Wie kann man mittlere Felder in Ordnernamen stapelweise entfernen? Anleitung zum Löschen von Inhalten anhand von Start- und Endmarkierungen

Projektordner enthalten häufig Entwurfskennzeichen, interne Nummern, alte Versionsinformationen und temporäre Anmerkungen. Wenn diese Inhalte zwischen festen Anfangs- und Endmarkierungen stehen, müssen sie nicht einzeln gesucht und manuell umbenannt werden. Dieser Artikel verwendet START und _END als Grenzen und zeigt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere Ordner importieren, Bedingungen für die Bereichslöschung festlegen, linke und rechte Markierungen beibehalten und Ergebnisse stapelweise ausgeben können. Außerdem werden praktische Hinweise zu Unterstrichen, zur Filterung spezieller Verzeichnisse, zu doppelten Grenzen und zu Tests vor der eigentlichen Verarbeitung erläutert.

In der Teamzusammenarbeit und im täglichen Büroalltag erhalten Ordnernamen im Laufe eines Projekts häufig immer mehr Informationen. So fügen Designer etwa oldVersion hinzu, Entwickler kennzeichnen debugInfo oder alpha, und für die Archivierung zuständige Personen schreiben möglicherweise 2024Draft, batch001 oder ähnliche Chargenhinweise. Nach Projektende haben diese Zwischenfelder ihre Funktion verloren, während die Geschäftskategorie am Anfang des Ordnernamens und der Archivierungsstatus am Ende weiterhin erhalten bleiben müssen.

Bei einer großen Anzahl von Ordnern führt das manuelle Entfernen der Zwischenfelder aus den Namen zu viel wiederholter Arbeit. Erschwerend kommt hinzu, dass der konkret zu löschende Text in jedem Verzeichnis unterschiedlich ist, sodass einfaches Suchen und Ersetzen einzelner Wörter kaum alles auf einmal abdecken kann. Der Lösungsansatz besteht nicht darin, die zu löschenden Inhalte einzeln aufzulisten, sondern ihre gemeinsamen Start- und Endmarkierungen zu erkennen und anschließend den gesamten Text zwischen diesen beiden Markierungen stapelweise zu löschen.

Dieser Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool zur Demonstration. Dabei handelt es sich um eine Software zur Stapelverarbeitung von Bürodateien und Ordnern, die sich dafür eignet, klar geregelte und umfangreiche Ordnungsaufgaben zentral auszuführen. Im Beispiel wird START als Anfangstext und _END als Endtext verwendet. Am Ende bleiben die beiden Markierungen erhalten, während die variablen Felder dazwischen entfernt werden.

Anwendungsbereiche: Mittlere Namensfelder anhand von Start- und Endmarkierungen bereinigen

Entwurfs- und Versionsangaben aus Projektverzeichnissen entfernen

Projektmaterialien sind häufig nach dem Muster „Projektname + Startmarkierung + Versionsangabe + Endmarkierung + aktueller Status“ aufgebaut. Die Versionsangabe kann sich täglich ändern, die Start- und Endmarkierungen sind jedoch fest. Nach Abschluss der Archivierung können Inhalte wie Draft, alpha oder oldVersion in einem Schritt gelöscht werden, sodass die Verzeichnisnamen einheitlicher werden.

Chargennummern, Testmarkierungen und interne Anmerkungen stapelweise entfernen

Bei Bestellungen, Rechnungen, Kundendaten und Testdaten sind häufig Felder wie batch001, sampleChunk, privateText oder rawSet anzutreffen. Diese Inhalte unterscheiden sich in Schreibweise und Länge und lassen sich einzeln nur ineffizient suchen. Wenn sie sich zwischen einheitlichen Trennzeichen befinden, ist das Löschen nach Textbereichen direkter.

Materialsammlungen mit verschiedenen Bürodateitypen ordnen

Ein Ordner kann gleichzeitig docx-, doc-, xlsx-, xls-, pptx-, ppt-, PDF- und Bilddateien enthalten. Die hier beschriebene Vorgehensweise ändert nur die Ordnernamen und setzt nicht voraus, dass die enthaltenen Dateien ein einheitliches Format haben. Sie eignet sich daher für die einheitliche Benennung von allgemeinen Büromaterialsammlungen, Kundenauslieferungsverzeichnissen, Projektarchivlaufwerken und gemeinsam genutzten Abteilungsordnern.

