Cet article explique comment convertir plusieurs fichiers Excel en lots au format texte TXT, adapté à l'archivage de données, l'importation système, le stockage léger et la consultation multiplateforme. L'article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple, combinant l'effet des fichiers avant et après traitement et des captures d'écran de l'interface du logiciel, pour expliquer le flux complet depuis le choix de l'outil Excel, l'accès à la fonction de conversion Excel en Txt, l'ajout des fichiers jusqu'à la définition de l'emplacement de sauvegarde et le début du traitement, aidant les utilisateurs à réduire les opérations répétitives d'enregistrement individuel au format TXT.
Dans le travail quotidien, les feuilles de calcul Excel sont souvent utilisées pour enregistrer les données de vente, les listes de produits, la présence des employés, les enregistrements de commandes, l'avancement des projets, les informations clients, etc. Cependant, lorsque ces données doivent être importées dans d'autres systèmes, confiées à des développeurs pour traitement, utilisées pour l'analyse de logs ou archivées à long terme, le format texte TXT est souvent plus léger et plus universel. S'il n'y a qu'un seul fichier Excel, ouvrir manuellement puis enregistrer sous forme de fichier texte peut être acceptable ; mais s'il faut traiter des dizaines, voire des centaines de tableaux xlsx ou xls, les ouvrir un par un, les enregistrer sous, les fermer, non seulement cela prend du temps, mais il est aussi facile d'omettre un traitement ou de sauvegarder au mauvais endroit.
Le problème que cet article vise à résoudre est le suivant : comment convertir de nombreux fichiers de tableaux Excel en lots au format texte TXT. Nous prendrons ci-dessous HeSoft Doc Batch Tool comme exemple, en suivant l'interface réelle des captures d'écran, pour expliquer comment effectuer une conversion par lots via un logiciel bureautique, afin d'éviter les tâches répétitives et d'améliorer l'efficacité du traitement des fichiers.
Scénarios applicables : dans quels cas faut-il convertir Excel en TXT par lots
La conversion par lots d'Excel en TXT ne consiste pas simplement à changer l'extension du fichier, mais à exporter le contenu du tableau dans un fichier texte plus universel. Les scénarios courants incluent les catégories suivantes.
Premièrement, les données métier doivent être importées dans un système. Certains ERP, CRM, systèmes financiers, scripts d'analyse de données ou plateformes de gestion internes prennent en charge l'importation de texte TXT, demandant aux utilisateurs de soumettre des fichiers texte plutôt que des classeurs Excel. Dans ce cas, si les données originales sont dispersées dans plusieurs fichiers xlsx, il est nécessaire de les convertir uniformément en txt.
Deuxièmement, les fichiers doivent être archivés à long terme ou consultés sur plusieurs plateformes. Les fichiers TXT sont généralement plus petits en volume, ne dépendent pas de l'environnement Excel et peuvent être ouverts directement sous Windows, macOS, Linux ainsi que sur de nombreux appareils mobiles. Pour les documents nécessitant uniquement la consultation du contenu brut du tableau, sans formules ni styles complexes, la conversion en format texte facilite la sauvegarde et le transfert.
Troisièmement, le prétraitement avant le nettoyage de données par lots. De nombreux techniciens convertissent d'abord Excel en texte, puis utilisent des scripts pour la segmentation, la comparaison, le filtrage ou l'importation dans une base de données. Convertir plusieurs fichiers Excel en TXT par lots permet de rendre le flux de travail ultérieur plus standardisé.
Quatrièmement, réduire les opérations manuelles répétitives. Ouvrir manuellement un fichier Excel et l'enregistrer sous forme txt implique de nombreuses étapes répétitives, et pour chaque fichier, il faut choisir le format et confirmer l'emplacement de sauvegarde. Utiliser la fonction de traitement par lots d'un logiciel bureautique permet de regrouper cette série d'actions, ce qui convient particulièrement au personnel administratif, RH, financier, opérationnel et de gestion de données.
Aperçu du résultat : avant traitement, plusieurs fichiers de tableaux Excel
D'après la capture d'écran avant traitement, on peut voir que plusieurs fichiers de tableaux Excel se trouvent sur le bureau ou dans un dossier, avec des noms de fichiers incluant Sales Data.xlsx, Product List.xlsx, Employee Attendance.xlsx, Financial Report.xlsx, Project Progress.xlsx, Order History.xlsx, Training Plan.xlsx, Customer Info.xlsx, etc. L'extension de ces fichiers est xlsx, ce qui correspond au format courant des classeurs Excel.
Si l'on utilise la méthode traditionnelle, il faut ouvrir ces fichiers un par un en double-cliquant, puis utiliser la fonction Enregistrer sous d'Excel pour choisir le format texte. Plus le nombre de fichiers est élevé, plus le coût de l'opération est important. Pour les utilisateurs devant traiter régulièrement des rapports, ce type d'opération répétitive nuit considérablement à l'efficacité.
