Cet article explique comment utiliser HeSoft Doc Batch Tool , Convertissez plusieurs fichiers PDF en format Word à la fois, ce qui convient aux scénarios qui nécessitent une modification secondaire tels que les contrats, les rapports, l'archivage des données et le matériel de thèse. L'article combine les rendus et l'interface d'exploitation du logiciel avant et après le traitement pour expliquer le processus complet de la sélection des outils PDF, de l'ajout de fichiers, de la vérification de la liste, de la définition de l'emplacement d'enregistrement et du début du traitement, aidant les utilisateurs à réduire les opérations de conversion répétées et à améliorer l'efficacité du bureau.
Dans le bureau quotidien, les fichiers PDF sont très adaptés à la distribution, à l'archivage et à l'impression, mais lorsque nous devons modifier le contenu, extraire du texte, réorganiser ou intégrer des données, les fichiers PDF ne sont pas aussi pratiques que les documents Word. Surtout lorsque vous recevez des dizaines ou des centaines de rapports PDF, de contrats, de CV ou de documents de candidature à la fois, si vous les ouvrez un par un et les convertissez en Word, cela prendra non seulement du temps, mais il est également facile de manquer des documents. Le problème à résoudre dans cet article est clair: comment convertir par lots de nombreux fichiers PDF au format Word et essayer de garder les noms de fichiers correspondants pour faciliter la recherche et l'édition ultérieures.
Ce qui suit est un logiciel de bureau" HeSoft Doc Batch Tool "Par exemple, il démontre le processus de conversion par lots de plusieurs fichiers PDF en documents Word. Le positionnement du logiciel est un outil de traitement par lots de documents, qui convient à l'achèvement centralisé des étapes de traitement de fichiers répétitives et mécaniques, et réduit le coût en temps de fonctionnement manuel un par un. Le format Word dans cet article fait principalement référence aux documents docx courants, qui peuvent également être compris comme les exigences quotidiennes des utilisateurs telles que PDF to Word, PDF to doc, PDF to docx, etc.
Scènes applicables: ce qui convient pour les lots PDF à Word
La conversion PDF par lots de Word ne convient pas seulement à un certain secteur. Tant qu'il y a un grand nombre de PDF nécessitant une modification secondaire, vous pouvez utiliser ce type de logiciel de bureau pour améliorer l'efficacité. Par exemple, le personnel administratif doit convertir plusieurs notifications et documents du système en documents modifiables; le personnel financier ou d'audit doit convertir les rapports PDF en Word et organiser les instructions; les enseignants ou les étudiants doivent convertir les données PDF en docx et extraire les paragraphes; les affaires juridiques et les ventes Le personnel a besoin de convertir plusieurs PDF de contrat en Word pour faciliter la modification des conditions; les administrateurs de données peuvent également avoir besoin de convertir uniformément les fichiers PDF historiques au format Word pour faciliter la récupération et la mise à jour ultérieures.
Si vous ne convertissez qu'un PDF de temps en temps, des outils en ligne ou des conversions de documents individuels peuvent également être effectuées; mais lorsque le nombre de fichiers est important, la valeur du traitement par lots est évidente. Il peut concentrer «sélectionner des fichiers, effectuer des conversions et produire des résultats» en une seule tâche, réduire les clics répétés et éviter les transferts manqués, les erreurs de rotation ou la confusion des noms d'un fichier en raison d'un traitement manuel.
Aperçu de l'effet: avant le traitement est plusieurs fichiers PDF
Avant le traitement, plusieurs fichiers PDF, tels que 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, peuvent être vus dans le dossier. Les extensions de ces fichiers sont tous des PDF indiquant qu'ils sont actuellement encore au format PDF et nécessitent généralement un lecteur PDF dédié pour l'ouvrir. Si vous souhaitez modifier le corps du texte, copier le contenu dans le rapport ou le réorganiser, vous devez d'abord les convertir en document Word.
Comme le montre l'effet de pré-traitement, cet exemple n'est pas une conversion de fichier unique, mais plusieurs PDF sont traités simultanément. Pour les scènes similaires aux données par lots, aux contrats par lots et aux rapports par lots, bien que le nombre de ces fichiers ne soit pas important, il peut déjà refléter l'idée des opérations par lots: placez d'abord les fichiers PDF en attente dans le même répertoire, puis les importer à la fois via le logiciel.
Aperçu de l'effet: Générer le document Word correspondant après le traitement
Une fois la conversion terminée, les 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf et 4.pdf originaux génèrent respectivement les 1.docx, 2.docx, 3.docx et 4.docx correspondants. Le nom du fichier maintient une correspondance et l'extension passe du pdf au docx, ce qui indique que le fichier a été converti au format de document Word. Vous pouvez continuer à ouvrir, éditer et enregistrer à l'aide de Word ou d'un logiciel bureautique compatible.
