Wenn Sie angesichts einer Reihe von Docx-Dokumenten die alten Schlüssel wörter in jeder Datei in neue Schlüssel wörter ändern müssen, ist es sehr ineffizient, Word manuell zu öffnen, um sie zu finden und zu ersetzen. Dieser Artikel beginnt mit der tatsächlichen Büros zene und zeigt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool Importieren Sie Word-Dateien stapel weise und legen Sie mehrere Sätze von Regeln für das Ersetzen von Schlüssel wörtern in derselben Aufgabe fest. Im Beispiel wird Australia durch Canada und USA durch Japan ersetzt, was für Benutzer referenzen geeignet ist, die Verträge, Berichte, Vorlagen und Produkt informationen einheitlich ändern müssen.
Viele Büro mitarbeiter sind auf ähnliche Probleme gestoßen: Nach Abschluss eines Projekts ändert sich der Projektname, eine Reihe von Vertrags vorlagen müssen die Unternehmens informationen aktualisieren, der Abteilungs name in den Schulungs materialien muss einheitlich angepasst werden, der Bereich, das Modell oder das Marken wort im Produkt handbuch muss Batch ersetzen. Eine einzelne Word-Datei kann mit der integrierten Such-und Ersetzung funktion verarbeitet werden. Wenn es sich jedoch um mehrere Docx-Dateien handelt oder sogar jede Datei durch mehrere Texts ätze ersetzt werden muss, wird der manuelle Vorgang zu einer sich wiederholen den Arbeit.
In diesem Artikel wird eine Methode vorgestellt, die für das Massen büro besser geeignet ist: Verwenden Sie" HeSoft Doc Batch Tool "Führen Sie eine Stapel suche und-ersetzung für mehrere Word-Dateien durch. Wir werden Screenshots kombinieren, um den Status der Datei vor der Verarbeitung, den Effekt nach dem Ersetzen und die vollständigen Schritte vom Aufrufen der Funktion über das Hinzufügen von Dateien, das Festlegen von Schlüssel wörtern bis zum Beginn der Verarbeitung zu veranschaulichen. Nach dem Lesen können Sie dieselbe Methode auf die Batch-Text aktualisierungs aufgaben von Word-Dokumenten wie docx und doc anwenden.
Anwendbare Szenarien: Wann müssen Sie Text in Word-Dokumenten stapel weise ersetzen?
Die Batch-Suche und-Ersetzung ist nicht einfach "schneller". Sie eignet sich besser für Dokument verarbeitung aufgaben mit klaren Regeln, einer großen Anzahl von Dateien und manuellen Fehlern. Solange Sie die Entsprechung zwischen "altem Text" und "neuem Text" auflisten können, können Sie die Stapel verarbeitung in Betracht ziehen.
Beispiels weise muss die Verwaltungs abteilung möglicher weise den alten Abteilungs namen in mehreren Benachricht igungs dokumenten in den neuen Abteilungs namen ändern. Das Verkaufs team muss möglicher weise den alten Produktnamen in den Angebots informationen in das neue Modell ändern. Das juristische Personal muss möglicher weise das alte Unternehmen in der Vertrags vorlage ändern. Adresse, Kontakt person und Datum werden einheitlich aktualisiert. Das Betriebs personal muss möglicher weise den Regional-oder Markennamen im Aktivität splan gleichzeitig ersetzen. Bei diesen Aufgaben kann die Verwendung von Office-Software zum Stapeln von Dateien viele wiederholte Klicks reduzieren.
In diesem Beispiel werden 6 Word-Dokumente verarbeitet, und der Inhalt enthält eine Einführung in Obsts orten. Es gibt zwei Länder namen, die ersetzt werden müssen: Australia in Canada und USA in Japan. Diese Anforderung von "mehreren Dateien, mehreren Schlüssel wörtern und Ersetzen durch Korrespondenz" ist ein typisches Anwendungs szenario für das Batch-Such ersatz werkzeug.
