호, 지역 코드, 분류 코드(예: 40660, 10001, A001 등) 일괄 삭제.
• 여러 엑셀 리포트에서 더 이상 표시할 필요가 없는 식별 필드 정리.
• 전체 표 구조를 변경하지 않고 지정한 셀 내용만 비우기.
• 여러 통합 문서에 동일한 찾기 및 바꾸기 규칙을 적용하여 수작업 파일 작업 회피.
• 데이터 비식별화, 리포트 정리, 자료 정돈 전에 특정 키워드를 미리 일괄 제거.

단일 엑셀 파일이라면 수동으로 찾아 바꾸는 것도 가능하지만, 파일 수가 많거나 각 파일에 여러 워크시트가 포함된 경우 일괄 처리 소프트웨어의 가치가 분명해집니다. 반복 작업을 프로세스화된 과제로 전환하여 규칙을 한 번 설정한 후 가져온 여러 엑셀 파일에 대해 통일적으로 실행할 수 있기 때문입니다.

효과 미리보기: 처리 전과 처리 후 비교

먼저 처리 전 표 상태를 확인합니다. 스크린샷에서 열린 것은 엑셀 통합 문서로, 표 안에는 병원명, 번호, 지역 정보 등의 데이터가 포함되어 있습니다. A열의 여러 행 셀에 “Mandatory”가 나타나고, D열의 여러 행에는 번호 “40660”이 나타납니다. 이 내용들이 이번에 일괄 삭제해야 할 키워드입니다.

처리 전 효과에서 키워드는 한 번만 나타나는 것이 아니라 다른 행, 다른 열에서 반복적으로 나타남을 알 수 있습니다. 유사한 엑셀 파일이 여러 개라면, 수작업으로 이 내용을 하나하나 찾는 것은 매우 비효율적일 것입니다.

처리가 완료된 후 생성된 엑셀 파일을 열면, 원래 “Mandatory”가 포함되었던 셀이 비어 있고, 원래 “40660”이었던 셀도 빈 칸으로 변한 것을 볼 수 있습니다. 즉, 소프트웨어가 지정한 키워드를 빈 내용으로 바꾸어 엑셀 셀 키워드 일괄 삭제 목적을 달성한 것입니다.

주목할 점은, 이번 예시의 목표가 행 또는 열 전체를 삭제하는 것이 아니라 셀 안의 지정한 내용을 삭제하는 것이라는 점입니다. 표 구조, 수식 관계, 열 제목 및 기타 데이터를 유지해야 하는 시나리오에 이 방법이 더 적합합니다.

조작 단계

1단계: 엑셀 도구 진입 및 찾기 및 바꾸기 기능 선택

“ HeSoft Doc Batch Tool ”를 열면, 왼쪽에서 Word 도구, 엑셀 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구 등 다양한 유형의 사무용 파일 처리 분류를 볼 수 있습니다. 이번에 처리할 파일은 엑셀 표 파일이므로, 먼저 왼쪽의 “엑셀 도구”로 들어갑니다.

엑셀 도구 목록에서 “엑셀에서 키워드 찾기 및 바꾸기”를 선택합니다. 인터페이스 설명에도 명확히 나와 있듯이, 이 기능은 “엑셀 파일 내용의 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기”하는 데 사용됩니다. 키워드 일괄 삭제를 구현하려면, “바꾼 후 키워드”를 비워 두면 됩니다. 그러면 일치하는 내용이 빈 값으로 바뀝니다.

이 단계의 조작 목적은 올바른 배치 처리 모듈로 진입하는 것입니다. 예상 결과는 “엑셀에서 키워드 찾기 및 바꾸기” 프로세스 페이지로 들어가, 이후에 처리할 여러 엑셀 파일을 추가할 수 있는 것입니다.

2단계: 일괄 처리할 엑셀 파일 추가하기

기능 페이지에 진입하면, 인터페이스 상단에 “처리할 레코드 선택”, “처리 옵션 설정”, “저장 위치 설정”, “처리 시작”을 포함한 완전한 프로세스 진행 상황이 표시됩니다. 첫 번째 단계에서는 처리할 엑셀 파일을 목록에 추가해야 합니다.

스크린샷에서 페이지 오른쪽 상단에 “파일 추가”, “폴더에서 파일 가져오기”, “비우기”, “더 보기” 등의 버튼이 보입니다. 실제 상황에 따라 선택할 수 있습니다: 파일이 몇 개 없다면 “파일 추가”를 클릭하고; 한 폴더에 xlsx, xls 파일이 많다면 “폴더에서 파일 가져오기”를 사용하여 하나씩 선택하는 시간을 줄일 수 있습니다.

