Dieser Artikel richtet sich an Büronutzer, die ganze Ordner mit PDFs verarbeiten müssen, und erklärt, wie man mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere PDFs stapelweise in das PDF/A-Format konvertiert. Der Artikel behandelt Anwendungsszenarien, Vorher-Nachher-Effekte, den Zugang zur Benutzeroberfläche, den Ordnerimport, die Auswahl der PDF/A-Version, die Einstellung des Speicherorts und die Überprüfung der Verarbeitungsergebnisse. Er hilft Benutzern, die Archivformatkonvertierung durchzuführen, ohne jede Datei einzeln öffnen zu müssen, und eignet sich für die Organisation von Verträgen, Berichten, Richtliniendokumenten, Projektunterlagen und elektronischen Archiven.
Wenn viele Leute PDF/A-Konvertierungsanforderungen haben, handelt es sich bei den Dateien nicht um vereinzelte ein oder zwei, sondern um einen ganzen Ordner: Darin können sich eine große Anzahl von PDFs wie Jahresberichte, Audit-Dateien, Verträge, Finanzberichte, Zertifizierungsunterlagen, Rechtsdokumente, Forschungsarbeiten usw. befinden. Wenn vor der Archivierung eine einheitliche Konvertierung in PDF/A erforderlich ist, besteht die traditionelle Vorgehensweise oft darin, die PDFs einzeln zu öffnen und dann einzeln zu speichern oder zu konvertieren. Bei wenigen Dateien ist das noch erträglich, aber bei vielen Dateien nimmt es viel Zeit in Anspruch und es kann leicht passieren, dass eine Datei übersehen wird.
Ein effizienterer Ansatz ist die Verwendung einer Stapelverarbeitungssoftware für Bürodokumente, mit der alle PDFs eines gesamten Ordners auf einmal importiert, dann einheitlich die PDF/A-Version ausgewählt und stapelweise verarbeitet werden. Dieser Artikel nimmt HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel, um vorzustellen, wie PDFs in einem Ordner stapelweise in PDF/A konvertiert werden. Nach der Lektüre wissen Sie genau, welches Problem dieser Artikel löst, und können die praktischen Schritte zur Durchführung befolgen.
Anwendungsszenario: Ein ganzer Ordner mit PDFs benötigt eine Archivformat-Konvertierung
Der Stapelimport aus Ordnern eignet sich besonders für Situationen, in denen „Dateien bereits nach Projekt oder Geschäftsvorfall organisiert sind“. Zum Beispiel:
- Projektabschlussunterlagen: Ein Projektordner enthält Verträge, Abnahmeberichte, Besprechungsprotokolle, Ergebnisdokumente, die zur Archivierung einheitlich in PDF/A konvertiert werden müssen.
- Finanzielle Jahresunterlagen: Jahresberichte, gescannte Rechnungen, Audit-Erläuterungen, Finanzrichtliniendokumente wurden bereits zentral gespeichert und müssen im Stapel formatbereinigt werden.
- Archivierung von Rechtsverträgen: Kundenverträge, Zusatzvereinbarungen, Vollmachten, Nachweisdokumente usw. müssen langfristig aufbewahrt werden.
- Aufbewahrung von Unternehmensrichtlinien: Mitarbeiterhandbücher, Managementrichtlinien, Prozessdokumente usw. müssen in langfristig lesbaren PDF/A-Versionen erstellt werden.
- Aufbereitung historischer Daten: Alte Ordner enthalten normale PDFs aus verschiedenen Quellen, die einheitlich in spezifizierte Formate wie PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2b usw. konvertiert werden müssen.
All diesen Szenarien ist gemeinsam: viele Dateien, zentralisierte Pfade, einheitliche Verarbeitungsregeln. Der Vorteil von HeSoft Doc Batch Tool liegt genau in der Stapelverarbeitung von Dateien, die wiederholtes Klicken, Auswählen und Speichern reduziert.
