In diesem Artikel wird beschrieben, wie mehrere Excel-Tabellendateien stapelweise in das TXT-Textformat konvertiert werden. Dies eignet sich für Szenarien wie Datenarchivierung, Systemimport, leichtgewichtige Speicherung und plattformübergreifende Anzeige. Der Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel und erläutert anhand der Dateieffekte vor und nach der Verarbeitung sowie Screenshots der Softwareoberfläche den vollständigen Ablauf – von der Auswahl des Excel-Tools über die Funktion zum Konvertieren von Excel in Txt, das Hinzufügen von Dateien bis hin zur Festlegung des Speicherorts und dem Start der Verarbeitung. Dies hilft Benutzern, die wiederholten Vorgänge des einzelnen Speicherns als TXT zu reduzieren.
Im Büroalltag werden Excel-Tabellen häufig verwendet, um Verkaufsdaten, Produktlisten, Mitarbeiteranwesenheit, Auftragsaufzeichnungen, Projektfortschritte, Kundeninformationen und andere Inhalte zu speichern. Wenn diese Daten jedoch in andere Systeme importiert, an Entwickler übergeben, für Protokollanalysen verwendet oder langfristig archiviert werden müssen, ist das TXT-Textformat oft leichter und universeller. Wenn nur eine Excel-Datei vorliegt, ist es noch akzeptabel, sie manuell zu öffnen und als Textdatei zu speichern; wenn jedoch Dutzende oder Hunderte von xlsx- oder xls-Tabellen auf einmal verarbeitet werden müssen, ist das einzelne Öffnen, Speichern unter und Schließen nicht nur zeitaufwendig, sondern es kann auch leicht passieren, dass Dateien vergessen oder am falschen Ort gespeichert werden.
Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist: Wie konvertiert man viele Excel-Tabellendateien stapelweise in das TXT-Textformat. Im Folgenden wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool anhand der tatsächlichen Benutzeroberfläche in den Screenshots erläutert, wie Sie die Stapelkonvertierung mit einer Office-Software durchführen, um sich wiederholende Arbeiten zu vermeiden und die Effizienz der Dateiverarbeitung zu steigern.
Anwendungsszenarien: In welchen Fällen muss Excel stapelweise in TXT konvertiert werden?
Die Stapelkonvertierung von Excel in TXT ist nicht einfach nur das Ändern der Dateiendung, sondern der Export von Tabelleninhalten in ein universelleres Textformat. Häufige Szenarien sind die folgenden.
Erstens, wenn Geschäftsdaten in ein System importiert werden müssen. Einige ERP-, CRM-, Finanzsysteme, Datenanalyseskripte oder interne Verwaltungsplattformen unterstützen den Import von TXT-Texten und verlangen, dass Benutzer Textdateien anstelle von Excel-Arbeitsmappen einreichen. Wenn die Originaldaten zu diesem Zeitpunkt auf mehrere xlsx-Dateien verteilt sind, müssen sie einheitlich in txt konvertiert werden.
Zweitens, wenn Dateien langfristig archiviert oder plattformübergreifend angezeigt werden müssen. TXT-Dateien sind in der Regel kleiner, nicht von einer Excel-Umgebung abhängig und können unter Windows, macOS, Linux sowie auf vielen Mobilgeräten direkt geöffnet werden. Für Materialien, bei denen nur der ursprüngliche Tabelleninhalt und keine Formeln und komplexen Stile benötigt werden, ist die Konvertierung in das Textformat einfacher zu speichern und zu übertragen.
Drittens, die Vorverarbeitung vor der Stapeldatenbereinigung. Viele Techniker konvertieren Excel in Text und verwenden dann Skripte zum Aufteilen, Vergleichen, Filtern oder Importieren in eine Datenbank. Die Stapelkonvertierung mehrerer Excel-Dateien in TXT kann nachfolgende Prozesse standardisieren.
Viertens, die Reduzierung manueller Wiederholungsvorgänge. Das manuelle Öffnen von Excel-Dateien und Speichern unter als TXT umfasst viele Wiederholungsschritte, und für jede Datei muss das Format ausgewählt und der Speicherort bestätigt werden. Mit der Stapelverarbeitungsfunktion der Office-Software kann diese Reihe von Aktionen zentral ausgeführt werden, was besonders für Mitarbeiter in Verwaltung, Personalwesen, Finanzen, Betrieb und Datenaufbereitung geeignet ist.
