PDF 문서 속성에서 제목, 저자, 주제 및 키워드를 일괄 수정하는 방법

여러 PDF 파일의 문서 속성이 비어 있거나, 작성자가 통일되지 않았거나, 제목 키워드가 규칙에 맞지 않을 때, PDF 리더로 하나씩 열어 수정하는 것은 매우 시간이 많이 걸립니다. 이 문서에서는 HeSoft Doc Batch Tool 의 "PDF 메타데이터 수정" 기능을 사용하여 여러 PDF의 제목, 작성자, 주제, 키워드 등의 정보를 한 번에 설정하는 방법을 소개하고, 처리 전후 스크린샷을 통해 효과를 설명하며, 자료 보관, 전자책 정리, 기업 문서 표준화 및 SEO 파일 최적화 등의 시나리오에 적합합니다.

일상적인 사무 작업에서 PDF 파일은 계약서, 보고서, 강의 자료, 전자책, 보관 자료 등 다양한 상황에서 자주 사용됩니다. 파일 이름은 올바르게 보이지만 문서 속성을 열어 보면 제목, 작성자, 주제, 키워드 등의 메타데이터가 비어 있거나 이전 템플릿, 이전 작성자, 이전 프로젝트 이름이 남아 있는 경우가 많습니다. 파일 수가 적으면 수동으로 수정할 수 있지만, 수십 개 또는 수백 개의 PDF 파일에 작성자, 제목, 키워드를 일괄적으로 입력해야 한다면 Adobe Acrobat을 하나씩 열어 저장하는 방식은 시간이 오래 걸릴 뿐 아니라 누락하기도 쉽습니다.

이 문서에서 해결하려는 문제는 분명합니다. 사무 환경에서 사용하는 일괄 처리 소프트웨어를 이용해 여러 PDF 파일의 메타데이터를 한 번에 지정한 내용으로 변경하는 것입니다. 스크린샷에 표시된 소프트웨어 이름은 “ HeSoft Doc Batch Tool ”이며, 사무 문서 일괄 처리 도구로 설계되어 파일 이름 일괄 변경, 파일 일괄 정리, Word·Excel·PowerPoint·PDF 등의 사무 문서 일괄 처리처럼 반복적인 파일 작업을 대량으로 처리하는 데 적합합니다. 이 문서에서는 그중에서도 “PDF 메타데이터 수정” 기능을 중점적으로 소개하여 PDF 문서 속성의 제목, 작성자, 주제, 키워드 등의 필드를 일괄 수정하는 방법을 안내합니다.

적용 상황: PDF 메타데이터를 일괄 수정해야 하는 경우

PDF 메타데이터는 파일 속성에 숨겨져 있는 정보로, 일반적으로 제목, 작성자, 주제, 키워드, 생성 날짜, 응용 프로그램, 제작 프로그램 등이 포함됩니다. PDF 페이지 내용에 직접 표시되지 않을 수도 있지만 파일 검색, 문서 관리, 보관 규정, 일부 리더기의 표시 결과에는 영향을 줍니다.

다음과 같은 상황에서는 PDF 메타데이터 일괄 수정 방법이 특히 적합합니다.

• 기업 문서 보관: 같은 프로젝트, 같은 부서 또는 같은 연도의 PDF 보고서에 작성자, 주제, 키워드를 통일해 이후 검색을 쉽게 해야 하는 경우
• 전자책 또는 자료 패키지 정리: Word, doc, docx, PPT, Excel 등의 파일에서 변환된 PDF의 속성에 원래 소프트웨어나 템플릿 정보가 남아 있어 다시 정리해야 하는 경우
• 외부 배포 자료: 웹사이트, 지식 베이스, 클라우드 드라이브 또는 자료 시스템에 업로드할 PDF의 제목과 키워드를 더 정확하게 만들어 사용자 검색을 돕고자 하는 경우
• 잘못된 작성자 일괄 수정: 여러 PDF의 작성자 필드가 비어 있거나 이전 직원, 이전 템플릿 이름으로 표시되어 지정한 이름으로 한 번에 바꿔야 하는 경우
• 교육 자료 속성 통일: 예를 들어 여러 영어 학습 PDF의 주제를 “How to learn English”로, 키워드를 “2026” 등으로 설정해 자료 보관함의 일관성을 유지해야 하는 경우

PDF 하나만 수정한다면 수동 편집도 어렵지 않습니다. 하지만 파일 수가 많아지면 일괄 처리 도구의 가치가 분명해집니다. 반복 작업을 한 번의 설정으로 모아 처리할 수 있어 수동 클릭을 줄이고 누락을 방지하며 업무 효율을 높여 줍니다.

