Beim Stapelumbenennen von Ordnern besteht eine häufige Anforderung darin, eine bestimmte Anzahl von Zeichen auf der rechten Seite des Namens zu löschen, z. B. ein 8-stelliges Datum oder eine feste Nummer zu entfernen. Dieser Artikel erklärt anhand der Vorher-Nachher-Effekte und der Software-Bedienoberfläche, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool Texte in Ordnernamen löschen, Ordner hinzufügen und die Anzahl der Texte ganz rechts auf 8 setzen können, um die Ordnernamen stapelweise zu bereinigen.
Ob die Benennung von Ordnern standardisiert ist, wirkt sich direkt auf die Effizienz beim Auffinden, Archivieren und Teilen von Daten aus. Oft werden Ordner anfänglich automatisch vom System generiert, wobei am Ende des Namens ein Datum oder eine Nummer angehängt wird. Zum Beispiel ABC20240101, BCD20241010, DEF20240202. Die vorangestellten ABC, BCD, DEF sind geschäftliche Abkürzungen, die folgenden 8 Ziffern sind nur temporäre Kennungen. Wenn die Daten offiziell archiviert werden, möchten Benutzer diese Zeichen auf der rechten Seite oft stapelweise löschen und nur den kurzen Namen behalten.
Die traditionelle Methode ist das einzelne Umbenennen jedes Ordners: Ordner auswählen, in den Bearbeitungsmodus wechseln, die Endzeichen löschen, mit Enter bestätigen. Dieser Vorgang ist einfach, aber repetitiv und verschwendet bei einer großen Anzahl viel Zeit. Als Software für die Stapelverarbeitung zur Steigerung der Büroeffizienz kann HeSoft Doc Batch Tool diesen sich wiederholenden Vorgang in eine regelbasierte Verarbeitung umwandeln. Dieser Artikel konzentriert sich auf das stapelweise Umbenennen von Ordnern und erklärt, wie man eine bestimmte Anzahl von Zeichen auf der rechten Seite eines Ordnernamens löscht.
Anwendungsszenario: Fälle, in denen eine bestimmte Anzahl von Zeichen auf der rechten Seite des Namens gelöscht werden muss
Dieses Tutorial ist für Szenarien geeignet, in denen sich am Ende von Ordnernamen nutzloser Text mit fester Länge befindet. Mit fester Länge ist gemeint, dass die Anzahl der zu löschenden Zeichen auf der rechten Seite für jeden Ordner gleich ist. Im Beispiel hat jeder Ordner am Ende ein 8-stelliges Datum, daher wird das Löschen der äußersten rechten 8 Zeichen eingestellt.
Im Büroalltag sind ähnliche Anforderungen sehr verbreitet. Zum Beispiel haben Personalakten-Ordner am Ende ein Exportdatum, Finanzbeleg-Verzeichnisse eine Chargennummer, Designprojekt-Ordner ein Versionsdatum und Kundenakten-Ordner eine Systemnummer. Solange Sie bestätigen, dass sich dieser nutzlose Text einheitlich am Ende des Namens befindet und die Länge konsistent ist, können Sie die Methode in diesem Artikel anwenden.
Wenn Sie Dateien anstelle von Ordnern verarbeiten, müssen Sie möglicherweise Funktionen für Dateinamen wählen; wenn Sie Inhalte wie Word-Dokumente, Excel-Tabellen oder PDF-Dateien verarbeiten, sollten Sie die entsprechende Werkzeugkategorie verwenden. Der Schwerpunkt dieses Artikels liegt auf der Stapelverarbeitung des Ordnernamens selbst, mit dem Ziel, die Effizienz der Verzeichnisbereinigung zu erhöhen.
Vorschau auf das Ergebnis: Vor der Verarbeitung mit Datumszeichen auf der rechten Seite
Im Screenshot vor der Verarbeitung besteht jeder Ordnername aus drei Buchstaben und 8 Ziffern. Die rote Markierung zeigt den zu löschenden Teil auf der rechten Seite des Namens. Da diese Ziffern ganz am Ende stehen, ist die stapelweise Verarbeitung durch Löschen der äußersten rechten Zeichen sehr gut geeignet.
Aus Sicht der Dateiverwaltung sind Namen mit Datum nicht unbedingt schlecht, aber wenn die Datumsinformation nicht mehr benötigt wird oder eine einheitliche Außendarstellung mit Kurznamen erforderlich ist, sollte dieser Namenszusatz bereinigt werden. Die Stapelverarbeitung stellt sicher, dass jeder Ordner nach derselben Regel bearbeitet wird und vermeidet Inkonsistenzen durch manuelle Beurteilung.
Vorschau auf das Ergebnis: Nach der Verarbeitung mit einheitlich beibehaltener Kurzbezeichnung
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass die ursprünglich mit Datumsnummern versehenen Ordner nun zu kurzen Namen geworden sind. ABC20240101 wurde zu ABC, BCD20241010 zu BCD, YZA20240909 zu YZA. Die 8 Zeichen auf der rechten Seite des Namens wurden einheitlich gelöscht, wodurch das gesamte Verzeichnis übersichtlicher wirkt.