Vorschau auf das Ergebnis: Vor der Verarbeitung mehrere Excel-Tabellendateien
Auf dem Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich auf dem Desktop oder in einem Ordner mehrere Excel-Tabellendateien befinden. Die Dateinamen lauten Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Project Progress.xlsx, Order History.xlsx, Training Plan.xlsx, Customer Info.xlsx usw. Die Dateinamenerweiterungen sind alle xlsx und gehören zum gängigen Excel-Arbeitsmappenformat.
Bei der herkömmlichen Methode müsste jede dieser Dateien einzeln per Doppelklick geöffnet und dann über die Speichern-unter-Funktion von Excel das Textformat ausgewählt werden. Je mehr Dateien, desto höher der Arbeitsaufwand. Für Benutzer, die regelmäßig Berichte verarbeiten müssen, beeinträchtigen solche wiederkehrenden Vorgänge die Effizienz erheblich.
Vorschau auf das Ergebnis: Nach der Verarbeitung werden entsprechende TXT-Textdateien generiert
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass die ursprünglichen Excel-Dateien in entsprechende TXT-Textdateien konvertiert wurden, z. B. Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt usw. Es ist ersichtlich, dass der Hauptteil des Dateinamens gleich bleibt und die Erweiterung von .xlsx zu .txt geändert wird, was dem Benutzer eine schnelle Bestätigung des Konvertierungsergebnisses ermöglicht.
Diese Benennungsweise erleichtert die spätere Verwaltung: Der Benutzer kann anhand des ursprünglichen Dateinamens schnell die entsprechende Textdatei finden und die generierten TXT-Dateien auch einheitlich hochladen, archivieren oder an andere Systeme übergeben. Für Stapelkonvertierungsaufgaben ist es sehr wichtig, dass die Ergebnisse klar und überprüfbar sind.
Schritt 1: Öffnen Sie die Excel-Tool-Kategorie und suchen Sie die Funktion Excel in Txt konvertieren
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie in der linken Symbolleiste mehrere Kategorien, z. B. Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Da das Verarbeitungsobjekt diesmal Excel-Tabellen sind, müssen Sie zuerst links auf die Kategorie Excel-Tools klicken.
Auf der Seite Excel-Tools listet die Software in Kartenform mehrere Stapelverarbeitungsfunktionen rund um Excel auf, z. B. Excel in JPG-Bild konvertieren, Excel in Docx konvertieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in Csv konvertieren, Excel in Xls konvertieren, Excel in Xlsx konvertieren usw. Laut Screenshot gibt es auf der Seite eindeutig die Funktionskarte „Excel in Txt konvertieren“, was darauf hinweist, dass diese Funktion zur Stapelkonvertierung von Excel-Dateien in das Txt-Format dient.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, in das richtige Stapelkonvertierungsmodul zu gelangen. Das erwartete Ergebnis ist: Nach dem Klick auf „Excel in Txt konvertieren“ gelangt die Software auf die spezielle Seite für die Excel-zu-TXT-Verarbeitung. Das spätere Hinzufügen von Dateien, Festlegen des Speicherorts und Starten der Verarbeitung erfolgt auf dieser Seite.
Schritt 2: Fügen Sie die zu konvertierenden Excel-Dateien hinzu
Nachdem Sie die Seite „Excel in Txt konvertieren“ aufgerufen haben, sehen Sie oben auf der Benutzeroberfläche die beiden Schaltflächen „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Hier werden zwei gängige Importmethoden angeboten: Wenn die Anzahl der zu verarbeitenden Dateien gering ist oder die Dateien an verschiedenen Orten verteilt sind, können Sie „Dateien hinzufügen“ verwenden, um sie einzeln auszuwählen; wenn alle Excel-Dateien bereits in einem Ordner zusammengefasst sind, ist die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“ effizienter.
