Wenn viele Unternehmen elektronische Rechnungen archivieren oder extern liefern, müssen sie eine große Anzahl von PDF-Rechnungen in das ZUGFeRD-Standardformat konvertieren. Dieser Artikel nimmt HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel und stellt den vollständigen Ablauf vom PDF-Tool-Einstieg über das Hinzufügen von Dateien, Importieren von Ordnern, Auswählen der ZUGFeRD-Version, Speichern der Ausgabe bis zum Start der Verarbeitung vor. Der Artikel erläutert gleichzeitig den Dateistatus vor und nach der Verarbeitung, geeignete Szenarien und häufige Hinweise, um Finanz- und Büromitarbeitern zu helfen, wiederholte Vorgänge durch Stapelverarbeitung zu reduzieren.
Finanzmitarbeiter stoßen bei der Organisation elektronischer Rechnungen häufig auf folgende Situation: Innerhalb eines Monats gehen zahlreiche PDF-Rechnungen ein, die von verschiedenen Lieferanten, unterschiedlichen Systemen oder durch Weiterleitung verschiedener Personen stammen. Das Format sieht ähnlich aus, aber für die Lieferung, Archivierung oder den Systemimport ist eine Vereinheitlichung auf den ZUGFeRD-Standard erforderlich. Bearbeitet man die PDFs einzeln, muss man nicht nur wiederholt Dateien auswählen, Versionen einstellen und die Ausgabe speichern, sondern es kommt auch leicht zu Problemen wie ausgelassenen Konvertierungen, doppelten Verarbeitungen oder einem Durcheinander bei den Speicherorten.
Diese Art von Arbeit eignet sich hervorragend für die Stapelverarbeitungsfunktionen in Bürosoftware. HeSoft Doc Batch Tool ist eine Bürosoftware für die dokumentenbezogene Stapelverarbeitung, deren Oberfläche Werkzeuge für PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, Audio, Video und mehr bietet. Dieser Artikel konzentriert sich auf die PDF-Stapelkonvertierungsfähigkeit: wie man mehrere PDF-Dateien auf einmal in das ZUGFeRD-Standardformat konvertiert.
Anwendungsszenarien: Warum PDF-Rechnungen und Geschäftsbelege in ZUGFeRD konvertieren?
ZUGFeRD wird häufig für den Austausch elektronischer Rechnungen und strukturierter Geschäftsdokumente verwendet. In der Büropraxis können folgende Anforderungen auftreten: Die Finanzabteilung muss von Lieferanten gesendete PDF-Rechnungen einheitlich archivieren; ein Unternehmen muss historische PDF-Belege in das vom Empfänger geforderte Standardformat konvertieren; Projektunterlagen enthalten zahlreiche PDF-Verträge, Angebote und Rechnungen, die nach einer einheitlichen Version ausgegeben werden müssen; oder vor einer Systemmigration, einer Betriebsprüfung oder einer unternehmensübergreifenden Lieferung müssen PDF-Dateien stapelweise aufbereitet werden.
Bei wenigen Dateien kann eine manuelle Bearbeitung vorübergehend Abhilfe schaffen. Fallen jedoch wöchentlich oder monatlich große Mengen an PDFs an, summiert sich die repetitive Arbeit. Der Wert eines Stapelkonvertierungswerkzeugs liegt darin: Einmal das Zielformat einstellen und auf mehrere Dateien stapelweise anwenden. Für Bürodokumente wie Rechnungs-PDFs, Vertrags-PDFs oder gescannte PDFs kann ein einheitlicher Verarbeitungsprozess die Betriebskosten erheblich senken.
Ergebnisvorschau: Auf welche Resultate sollte man vor und nach der Konvertierung achten?
Vor der Konvertierung: Zu verarbeitende PDFs müssen zunächst in der Aufgabenliste gesammelt werden
Vor der Verarbeitung können die PDF-Dateien in verschiedenen Ordnern verstreut sein. Für die Stapelkonvertierung besteht der erste Schritt darin, sie zur Aufgabenliste der Software hinzuzufügen. Die Liste zeigt Informationen wie Dateiname, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum und Änderungsdatum an. Anhand dieser Felder kann der Benutzer vor der Konvertierung die Herkunft und Anzahl der Dateien überprüfen.
Am Beispiel der Aufgabe im Screenshot: Der Liste wurden bereits 4 PDFs hinzugefügt, unten wird „Datensätze: 4“ angezeigt. Dies bedeutet, dass die Software diese 4 Datensätze als Objekte für die aktuelle Stapelkonvertierung verwenden wird. Für Rechnungsdateien in der Praxis können Sie dutzende oder mehr PDFs auf einmal hinzufügen und dann einheitlich konvertieren.