Dieser Effekt ist sehr hilfreich für Projektlieferungen, Datenpaketierung und interne Archivierung. Benutzer müssen nicht jeden Ordner einzeln im Datei-Explorer ändern, sondern können die Batch-Regeln der Bürosoftware nutzen, um konsistente Verzeichnisnamen zu erhalten.
Arbeitsschritte: Löschen einer bestimmten Anzahl von Zeichen auf der rechten Seite eines Ordnernamens
Schritt 1: Öffnen Sie die Software und gehen Sie zum Funktionsbereich Ordnernamen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool finden Sie in der linken Navigation die Kategorie Ordnernamen. Die Funktionen dieser Kategorie drehen sich um die Ordnernamen, einschließlich Ersetzen, Einfügen, Hinzufügen von Präfixen/Suffixen, Groß-/Kleinschreibungsumwandlung, Text löschen usw. Da die aktuelle Aufgabe das Löschen von Endzeichen in bestehenden Namen ist, wählen Sie Text in Ordnernamen löschen.
Die Auswahl der richtigen Funktion ist sehr wichtig. Zum Beispiel ist das Hinzufügen von Präfixen und Suffixen geeignet, um Ordnern eine einheitliche Kennung hinzuzufügen, Suchen und Ersetzen, um einen Textabschnitt durch einen anderen zu ersetzen, aber das Löschen von Text in Ordnernamen ist die richtige Wahl, um Enddaten, Nummern oder unnötige Zeichen zu entfernen.
Schritt 2: Importieren Sie die umzubenennenden Ordner
Nach dem Betreten der Funktionsseite befinden Sie sich zuerst in der Phase der Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze. Klicken Sie auf Ordner hinzufügen, um die Ordner, deren Namen Sie ändern möchten, zur Liste hinzuzufügen. Im Screenshot sehen Sie, dass die Oberfläche die laufende Nummer, den Namen, den Pfad, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum und die Aktionen in Tabellenform auflistet, wobei die Anzahl der Datensätze unten mit 10 angezeigt wird.
Das Ziel dieses Schritts ist die Bestimmung des Umfangs der Stapelverarbeitung. Benutzer sollten besonders die Spalte Name prüfen, um zu sehen, ob jeder Ordner derselben Regel entspricht. Die 10 Ordner im Beispiel enden alle mit 8 Ziffern und erfüllen die Bedingung für das stapelweise Löschen der 8 Zeichen auf der rechten Seite. Sollte ein Ordner in der Liste nicht der Regel entsprechen, kann er über das Löschsymbol in der Spalte Aktionen entfernt werden, um fehlerhafte Verarbeitung zu vermeiden.
Gleichzeitig können die Pfadinformationen dem Benutzer helfen, die Richtigkeit der Ordnerquelle zu bestätigen. Bei der Organisation von Bürodaten gibt es viele gleichnamige oder ähnliche Verzeichnisse, und die Überprüfung des Pfads vor der Verarbeitung verringert die Wahrscheinlichkeit, das falsche Verzeichnis auszuwählen.
Schritt 3: Einstellen zum Löschen der äußersten rechten Zeichen
Nach Bestätigung der Liste klicken Sie auf Weiter, um die Verarbeitungsoptionen einzustellen. Hier müssen Sie aus mehreren Aktionstypen die äußersten rechten Zeichen auswählen. Diese Option bedeutet, dass vom Ende des Ordnernamens nach links zählend eine bestimmte Anzahl von Zeichen gelöscht wird.
Geben Sie im Eingabefeld für die Anzahl 8 ein. Da im Beispiel die 8-stelligen Daten entfernt werden sollen, stimmt dieser Wert mit der tatsächlichen Anforderung überein. Nach der Einstellung wendet das Werkzeug dieselbe Regel auf jeden Datensatz an. Bei ABC20240101 werden die äußersten rechten 8 Zeichen gelöscht, ergibt ABC; bei MNO20240505 ergibt das Löschen MNO; bei VWX20240808 ergibt das Löschen VWX.
Sollte das Suffix Ihrer tatsächlichen Ordner nicht 8-stellig sein, passen Sie es entsprechend der tatsächlichen Länge an. Müssen zum Beispiel drei Buchstaben auf der rechten Seite gelöscht werden, geben Sie 3 ein; soll eine 10-stellige Nummer gelöscht werden, geben Sie 10 ein. Kopieren Sie die Beispielwerte nicht direkt, es sei denn, Ihre Namenskonvention stimmt mit dem Beispiel überein.
Schritt 4: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung
Nach Abschluss der Optionseinstellungen fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Entsprechend dem oberen Workflow der Software folgen die Festlegung des Speicherorts und der Start der Verarbeitung. Nachdem Sie den Speicherort gemäß der Benutzeroberfläche eingerichtet haben, gelangen Sie zur Phase des Verarbeitungsstarts. Nun führt die Software die Batch-Löschung der hinzugefügten Ordnernamen gemäß der soeben festgelegten Regel durch.