Im Screenshot wurden 8 xlsx-Dateien importiert, die Liste zeigt Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen. Es ist zu sehen, dass sich die Dateipfade im selben Testordner befinden und die Spalte Erweiterung xlsx anzeigt, was bedeutet, dass die Software diese zu verarbeitenden Excel-Dateien erkannt hat.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, alle zu konvertierenden Excel-Tabellen zur Aufgabenliste hinzuzufügen. Das erwartete Ergebnis ist: Die zu verarbeitenden Dateien werden zeilenweise in der Liste angezeigt, der Benutzer kann Dateinamen und Pfade überprüfen und feststellen, ob Dateien vergessen oder versehentlich ausgewählt wurden. Wenn eine Datei nicht verarbeitet werden muss, kann sie über den Aktionszugang auf der rechten Seite der Liste entfernt werden; wenn eine neue Auswahl erforderlich ist, kann auch die Schaltfläche „Leeren“ oben auf der Benutzeroberfläche verwendet werden, um die aktuelle Liste zu löschen und dann erneut zu importieren.
Schritt 3: Bestätigen Sie die Dateiliste und fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort
Bei Stapelverarbeitungsaufgaben ist die Bestätigung der Dateiliste entscheidend. Am unteren Rand des Screenshots wird „Datensätze: 8“ angezeigt, was bedeutet, dass es in der aktuellen Aufgabe insgesamt 8 zu verarbeitende Datensätze gibt. Der Benutzer sollte vor dem nächsten Schritt folgendes überprüfen: Ist die Anzahl der Dateien korrekt, entsprechen die Dateinamen den Erwartungen, stammen die Pfade aus dem Zielordner, handelt es sich bei den Erweiterungen um Excel-Dateiformate?
Klicken Sie nach der Bestätigung auf die Schaltfläche „Weiter“ unten auf der Seite. Gemäß dem Benutzeroberflächenablauf ist der aktuelle Schritt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, gefolgt von „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Nach einem Klick auf Weiter gelangt die Software daher zum Abschnitt für die Einstellung des Ausgabespeicherorts.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, zu verhindern, dass fehlerhafte Dateien in den Konvertierungsprozess gelangen. Das erwartete Ergebnis ist: Solange die Excel-Dateien in der Liste bestätigt sind, kann mit der Festlegung des Speicherorts für die konvertierten TXT-Dateien fortgefahren werden.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort für die TXT-Dateien fest
Bei der Stapelkonvertierung sollte der Speicherort im Voraus geplant werden. Im Allgemeinen kann ein neuer Ausgabeordner gewählt werden, z. B. „Excel zu TXT Ergebnisse“ oder „TXT Exportdateien“, um zu vermeiden, dass die generierten TXT-Dateien mit den ursprünglichen Excel-Dateien vermischt werden, was die Überprüfung und Sicherung erleichtert.
Obwohl der Screenshot nur die Dateiimport-Seite zeigt, zeigt der Ablauf oben auf der Benutzeroberfläche deutlich an, dass Schritt 2 „Speicherort festlegen“ ist. Daher sollte der Benutzer nach dem Aufrufen dieses Schrittes gemäß den Anweisungen der Software-Benutzeroberfläche das Speicherverzeichnis für die Konvertierungsergebnisse festlegen. Nach Abschluss der Einstellung fahren Sie mit dem Abschnitt zum Starten der Verarbeitung fort.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, den Speicherpfad für die stapelweise konvertierten TXT-Textdateien festzulegen. Das erwartete Ergebnis ist: Die Software generiert am angegebenen Ort die TXT-Dateien, die den ursprünglichen Excel-Dateien entsprechen, was die spätere einheitliche Ansicht, das Kopieren oder Hochladen erleichtert.
Schritt 5: Starten Sie die Stapelkonvertierung und überprüfen Sie die Ergebnisse
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, folgen Sie dem Benutzeroberflächenablauf und gehen zu Schritt 3 „Verarbeitung starten“. Nach dem Start der Verarbeitung konvertiert die Software die Excel-Dateien in der Aufgabenliste nacheinander. Da es sich um eine Stapelverarbeitung handelt, muss der Benutzer Excel nicht wiederholt öffnen oder für jede Datei einzeln den Befehl Speichern unter ausführen.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung den Speicherort und überprüfen Sie, ob die entsprechenden TXT-Dateien generiert wurden. Vergleichen Sie mit dem Ergebnis auf dem Screenshot nach der Verarbeitung: Für jede Excel-Datei wurde eine gleichnamige TXT-Datei generiert, nur die Erweiterung hat sich in .txt geändert. Zum Beispiel entspricht Sales Data.xlsx der Datei Sales Data.txt, Product List.xlsx entspricht Product List.txt.
