Dieser Artikel beschreibt die Verwendung HeSoft Doc Batch Tool , Konvertieren Sie mehrere PDF-Dateien gleichzeitig in das Word-Format, das für Szenarien geeignet ist, die eine sekundäre Bearbeitung erfordern, wie Verträge, Berichte, Daten archivierung und Papier materialien. Der Artikel kombiniert die Renderings vor und nach der Verarbeitung und die Software-Bedien oberfläche, um den gesamten Prozess von der Auswahl von PDF-Tools, dem Hinzufügen von Dateien, dem Überprüfen der Liste, dem Festlegen des Speicherorts und dem Starten der Verarbeitung zu erläutern, wodurch Benutzer wiederholte Konvertierungs vorgänge reduzieren und die Büro effizienz verbessern können.
Im täglichen Büro eignen sich PDF-Dateien sehr gut zum Übertragen, Archivieren und Drucken. Wenn wir jedoch Inhalte ändern, Text extrahieren, Daten neu setzen oder integrieren müssen, sind PDF-Dateien nicht so praktisch wie Word-Dokumente. Insbesondere wenn Sie Dutzende oder Hunderte von PDF-Berichten, Verträgen, Lebensläufen oder Bewerbung unterlagen gleichzeitig erhalten, ist es nicht nur zeit aufwändig, sondern auch leicht zu übersehen, wenn Sie sie einzeln öffnen und in Word konvertieren. Das in diesem Artikel zu lösenden Problem ist sehr klar: So konvertieren Sie viele PDF-Dateien stapel weise in das Word-Format und versuchen, die Dateinamen korrespondenz beizu behalten, um die spätere Suche und Bearbeitung zu erleichtern.
Das Folgende ist Office-Software" HeSoft Doc Batch Tool "Zum Beispiel, um den Vorgang der Stapel konvertierung mehrerer PDF-Dateien in Word-Dokumente zu demonstrieren. Die Position ierung der Software ist ein Tool zur Stapel verarbeitung von Dokumenten, das zum zentral isierten Ausführen wiederholter und mechanischer Datei verarbeitung schritte geeignet ist und die Zeit kosten für manuelle Vorgänge nacheinander reduziert. Das Word-Format in diesem Artikel bezieht sich haupt sächlich auf gängige Docx-Dokumente und kann auch als die täglichen Anforderungen von PDF zu Word, PDF zu Doc, PDF zu Docx usw. verstanden werden.
Anwendbare Szenarien: Welche Situationen eignen sich für Batch-PDF-to-Word
Die Batch-PDF-Konvertierung von Word ist nicht nur für eine bestimmte Branche geeignet. Solange eine große Anzahl von PDF-Dateien eine sekundäre Bearbeitung erfordert, können Sie diese Art von Office-Software verwenden, um die Effizienz zu verbessern. Beispiels weise muss das Verwaltungs personal mehrere Mitteilungen und System dokumente in bearbeitbare Dokumente umwandeln, das Finanz-oder Prüfungs personal muss den PDF-Bericht in Word umwandeln und die Anweisungen organisieren, der Lehrer oder Schüler muss das PDF-Material in docx konvertieren und dann Absätze extrahieren, das juristische und das Verkaufs personal Es ist notwendig, mehrere Vertrags-PDF-Dateien in Word zu konvertieren, um Änderungen an den Bedingungen zu erleichtern. Daten admini strato ren müssen möglicher weise auch historische PDF-Dateien in das Word-Format konvertieren, um das anschließende Abrufen und Aktualisieren zu erleichtern.
Wenn Sie nur gelegentlich eine PDF-Datei konvertieren, können auch Online-Tools oder einzelne Dokument konvertie rungen durchgeführt werden. Wenn die Anzahl der Dateien jedoch groß ist, ist der Wert der Stapel verarbeitung offen sichtlich. Es kann "Datei auswählen, Konvertierung durchführen und Ergebnisse ausgeben" in einer Aufgabe zentralisieren, um wiederholte Klicks zu reduzieren und das Auslaufen, die falsche Übertragung oder die Verwechslung einer bestimmten Datei aufgrund der manuellen Verarbeitung zu vermeiden.