Effekt vorschau: Änderungen von der Vor verarbeitung bis zur Nach verarbeitung
Vor der Verarbeitung enthält der Ordner 6 docx-Dateien mit Dateinamen von 1.docx bis 6.docx. Sie sind die Eingabe dateien für diese Massen aufgabe. Für die eigentliche Arbeit können diese Dokumente auch Verträge, Lebensläufe, Projektpläne, Produkt beschreibungen, Schulungs materialien usw. sein. Solange es sich um Word-Dateien handelt, können sie auf die vom Tool unterstützte Weise importiert und verarbeitet werden.
Öffnen Sie das Dokument vor der Verarbeitung können Sie sehen, dass die Seite Bilder und Text beschreibungen enthält. Nach dem Feld "Land der Ordnung" erscheint das Beispiel auf der linken Seite Australia und das Beispiel auf der rechten Seite USA. Der rote Pfeil im Screenshot markiert, wo er ersetzt werden muss. Das heißt, diese Wörter sind nicht Teil des Dateinamens, sondern Schlüssel wörter im Text inhalt von Word.
Nachdem Sie dasselbe Dokument erneut überprüft haben, ist das ursprüngliche Australia Kanada und die USA Japan geworden. Andere Text beschreibungen, Bilder und Tabellen rahmen auf der Seite sind noch vorhanden. Für den Benutzer ist es am wichtigsten zu bestätigen, dass der Ersatz ort korrekt ist und der Inhalt nach dem Ersetzen den Erwartungen entspricht.
Aus diesem Vergleich vorher und nachher geht hervor, dass der Wert der Batch-Suche und-Ersetzung nicht nur darin besteht, ein Wort zu ersetzen, sondern mehrere Sätze von Ersetzung regeln gleichzeitig auf einen Stapel von Word-Dateien anzuwenden. Solange die Eingabe regeln korrekt sind, ist es nicht erforderlich, die Suche und Ersetzung nacheinander zu wiederholen.
Aktions schritte: Suchen und ersetzen Sie mehrere Schlüssel wörter in einer docx-Datei
Schritt 1: Suchen Sie die Funktion zum Ersetzen von Schlüssel wörtern im Word-Tool
Öffnen Sie" HeSoft Doc Batch Tool "Wählen Sie danach in der linken Navigations leiste" Word Tools "aus. Im rechten Funktions bereich werden mehrere Word-bezogene Stapel operations karten angezeigt. Dieses Mal wird die erste Funktion verwendet: "Batch-Suche und Ersetzen von Schlüssel wörtern im Inhalt der Word-Datei".
Der Grund für die Wahl dieser Funktion ist klar: Was wir ändern möchten, ist der Textinhalt im Text der Word-Datei, nicht der Dateiname, der Ordnern ame oder der Bildinhalt. Daher müssen Sie den Funktions eintrag eingeben, der sich speziell mit Word-Inhalts schlüssel wörtern befasst. Nachdem Sie auf die Karte geklickt haben, ruft die Software die entsprechende Führungs verarbeitungs-Seite auf.
Schritt 2: Importieren Sie die zu verarbeiten den Word-Dateien
Nach dem Aufrufen der Funktions seite sehen Sie oben Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr". Wenn Sie nur wenige Dateien verarbeiten, können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken, um sie auszuwählen. Wenn sich alle Word-Dokumente im selben Verzeichnis befinden, können Sie "Dateien aus Ordnern importieren" verwenden, was für den Stapel import besser geeignet ist.
Im Screenshot hat die Software 6 Dateien mit den Namen 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx, 5.docx, 6.docx importiert. Der Pfad wird im Verzeichnis D:\ test angezeigt und die Erweiterungen sind docx. In der Tabelle sind auch die Erstellung szeit und die Änderungs zeit aufgeführt und der Speicherort für das Löschen einzelner Datensätze angegeben.
In diesem Schritt wird empfohlen, sich auf drei Dinge zu konzentrieren: Erstens, ob die Anzahl der Datensätze mit der Anzahl der zu verarbeiten den Dateien überein stimmt, zweitens, ob der Pfad korrekt ist, um den Import des falschen Ordners zu vermeiden, und drittens, ob die Erweiterung ein Word-Dateityp ist, der verarbeitet werden muss. Nachdem Sie bestätigt haben, dass keine Probleme mit der Datei liste auftreten, klicken Sie unten auf "Weiter".