결과 미리 보기: 처리 전 PDF 문서 속성이 비어 있는 상태

다음은 처리 전 PDF 문서 속성 스크린샷입니다. Adobe Acrobat Pro DC의 “문서 속성” 창에서 설명 탭 아래의 “제목” “작성자” “주제” “키워드” 필드가 모두 비어 있음을 확인할 수 있습니다. 보관하거나 외부에 배포해야 하는 파일이라면 이런 상태는 관리에 불리하고 속성으로 검색하거나 필터링하기도 어렵습니다.

스크린샷에서 빨간 상자로 표시된 필드는 제목, 작성자, 주제, 키워드입니다. 이 문서의 목표는 각 PDF의 속성 창을 하나씩 열어 수동으로 입력하는 대신 이 필드를 지정한 내용으로 일괄 기록하는 것입니다.

결과 미리 보기: 처리 후 PDF 제목, 작성자, 주제, 키워드가 입력된 상태

“ HeSoft Doc Batch Tool ”을 사용해 일괄 처리를 완료한 뒤 같은 PDF의 문서 속성을 열면 원래 비어 있던 필드에 새 내용이 입력된 것을 확인할 수 있습니다. 예를 들어 제목은 “Title for 2026”, 작성자는 “Jack”, 주제는 “How to learn English”, 키워드는 “2026”으로 표시됩니다.

처리 후 스크린샷에서 PDF 파일 위치가 출력 디렉터리로 변경된 것도 확인할 수 있습니다. 이는 소프트웨어가 처리 전 파일을 원래 경로에 그대로 표시하지 않고 처리된 파일 버전을 생성했음을 의미합니다. 실제 사용 시 이 방식은 원본 파일을 보존하여 실수로 원본 자료를 덮어쓰는 사고를 방지하는 데 유리합니다.

작업 단계 1: PDF 도구에 들어가 “PDF 메타데이터 수정” 선택

“ HeSoft Doc Batch Tool ”을 연 뒤 왼쪽 기능 분류에서 “PDF 도구”를 선택합니다. 소프트웨어 기본 화면에는 빈 페이지 삭제, PDF 최적화 및 압축, PDF 메타데이터 삭제, PDF 책갈피 삭제, PDF 초기 보기 설정, PDF를 Word로 변환, PDF를 PowerPoint로 변환, PDF를 TXT로 변환, PDF를 JPG 이미지로 변환 등 여러 PDF 관련 기능이 카드 형태로 표시됩니다.

이번 작업에서는 “34. PDF 메타데이터 수정”을 선택해야 합니다. 스크린샷의 설명에서 볼 수 있듯이 이 기능은 PDF 파일의 제목, 작성자, 주제, 키워드 등의 정보를 일괄 수정하는 데 사용됩니다. 마우스를 올리면 표시되는 도움말에도 제목, 작성자, 주제, 키워드, 날짜, 프로그램 등의 메타데이터를 일괄 수정할 수 있다고 명확히 나와 있습니다.

이 단계의 목적은 전용 PDF 메타데이터 일괄 편집 흐름으로 들어가는 것입니다. 올바른 기능을 선택해야 이후 여러 PDF 파일을 추가하고 기록할 속성 내용을 한 번에 설정할 수 있습니다.

작업 단계 2: 처리할 PDF 파일 추가

“PDF 메타데이터 수정” 기능에 들어가면 단계별 마법사 화면이 나타납니다. 상단에서 “처리할 레코드 선택” “처리 옵션 설정” “저장 위치 설정” “처리 시작”의 네 단계로 나뉘어 있음을 확인할 수 있습니다. 첫 단계에서는 처리할 PDF 파일을 목록에 추가해야 합니다.

스크린샷 오른쪽 위에는 “파일 추가” “폴더에서 파일 가져오기” “비우기” “더 보기” 등의 버튼이 있습니다. 지정된 소수의 PDF를 처리해야 한다면 “파일 추가”를 사용하고, 폴더에 PDF가 많다면 “폴더에서 파일 가져오기”가 더 적합합니다. 그러면 파일을 하나씩 선택하는 시간을 줄일 수 있습니다. 추가하면 소프트웨어가 표에 번호, 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보와 함께 파일 레코드를 표시합니다.

