여러 PDF의 텍스트 형식은 유사하지만 내용이 달라 수동으로 찾아 바꾸는 데 많은 시간이 소요됩니다. 이 문서는 PDF 키워드 일괄 교체 시나리오를 중심으로, HeSoft Doc Batch Tool 에서 여러 PDF를 가져와 수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색하고, 와일드카드와 유사한 규칙으로 월과 네 자리 연도를 일치시켜 최종적으로 PDF의 기존 날짜를 새 날짜로 일괄 교체하는 방법을 보여줍니다. 보고서, 공고, 계약서 및 보관 파일의 일괄 수정에 적합합니다.
많은 사람들이 PDF 수정이 필요할 때 가장 먼저 파일을 열고, 단어를 검색하고, 한 번 교체한 다음 저장하고, 다음 파일을 계속 처리합니다. 파일이 한두 개일 때는 큰 문제가 아니지만, 수십 건의 보고서, 수백 건의 공지 또는 여러 계약서 첨부 파일이라면 PDF를 반복해서 열고, 키워드 위치를 찾고, 수동으로 날짜를 수정하는 것은 매우 비효율적입니다. 더 번거로운 점은 PDF 내 키워드가 완전히 동일하지 않을 수 있다는 것입니다. 어떤 월은 April이고 어떤 월은 May일 수 있으며, 연도는 2017, 2020 또는 2024일 수 있습니다. 이럴 때 정확한 찾기만 사용하면 다른 표기법을 놓치기 쉽습니다.
이 글은 PDF 날짜 일괄 교체를 예시로, HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하여 여러 PDF 키워드를 일괄 교체하는 방법을 설명합니다. 이 소프트웨어는 사무 환경을 위한 문서 일괄 처리 도구로, 파일 일괄 처리, 반복 작업 감소, 업무 효율 향상에 중점을 둡니다. 소프트웨어의 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기 기능을 통해 와일드카드나 수식을 사용하여 텍스트를 퍼지 검색하고, 여러 PDF의 월과 연도를 한 번에 일치시켜 목표 내용으로 통일되게 바꿀 수 있습니다.
적용 시나리오: PDF 텍스트를 일괄 수정해야 할 때 특히 유용
PDF 키워드 일괄 교체는 날짜에만 적용되는 것이 아닙니다. PDF에 일괄 수정이 필요한 부분이 있다면 이 방법을 고려할 수 있습니다. 예를 들어, 회사명 변경 후 기존 자료의 옛 이름을 새 이름으로 바꾸거나, 프로젝트 번호 조정 후 보고서의 번호를 일괄 교체하거나, 교육 자료 개정 시 버전 번호, 발행일 또는 강사 이름을 통일되게 업데이트하거나, 행정 공지 템플릿 재사용 시 이전 회차의 월, 연도, 부서명을 새 내용으로 변경하는 경우 등입니다.
와일드카드나 수식을 이용한 퍼지 검색의 장점은 규칙적으로 변하는 텍스트를 처리할 수 있다는 점입니다. 예를 들어 연도는 보통 4자리 숫자이고, 번호는 문자와 숫자의 조합일 수 있으며, 월은 여러 영단어 중에서 선택될 수 있습니다. 가능한 모든 값을 개별적으로 나열하는 것보다 퍼지 검색이 더 적은 규칙으로 더 많은 텍스트를 포괄할 수 있습니다. PDF, Word, docx, doc, Excel 표 또는 기타 사무용 파일을 자주 다루는 사람이라면 일괄 처리 사고방식을 익히는 것이 반복 작업 비용을 크게 줄일 수 있습니다.
결과 미리보기: 여러 PDF 파일에서 통일된 교체 결과로
이번 데모의 처리 대상은 PDF 파일 그룹입니다. 스크린샷에서 폴더 안에 1.pdf, 2.pdf, 3.pdf, 4.pdf 총 4개의 PDF가 있음을 볼 수 있습니다. 실제 사무 환경에서는 이 파일들이 동일한 유형 보고서의 다른 버전이거나 여러 부서에서 제출한 동일 형식의 PDF일 수 있습니다. 일괄 처리 도구 사용의 첫 단계는 이러한 대상 파일들을 하나의 작업으로 모아 가져오는 것입니다.
