Das Textformat in mehreren PDFs ist ähnlich, der Inhalt jedoch unterschiedlich. Die manuelle Suche und Ersetzung kostet viel Zeit. Dieser Artikel demonstriert anhand eines Szenarios zur Stapelersetzung von PDF-Schlüsselwörtern, wie Sie in HeSoft Doc Batch Tool mehrere PDFs importieren, Formeln zur unscharfen Textsuche verwenden und über ähnliche Platzhalterregeln Monate und vierstellige Jahreszahlen abgleichen, um schließlich alte Daten in PDFs einheitlich durch neue Daten zu ersetzen – ideal für die stapelweise Überarbeitung von Berichten, Bekanntmachungen, Verträgen und archivierten Dateien.
Wenn viele Leute auf die Anforderung stoßen, PDFs zu ändern, ist ihre erste Reaktion, eine Datei zu öffnen, nach einem Wort zu suchen, es einmal zu ersetzen, dann zu speichern und mit der nächsten Datei fortzufahren. Bei nur ein oder zwei Dateien ist das kein großes Problem, aber bei Dutzenden von Berichten, Hunderten von Mitteilungen oder einem Stapel von Vertragsanhängen ist das wiederholte Öffnen von PDFs, das Auffinden von Schlüsselwörtern und das manuelle Ändern von Daten sehr ineffizient. Noch problematischer ist, dass die Schlüsselwörter in den PDFs möglicherweise nicht völlig identisch sind: In einem Monat steht „April“, in einem anderen „Mai“; das eine Jahr ist 2017, das andere 2020 oder 2024. Verlässt man sich nur auf eine exakte Suche, übersieht man leicht die unterschiedlichen Schreibweisen.
Dieser Artikel erklärt anhand des Beispiels der Stapelersetzung von Daten in PDFs, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Stapelersetzung mehrerer PDF-Schlüsselwörter durchführen. Es handelt sich um eine Software zur Stapelverarbeitung von Dokumenten für den Büroalltag, die sich auf die Lösung der Stapelverarbeitung von Dateien, die Reduzierung von sich wiederholender Arbeit und die Steigerung der Arbeitseffizienz konzentriert. Mithilfe der Funktion „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ der Software können wir Platzhalter oder Formeln für die unscharfe Textsuche verwenden, um Monate und Jahre in mehreren PDFs gleichzeitig zu erfassen und einheitlich durch den Zielinhalt zu ersetzen.
Anwendungsszenarien: Besonders nützlich, wenn Text in PDFs stapelweise geändert werden muss
Die Stapelersetzung von PDF-Schlüsselwörtern ist nicht nur auf Daten beschränkt. Immer wenn es den Bedarf zur stapelweisen Überarbeitung in Ihren PDFs gibt, können Sie diese Methode in Betracht ziehen. Zum Beispiel, wenn nach einer Firmenumbenennung der alte Name in historischen Unterlagen durch den neuen Namen ersetzt werden muss; wenn nach der Anpassung von Projektnummern die Nummern in Berichten stapelweise ersetzt werden müssen; wenn nach der Überarbeitung von Schulungsmaterialien die Versionsnummer, das Veröffentlichungsdatum oder der Name des Dozenten einheitlich aktualisiert werden müssen; wenn bei der Wiederverwendung von Vorlagen für Verwaltungsmitteilungen der Monat, das Jahr und der Abteilungsname der vorherigen Ausgabe durch neue Inhalte ersetzt werden müssen.
Der Vorteil der unscharfen Suche mit Platzhaltern oder Formeln liegt darin, dass sie Texte mit regelmäßigen Veränderungen verarbeiten kann. So sind Jahre in der Regel vierstellige Zahlen, Nummern können aus Buchstaben und Zahlen bestehen und Monate können aus mehreren englischen Wörtern ausgewählt werden. Im Vergleich zur expliziten Auflistung aller möglichen Werte kann die unscharfe Suche mit weniger Regeln mehr Text abdecken. Für Personen, die regelmäßig mit PDFs, Word, docx, doc, Excel-Tabellen oder anderen Bürodokumenten arbeiten, kann die Beherrschung von Stapelverarbeitungsmethoden den Aufwand für sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Ergebnisvorschau: Von mehreren PDF-Dateien zu einem einheitlichen Ersetzungsergebnis
Die Verarbeitungsobjekte dieser Demonstration sind eine Gruppe von PDF-Dateien. Im Screenshot ist zu sehen, dass sich im Ordner insgesamt 4 PDFs befinden: 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf und 4.pdf. In der Praxis könnten diese Dateien verschiedene Versionen desselben Berichtstyps sein oder PDFs desselben Formats, die von verschiedenen Abteilungen eingereicht wurden. Der erste Schritt bei der Verwendung eines Stapelverarbeitungswerkzeugs besteht darin, diese Zieldateien gesammelt in dieselbe Aufgabe zu importieren.