Nach Abschluss der Verarbeitung wird empfohlen, sofort das Verzeichnis zu öffnen und das Ergebnis zu überprüfen, um festzustellen, ob die Namen den Erwartungen entsprechen. Wenn die Regelbeurteilung vor der Verarbeitung korrekt war, sollte das Ergebnis mit der Vorschau nach der Verarbeitung übereinstimmen: Die Enddaten wurden gelöscht und der Ordnername enthält nur noch die linke Kurzbezeichnung.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Was bedeutet "Text" in "äußerste rechte Zeichen"?
Der Text kann hier als Zeichen verstanden werden, nicht nur auf Chinesisch beschränkt. Ziffern, englische Buchstaben, Symbole und Chinesisch können alle nach der Zeichenanzahl verarbeitet werden. Obwohl 20240101 im Beispiel Ziffern sind, gehören sie dennoch zum Textinhalt des Ordnernamens.
2. Kann ich Inhalte unterschiedlicher Länge auf der rechten Seite löschen?
Wenn die zu löschende Länge auf der rechten Seite für jeden Ordner unterschiedlich ist, ist es nicht geeignet, sie mit einer einzigen Nummer in einem Durchgang zu verarbeiten. Sie können zuerst nach Regeln gruppieren, z.B. eine Gruppe für 8-stellige Daten, eine für 6-stellige Nummern, und dann die Batch-Aufgaben getrennt ausführen. So ist das Ergebnis besser kontrollierbar.
3. Beeinflusst eine unterschiedliche Länge des vorderen Namensteils das Ergebnis?
Nein. Das Löschen der äußersten rechten Zeichen beginnt am Ende des Namens und ist unabhängig von der Länge des vorderen Teils. Solange die Anzahl der zu löschenden Zeichen auf der rechten Seite gleich ist, können vorne drei Buchstaben, fünf chinesische Schriftzeichen oder ein längerer Projektname stehen – die Verarbeitung ist möglich.
4. Wie kann das Risiko vor der Batch-Verarbeitung reduziert werden?
Es wird empfohlen, zuerst die Liste vor der Verarbeitung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Ordner korrekt hinzugefügt wurden. Kontrollieren Sie dann die Genauigkeit der Lösch-Anzahl. Schließlich können Sie zuerst eine kleine Auswahl testweise verarbeiten, das Ergebnis überprüfen und dann alle verarbeiten. Für wichtige Datenverzeichnisse ist auch eine vorherige Sicherung eine sichere Vorgehensweise.
5. Was tun, wenn der Name nach dem Löschen zu kurz ist?
Wenn die Anzahl zu hoch angesetzt wird, kann es passieren, dass auch Teile des effektiven Namens gelöscht werden. Zählen Sie daher vor dem Ausfüllen der Anzahl unbedingt genau die Länge des nutzlosen Textes auf der rechten Seite nach. Im Beispiel stehen vorne nur drei Buchstaben. Würde man fälschlicherweise 9 eintragen, würde über das Datum hinaus ein gültiges Zeichen gelöscht und das Ergebnis wäre inkorrekt.
6. Werden Word-, Excel-, PDF-Dateien innerhalb der Ordner beeinflusst?
Dieser Vorgang zielt auf den Ordnernamen ab und verändert nicht direkt den Inhalt oder die Dateinamen von doc-, docx-, xls-, xlsx-, ppt-, pptx-, pdf-Dateien usw. innerhalb des Ordners. Er dient hauptsächlich der Benennungsorganisation auf Verzeichnisebene. Wenn auch Dateinamen oder Dokumentinhalte verarbeitet werden müssen, wählen Sie bitte die entsprechende Werkzeugkategorie je nach tatsächlichem Bedarf.
Zusammenfassung: Effizienz der Verzeichnisbereinigung durch regelbasierte Batch-Umbenennung steigern
Das Löschen einer bestimmten Anzahl von Zeichen auf der rechten Seite eines Ordnernamens ist eine sehr häufige Anforderung beim stapelweisen Umbenennen von Ordnern. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Benutzer in der Kategorie Ordnernamen die Funktion Text in Ordnernamen löschen wählen, die zu verarbeitenden Ordner hinzufügen, dann die äußersten rechten Zeichen und die genaue Anzahl einstellen und schließlich stapelweise standardisierte Namen erhalten.
Verglichen mit dem manuellen, einzelnen Umbenennen liegen die Vorteile der Stapelverarbeitung in der höheren Geschwindigkeit, einheitlichen Regeln und der Reduzierung von Auslassungen und Fehlern. Für Büroanwender, die häufig Projektdaten, Kundenarchive, Finanzverzeichnisse oder systemgenerierte Exportordner organisieren, wird empfohlen, solche repetitiven Vorgänge an spezialisierte Bürosoftware zu delegieren. Wenn Sie das nächste Mal auf Ordner stoßen, die einheitlich mit Datum oder Nummer enden, können Sie diese schnell nach den Schritten in diesem Artikel verarbeiten.