처리 전 PDF를 열면 페이지에 날짜가 April 13, 2017로 표시됩니다. 빨간색 상자는 주목해야 할 두 부분인 April과 2017을 강조합니다. 여기서 전체 날짜를 유일한 검색 대상으로 바로 사용하지 않는 이유는 파일마다 날짜가 완전히 일치하지 않을 수 있기 때문입니다. April 13, 2017만 찾으면 May 13, 2018과 같은 내용은 찾을 수 없습니다. 따라서 이 예시에서는 월과 연도를 분리하여 처리합니다. 월은 선택적 일치를 사용하고, 연도는 4자리 숫자 규칙으로 일치시킵니다.
처리 후 PDF를 다시 열면 날짜가 August 13, 2026으로 변경된 것을 볼 수 있습니다. 중간의 13은 변경되지 않았으며, 이는 이번 규칙이 월과 연도에만 영향을 미치고 날짜 숫자까지 함께 교체하지 않았음을 설명합니다. 이러한 결과는 일괄 퍼지 검색 교체의 가치를 보여줍니다. 변동 필드는 일괄 수정하면서 변경할 필요가 없는 내용은 유지할 수 있습니다.
작업 단계: 마법사를 따라 PDF 일괄 퍼지 검색 교체 완료
1단계: PDF 도구에서 찾기 및 바꾸기 기능 열기
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 시작한 후, 먼저 왼쪽 네비게이션에서 PDF 도구로 진입합니다. 오른쪽에는 PDF 비밀번호 추가, PDF 워터마크 추가, PDF 페이지 삭제, PDF를 Word로 변환, PDF를 TXT로 변환 등 여러 PDF 일괄 처리 기능 카드가 표시됩니다. PDF 내용의 키워드를 일괄 교체하려면 첫 번째 기능 카드인 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기를 선택해야 합니다.
이 진입점의 역할은 일괄 교체 작업을 생성하는 것입니다. 일반 PDF 편집기와 달리, 단일 파일을 중심으로 작업하는 것이 아니라 사용자가 먼저 파일 묶음을 선택하고, 찾기 및 바꾸기 규칙을 통합 구성한 후, 마지막에 결과를 일괄 출력합니다. 여러 파일을 처리하는 시나리오에서 이러한 흐름은 관리에 더 적합하며 각 단계가 올바른지 확인하기도 더 쉽습니다.
2단계: 처리할 PDF 파일 가져오기 및 목록 확인
찾기 및 바꾸기 페이지에 진입하면, 소프트웨어 상단에 파일 추가 및 폴더에서 파일 가져오기 두 가지 주요 진입점을 제공합니다. 이미 PDF를 동일 폴더에 보관했다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 PDF 묶음 전체를 한 번에 추가할 수 있습니다. 파일이 여러 위치에 분산되어 있다면 파일 추가를 사용하여 하나씩 선택할 수 있습니다.
가져오기가 완료되면 파일이 레코드 목록에 나타납니다. 스크린샷의 목록에는 확장자가 pdf인 4개의 레코드가 포함되어 있으며 파일 이름, 경로, 생성 시간, 수정 시간 등의 정보를 표시합니다. 여기서 파일 범위를 신중하게 확인하는 것이 좋습니다. 일괄 처리의 효율성은 여러 파일을 한 번에 처리하는 데서 오지만, 그 전제는 가져온 목록이 정확해야 한다는 것입니다. 파일을 잘못 가져온 경우 행 내 삭제 작업을 사용하여 단일 파일을 제거하거나, 초기화 후 다시 선택할 수 있습니다. 레코드 수와 파일 이름이 정확한지 확인한 후 페이지 하단의 다음 단계를 클릭합니다.
3단계: 수식을 사용한 퍼지 텍스트 검색 활성화
처리 옵션 설정으로 진입하면, 인터페이스에 검색 방식이 나타납니다. 여기에는 텍스트 정확히 찾기 및 수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기 두 가지 선택지가 있습니다. 바꾸려는 대상이 완전히 고정된 단어, 예를 들어 옛 회사명 A를 새 회사명 B로 바꾸는 경우라면 텍스트 정확히 찾기를 선택할 수 있습니다. 그러나 이 예시는 April 또는 May, 그리고 임의의 4자리 연도를 일치시켜야 하므로 수식을 사용하여 텍스트 퍼지 찾기를 선택해야 합니다.
