Viele Benutzer stoßen beim Übermitteln von Informationen, beim Andocken an das System oder beim Langzeit archivieren auf das Problem "PDF-Version inkompatibel". Beispiels weise akzeptiert die andere Partei nur PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 oder PDF 2.0. Das manuelle Speichern nacheinander ist nicht nur zeit aufwändig, sondern auch fehler anfällig. Dieser Artikel kombiniert Office-Software" HeSoft Doc Batch Tool In der tatsächlichen Benutzer oberfläche wird klargest ellt, wie PDF-Dateien stapel weise importiert, die Ziel version ausgewählt und die Konvertierung auf einheitliche Weise abgeschlossen werden. Nach dem Lesen können Sie schnell die Methode zum Konvertieren von PDF-Datei versionen in Chargen in 1.5, 1.6, 2.0 und andere Versions nummern beherrschen, um Doppel vorgänge zu reduzieren und die Effizienz der Dokument verarbeitung zu verbessern.
Inkonsistente Versionen von PDF-Dateien sind ein häufiges Problem im täglichen Büro. Beispiels weise unterstützen einige Geschäfts systeme nur niedrigere Versionen von PDF, einige Partner verlangen die Einreichung von PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 oder PDF 2.0, und einige Archivierung szenarien erfordern bestimmte PDF/A-Standards. Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, kann die manuelle Verarbeitung kaum abgeschlossen werden. Sobald jedoch eine Stapel konvertierung erforderlich ist, ist das Speichern nacheinander nicht nur ineffizient, sondern es ist auch leicht, Dateien zu verpassen und die falsche Version auszuwählen.
Was in diesem Artikel gelöst werden soll, istKonvertieren Sie PDF-Datei-Versionen in Chargen in 1.5, 1.6, 2.0 oder andere Versions nummernDas Problem. Mit Hilfe von Office-Software HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere PDF-Dateien gleichzeitig importieren, die Ziel version einheitlich festlegen und dann zentral verarbeiten, was sich besonders für die Stapel datei sortierung und die standard isierte Ausgabe eignet.
Anwendbare Szenarien
Dieser Artikel ist hilfreich, wenn Sie mit diesen Situationen konfrontiert sind:
- Das System der anderen Partei fordert die PDF-Version auf, zu hoch oder zu niedrig zu sein, um sie hochzuladen.
- Ein Stapel von PDF muss einheitlich in PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7 oder PDF 2.0 konvertiert werden.
- Es muss gemäß den Archivierung spezifikationen in Standard versionen wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-4 konvertiert werden.
- Das Unternehmen muss täglich PDF-Dateien wie Verträge, Berichte, Handbücher und gescannte Kopien in Chargen verarbeiten, um Doppel arbeit zu reduzieren.
- Die Dokument quelle ist komplex und die Version ist inkonsistent. Sie muss einheitlich ausgegeben werden, bevor sie an Kunden oder interne Systeme verteilt wird.
Für Verwaltungs-, Rechts-, Finanz-, Archiv-, Projekt-, Betriebs-und andere Positionen, die häufig eine große Anzahl von Dokumenten verarbeiten, ist die Stapel konvertierung von PDF-Versionen eine sehr typische Büro anforderung.
Effekt vorschau
Vor der Verarbeitung
Nachdem Sie das PDF-Tool von der Software-Homepage aus eingegeben haben, sehen Sie"PDF in eine andere PDF-Version konvertieren"Funktions eingang. Dieser Eintrag erklärt, dass die Software die direkte Anpassung der PDF-Datei version unterstützt, anstatt die PDF-Datei in andere Formate zu konvertieren.
Nach dem Aufrufen der Funktion besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeiten den Dateien hinzuzufügen. Sichtbar in der Benutzer oberfläche"Dateien hinzufügen""Dateien aus Ordnern importieren""Leeren"Warten Sie auf Schaltflächen und zeigen Sie den Dateinamen, den Pfad, die Erweiterung, die Erstellung szeit, die Änderungs zeit und andere Informationen in Form einer Liste an, damit Sie überprüfen können, ob der Import korrekt ist.
Nach der Verarbeitung
Bei der Einstellung der Verarbeitung optionen bietet die Software eine Vielzahl von optionalen Versionen, einschl ießlich der allgemeinenPDF 1.0, PDF 1.1, PDF 1.2, PDF 1.3, PDF 1.4, PDF 1.5, PDF 1.6, PDF 1.7, PDF 2.0Es unterstützt auch mehrere Standards wie PDF/A, PDF/X, PDF/UA usw. Nachdem Sie die Ziel version ausgewählt haben, können Sie den Speicherort festlegen und mit der Stapel verarbeitung beginnen.