Ce résultat de sortie correspondant un par un est très important pour le bureau par lots. En supposant que le fichier d'origine soit "contrat client A. pdf", "contrat client B. pdf" et "contrat client C. pdf", si le nom du fichier correspond toujours après la conversion, vous pouvez rapidement déterminer de quel PDF provient chaque document Word et réduire le coût de finition. Il est également plus facile de maintenir une structure de fichiers claire pour les documents qui doivent être livrés à des collègues, des clients ou des systèmes d'archivage.
Étape 1: Accédez à l'outil PDF et choisissez la conversion PDF en Word
Ouvrir HeSoft Doc Batch Tool Plus tard, dans la catégorie des fonctions de gauche, vous pouvez voir plusieurs entrées d'outils, y compris les outils Word, Excel, PowerPoint, PDF, etc. Étant donné que cette tâche consiste à convertir PDF en Word, vous devez d'abord entrer dans la catégorie "Outils PDF" à gauche.
Dans la page d'outils PDF, le logiciel affiche plusieurs fonctions de traitement par lots PDF sous forme de cartes, telles que l'ajout de timbres PDF, la clarté du texte sur les images PDF, la suppression de pages dans les PDF, la conversion de PDF en PowerPoint, la conversion de PDF en Excel, etc. Selon la capture d'écran, la carte de fonction cible est "13, PDF Conversion en Word" et le texte de la description est "Convertir des fichiers PDF en format Word par lots". Cliquez sur la fonction pour accéder à la page de tâches de PDF en Word.
Le but de cette étape est de confirmer que la fonction choisie est conforme à l'objectif. Parce que le même logiciel de bureau contient généralement de nombreuses fonctions de traitement par lots, si vous sélectionnez par erreur PDF en PPT, PDF en Excel ou PDF en image, le résultat de sortie sera différent. Par conséquent, avant de commencer à ajouter des fichiers, il est très nécessaire de confirmer que le titer de la page ou le titer de la carte de fonction s'appelle "Convertir PDF en Word".
Étape 2: Ajouter des fichiers PDF qui doivent être convertis
Après être entré dans la page "Convertir PDF en Word", vous pouvez voir des boutons tels que "Ajouter des fichiers", "Importer des fichiers à partir d'un dossier", "Vider" et "Plus" en haut de l'interface. Pour une petite quantité de PDF, vous pouvez cliquer sur "Ajouter des fichiers" pour sélectionner manuellement les fichiers à traiter; si les fichiers PDF sont tous placés dans le même dossier, l'utilisation de "Importer des fichiers à partir d'un dossier" est plus appropriée pour le traitement par lots, ce qui peut réduire le temps de sélection un par un.
4 fichiers PDF ont été importés dans la capture d'écran. La liste affiche le numéro de série, le nom, le chemin, l'extension, l'heure de création, l'heure de modification et la colonne d'opération. Vous pouvez voir que les noms de fichiers sont 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf, le chemin se trouve dans le répertoire test du disque D, l'extension est pdf et le nombre d'enregistrements affichés en bas est 4.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les PDF qui doivent être convertis apparaissent dans la liste des tâches. Il est recommandé de vérifier si le nombre de fichiers dans la liste correspond à la demande réelle, si les extensions de fichiers sont tous des PDF et si le chemin est correct avant de cliquer sur Suivant. Si vous trouvez un fichier induit en erreur, vous pouvez le supprimer en actionnant le bouton Supprimer dans la colonne; si la liste n'est pas correcte, vous pouvez également utiliser "Vider" pour l'ajouter à nouveau.
Opération Étape 3: Vérifiez les enregistrements et passez à l'étape suivante
La chose la plus redoutée dans les tâches de conversion par lots n'est pas la complexité des opérations, mais l'inexactitude de la liste de fichiers. Dans la capture d'écran, il est actuellement à l'étape 1 du processus "Sélectionnez les enregistrements à traiter". Le logiciel a répertorié les fichiers PDF en attente dans un tableau pour une vérification facile des utilisateurs. Le "nom" dans le tableau est utilisé pour confirmer le fichier lui-même, le "chemin" est utilisé pour confirmer l'emplacement de la source, "l'extension" est utilisée pour confirmer le format, "l'heure de création" et "l'heure de modification" peuvent aider à déterminer si la version correcte est sélectionnée.
