중요한 파일을 장기간 보관해야 할 때, 일반적인 PDF는 편리하지만 시간이 오래 지나면 열리지 않거나 서식이 깨지는 문제가 발생할 수 있습니다. 이때 PDF/A 형식은 파일을 장기 보관한 후에도 정상적으로 열 수 있도록 보장합니다. 정부 기관과 병원에서 가장 많이 사용하는 형식이 바로 PDF/A입니다. 예를 들어 정책, 법규 또는 검사 보고서처럼 수십 년간 보관해야 하는 문서를 PDF/A로 변환하면, 향후 컴퓨터 시스템이 변경되어도 파일에 영향을 주지 않아 열리지 않거나 열어도 글자가 깨지는 문제가 발생하지 않습니다. 또한 학교와 연구 기관에서도 이 형식이 매우 필요합니다. 지도 교수의 학술 논문, 학위 논문 등 장기간 보존해야 하는 지식 자산을 PDF/A 형식으로 저장하면, 오랜 시간이 지난 후 다른 사람이 열람할 때에도 원본 그대로의 모습을 볼 수 있으며, 글꼴 누락이나 레이아웃 밀림 같은 문제가 발생하지 않습니다. 간단히 말해, 특히 중요하거나 장기 보관이 필요하거나 증거로 활용될 수 있는 파일이라면 PDF/A 형식으로 변환하는 것을 반드시 고려해야 합니다. 겉으로 보기에는 일반 PDF 문서와 거의 비슷해 보이지만, 실제로는 문서 내용에 보호막을 씌워 긴 시간의 시험을 견딜 수 있도록 해줍니다. 그렇다면 대량의 일반 PDF 문서를 PDF/A 형식으로 일괄 변환하려면 어떻게 해야 할까요? 여기서는 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f 등 다양한 형식을 지원하는 효율적인 일괄 변환 세 단계를 소개합니다.
1、사용 시나리오
중요한 PDF 문서를 수십 년 이상 보관해야 하고, 향후 재열람 시 파일 내용의 글꼴, 레이아웃 형식이 완벽하게 유지되도록 하려면 PDF/A 형식으로 일괄 변환하여 정보 자산의 지속적 가치, 안전성 및 규정 준수를 보장할 수 있습니다.
2、조작 절차
【 HeSoft Doc Batch Tool 】를 열고, 【PDF 도구】-【PDF를 다른 버전의 PDF로 변환】을 선택합니다.
【파일 추가】를 클릭하여 PDF/A 버전으로 변환할 PDF 문서를 직접 선택하여 추가합니다.
【폴더에서 파일 가져오기】를 클릭하여 선택한 폴더 내 모든 PDF 문서를 가져옵니다.
아래에서 가져온 파일을 확인할 수 있습니다.
필요에 따라 PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u 등 다양한 버전의 PDF로 변환을 진행합니다.
처리가 완료되면, 저장 위치를 클릭하여 성공적으로 변환된 버전의 PDF 파일을 확인합니다.