해당 페이지 하단에서 왼쪽 영역은 찾을 키워드 목록이고, 오른쪽 영역은 바꿀 키워드 목록입니다. 양쪽은 행별로 대응되므로 순서를 반드시 일치시켜야 합니다. 스크린샷의 설정은 이렇게 이해할 수 있습니다. 왼쪽 첫 번째 행의 April|May는 April 또는 May를 일치시키는 것을 의미하며, 오른쪽 첫 번째 행의 August는 일치된 월을 August로 바꾸는 것을 의미합니다. 왼쪽 두 번째 행의 \d{4}는 4자리 숫자를 일치시키는 것을 의미하며, 오른쪽 두 번째 행의 2026은 일치된 4자리 숫자를 2026으로 바꾸는 것을 의미합니다.
이 사고방식을 다른 사무 시나리오에 적용해도 이해하기 쉽습니다. 예를 들어 여러 옛 버전 번호를 하나의 새 버전 번호로 바꾸려면 왼쪽에 옛 버전의 일치 규칙을 쓰고 오른쪽에 새 버전을 쓰면 됩니다. 다른 연도를 현재 연도로 통일하려면 유사한 4자리 숫자 일치 방식을 사용할 수 있습니다. 그러나 규칙이 광범위할수록 사전에 테스트하여 바꾸면 안 되는 숫자까지 교체하지 않도록 주의해야 합니다.
4단계: 저장 위치 설정, 원본 PDF 덮어쓰기 방지
키워드 옵션 설정을 완료한 후, 다음 단계를 클릭하여 저장 위치 설정으로 진입합니다. 마법사 상단에서 전체 흐름이 처리할 레코드 선택, 처리 옵션 설정, 저장 위치 설정, 처리 시작의 네 단계로 나뉘는 것을 볼 수 있습니다. 저장 위치 단계는 처리된 PDF가 어디로 출력될지 결정하므로 매우 중요합니다.
출력 위치를 새 폴더(예: '처리 후' 또는 '교체 결과' 디렉터리)로 설정하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 세 가지 이점이 있습니다. 첫째, 원본 PDF를 보존하여 회고가 가능합니다. 둘째, 처리 전후 차이를 신속하게 비교할 수 있습니다. 셋째, 규칙 설정이 잘못되었을 경우 출력 결과를 삭제하고 다시 처리할 수 있어 원본 파일에 영향을 주지 않습니다. 정식 업무 파일, 특히 계약서, 감사 보고서, 공지, 입찰 자료 등의 경우 원본을 보관하는 것은 필수적인 안전 습관입니다.
5단계: 처리 시작 및 출력 결과 확인
저장 위치를 설정한 후, 처리 시작 단계로 진입합니다. 소프트웨어는 가져온 목록의 PDF에 대해 순차적으로 찾기 및 바꾸기를 실행합니다. 처리가 완료되면 출력 디렉터리로 이동하여 PDF 결과를 확인합니다. 이 예시를 기준으로, 목표 결과는 월이 August로, 연도가 2026으로 변경되고 날짜 부분의 13은 변경되지 않아야 합니다.
파일 하나만 확인하지 않는 것이 좋습니다. 이번 작업에 많은 PDF가 포함된 경우, 목록의 앞, 중간, 끝 부분에서 몇 개를 추출 검사할 수 있습니다. 파일 내용 차이가 크다면 추출 검사 수를 늘려야 합니다. 매우 중요한 자료라면, 처리 전에 먼저 1~2개의 샘플 PDF로 규칙을 테스트하고 정확함을 확인한 후 전체 파일을 가져와 일괄 처리하는 것도 좋습니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항: PDF 일괄 교체를 더 정확하게
1. April|May는 무슨 뜻인가요
이 예시에서 April|May는 April 또는 May를 일치시키는 것을 의미합니다. 이는 여러 선택적 단어를 일치시켜야 하는 시나리오에 적합합니다. 예를 들어 문서에 다른 월, 다른 부서 약칭 또는 다른 옛 이름이 나타날 수 있을 때, 유사한 규칙을 통해 여러 가능 값을 하나의 교체 결과로 통합할 수 있습니다. 다만 구체적인 규칙은 소프트웨어 페이지의 도움말 설명을 기준으로 해야 하며, 사용 전에 소량의 PDF로 검증해 보는 것이 좋습니다.