Aperçu du résultat : après traitement, les fichiers texte TXT correspondants sont générés
La capture d'écran après traitement montre que les fichiers Excel d'origine ont été convertis en fichiers texte TXT correspondants, par exemple Customer Info.txt, Employee Attendance.txt, Financial Report.txt, Order History.txt, Product List.txt, Project Progress.txt, Sales Data.txt, Training Plan.txt, etc. On peut voir que le corps du nom de fichier reste identique, l'extension passant de .xlsx à .txt, ce qui permet à l'utilisateur de vérifier rapidement le résultat de la conversion.
Cette convention de nommage facilite la gestion ultérieure : l'utilisateur peut retrouver rapidement le fichier texte correspondant en fonction du nom de fichier d'origine, ou télécharger, archiver ou remettre les fichiers TXT générés à d'autres systèmes. Pour une tâche de conversion par lots, il est très important que le résultat soit clair et vérifiable.
Étape 1 : Ouvrir la catégorie Outils Excel, trouver la fonction Excel vers Txt
Après avoir lancé HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir dans la barre d'outils de gauche plusieurs catégories, telles que Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils Texte, Outils Image, etc. Comme l'objet de ce traitement est un tableau Excel, il faut d'abord cliquer sur la catégorie Outils Excel à gauche.
Dans la page Outils Excel, le logiciel liste sous forme de cartes de nombreuses fonctions de traitement par lots liées à Excel, comme Excel vers JPG, Excel vers Docx, Excel vers PDF, Excel vers Csv, Excel vers Xls, Excel vers Xlsx, etc. D'après la capture d'écran, la carte de fonction « Excel vers Txt » est clairement présente, indiquant que cette fonction sert à convertir par lots des fichiers Excel au format Txt.
Le but de cette étape est d'entrer dans le module de conversion par lots correct. Le résultat attendu est : après avoir cliqué sur « Excel vers Txt », le logiciel accède à la page dédiée au traitement Excel vers TXT, où l'ajout de fichiers, le réglage de l'emplacement de sauvegarde et le lancement du traitement seront effectués.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Excel à convertir
Après être entré dans la page « Excel vers Txt », on peut voir en haut de l'interface les deux boutons « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers d'un dossier ». Deux méthodes d'importation courantes sont proposées ici : si le nombre de fichiers à traiter est faible ou s'ils sont dispersés à différents endroits, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » pour les sélectionner un par un ; si tous les fichiers Excel sont déjà regroupés dans un même dossier, utiliser « Importer des fichiers d'un dossier » sera plus efficace.
Dans la capture d'écran, 8 fichiers xlsx ont déjà été importés, la liste affiche des informations telles que le numéro d'ordre, le nom, le chemin, l'extension, la date de création, la date de modification et les opérations. On peut voir que les chemins des fichiers se trouvent dans le même dossier de test, et la colonne d'extension affiche xlsx, ce qui indique que le logiciel a bien reconnu ces fichiers Excel à traiter.
Le but de cette étape est d'ajouter tous les tableaux Excel à convertir à la liste des tâches. Le résultat attendu est : les fichiers à traiter sont affichés ligne par ligne dans la liste, l'utilisateur peut vérifier les noms de fichiers et les chemins pour confirmer qu'il n'y a pas d'omission ou de sélection erronée. Si l'on découvre qu'un fichier n'a pas besoin d'être traité, on peut le supprimer via l'entrée d'opération à droite de la liste ; si une nouvelle sélection est nécessaire, on peut également utiliser le bouton « Vider » en haut de l'interface pour effacer la liste actuelle avant de réimporter.
Étape 3 : Confirmer la liste de fichiers et passer à l'étape suivante
Dans une tâche de traitement par lots, la confirmation de la liste de fichiers est cruciale. Le bas de la capture d'écran affiche « Nombre d'enregistrements : 8 », indiquant qu'il y a actuellement 8 enregistrements à traiter dans cette tâche. L'utilisateur doit vérifier les éléments suivants avant de passer à l'étape suivante : le nombre de fichiers est-il correct, les noms de fichiers correspondent-ils aux attentes, les chemins proviennent-ils du dossier cible, l'extension est-elle bien au format de fichier Excel.
Après confirmation, cliquez sur le bouton « Suivant » en bas de la page. Selon le flux de l'interface, l'étape actuelle est « Sélectionner les enregistrements à traiter », suivie de « Définir l'emplacement de sauvegarde » et « Démarrer le traitement ». Par conséquent, après avoir cliqué sur Suivant, le logiciel passera à l'étape de paramétrage de l'emplacement de sortie.
Le but de cette étape est d'empêcher l'entrée de fichiers erronés dans le flux de conversion. Le résultat attendu est : une fois que les fichiers Excel dans la liste sont confirmés comme corrects, on peut continuer à définir où sauvegarder les fichiers TXT convertis.
Étape 4 : Définir l'emplacement de sauvegarde des fichiers TXT
Lors d'une conversion par lots, il est conseillé de planifier l'emplacement de sauvegarde à l'avance. On peut généralement choisir un nouveau dossier de sortie, par exemple « Résultat Excel vers TXT » ou « Fichiers exportés TXT », afin d'éviter de mélanger les fichiers TXT générés avec les fichiers Excel originaux, ce qui facilite la vérification et la sauvegarde.