Wenn Sie die PDF vor der Verarbeitung öffnen, zeigt die Seite das Datum „April 13, 2017“ an. Der rote Rahmen markiert die beiden Teile, die beachtet werden müssen: April und 2017. Hier wird nicht das vollständige Datum als einziges Suchobjekt verwendet, da die Daten in den verschiedenen Dateien möglicherweise nicht völlig übereinstimmen. Würde man nur nach „April 13, 2017“ suchen, würde ein Inhalt wie „May 13, 2018“ nicht gefunden werden. Daher behandelt dieses Beispiel Monat und Jahr getrennt: Der Monat wird mit optionaler Übereinstimmung gesucht, das Jahr mit einer Regel für vierstellige Zahlen.
Wenn Sie die PDF nach der Verarbeitung erneut öffnen, sehen Sie, dass das Datum in „August 13, 2026“ geändert wurde. Die 13 in der Mitte hat sich nicht verändert, was zeigt, dass die Regel nur Monat und Jahr betraf und die Tageszahl nicht mit ersetzt wurde. Dieses Ergebnis zeigt den Wert der unscharfen Stapelsuche und -ersetzung: Sie ermöglicht die stapelweise Änderung variabler Felder und behält gleichzeitig Inhalte bei, die nicht verändert werden sollen.
Schritte: Unscharfe Stapelsuche und -ersetzung in PDF mit dem Assistenten durchführen
Schritt 1: Suchen-und-Ersetzen-Funktion im PDF-Tool öffnen
Nachdem Sie HeSoft Doc Batch Tool gestartet haben, navigieren Sie zunächst in der linken Navigation zum PDF-Werkzeug. Auf der rechten Seite werden mehrere Karten für die PDF-Stapelverarbeitung angezeigt, darunter PDF mit Passwortschutz versehen, Wasserzeichen zu PDF hinzufügen, Seiten aus PDF löschen, PDF in Word konvertieren, PDF in TXT konvertieren usw. Um Schlüsselwörter im PDF-Inhalt stapelweise zu ersetzen, wählen Sie die erste Funktionskarte: Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen.
Dieser Einstieg dient dazu, eine Stapelersetzungsaufgabe einzurichten. Im Gegensatz zu herkömmlichen PDF-Editoren arbeitet er nicht mit einer einzelnen Datei, sondern ermöglicht dem Benutzer zunächst die Auswahl mehrerer Dateien, dann die einheitliche Konfiguration von Such- und Ersetzungsregeln und schließlich die stapelweise Ausgabe der Ergebnisse. Für Szenarien mit mehreren Dateien ist dieser Ablauf besser geeignet und erleichtert die Überprüfung der einzelnen Schritte auf Richtigkeit.
Schritt 2: Zu verarbeitende PDF-Dateien importieren und Liste bestätigen
Auf der Seite „Suchen und Ersetzen“ bietet die Software oben zwei Haupteinstiege: Dateien hinzufügen und Dateien aus Ordner importieren. Wenn Sie die PDFs bereits in einem Ordner haben, empfiehlt es sich, „Dateien aus Ordner importieren“ zu verwenden, da so alle PDFs auf einmal hinzugefügt werden können. Befinden sich die Dateien an verschiedenen Orten, können Sie „Dateien hinzufügen“ verwenden und sie einzeln auswählen.
Nach dem Import werden die Dateien in der Datensatzliste angezeigt. Der Screenshot zeigt eine Liste mit 4 Datensätzen, alle mit der Erweiterung .pdf. Angezeigt werden Dateiname, Pfad, Erstellungsdatum, Änderungsdatum usw. Es wird empfohlen, den Dateiumfang sorgfältig zu überprüfen, denn die Effizienz der Stapelverarbeitung ergibt sich aus der gleichzeitigen Verarbeitung mehrerer Dateien, aber nur, wenn die Importliste korrekt ist. Bei fehlerhaft importierten Dateien können Sie einzelne Dateien über die Zeilenoperation „Löschen“ entfernen oder die Auswahl über „Leeren“ zurücksetzen. Nachdem Sie die Anzahl der Datensätze und die Dateinamen überprüft haben, klicken Sie auf „Weiter“ unten auf der Seite.
Schritt 3: Option 'Unscharfe Textsuche mit Formel verwenden' aktivieren
Im Schritt „Verarbeitungsoptionen einrichten“ erscheint eine Auswahl für den Suchmodus. Hier gibt es zwei Möglichkeiten: Text exakt suchen und Unscharfe Textsuche mit Formel verwenden. Wenn Sie ein völlig feststehendes Wort ersetzen möchten, z. B. den alten Firmennamen A durch den neuen Firmennamen B, können Sie „Text exakt suchen“ wählen. Da in diesem Beispiel jedoch „April“ oder „Mai“ sowie eine beliebige vierstellige Jahreszahl gesucht werden soll, muss „Unscharfe Textsuche mit Formel verwenden“ aktiviert sein.