Fälle, in denen die direkte Übernahme nicht geeignet ist

Wenn Ordnernamen keine festen Grenzen haben oder jeder Name völlig unterschiedliche Trennweisen verwendet, ist es nicht sinnvoll, unmittelbar dieselben Start- und Endtexte zu verwenden. In diesem Fall sollten die Namen zunächst nach Benennungsstruktur gruppiert und anschließend getrennte Regeln festgelegt werden. Bei der Stapelverarbeitung geht es um Einheitlichkeit und Effizienz, aber die Voraussetzung ist, dass die Eingabedatensätze dieselben Bedingungen erfüllen.

Vorschau auf das Ergebnis: von komplexen Namen zu einer einheitlichen Struktur

Welche gemeinsamen Regelmäßigkeiten weisen die Namen vor der Verarbeitung auf?

Im Screenshot vor der Verarbeitung befinden sich insgesamt 10 Ordner. Obwohl sich die mittleren Felder der einzelnen Namen unterscheiden, ist die Gesamtstruktur gleich: Vorn stehen Geschäftsbezeichnungen wie Backup, Build, Client, Data oder Design, in der Mitte befinden sich jeweils START und _END, und am Ende stehen Statusangaben wie Final, Release, Archive, Clean oder Approved.

Beispiele:

• Build_START_debugInfo_END_Release
• Data_START_sampleChunk_END_Clean
• Design_START_oldVersion_END_Approved
• Notes_START_privateText_END_Public
• Task_START_removeThis_END_Done

Zu entfernen sind jeweils _debugInfo, _sampleChunk, _oldVersion, _privateText und _removeThis. Sie haben keinen einheitlichen Text und können daher nicht einfach durch ein festes Wort ersetzt werden. Sie befinden sich jedoch alle zwischen START und _END und können deshalb nach Bereich erkannt werden.

Einheitliches Ergebnis nach der Verarbeitung

Nach Abschluss der Stapeländerung sind alle variablen Felder verschwunden. Aus „Build_START_debugInfo_END_Release“ wird nach der Verarbeitung beispielsweise „Build_START_END_Release“, und aus „Task_START_removeThis_END_Done“ wird „Task_START_END_Done“.

Im Screenshot ist zu erkennen, dass Geschäftsbezeichnung, START, END und Endstatus erhalten bleiben. Die Änderung findet ausschließlich zwischen den beiden angegebenen Texten statt, was zeigt, dass die Regel nicht auf andere Bereiche des Namens ausgeweitet wurde. Diese Art der Verarbeitung eignet sich besonders für Szenarien, in denen der Benennungsrahmen erhalten bleiben und nur ein bestimmter Feldbereich bereinigt werden soll.

Arbeitsschritte: Regel zum Löschen von Ordnernamen-Bereichen erstellen

Schritt 1: In der Kategorie Ordnernamen die Option zum Löschen von Text auswählen

Starten Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie zunächst links „Ordnernamen“. Nach dem Aufrufen dieser Kategorie werden im Hauptbereich mehrere Werkzeuge zur Ordnernamensbearbeitung angezeigt. Wählen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“, um diese Stapelaufgabe zu starten.

Die Auswahl der richtigen Funktion ist sehr wichtig. „Text aus Ordnernamen löschen“ bezieht sich auf Verzeichnisnamen und nicht auf das Löschen von Dateien in Ordnern und auch nicht auf das Entfernen von Inhalten aus Word-, Excel- oder PDF-Dokumenten. Vor dem Aufrufen der Funktion sollte klar sein, welches Objekt bearbeitet werden soll, um nicht die falsche Werkzeugkategorie auszuwählen.

Schritt 2: Ordner mit derselben Benennungsregel importieren

Die erste Phase der Funktionsseite lautet „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“, um die umzubenennenden Verzeichnisse in die Tabelle aufzunehmen. Die Liste zeigt für jeden Datensatz Name, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit an, sodass die Angaben vor der Verarbeitung bequem überprüft werden können.

