Wenn viele Excel-Tabellen in einem Ordner gespeichert sind und alle einheitlich in TXT-Dateien konvertiert werden müssen, wäre das Öffnen und Speichern unter jeder Datei sehr zeitaufwendig und es könnte leicht eine Datei übersehen werden. In diesem Artikel wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool gezeigt, wie Sie mit der Funktion „Excel in TXT konvertieren“ in der Office-Software mehrere XLSX-Tabellendateien auf einmal importieren und gleichnamige TXT-Textdateien stapelweise erstellen können. Dies eignet sich für die Datenarchivierung, den Systemimport, plattformübergreifendes Lesen, die stapelweise Sortierung und ähnliche Szenarien.
Bei der täglichen Büroarbeit werden Excel-Tabellen häufig zum Speichern von Verkaufsdaten, Produktlisten, Mitarbeiteranwesenheit, Finanzberichten, Kundeninformationen und anderen Inhalten verwendet. In einigen Szenarien wie Datenaustausch, Systemimport, Textarchivierung oder Skriptauslesung ist das XLSX-Tabellenformat jedoch nicht das bequemste Format; viele Systeme bevorzugen den Empfang von TXT-Textdateien. Wenn es nur ein oder zwei Dateien sind, ist es noch akzeptabel, Excel manuell zu öffnen und im Textformat zu speichern. Wenn sich jedoch Dutzende oder Hunderte von Excel-Dateien in einem Ordner befinden, führt das wiederholte Öffnen, Auswählen des Formats, Speichern und Schließen nicht nur zu Zeitverschwendung, sondern auch leicht zu Problemen wie fehlender Konvertierung, chaotischer Benennung und falschen Speicherorten.
Dieser Artikel löst das Problem der "stapelweisen Konvertierung vieler Excel-Tabellendateien in das TXT-Textformat". Im Folgenden wird anhand von Screenshots demonstriert, wie Sie mit einer Bürosoftware wie HeSoft Doc Batch Tool die Stapelkonvertierung von Excel zu TXT durchführen. Ihre Ausrichtung ist nicht die reine Dokumentenansicht, sondern ein Werkzeug zur Stapelverarbeitung von Dateien, zur Reduzierung von Routineaufgaben und zur Steigerung der Büroeffizienz, das sich für Benutzergruppen eignet, die häufig Dateien wie XLSX, XLS, DOCX, PDF, Bilder und Text verarbeiten müssen.
Anwendungsszenarien: Wann ist eine Stapelkonvertierung von Excel zu TXT erforderlich?
Die Konvertierung von Excel zu TXT scheint eine einfache Formatanforderung zu sein, ist aber in der Praxis sehr häufig. Insbesondere wenn die Tabellendateien aus verschiedenen Abteilungen, Projekten oder von verschiedenen Daten stammen, wird die Effizienz durch viele sich wiederholende Vorgänge verlangsamt, wenn man weiterhin auf manuelle Einzelkonvertierung setzt.
Das erste Szenario ist der Datenimport. Viele Geschäftssysteme, ältere Verwaltungssoftware, ERP-Schnittstellen, Finanzsysteme oder interne Tools verlangen das Hochladen von textbasierten Dateien wie TXT oder CSV. Wenn das Originalmaterial im XLSX-Tabellenformat vorliegt, müssen die Excel-Dateien zunächst in TXT konvertiert werden, bevor der Import erfolgen kann.
Das zweite Szenario ist die Datenarchivierung. Im Vergleich zu Excel-Dateien sind TXT-Textdateien einfacher aufgebaut, beanspruchen in der Regel weniger Speicherplatz und lassen sich leichter durchsuchen, indexieren und langfristig aufbewahren. Für Daten, bei denen nur der Tabelleninhalt erhalten bleiben muss und keine komplexen Formate, Formeln oder Stile erforderlich sind, erleichtert die Konvertierung in TXT die spätere Suche.
Das dritte Szenario ist die Stapellieferung. Zum Beispiel muss ein Projektteam mehrere Excel-Berichte einheitlich an Entwickler, Datenverarbeiter oder eine Drittplattform übergeben, und der Empfänger verlangt das Textformat. Wenn dann Dateien wie Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx auf einmal in die entsprechenden TXT-Dateien konvertiert werden können, reduziert dies den Kommunikations- und Organisationsaufwand erheblich.
