Dieses Dokument richtet sich an Büroanwender, die PDF-Dokumente im Standardformat stapelweise verarbeiten müssen, und beschreibt ausführlich, wie mehrere PDF-Dateien mit HeSoft Doc Batch Tool in ZUGFeRD konvertiert werden. Der Inhalt umfasst Anwendungsszenarien, Erläuterungen zu den Vorher-Nachher-Effekten der Verarbeitung, Schritt-für-Schritt-Anleitungen anhand von Screenshots sowie Hinweise zu Speicherorten, Dateiüberprüfung, Formatvalidierung und anderen Vorsichtsmaßnahmen. Durch diesen Workflow können Benutzer wiederkehrende Konvertierungsvorgänge für große Mengen von PDFs zentral durchführen, was sich für Finanz-, Verwaltungs-, Dokumentenmanagement- und Unternehmensarchivierungsszenarien eignet.
Im täglichen Büroalltag ist PDF eines der gängigsten Dateiformate. Finanzrechnungen, Verträge, Handbücher, Lieferunterlagen und gescannte Dokumente können als PDF gespeichert werden. Wenn jedoch Geschäftsprozesse erfordern, dass Dateien einer bestimmten Standardversion entsprechen, müssen gewöhnliche PDFs weiter konvertiert werden. Beispielsweise kann bei der Zustellung von elektronischen Rechnungen oder Geschäftsbelegen die Verwendung des ZUGFeRD-Standardformats erforderlich sein. Wenn viele Dateien vorliegen, ist die Konvertierung einzeln sehr ineffizient.
Dieser Artikel bietet eine direkt umsetzbare Anleitung zur Stapelverarbeitung von PDF zu ZUGFeRD. Die verwendete Software ist HeSoft Doc Batch Tool , eine Bürosoftware, die auf die Stapelverarbeitung von Dateien, die Reduzierung von sich wiederholenden Arbeiten und die Steigerung der Effizienz der Dokumentenverarbeitung ausgerichtet ist. Sie verarbeitet nicht nur einzelne PDFs, sondern führt mehrere Dateien über Aufgabenlisten und Assistentenschritte in einem einheitlichen Prozess zusammen.
Geeignete Szenarien: Für welche Büroaufgaben ist die Stapelverarbeitung zu ZUGFeRD geeignet
Die Stapelverarbeitung von PDF zu ZUGFeRD ist in Büroumgebungen üblich, die eine standardisierte Zustellung erfordern. Beispielsweise muss die Finanzabteilung eine Reihe von PDF-Rechnungen ordnen; Verwaltungsmitarbeiter müssen Lieferantendaten einheitlich archivieren; Projektmanager müssen mehrere PDF-Belege an Kunden übergeben; Dokumentenverwalter müssen historische PDF-Dateien zur Aufbewahrung in einen bestimmten Standard konvertieren.
Das gemeinsame Merkmal dieser Art von Aufgaben ist: viele Dateien, identische Arbeitsregeln, hoher Aufwand für manuelle Wiederholungen. Solange das Ziel einheitlich ist, ist die Stapelverarbeitung geeigneter als die Einzelverarbeitung. Der Benutzer muss nur einmal Dateien hinzufügen, ZUGFeRD wählen, den Speicherort festlegen und dann die Software die Konvertierung ausführen lassen.
Ergebnisvorschau: Dateizustand vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung: PDF-Dateien befinden sich noch im gewöhnlichen, zu konvertierenden Zustand
Vor der Verarbeitung existieren die Dateien mit der Erweiterung .pdf, aber ob sie ZUGFeRD entsprechen, muss durch den Konvertierungsprozess einheitlich behandelt werden. Der erste Schritt der Software zeigt die zu verarbeitenden PDFs in einer Tabelle an, der Benutzer kann den Namen, Pfad, die Erweiterung, das Erstellungsdatum und das Änderungsdatum jeder Datei einsehen. Der Fokus in dieser Phase liegt darauf zu bestätigen, "welche Dateien verarbeitet werden".