Après avoir confirmé que les 4 fichiers PDF doivent être convertis, cliquez sur le bouton "Suivant" en bas de l'interface. À ce stade, le logiciel entrera dans la deuxième étape du processus "Définir l'emplacement de sauvegarde". L'importance de définir l'emplacement de sauvegarde est de clarifier où le document Word converti sort, afin d'éviter que le fichier ne puisse être trouvé une fois la conversion terminée. Pour la conversion par lots, il est recommandé de sélectionner un dossier de sortie distinct, tel que des répertoires tels que "PDF to Word Results" et "docx Sortie" pour une vérification ultérieure.
Étape 4: Définir l'emplacement de sauvegarde et commencer le traitement
Selon l'invite de processus en haut de la page, la tâche complète comprend trois étapes: «Sélectionner les enregistrements à traiter», «Définir l'emplacement d'enregistrement» et «Démarrer le traitement». Après avoir terminé la vérification des fichiers et cliqué sur Suivant, vous devez définir l'emplacement d'enregistrement pour le document Word converti. L'emplacement d'enregistrement peut être sélectionné en fonction de vos propres habitudes de gestion de fichiers: si vous souhaitez le distinguer du PDF d'origine, il est recommandé de l'enregistrer dans un nouveau dossier; s'il ne s'agit que d'un traitement temporaire, vous pouvez également l'enregistrer dans le dossier de résultats dans le répertoire du projet.
Une fois la configuration de l'emplacement de sauvegarde terminée, entrez dans l'étape «Démarrer le traitement» et effectuez la tâche PDF en bloc vers Word. Le logiciel traite les fichiers PDF au format Word en suivant les enregistrements dans la liste d'importation. Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour afficher le fichier docx généré. Dans cet exemple, 1.docx, 2.docx, 3.docx, 4.docx sont obtenus après le traitement, qui correspond au nom de fichier PDF d'origine.
Questions fréquemment posées et considérations
1. Est-il certainement possible de modifier directement après PDF en Word?Si le PDF lui-même est exporté par Word, un logiciel de composition ou un document électronique, il est généralement plus adapté à l'édition après la conversion; si le PDF est généré par une image numérisée, l'effet modifiable converti sera affecté par le type de contenu du fichier d'origine. Cet article ne recommande pas que l'effet de reconnaissance du scanner soit interprété comme absolument cohérent. En fait, le document Word converti prévaudra.
2. Besoin d'organiser les fichiers avant de convertir par lots?Il est recommandé de trier. En plaçant le même lot de PDF à convertir dans le même dossier, vous pouvez utiliser directement "Importer des fichiers à partir du dossier", ce qui est plus efficace que d'ajouter un par un, et il est moins facile de manquer la sélection.
3. Le nom du fichier sera-t-il confus?Du point de vue des effets avant et après le traitement, 1.pdf dans l'exemple génère 1.docx et 2.pdf génère 2.docx. Maintenir la correspondance des noms de fichiers dans les tâches par lots est propice à la relecture et à l'archivage ultérieures. Pour éviter toute confusion, il est préférable de ne pas donner de nom à plusieurs fichiers avant la conversion et de ne pas mélanger et importer des fichiers indiscernables dans différents répertoires.
4. Pourquoi définir l'emplacement de sauvegarde séparément?Le traitement par lots génère plusieurs fichiers de résultats qui, s'ils sont directement dispersés dans le répertoire d'origine, peuvent être mélangés avec le fichier PDF d'origine. Après avoir configuré un répertoire de sortie séparé, les résultats du traitement sont plus centralisés et il est plus pratique de vérifier, copier, emballer et envoyer.
Résumé: Réduire les opérations PDF en Word en double avec le traitement par lots
La conversion en masse de PDF au format Word résout essentiellement le problème du bureau répété. Les opérations qui devaient à l'origine ouvrir les fichiers PDF un par un, les convertir un par un et les enregistrer une par une HeSoft Doc Batch Tool Cela peut être fait de manière centralisée: sélectionnez d'abord "Convertir PDF en Word", puis ajoutez des fichiers ou importez à partir d'un dossier, vérifiez la liste des tâches, définissez l'emplacement d'enregistrement et commencez enfin le traitement. Une fois le traitement terminé, plusieurs PDF génèrent le document docx correspondant pour faciliter l'édition, l'organisation et l'archivage.
Si vous faites souvent face à un grand nombre de données PDF et que vous devez les convertir en Word, docx ou des documents modifiables, il est recommandé de concentrer les fichiers dans un dossier, puis d'utiliser la fonction de conversion par lots en suivant les étapes de cet article. Cela permet non seulement de gagner du temps, mais également de réduire le risque de fuites et de dépôts erronés, et de rendre le processus de traitement des documents plus standardisé et plus efficace.