Im unteren Bereich dieser Seite befindet sich links die Liste der zu suchenden Schlüsselwörter und rechts die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter. Beide Seiten korrespondieren zeilenweise; stellen Sie sicher, dass die Reihenfolge übereinstimmt. Die Einstellungen im Screenshot lassen sich so verstehen: Links in Zeile 1 steht April|May für die Suche nach „April“ oder „Mai“, rechts in Zeile 1 steht August für die Ersetzung des gefundenen Monats durch „August“; links in Zeile 2 steht \d{4} für die Suche nach einer vierstelligen Zahl, rechts in Zeile 2 steht 2026 für die Ersetzung der gefundenen vierstelligen Zahl durch „2026“.
Diese Vorgehensweise lässt sich gut auf andere Büroszenarien übertragen. Sollen z. B. mehrere alte Versionsnummern durch eine neue ersetzt werden, kann links die Suchregel für die alte Version und rechts die neue Version eingetragen werden; sollen verschiedene Jahre auf das aktuelle Jahr vereinheitlicht werden, kann eine ähnliche Methode für vierstellige Zahlen verwendet werden. Aber je breiter die Regel, desto wichtiger ist ein vorheriger Test, um die Ersetzung von Zahlen zu vermeiden, die nicht ersetzt werden sollen.
Schritt 4: Speicherort festlegen, um Überschreiben der Original-PDF zu vermeiden
Nach Abschluss der Einstellungen für die Schlüsselwortoptionen klicken Sie auf „Weiter“, um den Speicherort festzulegen. Oben im Assistenten sehen Sie den gesamten Ablauf, unterteilt in die vier Phasen: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen einrichten, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Der Schritt „Speicherort festlegen“ ist sehr wichtig, da er bestimmt, wohin die verarbeiteten PDFs ausgegeben werden.
Es wird empfohlen, als Ausgabeort einen neuen Ordner festzulegen, z. B. mit dem Namen „Nachbearbeitung“ oder „Ersetzungsergebnisse“. Dies hat drei Vorteile: Erstens bleiben die Original-PDFs erhalten, sodass eine Rückverfolgung möglich ist; zweitens können Unterschiede zwischen Vorher und Nachher schnell verglichen werden; drittens können bei fehlerhaften Regeln die Ausgabeergebnisse gelöscht und die Verarbeitung neu gestartet werden, ohne die Originaldateien zu beeinträchtigen. Für offizielle Geschäftsunterlagen, insbesondere Verträge, Auditberichte, Bekanntmachungen, Ausschreibungsunterlagen usw., ist die Aufbewahrung der Originale eine notwendige Sicherheitspraxis.
Schritt 5: Verarbeitung starten und Ausgabeergebnisse prüfen
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, gehen Sie zur Phase „Verarbeitung starten“. Die Software führt nun die Suche und Ersetzung für jede PDF in der Importliste einzeln aus. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die PDFs im Ausgabeverzeichnis und überprüfen Sie die Ergebnisse. Für dieses Beispiel sollte das Zielergebnis sein, dass der Monat zu „August“ und das Jahr zu „2026“ geändert wurde, während die Tageszahl 13 unverändert bleibt.
Es wird davon abgeraten, nur eine einzige Datei zu überprüfen. Wenn die aktuelle Aufgabe viele PDFs umfasst, überprüfen Sie stichprobenartig einige Dateien vom Anfang, aus der Mitte und vom Ende; wenn die Dateiinhalte stark variieren, erhöhen Sie die Anzahl der Stichproben. Bei besonders wichtigen Unterlagen können Sie die Regeln vor der Verarbeitung zunächst an 1 bis 2 Beispiel-PDFs testen und erst nach Bestätigung der Richtigkeit alle Dateien für die Stapelverarbeitung importieren.
Häufige Fragen und Hinweise: So wird die PDF-Stapelersetzung präziser
1. Was bedeutet April|May?
In diesem Beispiel bedeutet April|May die Suche nach „April“ oder „Mai“. Es eignet sich für Szenarien, in denen mehrere optionale Wörter vorkommen können. Wenn beispielsweise in Dokumenten unterschiedliche Monate, Abteilungsabkürzungen oder alte Bezeichnungen auftauchen können, können durch eine ähnliche Regel mehrere mögliche Werte zu einem Ersetzungsergebnis zusammengeführt werden. Beachten Sie jedoch, dass die konkreten Regeln den Hilfeinformationen auf der Softwareseite entsprechen sollten und vor der Anwendung anhand weniger PDFs getestet werden sollten.