Effekt vorschau: Mehrere PDF-Dateien vor der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung können Sie mehrere PDF-Dateien im Ordner sehen, z. B. 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf. Die Erweiterungen dieser Dateien sind alle PDF, was darauf hinweist, dass sie derzeit noch im PDF-Format sind und normaler weise von einem speziellen PDF-Reader geöffnet werden müssen. Wenn Sie den Text ändern, den Inhalt in den Bericht kopieren oder neu setzen möchten, müssen Sie ihn zuerst in Word-Dokumente konvertieren.
Wie aus dem Pre-Processing-Effekt hervor geht, handelt es sich in diesem Beispiel nicht um eine einzelne Datei konvertierung, sondern um eine gleichzeitige Verarbeitung mehrerer PDF-Dateien. In Szenarien, die Batch-Daten, Batch-Verträgen und Batch-Berichten ähneln, kann diese Art von Datei, obwohl die Anzahl der Dateien nicht groß ist, bereits die Idee des Batch-Vorgangs widerspiegeln: Stellen Sie die zu verarbeiten den PDF-Dateien zuerst in dasselbe Verzeichnis und importieren Sie sie dann auf einmal über Software.
Effekt vorschau: Generieren Sie das entsprechende Word-Dokument nach der Verarbeitung
Nach Abschluss der Konvertierung generieren die ursprünglichen 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf die entsprechenden 1.docx, 2.docx, 3.docx bzw. 4.docx. Der Dateiname behält eine entsprechende Beziehung bei und die Erweiterung ändert sich von PDF zu docx, was darauf hinweist, dass die Datei in das Word-Dokument format konvertiert wurde. Sie können Word oder kompatible Office-Software verwenden, um das Öffnen, Bearbeiten und Speichern fortzusetzen.
Dieses Eins-zu-Eins-entsprechende Ausgabe ergebnis ist für das Batch-Büro sehr wichtig. Unter der Annahme, dass die Original datei "Kunde A-Vertrag. pdf", "Kunde B-Vertrag. pdf" und "Kunde C-Vertrag. pdf" ist, können Sie schnell feststellen, aus welchem PDF jedes Word-Dokument stammt, wenn der Dateiname nach der Konvertierung weiterhin korrespondiert, wodurch die Sortier kosten gesenkt werden. Es ist auch einfacher, eine klare Datei struktur für Dokumente aufrecht zu erhalten, die an Kollegen, Kunden oder Archivierung systeme geliefert werden müssen.
Schritt 1: Gehen Sie zum PDF-Tool und wählen Sie PDF in Word konvertieren
Öffnen HeSoft Doc Batch Tool Später sehen Sie in der Funktions kategorie links mehrere Werkzeug eingänge, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da diese Aufgabe darin besteht, PDF in Word zu konvertieren, sollten Sie zuerst die Kategorie "PDF-Tools" auf der linken Seite aufrufen.
Auf der PDF-Tool-Seite zeigt die Software mehrere PDF-Stapel verarbeitung funktionen in Form von Karten an, z. B. das Hinzufügen von Stempeln in PDF-Bildern, Klartext auf PDF-Bildern, Löschen von Seiten in PDF, Konvertierung von PDF in PowerPoint, Konvertierung von PDF in Excel usw. Laut Screenshot lautet die Ziel funktions karte "13, PDF in Word konvertieren" und der Beschreibung stext lautet "PDF-Dateien in das Word-Format konvertieren". Klicken Sie auf die Funktion, um zur Aufgaben seite PDF to Word zu gelangen.
Der Zweck dieses Schritts besteht darin, zu bestätigen, dass die ausgewählte Funktion mit dem Ziel überein stimmt. Da dieselbe Office-Software normaler weise viele Stapel verarbeitung funktionen enthält, ist das Ausgabe ergebnis unterschied lich, wenn Sie es fäl schlicher weise als PDF zu PPT, PDF zu Excel oder PDF zu Bildern auswählen. Daher ist es sehr wichtig zu bestätigen, dass der Seiten titel oder der Funktions karten name "PDF in Word konvertieren" heißt, bevor Sie mit dem Hinzufügen von Dateien beginnen.