예시에는 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx의 3개 파일을 이미 가져왔습니다. 목록에서는 파일 경로, 확장자명, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보도 볼 수 있습니다. 파일이 정확함을 확인한 후, 하단의 “다음 단계”를 클릭합니다. 이 단계의 예상 결과는 모든 처리할 엑셀 파일이 작업 목록에 들어가고, 이후의 키워드 삭제 규칙을 통일적으로 적용할 준비가 되는 것입니다.

3단계: 처리 범위를 셀 텍스트로 설정

“처리 옵션 설정”에 들어가면, 먼저 처리 범위를 정해야 합니다. 스크린샷의 “처리 범위”에서는 “셀 텍스트”가 체크되어 있습니다. 이는 소프트웨어가 엑셀 셀 안의 텍스트 내용을 처리함을 의미합니다. 옆에는 “워크시트 Sheet의 이름”, “워크시트 상의 도형 텍스트” 등의 옵션도 보이지만, 이번 예시의 목표는 표 셀 안의 키워드를 삭제하는 것이므로 “셀 텍스트”를 선택하면 됩니다.

이 단계는 소프트웨어가 어느 위치에서 키워드를 검색할지 결정하기 때문에 매우 중요합니다. 키워드가 셀에 있다면 “셀 텍스트”를 선택해야 하며, 키워드가 워크시트 이름이나 도형 텍스트에 있다면 실제 필요에 따라 해당 범위를 선택해야 합니다. 이 글의 예시는 셀 내용만을 대상으로 하며, 다른 객체로 확장하지 않습니다.

4단계: 셀 유형 및 찾기 방식 설정

동일한 설정 페이지에서 여러 처리 조건을 볼 수 있습니다. 예시에서는 “처리할 셀 수식 유형”으로 “제한 없음”이 선택되어 있는데, 이는 셀에 수식이 포함되어 있는지 여부와 관계없이 처리에 참여할 수 있음을 의미합니다. “수식이 포함된 셀의 처리 방식”에서는 인터페이스에서 “수식 계산 후의 값”이 선택되어 있습니다. 이러한 설정은 소프트웨어가 수식 셀을 만났을 때 어떤 내용을 기준으로 매칭할지 판단하는 데 도움이 됩니다.

“처리할 셀 데이터 유형”에서는 예시에서 “텍스트”가 체크되어 있습니다. 이는 “Mandatory”가 텍스트 키워드에 속하기 때문입니다. 스크린샷에서는 동시에 “40660”도 삭제하는데, 이것은 표에서 숫자로 표시될 수도 있고, 엑셀 셀 서식에 의해 텍스트로 처리될 수도 있습니다. 실제 조작 시에는 데이터 소스에 따라 숫자 유형도 함께 체크해야 하는지 판단해야 합니다. 스크린샷에 표시된 설정은 텍스트 처리를 위한 것이므로, 만약 파일에서 해당 번호가 숫자형 데이터라면 데이터 유형 옵션에서 특별히 유의해야 합니다.

“찾기 방식”에서는 예시에서 “텍스트 정확하게 찾기”가 선택되었습니다. 이는 셀 내용이 입력한 키워드와 정확히 일치할 때만 처리됨을 의미합니다. 고정 단어, 고정 번호를 일괄 삭제하는 시나리오에서는 정확하게 찾는 것이 더 안전하며, 오삭제를 줄일 수 있습니다.

5단계: 삭제할 키워드 입력 및 바꿀 내용 비워 두기

“찾을 키워드 목록”에서 삭제할 키워드를 한 줄씩 입력합니다. 스크린샷의 키워드 목록에는 두 가지 항목이 포함되어 있습니다:

• Mandatory
• 40660

오른쪽은 “바꾼 후의 키워드 목록”으로, 인터페이스에 “기입하지 않으면 삭제를 의미합니다”라고 안내되어 있습니다. 따라서 목표가 엑셀에서 이러한 키워드를 일괄 삭제하는 것이라면, 오른쪽에 바꿀 내용을 기입할 필요 없이 빈 상태로 유지하면 됩니다. 그러면 소프트웨어가 처리할 때 일치하는 Mandatory와 40660을 빈 칸으로 바꿉니다.