2. \d{4}가 왜 연도를 일치시킬 수 있나요
\d{4}는 연속된 4자리 숫자를 일치시키는 것을 의미하므로, 일반적으로 연도를 일치시키는 데 사용됩니다. 스크린샷에서 이것이 2017과 같은 네 자리 숫자를 2026으로 바꿉니다. 그러나 이것은 연도만 인식하는 것이 아니며, PDF에 연속된 4자리 숫자가 있으면 일치될 수 있습니다. 따라서 파일에 보고서 번호, 전화번호 뒷자리, 금액 번호 등 4자리 숫자가 있다면 신중하게 사용해야 합니다. 필요한 경우 더 정밀한 일치 조건을 설계하거나, 먼저 샘플 테스트를 진행해야 합니다.
3. 왜 교체 후 월과 연도만 변경되고 날짜 13은 변하지 않았나요
이 예시의 찾기 목록에는 월 규칙과 4자리 숫자 규칙 두 가지만 포함되어 있기 때문입니다. 날짜의 13은 두 자리 숫자이므로 \d{4}에 부합하지 않고, April|May에도 속하지 않아 교체되지 않습니다. 이는 퍼지 찾기 설정 시 규칙의 범위가 교체 결과에 직접적인 영향을 미친다는 것을 설명합니다. 규칙이 정확하게 작성되어야 수정해야 할 내용만 변경할 수 있습니다.
4. PDF의 모든 텍스트를 바꿀 수 있나요
모든 PDF가 텍스트 교체에 직접 적합한 것은 아닙니다. PDF가 이미지 스캔으로 생성된 경우, 페이지의 텍스트는 실제 텍스트가 아닌 이미지의 일부일 수 있으며, 이런 상황에서는 일반적인 키워드 찾기로 찾지 못할 수 있습니다. 처리 전에 PDF 뷰어에서 텍스트를 선택해 보고, 선택할 수 없다면 스캔된 PDF일 가능성에 유의해야 합니다. 이러한 파일 유형의 경우, 보통 먼저 인식 또는 변환 과정을 거친 후 텍스트 교체를 고려해야 합니다.
5. 일괄 교체 전에 어떤 준비가 필요한가요
세 가지 준비를 완료하는 것이 좋습니다. 첫째, 처리할 PDF를 동일한 폴더에 모아 누락을 방지합니다. 둘째, 원본 파일을 백업하거나 최소한 출력 디렉터리를 새 위치로 설정합니다. 셋째, 찾기 규칙과 교체 결과를 명확히 하고, 가능하면 샘플 파일에서 먼저 검증합니다. 일괄 처리는 효율을 추구하지만 정확성도 그에 못지않게 중요하며, 특히 규칙에 와일드카드나 수식이 포함된 경우 일치 범위가 지나치게 넓어지지 않도록 주의해야 합니다.
요약: 와일드카드 사고방식으로 PDF 일괄 처리 효율 향상
여러 PDF 키워드 일괄 교체의 어려움은 특정 고정 단어를 바꾸는 것이 아니라, 형식은 유사하지만 내용이 다른 텍스트를 처리하는 방법에 있습니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 PDF 키워드 찾기 및 바꾸기 기능을 통해 여러 PDF를 동일 작업으로 가져오고, 수식을 사용한 텍스트 퍼지 찾기를 활용하여 와일드카드와 유사한 일치를 구현할 수 있습니다. 이 글의 예시에서는 April 또는 May가 August로 통일 교체되고, 임의의 4자리 연도가 2026으로 교체되어 최종적으로 날짜 필드의 일괄 업데이트를 구현했습니다.
PDF 보고서, 계약서, 공지, 보관 자료의 키워드를 자주 일괄 수정해야 한다면, 이와 같은 마법사 기반 일괄 처리 절차를 우선적으로 채택할 것을 권장합니다. 기능 선택, 파일 가져오기, 퍼지 찾기 규칙 설정, 저장 위치 지정, 처리 시작 및 결과 추출 검사 순서로 진행하는 것이, PDF를 하나씩 열어 수동으로 수정하는 것보다 시간을 절약하고, 더 표준화되어 있으며, 팀 내 빈번한 사무 문서 처리 요구에도 더 잘 부합합니다.