Ergebnisvorschau: Von einem Ordner mit normalen PDFs zu einem PDF/A-Archivierungsordner
Vor der Verarbeitung: Im Quellordner befindet sich eine Reihe normaler PDF-Dateien, die möglicherweise von Word, docx, doc, Excel, PPT, Scannern oder Geschäftssystemen generiert wurden. Obwohl die Erweiterung alle .pdf anzeigen, können die interne PDF-Version und die Generierungsmethode der verschiedenen Dateien unterschiedlich sein und bei der Archivierung nicht unbedingt die PDF/A-Anforderungen erfüllen.
Nach der Verarbeitung: Am eingestellten Speicherort erhalten Sie eine Reihe konvertierter PDF-Dateien. Sie sind weiterhin im PDF-Format, aber der interne Standard wurde entsprechend der von Ihnen gewählten Version in ein PDF/A-bezogenes Format konvertiert, z. B. PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-3b oder PDF/A-4 usw. Diese können als Archivversion-Ordner für Einreichung, Aufbewahrung, Sicherung oder Import in ein Archivverwaltungssystem dienen.
Der Kernunterschied vor und nach der Verarbeitung liegt nicht in der Änderung der Dateierweiterung, sondern in der Änderung des Dateistandards. Daher wird empfohlen, die Verwaltung nach Abschluss der Verarbeitung in „Quellordner“ und „Ausgabeordner“ zu trennen, um Verwechslungen zu vermeiden.
Arbeitsschritte: Importieren aus einem Ordner und stapelweise Konvertierung in PDF/A
Schritt 1: Öffnen der PDF-Tools-Kategorie
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool navigieren Sie zunächst zur linksseitigen Navigationsleiste „PDF-Tools“. Im Screenshot oben links ist der Softwarename als „ HeSoft Doc Batch Tool “ zu sehen, die aktuelle Versionsoberfläche zeigt links mehrere Büroverarbeitungskategorien, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools und Bild-Tools usw.
Suchen Sie auf der Seite PDF-Tools die Funktionskarte „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“. Ihre Beschreibung lautet „Konvertieren Sie PDF-Dateien stapelweise in andere PDF-Versionen“. Da PDF/A zur Archivstandard-Version von PDF gehört, muss für diese Stapelkonvertierung diese Funktion verwendet werden.
Ziel dieses Schrittes: Auffinden des Funktionseinstiegs zur Konvertierung von PDF-Versionen.
Erwartetes Ergebnis: Aufruf des Verarbeitungsprozesses „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“, nicht der Einstieg in andere Formatkonvertierungsfunktionen wie PDF zu Docx, PDF zu TXT, PDF zu Excel usw.
Schritt 2: Stapelweises Hinzufügen von PDFs mit „Dateien aus Ordner importieren“
Nach dem Aufrufen der Funktion zeigt der obere Seitenbereich einen Verarbeitungsassistenten: Auszuwählende Datensätze, Verarbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Sie befinden sich derzeit im ersten Schritt „Auszuwählende Datensätze“. Wenn sich Ihre PDFs alle im selben Ordner befinden, klicken Sie am besten oben rechts auf „Dateien aus Ordner importieren“.
Nach dem Import zeigt die Software die Dateien in einer Tabelle an. Sie können Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungs- und Änderungsdatum jeder Datei sehen. Beispieldateien im Screenshot umfassen Annual_Report_2024.pdf, Audit_Report_Company_Y_2024.pdf, Contract_Agreement_Client_X.pdf, Financial_Statements_FY2024.pdf usw., unten wird „Anzahl Datensätze: 8“ angezeigt. Diese Informationen helfen Ihnen zu bestätigen, dass die PDFs aus dem Zielordner importiert wurden.
Ziel dieses Schrittes: Mehrere PDFs aus einem Ordner auf einmal importieren, um die Einzelauswahl von Dateien zu vermeiden.
Erwartetes Ergebnis: In der Liste der zu verarbeitenden Dateien erscheinen alle zu konvertierenden PDF-Dateien, die Anzahl der Datensätze stimmt mit der Anzahl der Zieldateien im Quellordner überein.
Wenn Sie nur wenige verstreute Dateien hinzufügen müssen, können Sie auch „Datei hinzufügen“ verwenden. Sollte die Liste nach dem Import nicht korrekt sein, können Sie einzelne Dateien über das Löschsymbol am Zeilenende entfernen oder mit „Leeren“ neu beginnen.