Nach Abschluss der Verarbeitung erhalten Sie eine Reihe von PDF-Dateien in einer einheitlichen Version, die besser für System-Uploads, Dokumenten austausch und Langzeit archivierung geeignet ist.
Betriebs schritte
Schritt 1: Gehen Sie zur Funktion "PDF in eine andere PDF-Version konvertieren"
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Wählen Sie linksPDF-Tools, Und dann in der Funktions liste suchen und klicken Sie auf"PDF in eine andere PDF-Version konvertieren".
Der Zweck dieses Schritts:Geben Sie das richtige Stapel verarbeitung modul ein und vermeiden Sie die Auswahl von "PDF zu Word", "PDF zu Excel", "PDF zu TXT" und anderen Format konvertierungs funktionen.
Erwartete Ergebnisse:Gehen Sie zur Verarbeitung seite der Funktion und zeigen Sie den schrittweisen Prozess an, z. B. "Datensatz auswählen, der verarbeitet werden muss", "Verarbeitung optionen festlegen", "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten".
Schritt 2: Batch-Hinzufügen von PDF-Dateien, die eine konvertierte Version benötigen
Importieren Sie nach dem Aufrufen der Verarbeitungs-Seite die Datei im Schritt „ Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen “. Sie können entsprechend der tatsächlichen Situation wählen:
- Dateien hinzufügen: Geeignet für die Auswahl mehrerer PDF-Dateien aus verschiedenen Positionen.
- Dateien aus Ordnern importieren: Geeignet für den einmaligen Import einer großen Anzahl von PDF-Dateien im selben Ordner.
Sobald der Import abgeschlossen ist, wird die Datei in der Liste angezeigt, die Sie sehen können:
- Dateiname
- Datei-Pfad
- Erweiterung
- Zeit erstellen
- Zeit ändern
Wenn der Import falsch ist, können Sie auch"Leeren"Fügen Sie einzelne Dateien erneut hinzu oder entfernen Sie sie durch einen Lösch vorgang auf der rechten Seite der Liste.
Der Zweck dieses Schritts:Sammeln Sie Dateien, die gleichzeitig in die PDF-Version konvertiert werden müssen, in die Aufgaben liste.
Erwartete Ergebnisse:Alle ausstehenden PDFs werden genau in der Liste angezeigt. Die Anzahl der Datensätze stimmt mit der tatsächlichen Anzahl der Dateien überein. Klicken Sie dann auf"Weiter"Gehen Sie zur Versions seite.
Schritt 3: Wählen Sie die Ziel-PDF-Version wie 1.5, 1.6, 2.0
Auf der Seite "Verarbeitung optionen festlegen" sehen Sie mehrere Versions optionen.
Häufige Bedürfnisse sind in der Regel:
- PDF 1.5
- PDF 1.6
- PDF 1.7
- PDF 2.0
Das Beispiel im Screenshot ist aktiviertPDF 2.0. Wenn Ihr Ziel darin besteht, PDF-Stapel in 1.5 oder 1.6 zu konvertieren, wählen Sie hier einfach die entsprechende Version aus.
Neben der regulären PDF-Version finden Sie auf der Seite auch Standard versionen wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/UA-1 usw. Diese Optionen sind auch praktisch für Benutzer mit Anforderungen an Archivierung, Druck, Zugänglich keit oder branchen spezifische Spezifikationen.
Der Zweck dieses Schritts:Klären Sie die Ziels tandards für die Ausgabe datei, um sicher zustellen, dass die konvertierte PDF-Datei die System kompatibilität oder die Archivierung sanford rungen erfüllt.
Erwartete Ergebnisse:Die Ziel version ist korrekt ausgewählt, z. B. PDF 1.5, PDF 1.6 oder PDF 2.0. Klicken Sie dann auf"Weiter"Fahren Sie fort.
Schritt 4: Stellen Sie den Speicherort ein und starten Sie die Stapel verarbeitung
Aus dem Schnitts telle prozess geht hervor, dass nach den Versions einstellungen"Stellen Sie den Speicherort ein"Und"Beginnen Sie mit der Verarbeitung"Zwei Schritte. Mit anderen Worten, setzen Sie nach Auswahl der PDF-Version den Ausgabe ort gemäß dem Prozess fort und führen Sie dann die Stapel verarbeitung durch.