Nach der Konvertierung: Im Ausgabeverzeichnis die Dateien im ZUGFeRD-Zielformat erhalten
Nach der Konvertierung werden die Dateien gemäß der gewählten ZUGFeRD-Zielversion am Speicherort ausgegeben. Da der aktuelle Screenshot nicht das endgültige Abschlussfenster zeigt, wird Benutzern empfohlen, nach Abschluss des Vorgangs den Ausgabeordner aufzurufen und die Anzahl der Dateien, die Dateinamen und den Öffnungsstatus zu überprüfen. Für das Szenario der Rechnungsarchivierung sollte die Ausgabe zudem gemäß den Anforderungen der Abteilung oder des Kunden abgenommen werden, um sicherzustellen, dass sie den geschäftlichen Lieferstandards entspricht.
Arbeitsschritte: Stapelweise Konvertierung von PDF-Rechnungen in ZUGFeRD
Schritt 1: Links die Kategorie PDF-Werkzeuge aufrufen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool navigieren Sie zunächst in der linken Leiste zur Kategorie „PDF-Werkzeuge“. Unter dieser Kategorie sind die stapelbezogenen PDF-Verarbeitungsfunktionen zusammengefasst, darunter Wasserzeichen, Seitenbearbeitung, Formatkonvertierung usw. Da wir eine PDF-Standardversionskonvertierung durchführen möchten, müssen wir in den PDF-Werkzeugen die entsprechende Funktion weiter auswählen.
Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf die Funktionskarte „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“. Die Beschreibung dieser Funktion lautet „Stapelweises Konvertieren von PDF-Dateien in andere PDF-Versionen“, geeignet, um mehrere PDFs einheitlich in eine bestimmte Version oder einen Standard zu konvertieren, einschließlich des später wählbaren ZUGFeRD.
Zweck des Vorgangs: Den Einstiegspunkt für die Stapelverarbeitung finden, der eine PDF-Versionskonvertierung ermöglicht. Erwartetes Ergebnis: Nach dem Klick gelangt man zur Aufgabenkonfigurationsseite dieser Funktion.
Schritt 2: PDF-Dateien hinzufügen oder aus Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt der obere Seitenbereich den Aufgabennamen „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ sowie Aktionsschaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“ und „Mehr“ an. Für wenige PDFs können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und diese manuell auswählen; für Ordner, die nach Monat, Lieferant oder Projekt organisiert sind, können Sie „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden, um die PDFs aus dem Ordner auf einmal der Aufgabe hinzuzufügen.
Zweck des Vorgangs: Alle in ZUGFeRD zu konvertierenden PDFs in dieselbe Aufgabe legen. Erwartetes Ergebnis: In der Tabelle erscheinen die zu verarbeitenden Datensätze mit Informationen wie Name, Pfad und Erweiterung.
Bei der Stapelverarbeitung von Rechnungs-PDFs empfiehlt es sich, die Dateien eines Stapels zunächst in einem separaten Ordner abzulegen, z. B. „Lieferantenrechnungen Mai 2026“. So ist der Import aus dem Ordner übersichtlicher und die spätere Überprüfung der Ausgabeergebnisse einfacher.
Schritt 3: Anzahl der Datensätze prüfen, nicht zu verarbeitende Dateien löschen
Nach dem Hinzufügen der Dateien sollten Sie nicht sofort zum nächsten Schritt übergehen. Prüfen Sie zunächst die Anzahl der Datensätze unten in der Liste und kontrollieren Sie, ob Dateinamen und Pfade dem Umfang der aktuellen Aufgabe entsprechen. Im Screenshot wird unten die Datensatzanzahl mit 4 angezeigt, was bedeutet, dass aktuell 4 PDFs verarbeitet werden. Rechts neben jedem Datensatz befindet sich ein Löschsymbol. Sollten versehentlich hinzugefügte Dateien entdeckt werden, können diese zuerst entfernt werden.
Auf der rechten Seite der Oberfläche befinden sich zudem Schaltflächen zum „Filtern“ und „Sortieren“, die die Suche bei einer größeren Anzahl von Dateien erleichtern. Sie können beispielsweise zuerst nach Namen prüfen, ob eine bestimmte Lieferantendatei enthalten ist, oder nach Zeit prüfen, ob alte Dateien eingemischt wurden. Obwohl diese Aktionen nur wenige Sekunden dauern, können sie Nacharbeit nach der Stapelkonvertierung effektiv reduzieren.
Schritt 4: Auf Weiter klicken, um die Versionseinstellungen aufzurufen
Nachdem Sie die Dateiliste als korrekt bestätigt haben, klicken Sie unten auf „Weiter“. Die Seite geht in die zweite Phase „Verarbeitungsoptionen festlegen“ über. Anhand der Schrittleiste der Oberfläche ist ersichtlich, dass der gesamte Prozess in vier Schritte unterteilt ist: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Ein solcher assistentengeführter Prozess ist für Büroangestellte sehr benutzerfreundlich, da keine komplexen Menüs gemerkt werden müssen, sondern die Schritte nur der Reihe nach abgeschlossen werden müssen.
Schritt 5: In den Versionsoptionen ZUGFeRD auswählen
Nach dem Aufrufen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ zeigt die Software mehrere Zielversionen an. Im Screenshot sind Optionen wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3a, PDF/X, PDF/UA-1, PDF 1.0, PDF 1.7, PDF 2.0 sowie auch „ZUGFeRD“ zu sehen.