Schritt 3: Legen Sie die genaue Suche fest und geben Sie die Keyword-Korrespondenz ein
Nachdem Sie "Verarbeitung optionen festlegen" eingegeben haben, müssen Sie zuerst die Such methode auswählen. Das Häkchen im Screenshot lautet "Text genau suchen". Wenn Sie den Originaltext genau kennen, den Sie suchen möchten, z. B. Australien, USA, einen Firmennamen oder eine feste Nummer, ist die genaue Suche klarer.
Unten auf der Seite befindet sich der Kernbereich dieses Batch-Ersatzes. Füllen Sie den alten Inhalt in die Liste der zu suchen den Keywords auf der linken Seite und den neuen Inhalt in die Liste der ersetzten Keywords auf der rechten Seite aus. Die Einstellungen im Screenshot lauten wie folgt:
- Links Zeile 1: Australia; rechts Reihe 1: Canada.
- Zeile 2 auf der linken Seite: USA; Zeile 2 auf der rechten Seite: Japan.
Dies bedeutet, dass die Software Australia in der importierten Word-Datei sucht und durch Canada ersetzt. gleichzeitig nach USA sucht und durch Japan ersetzt. Viele Sätze von Schlüssel wörtern entsprechen Zeilen, Zeilennummern sind sehr wichtig. Wenn sich links 5 Zeilen befinden, sollte die rechte Seite auch die entsprechenden 5 Zeilen in der gleichen Reihenfolge ausfüllen.
In der Benutzer oberfläche sehen Sie auch zusätzliche Optionen wie "Groß-und Kleinschreibung von Buchstaben ignorieren", "Übereinstimmung mit vollständigen Wörtern anstelle von Teilen von Wörtern". Sie eignen sich zur Steuerung des Matching-Bereichs. Wenn beispiels weise englische Schlüssel wörter nicht einheitlich sind, können Sie die Groß-und Kleinschreibung ignorieren. Wenn Sie befürchten, dass ein kurzes Wort in anderen Wörtern angezeigt und versehen tlich ersetzt wird, können Sie eine vollständige Wort übereinstimmung in Betracht ziehen. Ob ein Kontroll kästchen ausgewählt werden soll, sollte anhand des Inhalts des Dokuments entschieden werden.
Schritt 4: Stellen Sie die Ausgabe position ein und führen Sie die Stapel verarbeitung durch
Aus der oberen Prozess leiste ist ersichtlich, dass die aktuelle Aufgabe schrittweise ausgeführt wird: Wählen Sie zuerst den zu verarbeiten den Datensatz aus, legen Sie dann die Verarbeitung optionen fest, legen Sie dann den Speicherort fest und beginnen Sie schließlich mit der Verarbeitung. Klicken Sie nach Abschluss der Keyword-Einstellungen weiter auf "Weiter" und befolgen Sie die Anweisungen auf der Benutzer oberfläche, um den Speicherort der verarbeiteten Datei auszuwählen.
Bei wichtigen Dokumenten wird empfohlen, die Original datei nicht direkt zu überschreiben, sondern die Verarbeitung sergeb nisse in einem neuen Ausgabe verzeichnis zu speichern. Auf diese Weise kann die Original version für eine spätere Überprüfung beibehalten werden. Wenn Sie feststellen, dass die Ersatz regel nicht geeignet ist, können Sie die Regel auch neu anpassen und erneut verarbeiten.
Nach dem Betreten der Phase "Verarbeitung starten" führt die Software Batch-Ersetzungen gemäß der Liste der zuvor importierten Dateien und Keyword-Regeln durch. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ausgabe dokument, um die Position der Schlüssel wörter zu überprüfen. In diesem Beispiel hat der verarbeitete Effekt gezeigt, dass Australia zu Kanada und USA zu Japan wird.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen für den Betrieb
1. Die Liste der Schlüssel wörter auf der linken und rechten Seite muss einzeln entsprechen
Wenn Sie mehrere Schlüssel wörter stapel weise ersetzen, ist es am anfällig sten für Fehler, dass die Zeilennummer nicht entspricht. Die erste Zeile auf der linken Seite entspricht der ersten Zeile auf der rechten Seite, und die zweite Zeile auf der linken Seite entspricht der zweiten Zeile auf der rechten Seite. Wenn eine Zeile in der Mitte fehlt, kann die nachfolgende Ersetzung beziehung alle falsch ausgerichtet sein. Daher wird empfohlen, nach dem Ausfüllen Zeile für Zeile zu überprüfen.