Schritt 3: Klicken Sie auf „Weiter“, um die Versionseinstellungen aufzurufen
Nach Bestätigung der Dateiliste klicken Sie unten auf „Weiter“. Der Assistent geht nun zum zweiten Schritt „Verarbeitungsoptionen festlegen“. Die Hauptoption auf dieser Seite ist die „Version“, hier können Sie die gewünschte PDF-Zielversion auswählen.
Der Screenshot zeigt eine Reihe von auswählbaren Optionen, wobei für das Thema dieses Artikels die mit PDF/A beginnenden Versionen relevant sind, darunter PDF/A-1a, PDF/A-1b, PDF/A-2a, PDF/A-2b, PDF/A-2u, PDF/A-3a, PDF/A-3b, PDF/A-3u, PDF/A-4, PDF/A-4e, PDF/A-4f. Die Oberfläche bietet auch Optionen wie PDF/UA-1, PDF/X, ZUGFeRD sowie PDF 1.0 bis PDF 2.0.
Ziel dieses Schrittes: Festlegen einer einheitlichen Zielversion für die gesamte Stapel-PDF.
Erwartetes Ergebnis: Die ausgewählte Version wird auf alle zu verarbeitenden PDFs dieses Stapels angewendet.
Wenn Sie für die Archivierung speichern, sollten Sie in der Regel eine PDF/A-bezogene Option wählen. Im Screenshot ist standardmäßig PDF/A-1a ausgewählt. Orientieren Sie sich in der Praxis an den Anforderungen des Unternehmensarchivs, der Kundenlieferung oder des empfangenden Systems.
Schritt 4: Speicherort festlegen, separater Ausgabeordner wird empfohlen
Nach Abschluss der Versionsauswahl fahren Sie mit „Speicherort festlegen“ fort. Da die Stapelkonvertierung eine Reihe von Ergebnisdateien generiert, wird empfohlen, diese nicht direkt mit den Quelldateien zu vermischen, sondern einen separaten Ausgabeordner einzurichten. Sie könnten ihn beispielsweise „Projektname_PDF_A_Archivversion“ oder „2025_Archiv_PDFA“ nennen.
Ziel dieses Schrittes: Den konvertierten PDF/A-Dateien einen eindeutigen Speicherort zuweisen, um die spätere Überprüfung und Einreichung zu erleichtern.
Erwartetes Ergebnis: Quell- und Ergebnisordner sind klar getrennt, um versehentliches Löschen oder falsches Senden zu vermeiden.
Schritt 5: Verarbeitung starten und Anzahl überprüfen
Der letzte Schritt des Assistenten ist „Verarbeitung starten“. Vor der eigentlichen Verarbeitung empfiehlt es sich, drei Schlüsselpunkte zu überprüfen: Erstens, ob die Dateiliste alle zu konvertierenden PDFs enthält; zweitens, ob die richtige PDF/A-Version ausgewählt wurde; drittens, ob der Speicherort Ihr vorbereiteter Ausgabeordner ist. Starten Sie die Verarbeitung nach der Bestätigung.
Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Ausgabeverzeichnis und prüfen Sie, ob die Anzahl der Dateien mit der importierten Datensatzanzahl übereinstimmt. Wurden 8 Dateien importiert, sollte das Ausgabeergebnis vor allem daraufhin geprüft werden, ob es 8 Dateien sind. Anschließend können Sie stichprobenartig einige PDFs auf normale Öffnung prüfen und dann entsprechend den Archivierungsanforderungen den nächsten Schritt der Einreichung oder Prüfung durchführen.
Ziel dieses Schrittes: Einmalige Konvertierung eines gesamten Ordners mit PDFs in PDF/A.
Erwartetes Ergebnis: Im Ausgabeordner werden für die Archivierung nutzbare PDF/A-Dateien generiert.