Wenn die Anzahl der Dateien hoch ist, empfiehlt es sich, nach Dateinamen zu sortieren und dann die Anzahl der ursprünglichen Excel-Dateien mit der Anzahl der generierten TXT-Dateien zu vergleichen. So kann schnell bestätigt werden, ob die Stapelkonvertierung vollständig ist.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Bleiben Stile und Formeln nach der Konvertierung von Excel in TXT erhalten?
TXT ist ein reines Textformat, das hauptsächlich Textinhalte speichert und nicht geeignet ist, Zellstile, Farben, Rahmen, Diagramme und komplexe Formeldarstellungseffekte aus Excel zu erhalten. Wenn Sie das Layout beibehalten möchten, sind PDF- oder Bildformate möglicherweise besser geeignet; wenn Sie Dateninhalte extrahieren möchten, ist TXT leichter.
2. Beeinträchtigen englische Namen, Leerzeichen oder lange Namen im Dateinamen die Konvertierung?
Anhand der Dateinamen im Screenshot wie Sales Data.xlsx und Employee Attendance.xlsx ist zu erkennen, dass englische Dateinamen mit Leerzeichen normal in der Liste angezeigt werden können. Bei der tatsächlichen Verwendung wird empfohlen, Dateinamen möglichst standardisiert zu halten und zu viele Sonderzeichen zu vermeiden, um den späteren Systemimport oder die Skriptverarbeitung zu erleichtern.
3. Sollte man beim Stapelimport „Dateien hinzufügen“ oder „Dateien aus Ordner importieren“ wählen?
Wenn die Dateien bereits in einem Ordner zusammengefasst sind, wird empfohlen, vorrangig „Dateien aus Ordner importieren“ zu verwenden, um Mehrfachauswahlen zu reduzieren; wenn nur wenige bestimmte Dateien verarbeitet werden sollen, ist die Verwendung von „Dateien hinzufügen“ flexibler.
4. Muss das ursprüngliche Excel vor der Konvertierung gesichert werden?
Es wird empfohlen, die ursprünglichen Excel-Dateien aufzubewahren. TXT-Dateien werden normalerweise für die Ausgabe und den Austausch verwendet und können die ursprüngliche Arbeitsmappe nicht vollständig ersetzen. Wenn Sie die xlsx- oder xls-Dateien aufbewahren, können Sie diese verwenden, wenn Sie erneut exportieren, Formeln überprüfen oder das Format einsehen müssen.
Zusammenfassung: Reduzieren Sie sich wiederholende Aufgaben bei der Excel-zu-TXT-Konvertierung mit einem Stapelverarbeitungswerkzeug
Der Hauptwert der Stapelkonvertierung vieler Excel-Tabellen in das TXT-Textformat liegt darin, Zeit zu sparen, die Fehlerquote zu senken und die Datendateien besser für den Import, die Archivierung und die plattformübergreifende Nutzung geeignet zu machen. Mit HeSoft Doc Batch Tool müssen Benutzer nur zu den Excel-Tools gehen, „Excel in Txt konvertieren“ auswählen, Dateien stapelweise hinzufügen, den Speicherort festlegen und dann die Verarbeitung starten, um auf einmal mehrere entsprechende TXT-Textdateien zu generieren.
Wenn Sie häufig Excel-Dateien wie Berichte, Listen, Anwesenheitslisten, Aufträge, Kundeninformationen usw. verarbeiten müssen, wird empfohlen, die Originaldateien zuerst in einem Ordner zu sammeln und dann die Stapelkonvertierungsfunktion zu verwenden, um sie einheitlich als TXT zu exportieren. Dies macht den Vorgang nicht nur übersichtlicher, sondern macht auch die anschließende Datenaufbereitung effizienter.