Wenn Sie viele PDFs aus einem Ordner importiert haben, wird empfohlen, in dieser Phase zunächst die Dateinamen zu überprüfen, um zu vermeiden, dass Entwürfe, doppelte Dateien oder Dateien aus anderen Chargen zur Aufgabe hinzugefügt werden. Stapelverarbeitung ist zwar effizient, aber die Genauigkeit der Liste ist Voraussetzung dafür.
Nach der Verarbeitung: Erzeugte PDF-Datei im Zielstandard
Wenn der Benutzer in den Versionsoptionen ZUGFeRD wählt und den Speicherort sowie den Verarbeitungsstart bestätigt, konvertiert die Software die Dateien in der Liste in das Zielstandardformat. Nach der Verarbeitung wird empfohlen, die Ausgabedateien dreifach zu prüfen: Erstens, ob die Anzahl mit den ursprünglichen Aufgabendatensätzen übereinstimmt; zweitens, ob die Dateien normal geöffnet werden können; drittens, ob sie den Standardanforderungen des Empfängers oder der internen Archivierung entsprechen.
Da der Screenshot keine endgültige Fertigstellungsseite zeigt, werden hier keine Fertigstellungsmeldungen oder Ergebnis-Screenshots erfunden; maßgeblich ist das Ausgabeverzeichnis nach Abschluss der Softwareverarbeitung.
Bedienungsschritte: PDF-Stapelverarbeitung zu ZUGFeRD gemäß Screenshots
Schritt 1: Software öffnen und die PDF-Konvertierungsfunktion finden
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie auf der linken Seite mehrere Funktionskategorien, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Da PDF-Dateien verarbeitet werden sollen, klicken Sie zuerst links auf "PDF-Tools".
Suchen Sie in der Liste der PDF-Tools nach "PDF in andere Versionen von PDF konvertieren". Im Screenshot befindet sich diese Karte im Bereich PDF-Tools, die danebenstehende Erklärung lautet: "Stapelverarbeitung von PDF-Dateien in andere Versionen von PDF". Dies ist der Einstiegspunkt, der für dieses Tutorial benötigt wird.
Zweck der Aktion: Aufrufen des Funktionsmoduls, das die PDF-Versionskonvertierung unterstützt. Erwartetes Ergebnis: Die Software öffnet eine neue Seite für Stapelverarbeitungsaufgaben.
Schritt 2: PDF-Dateien in der Aufgabenseite hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Aufgabenseite wird oben der aktuelle Funktionsname "PDF in andere Versionen von PDF konvertieren" angezeigt. Oben rechts auf der Seite befinden sich zwei häufig genutzte Einträge: "Dateien hinzufügen" und "Dateien aus Ordner importieren". Wenn die Dateien verstreut sind, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden, um sie chargenweise auszuwählen; wenn die Dateien bereits in einem Ordner konzentriert sind, ist "Dateien aus Ordner importieren" bequemer.
Im Screenshot wurden bereits 4 PDF-Dateien hinzugefügt, die Tabelle listet Sequenznummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und eine Aktionsspalte auf. Unten wird "Anzahl Datensätze: 4" angezeigt, was bedeutet, dass die aktuelle Aufgabe 4 zu verarbeitende Datensätze enthält.
Zweck der Aktion: Erstellen der Dateiliste für diese Stapelverarbeitung. Erwartetes Ergebnis: Alle in ZUGFeRD zu konvertierenden PDFs werden vollständig in der Liste angezeigt.
Schritt 3: Zu verarbeitende Liste bereinigen
Vor der Stapelverarbeitung wird empfohlen, die Liste zu bereinigen. Fälschlich hinzugefügte Dateien können über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden; bei vielen Dateien können die "Filter"- oder "Sortier"-Funktionen in der Oberfläche zur Ansichtshilfe verwendet werden. Ignorieren Sie hier nicht das Pfadfeld, da gleichnamige Dateien in verschiedenen Ordnern liegen können – der Pfad hilft Ihnen, die Dateiquelle zu bestätigen.