2. Testen Sie zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien und verarbeiten Sie dann alle Dateien
Bei Dokumenten wie Verträgen, wichtigen Berichten und Kunden informationen wird nicht empfohlen, alle Dokumente beim ersten Mal zu verarbeiten. Sie können zuerst 1 bis 2 Beispiel dokumente zum Testen kopieren, bestätigen, dass das Ergebnis des Ersatzes von Schlüssel wörtern, die Formatierung speicherung und der Ausgabe ort korrekt sind, und dann den gesamten Ordner für die Stapel verarbeitung importieren.
3. Achten Sie auf die Übereinstimmung von Groß-und Kleinschreibung und vollständigen Wörtern in Englisch
Wenn Sie englische Abkürzungen, Ländernamen, Produkt modelle usw. ersetzen, wirken sich Groß-und Kleinschreibung sowie Wort grenzen auf das Ergebnis aus. Ob beispiels weise USA, usa und Usa ersetzt werden sollen, muss entsprechend den tatsächlichen Anforderungen entschieden werden. Die zusätzlichen Optionen im Screenshot bieten relevante Steuerungs eingänge. Sie sollten die Merkmale des Dokument inhalts vor der Verwendung verstehen.
4. Verwenden Sie keine zu kurzen oder zu allgemeinen Wörter als Schlüssel wörter
Wenn die Suche nach Schlüssel wörtern zu kurz ist, z. B. ein einzelner Buchstabe, ein häufig verwendetes chinesisches Schrift zeichen oder ein gebräuchliches Wort, kann es mit vielen Positionen übereinstimmen, die nicht geändert werden sollten. Es wird empfohlen, vollständige und klare Schlüssel wörter wie den vollständigen Firmennamen, den vollständigen Feld wert, den vollständigen Regional namen und nicht das vage Fragment zu verwenden.
5. Überprüfen Sie nach der Verarbeitung repräsent ative Dokumente nach dem Zufalls prinzip
Der Abschluss der Stapel verarbeitung bedeutet nicht, dass keine Inspektion erforderlich ist. Es wird empfohlen, mindestens einige Dokumente verschiedener Typen nach dem Zufalls prinzip zu überprüfen, um fest zustellen, ob die Ersatz position korrekt ist, insbesondere ob die Tabelle, Kopf-und Fuß zeile, Titel und Text absätze den Erwartungen entsprechen. Dadurch können Probleme mit der Regel einstellung rechtzeitig erkannt werden.
Zusammenfassung: Lassen Sie den Word-Batch-Ersatz von einer wiederholten Arbeit zu einer Einstellung wechseln
Der Schlüssel zum Batch-Suchen mehrerer Docx-Dateien nach Ersatz text besteht darin, "Word nacheinander öffnen und ändern" in "Dateien zuerst eingeben, Regeln festlegen und schließlich einheitlich verarbeiten" zu ändern. Durch HeSoft Doc Batch Tool , Sie können mehrere Word-Dateien in einer Benutzer oberfläche hinzufügen und mehrere Sätze von Schlüssel wörtern in einer Listen methode festlegen, um die Beziehung zu ersetzen, die für einheitliche Aktualisierungs aufgaben für eine große Anzahl von Dokumenten geeignet ist.
Wenn Sie eine Reihe von Verträgen, Berichten, Produkt informationen oder Vorlagen dateien pflegen, können Sie die Schritte in diesem Artikel befolgen: Geben Sie das Word-Tool ein, wählen Sie die Ersatz funktion für die Stapel suche aus, importieren Sie die Datei, legen Sie die genaue Suche und Ersetzung von Schlüssel wörtern fest, wählen Sie den Speicherort aus und starten Sie Verarbeitung. Es wird empfohlen, zuerst die Beispiel dokumente zu sichern oder zu testen und sie dann stapel weise auszuführen, nachdem bestätigt wurde, dass sie korrekt sind. Dies kann nicht nur die Effizienz verbessern, sondern auch das Risiko fehlender Änderungen verringern, die durch manuelle Änderungen verursacht werden.