2. Warum kann \d{4} Jahre erkennen?
\d{4} bedeutet die Suche nach 4 aufeinanderfolgenden Ziffern und wird daher häufig zur Suche nach Jahreszahlen verwendet. Im Screenshot ersetzt es vierstellige Zahlen wie 2017 durch 2026. Es erkennt aber nicht nur Jahre – immer wenn in einer PDF mindestens 4 aufeinanderfolgende Ziffern vorhanden sind, können diese erfasst werden. Wenn es in den Dateien also noch Berichtsnummern, Telefondurchwahlen, Betragsnummern oder ähnliche vierstellige Zahlen gibt, ist Vorsicht geboten. Entwerfen Sie bei Bedarf präzisere Suchkriterien oder führen Sie vorab Tests mit einer Stichprobe durch.
3. Warum wurden nach der Ersetzung nur Monat und Jahr geändert, die Tageszahl 13 aber nicht?
Weil die Suchliste in diesem Beispiel nur zwei Regeln enthält: eine Monatsregel und eine Regel für vierstellige Zahlen. Die Tageszahl 13 ist eine zweistellige Zahl, entspricht also nicht \d{4} und gehört auch nicht zu April|May. Daher wird sie nicht ersetzt. Das zeigt, dass bei der Einrichtung der unscharfen Suche der Umfang der Regeln das Ersetzungsergebnis direkt beeinflusst. Nur wenn die Regeln präzise formuliert sind, wird auch nur das geändert, was geändert werden soll.
4. Kann jeglicher Text in einer PDF ersetzt werden?
Nicht alle PDFs sind für eine direkte Textersetzung geeignet. Wurde die PDF aus einem Bildscan erzeugt, ist der Text auf der Seite möglicherweise gar kein echter Text, sondern Teil des Bildes. In solchen Fällen kann die übliche Schlüsselwortsuche ins Leere laufen. Versuchen Sie vor der Verarbeitung, Text im PDF-Reader zu markieren. Lässt er sich nicht markieren, handelt es sich möglicherweise um eine gescannte PDF. Solche Dateien müssen in der Regel zunächst einer Erkennung oder Konvertierung unterzogen werden, bevor eine Textersetzung in Betracht gezogen werden kann.
5. Welche Vorbereitungen sind vor der Stapelersetzung nötig?
Es wird empfohlen, drei Dinge vorzubereiten: Erstens, die zu verarbeitenden PDFs in einem Ordner zu sammeln, um Auslassungen zu vermeiden; zweitens, die Originaldateien zu sichern oder zumindest das Ausgabeverzeichnis auf einen neuen Ort festzulegen; drittens, Suchregeln und Ersetzungsergebnisse klar zu definieren und idealerweise vorab an Beispieldateien zu testen. Die Stapelverarbeitung strebt nach Effizienz, aber Genauigkeit ist ebenso wichtig, insbesondere wenn Regeln Platzhalter oder Formeln enthalten – achten Sie darauf, einen zu großen Erfassungsbereich zu vermeiden.
Zusammenfassung: Effizienz der PDF-Stapelverarbeitung mit Platzhalterdenken steigern
Die Schwierigkeit bei der Stapelersetzung von mehreren PDF-Schlüsselwörtern liegt nicht im Ersetzen eines einzelnen feststehenden Wortes, sondern in der Behandlung von Texten, die ein ähnliches Format, aber unterschiedlichen Inhalt haben. Mithilfe der Funktion „Schlüsselwörter in PDF suchen und ersetzen“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie mehrere PDFs in eine Aufgabe importieren und die unscharfe Textsuche mit Formeln nutzen, um eine platzhalterähnliche Suche zu realisieren. Im Beispiel des Artikels wurden „April“ oder „Mai“ einheitlich durch „August“ und alle vierstelligen Jahre durch 2026 ersetzt, wodurch eine Stapelaktualisierung des Datumsfeldes erreicht wurde.
Wenn Sie regelmäßig Schlüsselwörter in PDF-Berichten, Verträgen, Mitteilungen oder archivierten Unterlagen stapelweise ändern müssen, sollten Sie diesen assistentengeführten Stapelverarbeitungsprozess bevorzugen: Funktion auswählen, Dateien importieren, Regeln für unscharfe Suche festlegen, Speicherort bestimmen, Verarbeitung starten und Ergebnisse stichprobenartig prüfen. Im Vergleich zum manuellen Ändern durch einzelnes Öffnen von PDFs ist diese Methode zeitsparender, standardisierter und besser für den hohen Bedarf an Bürodokumentenverarbeitung in Teams geeignet.