Das vierte Szenario ist die automatisierte Verarbeitung. Textdateien lassen sich leichter von Skripten, Batch-Programmen und Datenbereinigungstools lesen. Nach der Stapelkonvertierung von Excel zu TXT können Vorgänge wie Inhaltsextraktion, Zusammenführung, Vergleich und Datenbankimport fortgesetzt werden.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung mehrere Excel-Dateien, danach gleichnamige TXT-Textdateien
Vor der Verarbeitung: Ordner mit mehreren XLSX-Tabellen
Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass sich auf dem Desktop oder in einem Ordner mehrere Excel-Tabellendateien befinden, z. B. Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Project Progress.xlsx, Order History.xlsx, Training Plan.xlsx, Customer Info.xlsx usw. Diese Dateien liegen alle im XLSX-Format vor und die Symbole zeigen den Typ Excel-Tabelle an.
Bei herkömmlicher Vorgehensweise müsste jede Excel-Datei einzeln geöffnet, dann "Speichern unter" als TXT gewählt und der Speicherort bestätigt werden. Je mehr Dateien, desto deutlicher die wiederholten Vorgänge; sobald man unterbrochen wird, muss erneut überprüft werden, welche Dateien bereits konvertiert wurden und welche noch nicht.
Nach der Verarbeitung: Erzeugung der entsprechenden TXT-Textdateien
Im Screenshot nach der Verarbeitung wurde die ursprüngliche Gruppe von Excel-Dateien in TXT-Textdateien konvertiert. Die Dateinamen korrespondieren größtenteils, z. B. Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt usw. Das bedeutet, der Benutzer kann die Konvertierungsergebnisse anhand der ursprünglichen Dateinamen schnell identifizieren, ohne sie manuell umbenennen zu müssen.
Dieses Ergebnis eignet sich hervorragend für die Stapelorganisation und nachfolgende Lieferung: Quelldatei ist Excel, Zieldatei ist TXT, klare Benennung, übereinstimmende Anzahl, was den manuellen Prüfaufwand reduziert.
Arbeitsschritte: Stapelkonvertierung von Excel zu TXT mit HeSoft Doc Batch Tool
Im Folgenden wird der gesamte Arbeitsablauf anhand der Screenshots beschrieben. Da die Benutzeroberfläche je nach Version leicht abweichen kann, orientieren Sie sich in der Praxis an der aktuellen Softwareoberfläche. Die Beispielsoftware in diesem Artikel ist HeSoft Doc Batch Tool , Produktname und Versionsinformationen sind oben links im Screenshot zu sehen.
Schritt 1: Kategorie Excel-Tools aufrufen und „Excel zu Txt konvertieren“ finden
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie in der linken Navigationsleiste mehrere Funktionskategorien, z. B. Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Da diesmal Excel-Tabellendateien verarbeitet werden sollen, klicken Sie zuerst links auf „Excel-Tools“.
Auf der Seite der Excel-Tools wird rechts eine Reihe von Stapelverarbeitungsfunktionen im Zusammenhang mit Excel angezeigt, z. B. Excel in JPG-Bilder konvertieren, Excel in DOCX konvertieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in CSV konvertieren, Excel in XLS konvertieren, Excel in XLSX konvertieren usw. Im Screenshot ist die Zielfunktion die 16. Option „Excel zu Txt konvertieren“, die Funktionsbeschreibung lautet: Stapelkonvertierung von Excel-Dateien in das Txt-Format.
Das Ziel dieses Schrittes ist es, der Software das Zielformat dieser Stapelverarbeitungsaufgabe mitzuteilen: Konvertierung von Excel-Dateien in TXT-Text. Nach Auswahl der korrekten Funktion werden die importierten Tabellendateien im TXT-Format ausgegeben.
Schritt 2: Konvertierungsseite aufrufen und zu verarbeitende Excel-Dateien hinzufügen
Nach einem Klick auf „Excel zu Txt konvertieren“ gelangen Sie auf die entsprechende Verarbeitungsseite. Oben auf der Seite wird der aktuelle Funktionsname „Excel zu Txt konvertieren“ angezeigt, links befindet sich die Schaltfläche „Zurück zur Hauptübersicht“, was bedeutet, dass Sie bei falscher Funktionswahl oder Rückkehrbedarf zur Hauptoberfläche zurückgehen und eine neue Auswahl treffen können.
Oben auf der Konvertierungsseite sehen Sie zwei Hauptimportoptionen: „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Müssen nur wenige bestimmte Excel-Tabellen konvertiert werden, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und diese XLSX-Dateien manuell auswählen. Sollen alle oder viele Excel-Dateien eines Ordners konvertiert werden, empfiehlt sich eher „Dateien aus Ordner importieren“, um die Einzelauswahl zu reduzieren.