Schritt 2: Hinzufügen von PDF-Dateien, die konvertiert werden müssen
Nach dem Aufrufen der Seite "PDF in Word konvertieren" werden oben auf der Benutzer oberfläche Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordnern importieren", "Leeren" und "Mehr" angezeigt. Bei einer kleinen Anzahl von PDF-Dateien können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken, um die zu verarbeiten den Dateien manuell auszuwählen. Wenn sich die PDF-Dateien im selben Ordner befinden, eignet sich die Verwendung von "Dateien aus Ordnern importieren" besser für die Stapel verarbeitung, wodurch die Zeit für die Auswahl nacheinander verkürzt werden kann.
Im Screenshot wurden 4 PDF-Dateien importiert. In der Liste werden Seriennummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellung szeit, Änderungs zeit und Aktions spalte angezeigt. Sie können sehen, dass die Dateinamen 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf sind. Der Pfad befindet sich im Test verzeichnis der Festplatte D, die Erweiterungen sind alle PDF und die Anzahl der Datensätze unten ist 4.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist, dass alle PDF-Dateien, die konvertiert werden müssen, in der Aufgaben liste angezeigt werden. Es wird empfohlen, zu überprüfen, ob die Anzahl der Dateien in der Liste mit den tatsächlichen Anforderungen überein stimmt, ob die Datei erweiterungen alle PDF sind und der Pfad korrekt ist, bevor Sie auf Weiter klicken. Wenn Sie feststellen, dass eine Datei irreführend ist, können Sie sie über die Schaltfläche Löschen in der Aktions spalte entfernen. Wenn die Liste falsch ist, können Sie sie auch mit "Löschen" erneut hinzufügen.
Schritt 3: Überprüfen Sie die Datensätze und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort
Das am meisten gefürchtete an Batch-Konvertierungs aufgaben ist nicht der komplizierte Vorgang, sondern die ungenaue Datei liste. Der Screenshot befindet sich derzeit im ersten Schritt des Prozesses "Datensätze auswählen, die verarbeitet werden müssen". Die Software hat die zu verarbeiten den PDF-Dateien zur einfachen Überprüfung durch den Benutzer in einer Tabelle aufgelistet. "Name" in der Tabelle wird verwendet, um die Datei selbst zu bestätigen, "Pfad" wird verwendet, um den Quell ort zu bestätigen, "Erweiterung" wird verwendet, um das Format zu bestätigen, "Erstellung szeit" und "Änderungs zeit" können bei der Beurteilung helfen, ob die richtige Version ausgewählt ist.
Wenn Sie bestätigt haben, dass alle 4 PDF-Dateien konvertiert werden müssen, klicken Sie unten in der Benutzer oberfläche auf die Schaltfläche "Weiter". Zu diesem Zeitpunkt wird die Software in den zweiten Schritt des Prozesses "Speicherort festlegen" aufgenommen. Die Bedeutung des Festlegen des Speicherorts besteht darin, zu klären, wo das konvertierte Word-Dokument ausgegeben wird, um zu vermeiden, dass die Datei nach Abschluss der Konvertierung nicht gefunden wird. Für die Stapel konvertierung wird empfohlen, einen separaten Ausgabe ordner auszuwählen, z. B. Verzeichnisse wie "PDF zu Word-Ergebnissen" und "docx-Ausgabe", um nachfolgende Überprüfungen zu erleichtern.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie mit der Verarbeitung
Gemäß der Process-Eingabe aufforderung oben auf der Seite besteht die gesamte Aufgabe aus drei Phasen: "Auswählen des zu verarbeiten den Datensatzes", "Festlegen des Speicherorts" und "Beginn der Verarbeitung". Nachdem Sie die Datei prüfung abgeschlossen und auf Weiter geklickt haben, müssen Sie den Speicherort für das konvertierte Word-Dokument festlegen. Der Speicherort kann nach Ihren eigenen Datei verwaltungs gewohnheiten ausgewählt werden: Wenn Sie ihn von der ursprünglichen PDF-Datei unterscheiden möchten, wird empfohlen, ihn im neuen Ordner zu speichern. Wenn er nur vorübergehend verarbeitet wird, kann er auch im Ergebnis ordner im Projekt verzeichnis gespeichert werden.