Häufige Fragen oder Punkte zur Beachtung
1. Ist der Import aus einem Ordner für Stapelaufgaben besser geeignet als das Hinzufügen von Dateien?
Ja. Wenn die Dateien bereits im selben Verzeichnis konzentriert sind, ist die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“ effizienter und es wird weniger wahrscheinlich eine Datei übersehen. Für Dutzende oder mehr PDFs ist der Ordnerimport besser geeignet als das einzelne Klicken auf „Datei hinzufügen“.
2. Warum sieht der Dateiname nach der Konvertierung in PDF/A immer noch nach PDF aus?
PDF/A ist ein Standardtyp von PDF, die Erweiterung ist in der Regel immer noch .pdf. Ob das Ergebnis PDF/A entspricht, kann nicht allein an der Erweiterung festgestellt werden, sondern sollte in Verbindung mit dem internen Dateistandard oder der Prüfung durch das Archivierungssystem beurteilt werden.
3. Was tun, wenn unerwünschte PDFs in der Liste erscheinen?
Sie können in der Spalte „Aktion“ rechts in der Tabelle auf das Löschsymbol klicken, um einzelne Dateien zu entfernen. Wenn der Importumfang insgesamt falsch ist, können Sie „Leeren“ und anschließend den richtigen Ordner erneut importieren.
4. Kann man PDF in Word, docx oder Excel konvertieren?
Im Screenshot sind bei den PDF-Tools tatsächlich auch Funktionen wie PDF in Docx, PDF in Excel, PDF in TXT vorhanden, aber das Ziel dieses Artikels ist die Konvertierung in PDF/A, daher sollte „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ gewählt werden. Wenn Sie PDF in docx, doc, xlsx oder Text konvertieren müssen, gehört das zu einem anderen Verarbeitungsszenario.
5. Muss der Quellordner vor der Verarbeitung aufgeräumt werden?
Es wird empfohlen, ihn aufzuräumen. Vor der Stapelverarbeitung sollten am besten temporäre Dateien, Duplikate und irrelevante Dateien gelöscht werden und bestätigt werden, dass die Dateinamen den Inhalt widerspiegeln. Dadurch wird auch der Ausgabeordner nach der Konvertierung übersichtlicher und die Prüfung durch das Archivpersonal erleichtert.
6. Welche PDF/A-Version ist die sicherere Wahl?
Es gibt keine einheitliche Antwort; es sollte sich nach den Anforderungen des Empfängers richten. Die Software bietet mehrere PDF/A-Versionen an, was zeigt, dass verschiedene Archivierungsanforderungen abgedeckt werden können. Vor der offiziellen Einreichung sollte man am besten bestätigen, ob die Spezifikation PDF/A-1a, PDF/A-1b oder eine andere Version verlangt.
Zusammenfassung: Stapelkonvertierung ganzer Ordner, Steigerung der Effizienz bei der PDF/A-Archivierung
Das größte Problem bei der stapelweisen Konvertierung von PDFs in einem Ordner in PDF/A ist nicht die technische Komplexität, sondern der zu hohe Anteil an sich wiederholender Arbeit, das leichte Übersehen von Dateien und das leichte falsche Auswählen der Version. HeSoft Doc Batch Tool integriert über die Funktion „PDF in andere PDF-Versionen konvertieren“ das Importieren eines ganzen Dateistapels, die Versionsauswahl, den Speicherort und den Verarbeitungsstart in einen einheitlichen Assistentenprozess, der sich sehr gut für die Archivierung von Akten, das Vertragsmanagement, die Aufbereitung von Finanzprüfungsunterlagen und die Einreichung von Projektdokumenten im täglichen Büroalltag eignet.
Wenn Sie jetzt einen Ordner haben, der in PDF/A konvertiert werden muss, wird empfohlen, zuerst den Quellordner aufzuräumen, dann die Software zu öffnen, zu den PDF-Tools zu gehen, „Dateien aus Ordner importieren“ stapelweise hinzuzufügen, die den Anforderungen entsprechende PDF/A-Version auszuwählen, schließlich ein separates Ausgabeverzeichnis einzustellen und die Verarbeitung zu starten. So können Sie ansonsten wiederholt durchzuführende Arbeitsschritte in eine einmalige Stapelverarbeitung umwandeln und die Büroeffizienz erheblich steigern.