Der Zweck dieses Schritts:Geben Sie ein einheitliches Ausgabe verzeichnis für konvertierte PDF-Dateien an, um die spätere Suche, das Hochladen oder die Archivierung zu erleichtern.
Erwartete Ergebnisse:Die Software gibt die verarbeiteten Dateien gemäß der von Ihnen ausgewählten PDF-Ziel version in Stapeln aus.
Häufig gestellte Fragen oder Überlegungen
1. Wählen Sie PDF 1.5, 1.6 oder 2.0?
Das Prinzip ist einfach:Vorbehalt lich der Anforderungen des Empfängers. Wenn die andere Partei PDF 1.5 eindeutig festlegt, wählen Sie nicht 1.6 oder 2.0. Wenn keine besonderen Anforderungen vorliegen, kann die Entscheidung normaler weise auf der Grundlage der Kompatibilität des Geschäfts systems getroffen werden. Alte Systeme neigen dazu, PDF 1.4, 1.5 oder 1.6 zu bevorzugen, während neue Umgebungen möglicher weise PDF 1.7 oder PDF 2.0 akzeptieren.
2. Ist es für den Stapel import geeignet, "Dateien hinzufügen" oder "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden?
Wenn die Dateien an mehreren Speicherorten verteilt sind, wird empfohlen, "Dateien hinzufügen" zu verwenden. Wenn die Dateien bereits im selben Verzeichnis organisiert sind, ist es effizienter, "Dateien aus Ordnern importieren" zu verwenden. Dies ist auch der Kernwert der Stapel verarbeitung von Office-Software: Reduzierung wiederholter Klicks.
3. Möchten Sie die Datei liste vor der Konvertierung überprüfen?
Es wird empfohlen, dies zu überprüfen. Insbesondere wenn Sie Dutzende oder Hunderte von PDFs in Stapeln verarbeiten, bestätigen Sie zuerst den Namen, den Pfad und die Anzahl der Datensätze, um zu vermeiden, dass irrelevante Dateien versehen tlich verarbeitet werden.
4. Was ist der Unterschied zwischen PDF/A, PDF/X und normalen PDF-Versionen?
Gewöhnliche PDF 1.5, 1.6 und 2.0 sind eher auf Versions kompatibilität ausgerichtet, PDF/A ist eher auf Langzeit speicherungs-und Archivierung ausgerichtet, PDF/X wird häufig zum Drucken verwandter Szenen verwendet, PDF/UA bezieht sich auf das barrierefreie Lesen. Wenn Sie nur das Problem "Das System erkennt nur eine PDF-Version" lösen, wählen Sie normaler weise die normale PDF-Version aus.
5. Warum wird empfohlen, eine Stapel verarbeitung software zu verwenden, anstatt sie manuell zu speichern?
Da es nicht schwierig ist, eine Datei manuell zu verarbeiten, ist die Schwierigkeit eine große Anzahl wiederholter Vorgänge. Der Wert von Office-Software liegt in:Batch-Import, einheitliche Einstellung, einmalige Verarbeitung. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fluktuation srate des manuellen Betriebs.
Zusammenfassung
Wenn Sie brauchenKonvertieren Sie PDF-Datei-Versionen in Chargen in 1.5, 1.6, 2.0 oder andere Versions nummernZeit verwenden HeSoft Doc Batch Tool Es ist viel effizienter als die manuelle Verarbeitung nacheinander. Der Gesamt prozess ist sehr klar: Geben Sie zuerst die Funktion "PDF in andere Versionen von PDF konvertieren" ein, fügen Sie dann Dateien in Stapeln hinzu, wählen Sie dann die Ziel version aus, legen Sie schließlich den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung.
In Büros zen arien, in denen häufig Verträge, Berichte, Dateien, gescannte Kopien und andere Dokumente verarbeitet werden, kann diese Batch-Verarbeitung methode Doppel arbeit erheblich reduzieren und die Datei standard isierung und Liefer effizienz verbessern.
Wenn Sie derzeit von Inkompatibilität der PDF-Version, System-Upload-Fehlern oder Massen archivierung sanford rungen betroffen sind, wird empfohlen, die Schritte in diesem Artikel direkt zu befolgen. Testen Sie zuerst die Ziel version mit einem kleinen Stapel von Dateien und führen Sie dann eine groß angelegte Konvertierung durch, die sicherer und effizienter ist.