Um mehrere PDF-Rechnungen stapelweise in ZUGFeRD zu konvertieren, muss die Einzeloption „ZUGFeRD“ ausgewählt werden. Der blaue Auswahlstatus im Screenshot zeigt an, dass die aktuelle Zielversion bereits auf ZUGFeRD gesetzt wurde. Klicken Sie nach der Auswahl auf „Weiter“, um zu den Speichereinstellungen zu gelangen.
Zweck des Vorgangs: Den Zielstandard für diese Stapelkonvertierung festlegen. Erwartetes Ergebnis: Alle zu verarbeitenden PDFs werden gemäß der ZUGFeRD-Option weiterverarbeitet.
Schritt 6: Ausgabeverzeichnis wählen und Stapelkonvertierung starten
Obwohl der Screenshot die Seite für den Speicherort nicht zeigt, enthält die Schrittleiste ausdrücklich „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Es wird empfohlen, ein neues Ausgabeverzeichnis zu wählen, um ein Überschreiben der ursprünglichen PDFs oder eine Vermischung mit den Originaldateien zu vermeiden. Sie könnten beispielsweise einen Ordner „ZUGFeRD_konvertiert“ anlegen, um die verarbeiteten Dateien dort zentral zu speichern.
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, fahren Sie mit „Verarbeitung starten“ fort. Die Software führt die Stapelkonvertierung sequentiell gemäß der Aufgabenliste aus. Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, sofort das Ausgabeverzeichnis zu überprüfen: Stimmt die Anzahl der Dateien mit der Anzahl der Aufgabendatensätze überein? Lassen sich die Dateien normal öffnen? Erfüllen die Dateien die Anforderungen der internen Archivierung oder des Empfängers?
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum sollte der ursprüngliche PDF-Ordner zuerst organisiert werden?
Die Voraussetzung für die Stapelverarbeitung ist ein klar definierter Aufgabenumfang. Indem Sie die PDF-Rechnungen eines Stapels in einem Ordner ablegen, reduzieren Sie Fehlimporte und erleichtern die stichprobenartige Kontrolle nach der Ausgabe. Für Rechnungen, die sich über verschiedene Monate, Projekte oder Lieferanten erstrecken, wird von einer Vermischung in einer Aufgabe abgeraten.
2. Entspricht die Ausgabe nach der ZUGFeRD-Konvertierung garantiert allen Plattformanforderungen?
Verschiedene Plattformen oder Kunden können zusätzliche Regeln für ZUGFeRD-Dateien haben. Die Software kann Benutzern helfen, das ZUGFeRD-Zielformat per Stapel auszuwählen und zu konvertieren. Handelt es sich jedoch um den Import in offizielle Steuer- oder Finanzsysteme oder um eine langfristig rechtskonforme Archivierung, wird eine weitere Validierung gemäß den Empfängerstandards empfohlen.
3. Kann gleichzeitig in mehrere PDF-Standards konvertiert werden?
Der Screenshot-Oberfläche zufolge sind die Versionsoptionen als Einzelauswahl gestaltet, daher wird pro Aufgabe typischerweise eine Zielversion gewählt. Werden gleichzeitig ZUGFeRD und andere Versionen benötigt, empfiehlt es sich, separate Aufgaben zu erstellen, um eine Verwechslung der Ausgabestandards zu vermeiden.
4. Wie kann das Risiko bei der Verarbeitung großer Dateimengen reduziert werden?
Es wird empfohlen, zuerst einen Test mit einer kleinen Anzahl von Beispieldateien durchzuführen, um zu bestätigen, dass die Ausgabe den Erwartungen entspricht, bevor der gesamte Stapel verarbeitet wird. Vor der offiziellen Stapelkonvertierung sollten Sie die Original-PDFs aufbewahren, die Ausgabe in einen separaten Ordner leiten und nach Abschluss die Ergebnisse stichprobenartig überprüfen.
Zusammenfassung: Überlassen Sie die Stapelkonvertierung von PDF-Rechnungen der Bürosoftware
Das größte Problem bei der Konvertierung mehrerer PDF-Rechnungen in ZUGFeRD ist nicht die Komplexität einzelner Schritte, sondern die vielen sich wiederholenden Arbeitsschritte bei einer großen Dateianzahl. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie „Dateien auswählen, Zielversion festlegen, Speicherort angeben, Konvertierung starten“ in einem klaren Stapelverarbeitungsprozess zusammenführen.
Wenn Sie eine große Anzahl von PDF-Rechnungen, elektronischen Belegen oder Geschäftsdokumenten verarbeiten, wird empfohlen, nach der in diesem Artikel beschriebenen Methode vorzugehen: Rufen Sie die PDF-Werkzeuge auf, öffnen Sie „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“, importieren Sie die zu verarbeitenden Dateien, wählen Sie ZUGFeRD aus, legen Sie das Ausgabeverzeichnis fest und starten Sie die Verarbeitung. So können Sie manuelle, repetitive Arbeit reduzieren und gleichzeitig die PDF-Standardkonvertierung stabiler und effizienter gestalten.