Nachdem die Einstellung des Speicherorts abgeschlossen ist, geben Sie die Phase "Verarbeitung starten" ein, um die Batch-PDF-zu-Word-Aufgabe auszuführen. Die Software verarbeitet die Datensätze in der Import liste und konvertiert PDF-Dateien in das Word-Format. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ausgabe verzeichnis, um die resultierende docx-Datei anzuzeigen. In diesem Beispiel erhalten Sie nach der Verarbeitung 1.docx, 2.docx, 3.docx und 4.docx, die dem ursprünglichen PDF-Dateinamen entsprechen.
Häufig gestellte Fragen und Vorsicht maßnahmen
1. Kann PDF direkt nach der Übertragung von Word bearbeitet werden?Wenn das PDF selbst aus Word, einer Satz software oder einem elektronischen Dokument exportiert wird, eignet es sich normaler weise besser zum Bearbeiten nach der Konvertierung. Wenn das PDF durch Scannen von Bildern generiert wird, wird der konvertierte bearbeitbare Effekt durch den ursprünglichen Dateiinhalts typ beeinflusst. In diesem Artikel wird nicht empfohlen, den Erkennungs effekt der gescannten Kopie als absolut konsistent zu verstehen, und das konvertierte Word-Dokument sollte tatsächlich Vorrang haben.
2. Muss ich die Dateien vor der Stapel konvertierung organisieren?Es wird empfohlen zu organisieren. Legen Sie denselben Stapel von PDF-Dateien, die konvertiert werden müssen, in denselben Ordner. Sie können direkt "Dateien aus Ordnern importieren" verwenden, was effizienter ist als das Hinzufügen nacheinander und es ist nicht einfach, die Auswahl zu verpassen.
3. Wird der Dateiname verwirrend sein?Unter dem Gesichtspunkt der Auswirkungen vor und nach der Verarbeitung entspricht 1.pdf im Beispiel der Generierung von 1.docx, und 2.pdf entspricht der Generierung von 2.docx. Behalten Sie den entsprechenden Dateinamen in der Stapel aufgabe bei, was für das anschließende Korrektur lesen und Ablegen von Vorteil ist. Um Verwirrung zu vermeiden, ist es am besten, nicht mehrere Dateien vor der Konvertierung mit gleichen Namen zuzulassen und nicht zu unterscheiden den Dateien in verschiedenen Verzeichnissen zu mischen und zu importieren.
4. Warum sollte der Speicherort separat festgelegt werden?Bei der Stapel verarbeitung werden mehrere Ergebnis dateien generiert. Wenn sie direkt im Original verzeichnis verstreut sind, können sie mit der Original-PDF gemischt werden. Nach dem Einrichten eines separaten Ausgabe verzeichnisses sind die Verarbeitung sergeb nisse konzentrierter und es ist bequemer zu überprüfen, zu kopieren, zu verpacken und zu senden.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie wiederholte PDF-to-Word-Vorgänge mit Batch-Verarbeitung
Das Batch-Konvertieren von PDF in das Word-Format löst im Wesentlichen das Problem des wiederholten Büros. Ursprünglich mussten Sie die PDF einzeln öffnen, nacheinander konvertieren und nacheinander speichern HeSoft Doc Batch Tool Dies kann zentral erfolgen: Wählen Sie zuerst "PDF in Word konvertieren", fügen Sie dann Dateien hinzu oder importieren Sie sie aus dem Ordner, überprüfen Sie die Aufgaben liste, legen Sie den Speicherort fest und beginnen Sie schließlich mit der Verarbeitung. Nach Abschluss der Verarbeitung generieren mehrere PDF-Dateien das entsprechende Docx-Dokument, um die Bearbeitung, Organisation und Archivierung zu erleichtern.
Wenn Sie häufig mit einer großen Menge an PDF-Daten konfrontiert sind und diese in Word-, Docx-oder bearbeitbare Dokumente konvertieren müssen, wird empfohlen, die Dateien zuerst in einem Ordner zu sammeln und dann die Stapel konvertierungs funktion gemäß den Schritten in diesem Artikel zu verwenden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verringert auch das Risiko von fehlenden Übergängen und Fehl einlagen und macht den Dokumenten verarbeitung prozess standard isierter und effizienter.