Im Screenshot wurden 8 Datensätze importiert; die Tabellenliste zeigt Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Vorgänge. In der Namensspalte sind Dateien wie Customer Info.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Order History.xlsx, Product List.xlsx, Project Progress.xlsx, Sales Data.xlsx, Training Plan.xlsx zu sehen; die Spalte Erweiterung zeigt XLSX, was darauf hindeutet, dass diese zu verarbeitenden Objekte Excel-Tabellendateien sind.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist, dass alle zu konvertierenden Excel-Dateien in die Aufgabenliste aufgenommen werden. Es wird empfohlen, nach dem Import zuerst Anzahl und Dateinamen zu überprüfen. Der Screenshot zeigt unten „Datensätze: 8“, was zur Kontrolle auf fehlende Dateien dient.
Schritt 3: Aufgabenliste überprüfen und bei Bedarf löschen oder leeren
Das Wichtigste bei der Stapelverarbeitung ist, zuerst die Dateiliste zu prüfen. Da die Software die Dateien gemäß der Aufgabenliste einheitlich verarbeitet, werden letztendlich auch TXT-Dateien für versehentlich hinzugefügte Tabellen erstellt, die nicht konvertiert werden sollen. Daher empfiehlt es sich, vor dem Klick auf "Weiter" den Dateinamen, die Erweiterung und den Pfad jeder Zeile zu überprüfen.
In der Spalte „Vorgänge“ rechts in der Liste sehen Sie ein Löschsymbol zum Entfernen eines einzelnen Datensatzes. Oben auf der Seite befindet sich die Schaltfläche „Leeren“. Wurde der falsche Ordner importiert oder muss die Dateiauswahl wiederholt werden, können Sie die aktuelle Liste leeren und anschließend erneut über „Dateien hinzufügen“ oder „Dateien aus Ordner importieren“ importieren.
Das Ziel dieses Schritts ist sicherzustellen, dass die Eingabedateien für die Stapelkonvertierung von Excel zu TXT korrekt sind. Besonders wenn sich im selben Verzeichnis Testdateien, veraltete Versionen oder temporäre Dateien befinden, kann die Überprüfung der Liste vor der Verarbeitung spätere Nacharbeit vermeiden.
Schritt 4: Auf „Weiter“ klicken und Speicherort festlegen
Nachdem Sie die Liste bestätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“. Der Prozessablauf zeigt, dass der aktuelle Vorgang die drei Phasen „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ umfasst. Im Screenshot befinden wir uns derzeit in Schritt 1. Mit Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zu Schritt 2, also zur Festlegung des Speicherorts für die konvertierten TXT-Dateien.
Die Einstellung des Speicherorts ist entscheidend. Es wird empfohlen, entsprechend der Arbeitsgewohnheit ein leicht identifizierbares Ausgabeverzeichnis zu wählen, z. B. einen neuen Ordner „TXT-Konvertierungsergebnisse“ anzulegen oder ein eigenes Ergebnisverzeichnis neben dem ursprünglichen Excel-Ordner zu erstellen. So wird eine Vermischung von ursprünglichen XLSX- und erzeugten TXT-Dateien vermieden, was die spätere Suche, Komprimierung, das Versenden oder den Import in Systeme übersichtlicher macht.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist die Festlegung des Ablageorts für alle Konvertierungsergebnisse. Wählen Sie bei der Stapelverarbeitung kein beliebiges temporäres Verzeichnis, da die Dateien sonst nach der Verarbeitung womöglich erneut gesucht werden müssen, was die Effizienz beeinträchtigt.
Schritt 5: Verarbeitung starten und Ausgabeergebnisse überprüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, folgen Sie dem Prozess der Benutzeroberfläche zu „Verarbeitung starten“. Die Software führt basierend auf der zuvor importierten Excel-Dateiliste die Aufgabe der Stapelkonvertierung von Excel zu TXT aus. Nach Abschluss der Konvertierung öffnen Sie das Speicherverzeichnis und sehen die TXT-Dateien, die den Originaldateien entsprechen.