Der Kernzweck dieses Schritts ist nicht die Konvertierung, sondern die Risikominimierung der Stapelverarbeitung. Ein Fehler bei einer einzelnen Datei betrifft nur eine Datei, ein Fehler bei einer Stapelverarbeitung kann eine ganze Charge betreffen. Daher ist die Überprüfung von Datensatzanzahl, Name und Pfad sehr notwendig.
Schritt 4: Auf "Weiter" klicken, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen
Nach Bestätigung der Dateiliste klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter". Die Software wechselt zum zweiten Schritt "Verarbeitungsoptionen festlegen". Anhand des Schrittbalkens ist zu erkennen, dass der gesamte Prozess vier Phasen umfasst: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten.
Diese Prozessgestaltung ist für Büroanwender geeignet: Der erste Schritt ist für die Dateiauswahl zuständig, der zweite für die Wahl des Zielstandards, der dritte für den Ausgabeort und der vierte für die Aufgabenausführung. Der Zweck jedes Schritts ist relativ klar, wodurch Auslassungen reduziert werden können.
Schritt 5: ZUGFeRD als Zielversion auswählen
Auf der Seite "Verarbeitungsoptionen festlegen" listet die Software mehrere Versionsoptionen auf. Der Benutzer kann Optionen wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-4, PDF/X-1a, PDF/X-3, PDF/UA-1, PDF 1.0, PDF 1.7, PDF 2.0 sehen. Um das Thema dieses Artikels umzusetzen, muss das "ZUGFeRD" darin ausgewählt werden.
Im Screenshot zeigt ein roter Pfeil auf ZUGFeRD, und das Optionsfeld ist bereits ausgewählt. Dies bedeutet, dass das Konvertierungsziel für diese Aufgabe auf ZUGFeRD gesetzt ist. Als Nächstes können Sie auf "Weiter" klicken.
Zweck der Aktion: Das Zielversionsformat explizit auf ZUGFeRD setzen. Erwartetes Ergebnis: Die PDFs in der aktuellen Charge werden entsprechend dieser Option konvertiert.
Schritt 6: Speicherort festlegen, um Überschreiben der Originaldateien zu vermeiden
Laut Schrittbalken gelangt man nach Auswahl der Verarbeitungsoptionen zu "Speicherort festlegen". Obwohl der Screenshot keine Details dieser Seite zeigt, kann bestätigt werden, dass dies ein Schlüsselschritt in der Stapelverarbeitung ist. Es wird empfohlen, die Ausgabedateien nicht direkt im Originalordner abzulegen und mit den Originalen zu vermischen, sondern ein spezielles neues Verzeichnis zu erstellen, z. B. "ZUGFeRD-Konvertierungsergebnisse".
Dies hat drei Vorteile: Erstens bleiben die Original-PDFs erhalten, was die Rückverfolgbarkeit erleichtert; zweitens sind die Ausgabeergebnisse zentralisiert, was die Überprüfung erleichtert; drittens kann bei Bedarf der Übermittlung an Kunden oder des Imports in ein System das Ausgabeverzeichnis direkt gepackt werden, was Suchaufwand reduziert.
Schritt 7: Verarbeitung starten und Ergebnisse prüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, gelangen Sie zu "Verarbeitung starten". Hier führt die Software die Stapelverarbeitung basierend auf der zuvor erstellten Aufgabenliste und dem gewählten ZUGFeRD-Zielstandard aus. Öffnen Sie nach Abschluss den Ausgabeordner zur Überprüfung.
Es wird empfohlen, mindestens folgende Punkte zu prüfen: Ist die Anzahl der Ausgabedateien korrekt? Sind die Dateinamen leicht zu identifizieren? Können die Dateien normal geöffnet werden? Entsprechen sie den ZUGFeRD-Anforderungen des Empfängers? Im Falle einer formellen Finanzarchivierung wird empfohlen, zuerst mit einer kleinen Stichprobe zu testen, bevor die gesamte Dateimenge verarbeitet wird.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen "PDF in andere Versionen von PDF konvertieren" und "PDF in Word konvertieren"?