이 단계의 조작 목적은 “무엇을 찾을지”와 “무엇으로 바꿀지”를 명확히 설정하는 것입니다. 예상 결과는 모든 가져온 파일에서 조건에 맞는 키워드가 모두 비워지고, 다른 내용은 영향을 받지 않는 것입니다.

6단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작

키워드 및 처리 범위 설정을 완료한 후, 하단의 “다음 단계”를 클릭합니다. 프로세스 바에 따르면, 이후 “저장 위치 설정”으로 진입한 다음 “처리 시작”을 실행합니다. 원본 파일 덮어쓰기를 방지하려면, 처리된 파일을 새로운 출력 디렉터리에 저장하여 원본 파일과 비교 검토할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

설정을 완료한 후 처리를 시작합니다. 소프트웨어는 방금 설정한 규칙에 따라 가져오기 목록의 여러 엑셀 파일에 대해 일괄적으로 찾기 및 바꾸기를 실행합니다. 처리가 끝난 후 출력 파일을 열어 결과를 확인하고, 지정한 키워드가 빈 칸으로 바뀌었다면 일괄 삭제가 완료된 것입니다.

자주 묻는 질문 또는 주의사항

1. 키워드 일괄 삭제와 행 전체 삭제의 차이점은 무엇인가요?

이 글의 예시는 셀 안의 키워드를 삭제하는 것, 즉 일치하는 내용을 빈 값으로 바꾸는 것이며, 행, 열 또는 워크시트 전체를 삭제하지는 않습니다. 이렇게 하면 원래의 표 구조를 유지할 수 있어, 내용만 정리하고 데이터 구성을 변경하지 않는 경우에 적합합니다.

2. 왜 텍스트 정확하게 찾기를 사용하는 것이 권장되나요?

키워드가 비교적 짧은 경우, 퍼지 매칭을 사용하면 해당 문자를 포함한 다른 내용을 잘못 처리할 수 있습니다. 정확하게 찾기는 Mandatory, 40660과 같은 고정 단어와 고정 번호 삭제에 적합합니다. 완전히 일치할 때만 처리하므로 결과를 더 잘 통제할 수 있습니다.

3. 숫자 번호 삭제가 성공하지 못하면 어떻게 하나요?

엑셀에서 숫자처럼 보이는 내용이 실제로는 텍스트일 수도 있고, 실제 숫자형 값일 수도 있습니다. 어떤 번호가 삭제되지 않았다면, 데이터 유형 설정으로 돌아가 텍스트만 체크했는지 확인할 수 있습니다. 번호와 같은 내용은 먼저 셀 서식을 확인한 후 적절한 데이터 유형을 선택하는 것이 좋습니다.

4. 여러 엑셀 파일을 함께 처리할 수 있나요?

스크린샷에서 볼 수 있듯이, 작업 목록에는 이미 여러 xlsx 파일이 추가되었으며 “파일 추가”와 “폴더에서 파일 가져오기”를 지원합니다. 이것이야말로 대량의 엑셀 표를 한 번에 정리할 때 사무용 소프트웨어 일괄 처리의 장점입니다.

5. 조작 전 백업이 필요한가요?

원본 파일을 유지하거나 저장 위치에서 새로운 출력 폴더를 선택하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 효율은 매우 높지만, 동일한 규칙이 여러 파일에 작용한다는 의미이기도 하므로, 원본 파일을 유지하면 추적 및 대조가 용이합니다.

요약

많은 엑셀 표 파일에서 키워드를 일괄 삭제하는 것은 본질적으로 반복되는 찾기, 바꾸기, 저장 작업을 사무용 소프트웨어에 맡겨 자동으로 완료하는 것입니다. “ HeSoft Doc Batch Tool ”의 “엑셀에서 키워드 찾기 및 바꾸기” 기능을 통해, 먼저 여러 xlsx 파일을 가져온 후 처리 범위, 찾기 방식 및 키워드 목록을 설정하고, 바꿀 내용을 비워 두면 일괄 삭제를 실현할 수 있습니다.

고정 텍스트, 번호, 상태 값 또는 내보내기 리포트 식별자를 정리해야 하는 사무용 시나리오에서, 이 방법은 수작업으로 파일별로 찾아 삭제하는 것보다 더 안정적이고 시간을 절약해 줍니다. 정식 처리 전에 소수의 파일로 규칙을 테스트하여 효과를 확인한 후, 폴더 내의 엑셀 표들을 일괄 처리하는 것을 권장합니다.