스크린샷 예시에는 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf라는 이름의 PDF 파일 4개가 가져와져 있으며 경로는 D:\test\ 아래에 있습니다. 파일 목록이 올바른지 확인한 후 아래의 “다음”을 클릭하면 메타데이터 설정 페이지로 이동합니다.

이 단계의 예상 결과는 메타데이터를 수정해야 하는 모든 PDF가 목록에 나타나고, 레코드 수가 실제 처리할 파일 수와 일치하는 것입니다. 목록에 처리할 필요가 없는 파일이 섞여 있다면 작업 열의 삭제 버튼으로 해당 레코드를 제거하거나 “비우기”로 다시 추가할 수 있습니다.

작업 단계 3: 일괄 입력할 제목, 작성자, 주제, 키워드 설정

두 번째 단계인 “처리 옵션 설정”으로 들어가면 설정 가능한 여러 필드를 볼 수 있습니다. 스크린샷에 표시된 필드는 “제목” “작성자” “주제” “키워드” “만든 날짜” “응용 프로그램” “제작 프로그램”입니다. 각 필드 왼쪽에는 해당 필드의 일괄 수정을 켤지 여부를 나타내는 스위치가 있습니다.

제목, 작성자, 주제, 키워드만 수정해야 한다면 이 네 필드의 스위치만 켜고 해당 입력란에 내용을 입력합니다. 예시에 입력된 내용은 다음과 같습니다.

• 제목: Title for 2026
• 작성자: Jack
• 주제: How to learn English
• 키워드: 2026

이 단계는 매우 중요합니다. 스위치를 켠 필드는 처리 대상인 모든 PDF 파일에 기록되고, 켜지 않은 필드는 이번 일괄 수정에 포함되지 않기 때문입니다. 스크린샷에서 “만든 날짜” “응용 프로그램” “제작 프로그램”의 스위치는 꺼져 있으며, 이는 이번 예시에서 이 정보를 수정하지 않았음을 의미합니다. 이렇게 하면 조정할 필요가 없는 속성을 실수로 변경하는 것을 피할 수 있습니다.

입력을 마친 후 아래의 “다음”을 클릭하여 저장 위치 설정으로 계속 진행합니다. 여러 파일을 처리하므로 출력 파일은 새 폴더에 저장하는 것이 좋습니다. 그러면 처리 전과 처리 후 버전을 구분하기 쉽고, 처리 완료 후 결과를抽查하기도 편리합니다.

작업 단계 4: 저장 위치 설정 후 처리 시작

마법사 상단의 흐름에 따라 처리 옵션을 설정한 뒤에는 “저장 위치 설정” 단계로 들어갑니다. 여기서의 목적은 메타데이터가 수정된 PDF 파일을 어디에 저장할지 정하는 것입니다. 처리 후 스크린샷의 파일 위치는 C:\Users\hello\Desktop\hesoft-output\으로 표시되어 있으며, 소프트웨어가 처리된 파일을 지정한 디렉터리에 출력함을 알 수 있습니다.

PDF 메타데이터를 일괄 수정할 때는 출력 위치를 너무 분산시키지 않는 것이 좋습니다. 예를 들어 “PDF 메타데이터 수정 완료” “hesoft-output” 또는 프로젝트 이름으로 된 전용 출력 폴더를 새로 만들 수 있습니다. 이렇게 하면 세 가지 장점이 있습니다. 첫째, 원본 파일을 보존할 수 있습니다. 둘째, 처리 결과를 더 쉽게 대조할 수 있습니다. 셋째, 입력 내용을 조정해야 할 경우 다시 처리해도 버전이 섞이지 않습니다.

저장 위치를 설정한 후 “처리 시작” 단계로 계속 진행합니다. 소프트웨어는 목록의 레코드에 따라 하나씩 메타데이터를 기록합니다. 일괄 처리 작업이므로 사용자는 각 PDF의 속성 창을 하나씩 열 필요도, 제목·작성자·주제·키워드를 각각 입력할 필요도 없습니다.

작업 단계 5: PDF 문서 속성을 열어 처리 결과 확인

처리가 끝나면 출력 PDF 중 하나 이상을 골라 확인하는 것이 좋습니다. 일반적인 PDF 리더기나 Adobe Acrobat으로 파일을 열고 문서 속성 창으로 들어가 제목, 작성자, 주제, 키워드가 예상한 내용으로 변경되었는지 확인합니다.