"PDF in Word konvertieren" wandelt PDF in das Word-Dokumentformat um, typischerweise zur Bearbeitung von Inhalten; "PDF in andere Versionen von PDF konvertieren" gibt hingegen weiterhin PDF aus, nur mit einem anderen Zielstandard oder einer anderen Version. Um in diesem Artikel ZUGFeRD zu konvertieren, sollte letzteres gewählt werden, nicht PDF zu Word, PDF zu Excel oder PDF zu XML.
2. Warum ein Stapelverarbeitungstool verwenden, anstatt PDFs einzeln zu öffnen?
Das einzeln Öffnen von PDFs eignet sich für die gelegentliche Bearbeitung einer Datei, ist aber nicht für viele Dateien geeignet. Ein Stapelverarbeitungstool kann viele PDFs auf einmal importieren und einheitlich dieselbe Zielversion anwenden, wodurch wiederholte Klicks und menschliches Übersehen reduziert werden. Für Benutzer, die monatlich Rechnungen, Verträge oder Archivmaterial verarbeiten, ist die Effizienzsteigerung sehr deutlich.
3. Kann direkt ein gesamter Ordner importiert werden?
Die Oberfläche bietet eine Schaltfläche "Dateien aus Ordner importieren", die sich für Fälle eignet, in denen Dateien bereits zentral abgelegt sind. Nach dem Import wird dennoch empfohlen, die Liste zu überprüfen, um sicherzustellen, dass keine irrelevanten PDFs eingemischt wurden.
4. Ist vor der Konvertierung eine Sicherung erforderlich?
Es wird empfohlen, die Originaldateien aufzubewahren und die Ausgabe an einem separaten Ort zu speichern. Stapelverarbeitung betrifft typischerweise mehrere Dateien; das Aufbewahren des Originals verringert das Betriebsrisiko und erleichtert eine erneute Verarbeitung bei Bedarf.
5. Wie kann bestätigt werden, dass das Konvertierungsergebnis den Anforderungen entspricht?
Prüfen Sie nach Abschluss nicht nur, ob die Datei erzeugt wurde. Führen Sie eine Prüfung in Verbindung mit den Geschäftsanforderungen durch, z. B. ob die Empfängerplattform sie akzeptiert, ob das Archivierungssystem sie lesen kann, ob die Datei normal geöffnet werden kann. Für wichtige Dateien ist es sicherer, zuerst eine kleine Stichprobe zu testen.
Zusammenfassung: Mit einem klaren Workflow die Stapelverarbeitung von PDF zu ZUGFeRD abschließen
Die Stapelverarbeitung von PDF zu ZUGFeRD erfordert nicht die wiederholte manuelle Bearbeitung jeder einzelnen Datei. Mit Hilfe von HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer die Aufgabe über einen assistentengeführten Prozess abschließen: Rufen Sie die PDF-Tools auf, wählen Sie "PDF in andere Versionen von PDF konvertieren", fügen Sie Dateien hinzu oder importieren Sie einen Ordner, überprüfen Sie die Liste, wählen Sie ZUGFeRD, legen Sie den Speicherort fest und starten Sie schließlich die Verarbeitung.
Für Büromitarbeiter, die häufig Rechnungs-PDFs, Vertrags-PDFs, Geschäftsbelege und Archivmaterial verarbeiten, kann diese Art der Stapelverarbeitung sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren und die Effizienz der Dateistandardisierung steigern. Es wird empfohlen, den Prozess zunächst mit einigen Beispieldateien zu testen, bevor eine große Menge von Dateien offiziell verarbeitet wird, und erst dann den vollständigen Ordner in die Software zur Stapelverarbeitung zu importieren, nachdem bestätigt wurde, dass die Ausgabe den Anforderungen entspricht.