Die Datensätze im Screenshot befinden sich unter demselben Testpfad, insgesamt sind es 10. An dieser Stelle sollten Sie nicht vorschnell zum nächsten Schritt übergehen, sondern insbesondere Folgendes prüfen:

1. Enthalten alle Namen sowohl START als auch _END?
2. Sind die zu erhaltenden Präfixe und Suffixe vollständig?
3. Wurden versehentlich offizielle Verzeichnisse aufgenommen, die nicht geändert werden sollen?
4. Stimmen Groß-/Kleinschreibung, Unterstriche und Leerzeichen der Grenztexte überein?

Wenn ein bestimmter Datensatz nicht verarbeitet werden soll, können Sie ihn über das Löschsymbol in der Aktionsspalte dieser Zeile aus der Aufgabe entfernen. Wurde die gesamte Verzeichnisliste falsch ausgewählt, können Sie „Leeren“ verwenden und die Ordner erneut hinzufügen. Nachdem Sie die Datensätze bestätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“.

Schritt 3: Löschen des Inhalts zwischen zwei Texten auswählen

Nachdem Sie die Phase „Verarbeitungsoptionen festlegen“ erreicht haben, wählen Sie als Aktionstyp „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“. Diese Option unterscheidet sich von Methoden wie „Alle Ziffern löschen“, „Alle chinesischen Zeichen löschen“ oder „Einige Zeichen ganz links löschen“. Sie löscht nicht nach Zeichentyp oder fester Länge, sondern grenzt den Bereich mithilfe von zwei Texten links und rechts ein.

Tragen Sie entsprechend dem Beispiel die folgenden Parameter ein:

• Text links eintragen: START
• Text rechts eintragen: _END
• Linken Text einschließen: Aus
• Rechten Text einschließen: Aus

Nach Abschluss der Einstellungen sucht die Software nach START und _END und löscht den dazwischen liegenden Inhalt. Beide Einschließen-Schalter sind deaktiviert, was bedeutet, dass die Grenzen nur zur Positionsbestimmung dienen und nicht zum Löschobjekt gehören.

Schritt 4: Anhand des Zielergebnisses beurteilen, ob Grenzen eingeschlossen werden sollen

Die Schwierigkeit bei den Parametereinstellungen liegt meist nicht in der Eingabe von START oder END, sondern in der Festlegung, zu welchem Teil der Unterstrich gehört und ob die Grenzen selbst erhalten bleiben sollen. Der ursprüngliche Name in diesem Beispiel lautet „Backup_START_tempFiles_END_Final“, der Zielname „Backup_START_END_Final“. Um dieses Ergebnis zu erhalten, muss links START und rechts _END eingegeben werden.

Die rechte Bedingung enthält hier einen Unterstrich, weil der Unterstrich nach START sowie tempFiles gelöscht werden sollen, der Unterstrich in _END jedoch erhalten bleiben soll. Anders ausgedrückt: Der zu löschende Bereich ist „_tempFiles“, und die rechte Grenze beginnt ab dem zweiten Unterstrich. Würde nur END eingegeben, würde sich der tatsächlich erkannte Bereich ändern und die Symbolkombination im endgültigen Namen möglicherweise nicht der Erwartung entsprechen.

Auch die beiden Einschließen-Optionen müssen deaktiviert bleiben. Wenn der linke Text in den Löschbereich einbezogen wird, könnte START ebenfalls entfernt werden; wird der rechte Text einbezogen, könnte auch _END gelöscht werden. Nur wenn das tatsächliche Ziel darin besteht, den gesamten Abschnitt einschließlich der Start- und Endmarkierungen zu löschen, müssen diese Optionen entsprechend aktiviert werden.

Schritt 5: Speicherort weiter einrichten

Klicken Sie nach Bestätigung der Löschbedingungen auf „Weiter“. Der Ablauf oben auf der Seite zeigt, dass nach den Verarbeitungsoptionen der Schritt „Speicherort festlegen“ folgt. In dieser Phase sollten Sie anhand der tatsächlichen Hinweise der Softwareoberfläche den Speicherort des Ergebnisses oder die Speicherungsanordnung bestimmen. Bei wichtigen Bürodateien ist es empfehlenswert, eine Variante zu wählen, die sich leicht überprüfen lässt, und nicht das einzige Originalverzeichnis direkt zu verarbeiten, ohne die Regel getestet zu haben.

