Viele Projektordnernamen haben Präfixe wie Quelle, Abteilung oder alte Nummern, aber der wirklich zu behaltende Inhalt beginnt mit einem Schlüsselwort. In diesem Artikel wird erklärt, wie man mit der Stapelverarbeitungsfunktion von Bürosoftware den Ordnerinhalt anhand des Schlüsselworts START bereinigt, indem alles links vom Schlüsselwort gelöscht wird, während das Schlüsselwort und der rechte Text erhalten bleiben. So können Benutzer schnell eine standardisierte Verzeichnisbenennung erreichen.
Im Arbeitsalltag sammeln sich in Ordnernamen häufig Informationen an, die mit dem Projektverlauf immer weiter ergänzt werden. Beispielsweise erhalten aus dem Backup-System exportierte Daten ein vorangestelltes „Backup“, aus der Build-Umgebung exportierte ein „Build“; auch Kunden-, Foto-, Rechnungs- und Aufgabenverzeichnisse können unterschiedliche Herkunftsbezeichnungen tragen. Mit der Zeit werden die Ordnernamen sehr lang und die wirklich wertvollen Informationen werden durch die Präfixe verdeckt.
Wenn diese Ordner alle ein gemeinsames Schlüsselwort wie „START“ enthalten und Sie möchten, dass der Ordnername mit START beginnt, können Sie eine Batch-Umbenennungslogik anwenden: Löschen Sie alle Inhalte links vom angegebenen Schlüsselwort und behalten Sie das Schlüsselwort selbst sowie die Inhalte rechts davon bei. Dieser Artikel demonstriert anhand der Ordnernamen-Verarbeitungsfunktion in „ HeSoft Doc Batch Tool “, wie Sie diesen Vorgang stapelweise durchführen.
Anwendungsszenario: Verzeichnisse mit unregelmäßigen Präfixen bereinigen
Typisch für diese Anforderung ist, dass die überflüssigen Präfixe auf der linken Seite jedes Ordners unterschiedlich sind, aber ein einheitliches Schlüsselwort in der Mitte existiert. Gerade weil die Präfixe unregelmäßig sind, ist das traditionelle „Löschen der ersten Zeichen“ nicht geeignet. Beispielsweise hat „Backup_“ 7 Zeichen, „Client_“ 7 Zeichen, „Project_“ 8 Zeichen und „Invoice_“ 8 Zeichen. Ein Löschen nach fester Länge könnte unvollständige Zeichen hinterlassen oder sogar gültige Inhalte versehentlich entfernen.
Verwendet man die Regel „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“, muss man sich nicht darum kümmern, wie lang das linke Präfix tatsächlich ist. Die Software findet das angegebene Schlüsselwort automatisch und löscht den gesamten Inhalt links davon. Diese Methode eignet sich zur Bereinigung von Systemexport-Verzeichnissen, Projektphasen-Ordnern, Kundenunterlagen, stapelweise heruntergeladenen Materialien, historischen Backup-Verzeichnissen und mehr.
Für Büroangestellte, die häufig mit Dokumenten arbeiten, ist diese Batch-Benennungsfähigkeit ebenso wichtig wie das Ordnen von Word-, Excel- und PDF-Dateien. Ob docx-, doc-Dokumente oder nach Projekten gruppierte Ordner – wenn die Benennungsregel klar ist, kann durch Batch-Verarbeitung wiederkehrende Arbeit reduziert werden.
Vorschau der Ergebnisse: Von gemischten Präfixen zu einem einheitlichen Namensanfang
Die Ordnernamen vor der Verarbeitung sind in der folgenden Abbildung dargestellt. Wie zu sehen ist, besteht jeder Ordnername aus „unterschiedlichem Präfix + START + nachfolgendem Inhalt“. Die rote Markierung zeigt den zu löschenden linken Inhaltsbereich.
Diese Namen enthalten Backup_START_tempFiles_END_Final, Build_START_debugInfo_END_Release, Client_START_2024Draft_END_Archive, Data_START_sampleChunk_END_Clean und weitere. Ihnen gemeinsam ist, dass sie alle START enthalten, sich aber die Inhalte links von START unterscheiden.
Das Ergebnis nach der Verarbeitung ist in der folgenden Abbildung dargestellt. Die ursprünglichen Präfixe wie Backup_, Build_, Client_, Data_ wurden gelöscht, alle Ordnernamen beginnen nun mit START und bilden eine einheitliche Namensstruktur.
Beispielsweise wird „Invoice_START_batch001_END_Paid“ nach der Verarbeitung zu „START_batch001_END_Paid“, und „Notes_START_privateText_END_Public“ wird zu „START_privateText_END_Public“. Dies zeigt, dass die Regel den Inhalt rechts von START nicht beschädigt, sondern lediglich die Präfixe links davon entfernt hat.
Vorgehensweise: Stapelweises Löschen von Inhalten links von einem Schlüsselwort mit der Office-Software
Im Folgenden wird der konkrete Ablauf anhand von Screenshots aus der Software beschrieben. Der Gesamtprozess lässt sich in vier Schritte unterteilen: Funktion auswählen, Ordner hinzufügen, Löschregel festlegen, Verarbeitung ausführen.