Nach der Verarbeitung werden drei Prüfungen empfohlen: Erstens: Prüfen, ob die Anzahl der TXT-Dateien mit der Datensatzanzahl in der Aufgabenliste übereinstimmt, z. B. nach Import von 8 XLSX-Dateien sollten nach der Verarbeitung 8 TXT-Dateien vorhanden sein. Zweitens: Prüfen, ob die Dateinamen eins zu eins mit den ursprünglichen Excel-Dateien übereinstimmen, um Verwechslungen auszuschließen. Drittens: Einige TXT-Dateien stichprobenartig öffnen und prüfen, ob der Inhalt normal lesbar ist und den Anforderungen für den Systemimport oder die Textarchivierung entspricht.
Häufige Probleme und Hinweise
1. Können XLSX und XLS nach demselben Prinzip verarbeitet werden?
Die Beispieldateien im Screenshot dieses Artikels haben die Erweiterung XLSX, und die auf der Seite angezeigte Funktion ist „Excel zu Txt konvertieren“. Für Excel-Tabellendateien sind gängige Erweiterungen XLSX, XLS usw. In der Praxis sollte der Dateityp maßgeblich sein, der von der Importliste der Software erkannt wird. Handelt es sich um ältere oder spezielle Dateiformate, wird ein vorheriger Test mit wenigen Dateien vor der Stapelverarbeitung aller Dateien empfohlen.
2. Bleiben nach der Konvertierung in TXT die Farben, Formeln und Zellstile von Excel erhalten?
TXT ist ein reines Textformat, dessen Schwerpunkt auf der Erhaltung des Textinhalts liegt, nicht der Tabellenstile. Daher sind Schriftfarben, Rahmen, Zellhintergrundfarben und komplexe Formeldarstellungen in Excel in der Regel nicht zentraler Bestandteil der TXT-Erhaltung. Wenn Ihr Ziel die Erhaltung von Layout und visuellen Effekten ist, sind PDF- oder Bildformate möglicherweise besser geeignet; wenn Ihr Ziel der Export von Textinhalten für einfaches Lesen und Importieren ist, ist TXT besser geeignet.
3. Warum sollte vor der Stapelkonvertierung eine Sicherungskopie des Original-Excels erstellt werden?
Obwohl der Konvertierungsvorgang in der Regel neue Dateien erzeugt und die ursprünglichen XLSX-Dateien nicht direkt ändert, ist es dennoch gute Praxis, bei der Stapelverarbeitung von Bürodateien Sicherungskopien der Originale aufzubewahren. Insbesondere bei wichtigen Dateien wie Finanzberichten, Kundendaten und Anwesenheitsdaten wird empfohlen, zuerst eine Kopie in ein Testverzeichnis zu legen, die Konformität der Konvertierungsergebnisse zu prüfen und erst dann die Stapelverarbeitung der offiziellen Dateien durchzuführen.
4. Wie vermeidet man das Übersehen von Dateien bei großen Mengen?
Wenn sich die Dateien im selben Ordner befinden, wird die Nutzung von „Dateien aus Ordner importieren“ dem einzelnen Klick auf „Dateien hinzufügen“ zum Vermeiden von Auslassungen vorgezogen. Nach dem Import überprüfen Sie anhand der Datensatzanzahl unten und der Dateinamen in der Liste, ob die Anzahl den Erwartungen entspricht.
Fazit: Reduzierung wiederholter Konvertierungen mit Stapelverarbeitungswerkzeugen zur Steigerung der Effizienz bei Excel-zu-TXT-Konvertierungen
Die Stapelkonvertierung von Excel-Tabellen in TXT-Text reduziert im Wesentlichen Routinearbeit. Vorgänge, bei denen früher jede Datei einzeln geöffnet und "Speichern unter" gewählt werden musste, können nun zentral mit „Excel zu Txt konvertieren“ in HeSoft Doc Batch Tool erledigt werden. Für Ordner mit vielen XLSX-Tabellen spart diese Methode erheblich Zeit und verringert das Risiko von fehlenden Konvertierungen, falschem Speichern und chaotischer Benennung.
Wenn Sie mehrere Excel-Dateien wie Verkaufsdaten, Produktlisten, Kundeninformationen, Anwesenheitslisten, Finanzberichte etc. bearbeiten und diese einheitlich im TXT-Textformat ausgeben müssen, folgen Sie den Schritten in diesem Artikel: Gehen Sie zu Excel-Tools, wählen Sie „Excel zu Txt konvertieren“, importieren Sie die Dateien stapelweise, prüfen Sie die Liste, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung. So gewährleisten Sie einen klaren Ablauf und machen die Dateikonvertierung besser für skalierte Büroszenarien geeignet.