Nachdem die Speichereinstellungen abgeschlossen sind, gehen Sie im Ablauf zu „Verarbeitung starten“. Vor dem Ausführen können Sie zurückgehen und prüfen, ob Ordnerdatensätze, linker und rechter Text sowie die Einschließen-Optionen fehlerfrei sind.

Schritt 6: Verarbeitung starten und Ergebnis prüfen

Nach Ausführung der Stapelaufgabe wechseln Sie zum Speicherort des Ergebnisses und prüfen die Ordnernamen. Kontrollieren Sie dabei nicht nur den ersten Datensatz, sondern empfehlenswert sind mehrere Verzeichnisse am Anfang, in der Mitte und am Ende der Liste, um sicherzustellen, dass Felder unterschiedlicher Länge vollständig entfernt wurden.

Das erwartete Ergebnis sollte drei Bedingungen erfüllen: Erstens bleibt der Inhalt vor START unverändert; zweitens wird der Text zwischen START und _END gelöscht; drittens bleibt das Statusfeld nach _END erhalten. Sind alle drei Bedingungen erfüllt, wurde die Regel zur Bereichslöschung korrekt eingerichtet.

Häufige Fragen: Was wird beim Stapellöschen von Namenstext leicht übersehen?

Warum kann nicht einfach nach tempFiles gesucht und durch nichts ersetzt werden?

Das Suchen eines festen Textes ist nur geeignet, wenn alle Ordner dasselbe zu löschende Wort enthalten. In diesem Beispiel unterscheidet sich der mittlere Inhalt jedes Datensatzes. Würde für jeden Eintrag eine eigene Ersetzungsregel erstellt, stiege die Zahl der Arbeitsschritte mit der Anzahl der Ordner. Beim Eingrenzen eines Bereichs über zwei Markierungen spielt der konkrete Inhalt dazwischen keine Rolle, was sich besser zum Stapellöschen dynamischer Felder eignet.

Muss bei START und _END auf Groß- und Kleinschreibung geachtet werden?

Um eine genaue Übereinstimmung sicherzustellen, sollten die Angaben exakt so eingegeben werden, wie sie im Ordnernamen vorkommen, einschließlich Groß- und Kleinschreibung, Unterstrichen, Bindestrichen und Leerzeichen. Wenn in der Liste gleichzeitig START, Start und start vorkommen, empfiehlt es sich, zunächst gruppiert zu testen und nicht davon auszugehen, dass sie als identischer Text behandelt werden.

Was passiert, wenn _END im Namen fehlt?

Ein Name, dem eine der beiden Grenzen fehlt, besitzt keinen vollständigen Bereich und kann mit der Beispielregel nicht zuverlässig lokalisiert werden. Am sichersten ist es, nach dem Hinzufügen der Datensätze zu filtern und Verzeichnisse mit fehlender Grenze, falsch geschriebener Grenze oder abweichender Struktur aus der aktuellen Aufgabe zu entfernen und gesondert zu bearbeiten.

Was tun, wenn in einem Namen mehrere identische Grenzen vorkommen?

Wenn derselbe Ordnername mehrfach START oder _END enthält, können sich mehrere passende Bereiche ergeben. Da der Screenshot nicht zeigt, wie die Software bei wiederholten Grenzen genau zuordnet, sollte das Ergebnis nicht einfach vorausgesetzt werden. Es ist ratsam, zunächst ein repräsentatives Verzeichnis zu kopieren und einen kleinen Test durchzuführen, um zu bestätigen, dass der von der Software ausgewählte Bereich den Anforderungen entspricht, bevor die Stapelverarbeitung ausgeführt wird.

Ist es normal, wenn nach der Verarbeitung aufeinanderfolgende Unterstriche erscheinen?