처리 후 스크린샷에서 예시 PDF의 메타데이터가 성공적으로 입력된 것을 볼 수 있습니다. 제목은 “Title for 2026”, 작성자는 “Jack”, 주제는 “How to learn English”, 키워드는 “2026”입니다. 이는 일괄 설정이 적용되었음을 의미합니다.

많은 PDF를 처리했다면 파일 이름이나 출처가 다른 몇 개의 파일을 골라 모두 같은 메타데이터 정보가 입력되었는지 확인하는 것이 좋습니다. 보관하거나 배포할 자료의 경우 이 단계를 통해 원본 파일 차이로 인한 누락을 효과적으로 방지할 수 있습니다.

자주 묻는 질문과 주의 사항

1. PDF 메타데이터를 일괄 수정하면 PDF 페이지 내용도 바뀌나요?

기능 이름과 스크린샷 흐름을 보면 “PDF 메타데이터 수정”은 주로 제목, 작성자, 주제, 키워드 같은 문서 속성 정보를 처리하는 것이지 PDF 페이지 본문 내용을 수정하는 것이 아닙니다. 따라서 페이지 안의 글자를 바꾸는 용도가 아니라 속성을 표준화하는 데 적합합니다.

2. 제목, 주제, 키워드는 어떻게 입력해야 하나요?

파일 용도에 맞게 입력하는 것이 좋습니다. 기업 보관이라면 프로젝트 이름, 연도, 부서 이름을 사용할 수 있고, 자료 배포라면 사용자가 검색하기 쉬운 단어를, 교육 자료라면 강좌명, 장 이름, 버전 번호 등을 사용할 수 있습니다. 키워드는 너무 길지 않으면서 문서 내용을 정확하게 요약할 수 있어야 합니다.

3. PDF 소프트웨어로 하나씩 수정하지 않고 일괄 도구를 사용하는 이유는 무엇인가요?

하나씩 수정하는 방식은 단일 파일에 적합하지만 여러 파일에서는 반복 작업이 크게 늘어납니다. 사무용 소프트웨어의 일괄 처리 가치는 반복 단계를 한 번에 설정해 일괄 실행하는 데 있습니다. 수십 개의 PDF라면 절약되는 시간이 분명하고, 수백 개의 PDF라면 누락이나 입력 오류 가능성도 줄일 수 있습니다.

4. 일부 필드만 수정할 수 있나요?

가능합니다. 스크린샷에서 각 메타데이터 필드 앞에 스위치가 있습니다. 수정할 필드만 켜면 됩니다. 예를 들어 “작성자”와 “키워드”만 켜면 제목이나 주제에는 영향을 주지 않습니다. 수정할지 확실하지 않은 필드는 꺼 두는 것이 좋습니다.

5. 처리 전에 원본 파일을 백업해야 하나요?

원본 파일을 보존하는 것이 좋습니다. 출력 디렉터리 방식이 처리 전후 버전을 구분하는 데 도움이 되지만, 중요한 계약서, 논문, 보고서, 보관 자료를 본격적으로 처리하기 전에는 백업을 만들고 소량의 파일로 처리 결과를 먼저 테스트하는 것이 좋습니다.

요약: 일괄 처리로 PDF 속성 유지 관리의 반복 작업 줄이기

PDF 메타데이터 일괄 수정은 사소한 요구처럼 보이지만 문서 수가 많아지면 업무 효율과 자료 관리 품질에 직접적인 영향을 줍니다. “ HeSoft Doc Batch Tool ”의 “PDF 메타데이터 수정” 기능을 사용하면 원래 하나씩 열고 항목별로 입력하고 하나씩 저장해야 했던 작업을 파일 추가 한 번, 필드 입력 한 번, 일괄 처리 한 번으로 바꿀 수 있습니다.

PDF 제목, 작성자, 주제, 키워드를 통일해야 하는 사용자에게 이 방법은 특히 자료 보관, 파일 배포, 전자책 정리, 강좌 자료 관리, 기업 문서 표준화에 적합합니다. 먼저 시험용 PDF 몇 개를 준비해 이 문서의 단계에 따라 파일 추가, 메타데이터 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작을 완료한 뒤 출력 파일을 열어 속성이 예상과 일치하는지 확인해 보는 것이 좋습니다. 흐름에 문제가 없는 것을 확인한 후 더 많은 PDF 파일의 일괄 처리 작업에 안심하고 사용할 수 있습니다.