Bien que la capture d'écran ne montre que la page d'importation des fichiers, le flux en haut de l'interface indique clairement que la 2ème étape est « Définir l'emplacement de sauvegarde ». Par conséquent, après être entré dans cette étape, l'utilisateur doit définir le répertoire de sauvegarde des résultats de conversion en suivant les invites de l'interface du logiciel. Une fois le paramétrage terminé, on passe à l'étape de démarrage du traitement.
Le but de cette étape est de déterminer le chemin de stockage des fichiers texte txt après la conversion par lots. Le résultat attendu est : le logiciel génère à l'emplacement spécifié les fichiers TXT correspondant aux fichiers Excel d'origine, facilitant la consultation, la copie ou le téléchargement ultérieurs.
Étape 5 : Démarrer la conversion par lots et vérifier les résultats
Après avoir terminé le paramétrage de l'emplacement de sauvegarde, passez à la 3ème étape « Démarrer le traitement » selon le flux de l'interface. Une fois le traitement lancé, le logiciel convertit un par un les fichiers Excel de la liste des tâches. Comme il s'agit d'un traitement par lots, l'utilisateur n'a pas besoin d'ouvrir Excel à plusieurs reprises ni d'effectuer l'opération « Enregistrer sous » pour chaque fichier individuellement.
Une fois le traitement terminé, ouvrez l'emplacement de sauvegarde et vérifiez si les fichiers txt correspondants ont bien été générés. Vous pouvez vous référer au résultat de la capture d'écran après traitement : pour chaque fichier Excel, un fichier TXT de même nom a été généré, seule l'extension est devenue .txt. Par exemple, Sales Data.xlsx correspond à Sales Data.txt, Product List.xlsx à Product List.txt.
Si le nombre de fichiers est important, il est recommandé de les trier par nom, puis de comparer si le nombre de fichiers Excel originaux et le nombre de fichiers TXT générés correspondent. Cela permet de vérifier rapidement si la conversion par lots est complète.
Questions fréquentes et remarques
1. Après la conversion d'Excel en TXT, les styles et formules sont-ils conservés ?
Le TXT est un format de texte brut, principalement destiné à sauvegarder le contenu textuel, il n'est pas adapté pour conserver les styles de cellule, couleurs, bordures, graphiques et l'affichage des formules complexes d'Excel. Si votre objectif est de préserver la mise en page, les formats PDF ou image peuvent être plus appropriés ; si l'objectif est d'extraire le contenu des données, le TXT est plus léger.
2. Les noms de fichiers contenant de l'anglais, des espaces ou des noms longs affectent-ils la conversion ?
D'après les noms de fichiers comme Sales Data.xlsx, Employee Attendance.xlsx visibles sur la capture d'écran, on constate que les noms de fichiers en anglais avec des espaces peuvent s'afficher normalement dans la liste. En utilisation réelle, il est conseillé de normaliser autant que possible les noms de fichiers, en évitant un excès de symboles spéciaux, pour faciliter l'importation ultérieure dans les systèmes ou le traitement par script.
3. Lors de l'importation par lots, faut-il choisir « Ajouter des fichiers » ou « Importer des fichiers d'un dossier » ?
Si les fichiers sont déjà regroupés dans un seul dossier, il est recommandé d'utiliser en priorité « Importer des fichiers d'un dossier », ce qui réduit les opérations de sélection multiple ; si l'on souhaite traiter seulement un petit nombre de fichiers spécifiques, l'utilisation de « Ajouter des fichiers » est plus flexible.
4. Faut-il sauvegarder les fichiers Excel originaux avant la conversion ?
Il est conseillé de conserver les fichiers Excel originaux. Les fichiers TXT sont généralement utilisés pour l'exportation et l'échange, ils ne peuvent pas remplacer complètement le classeur original. Conserver les fichiers xlsx ou xls permet de les utiliser si l'on a besoin de réexporter, de vérifier des formules ou de consulter la mise en forme.
Résumé : réduire le travail répétitif de conversion Excel en TXT avec un outil de traitement par lots
La valeur fondamentale de la conversion par lots de nombreux tableaux Excel au format texte TXT réside dans le gain de temps, la réduction du taux d'erreur, et la facilitation de l'importation, de l'archivage et de l'utilisation multiplateforme des fichiers de données. Avec HeSoft Doc Batch Tool , l'utilisateur n'a qu'à accéder aux Outils Excel, sélectionner « Excel vers Txt », ajouter les fichiers par lots, définir l'emplacement de sauvegarde, puis démarrer le traitement, pour générer en une seule fois plusieurs fichiers texte txt correspondants.
Si vous avez souvent besoin de traiter des fichiers Excel de rapports, listes, pointages, commandes, informations clients, etc., il est conseillé de d'abord regrouper les fichiers originaux dans un même dossier, puis d'utiliser la fonction de conversion par lots pour exporter uniformément en TXT. Cela rend non seulement l'opération plus claire, mais permet également d'améliorer l'efficacité du travail ultérieur d'organisation des données.