Ob aufeinanderfolgende Zeichen auftreten, hängt von der Schreibweise der Grenztexte ab. Im Beispiel lautet das Ergebnis START_END, und das ist die erwartete Struktur. Wenn Ihr Ziel darin besteht, die beiden seitlichen Texte direkt zu verbinden oder nur ein Trennzeichen zu erhalten, müssen Sie erneut analysieren, ob der Unterstrich zur linken Grenze, zum Löschbereich oder zur rechten Grenze gehört, und die Eingaben entsprechend anpassen.

Beeinflusst die Stapelumbenennung die Dokumente im Ordner?

Ausgehend vom Funktionsnamen und dem Bearbeitungsobjekt dieser Funktion werden nur Ordnernamen verarbeitet, nicht die Inhalte der enthaltenen doc-, docx-, xls-, xlsx-, pptx- oder PDF-Dateien. Allerdings können bestimmte Verknüpfungen, Programmkonfigurationen, Tabellenverknüpfungen oder Skripte vom ursprünglichen Verzeichnispfad abhängen. Durch das Umbenennen von Ordnern ändert sich der Pfad. Wenn externe Verweise betroffen sind, sollte dies daher vorab bewertet und eine Sicherung aufbewahrt werden.

Praktische Empfehlungen zur Verbesserung der Genauigkeit bei der Stapelbereinigung

Bevor Sie eine große Anzahl von Verzeichnissen offiziell verarbeiten, können Sie aus den vollständigen Daten 3 bis 5 repräsentative Ordner kopieren, darunter Stichproben mit längerem mittlerem Text, kürzerem mittlerem Text, mit Ziffern und mit englischen Zeichen. Führen Sie dieselbe Regel aus und beobachten Sie, ob alle Ergebnisse korrekt sind. Durch die Validierung an einer kleinen Stichprobe lassen sich Probleme wie ein vergessener Unterstrich an einer Grenze oder falsch gesetzte Einschließen-Optionen frühzeitig erkennen.

Wenn für die zu bereinigenden Verzeichnisse mehrere Benennungsweisen existieren, können Sie sie nach Grenzstruktur in mehreren Durchgängen verarbeiten. Beispielsweise bilden Verzeichnisse mit START und _END einen Durchgang, Verzeichnisse mit BEGIN und _FINISH einen anderen. Für jeden Durchgang wird nur eine klar definierte Regel angewendet. Das ist zuverlässiger, als alle Verzeichnisse auf einmal zu importieren.

Außerdem können Sie vor der Ausführung die ursprünglichen Namen erfassen, um sie später leichter abzugleichen. Bei wichtigen Projekten sollten Sicherungen aufbewahrt werden, insbesondere wenn Ordnernamen bereits von anderen Bürodokumenten, Automatisierungsskripten oder Kollaborationssystemen referenziert werden.

Zusammenfassung

Wenn zahlreiche Ordnernamen unterschiedliche temporäre Felder enthalten und diese Felder zwischen festen Start- und Endmarkierungen liegen, ist das Stapellöschen nach Bereichen effizienter als das einzelne Suchen und Ersetzen. Im Beispiel dieses Artikels wird der Bereich durch START und _END eingegrenzt, und die Optionen „Linken Text einschließen“ und „Rechten Text einschließen“ sind deaktiviert. Dadurch bleibt der Benennungsrahmen erhalten, während nur Versions-, Chargen- oder Anmerkungsinformationen in der Mitte entfernt werden.

HeSoft Doc Batch Tool organisiert das Hinzufügen von Ordnern, das Festlegen von Regeln, das Anordnen der Speicherung und das Starten der Verarbeitung in einem klaren Ablauf und eignet sich dazu, mechanische Arbeitsschritte beim Ordnen von Büromaterial zu reduzieren. In der Praxis empfiehlt es sich, zunächst die Benennungsmuster zu prüfen, danach mit wenigen Kopien zu testen und schließlich die vollständigen Verzeichnisse für die Stapelausführung zu importieren. So lässt sich sowohl Zeit beim einzelnen Umbenennen sparen als auch das Risiko uneinheitlicher Namen und übersehener Änderungen verringern, das entsteht, wenn mehrere Personen die Ordnung vornehmen.