Schritt 1: Die Funktion zum Löschen von Text im Ordnernamen-Tool auswählen
Nach dem Öffnen der Software klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf „Ordnername“. Auf der rechten Seite werden mehrere Werkzeuge für Ordnernamen angezeigt, darunter „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“, „Text in Ordnernamen einfügen“, „Präfix und Suffix zu Ordnernamen hinzufügen“, „Groß-/Kleinschreibung von Ordnernamen ändern“, „Text aus Ordnernamen löschen“ und weitere.
Da diesmal ein Teil des Ordnernamens gelöscht werden soll, wählen Sie „Text aus Ordnernamen löschen“. Hierbei ist zu beachten, dass das Löschobjekt die Ordnernamen sind, nicht die Dateiinhalte im Ordner oder der Inhalt von Word-, Excel- oder PDF-Dokumenten. Diese Funktion dient hauptsächlich der stapelweisen Änderung von Verzeichnisnamen.
Schritt 2: Die zu verarbeitenden Ordnereinträge hinzufügen
Auf der Funktionsseite befindet sich die Software in Schritt 1 „Zu verarbeitende Einträge auswählen“. Klicken Sie oben rechts auf „Ordner hinzufügen“ und fügen Sie die zu verarbeitenden Ordner der Liste hinzu. Nach dem Hinzufügen zeigt die Tabelle den Namen, Pfad, Erstellungszeit und Änderungszeit jedes Ordners an.
Im Screenshot wurden insgesamt 10 Einträge hinzugefügt, die Zusammenfassung unten zeigt „Anzahl Einträge: 10“. Dieser Schritt ist wichtig, da die Batch-Verarbeitung auf die Einträge in der Liste angewendet wird. Es wird empfohlen, vorher zu überprüfen, ob alle Namen das Ziel-Schlüsselwort START enthalten und ob die Pfade die diesmal zu verarbeitenden Verzeichnisse sind. Falls nicht benötigte Einträge vorhanden sind, können diese vor der Ausführung entfernt werden.
Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Liste korrekt ist, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“, um die Verarbeitungsoptionen einzustellen.
Schritt 3: „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“ auswählen und START eingeben
In Schritt 2 „Verarbeitungsoptionen einstellen“ bietet die Oberfläche verschiedene Aktionstypen an, z. B. alle Ziffern, alle Leerzeichen, die letzten Zeichen, alle Inhalte zwischen zwei Texten, alle chinesischen Zeichen, gesamter Inhalt, alle Inhalte links von einem bestimmten Text, Positionsbereich, alle englischen Buchstaben, alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text und weitere.
In diesem Beispiel sollen alle Inhalte links von START gelöscht werden, daher wählen Sie „Alle Inhalte links von einem bestimmten Text“. Geben Sie dann im Feld „Text“ START ein. Die Software weiß nun, dass START der Referenzpunkt für jeden Ordnernamen ist und der Inhalt links vom Referenzpunkt gelöscht werden soll.
Im Screenshot ist der Schalter „Text einschließen“ deaktiviert. Diese Einstellung entspricht dem gewünschten Endergebnis, da START im verarbeiteten Ordnernamen erhalten bleibt. Wäre dieser Schalter aktiviert, würde der Verarbeitungsbereich möglicherweise START selbst umfassen, was dem Ziel, das Schlüsselwort zu erhalten, widerspräche. Wenn Sie das Schlüsselwort behalten möchten, sollte dieser Schalter daher deaktiviert bleiben.
Nach der Einstellung können Sie auf „Weiter“ klicken. Im Batch-Umbenennungs-Szenario ist die Bestätigung der Regel wichtiger als die Ausführungsgeschwindigkeit. Es wird empfohlen, die korrekte Schreibweise des Textes erneut zu überprüfen, insbesondere Groß-/Kleinschreibung und Unterstriche.
Schritt 4: Speicherort wählen und Verarbeitung gemäß Assistent abschließen
Gemäß der Schrittleiste oben in der Oberfläche folgen nun „Speicherort wählen“ und „Verarbeitung starten“. Diese Schritte dienen der endgültigen Bestätigung vor der Ausführung. Da die stapelweise Änderung von Ordnernamen die tatsächliche Verzeichnisanzeige im Datei-Explorer beeinflusst, wird empfohlen, vor der endgültigen Verarbeitung sicherzustellen, dass kein Programm diese Ordner verwendet.
Nach dem Start der Verarbeitung wendet die Software die Regel nacheinander auf die Einträge in der Liste an. Nach Abschluss können Sie das ursprüngliche Verzeichnis öffnen und die Namensänderungen sehen: Bei jedem Ordnernamen wurde das Präfix links von START gelöscht, während START und der Inhalt rechts davon erhalten geblieben sind. Im Vergleich zur manuellen Umbenennung entfällt hier das einzelne Auswählen von Texten und Kopieren und Einfügen, und Fehler aufgrund unterschiedlicher Präfixlängen sind weniger wahrscheinlich.
Häufige Fragen und Hinweise
Muss das Schlüsselwort völlig identisch sein? Absolute Übereinstimmung wird empfohlen. Im Beispiel wurde START eingegeben, daher ist dies für Ordner geeignet, die START enthalten. Falls einige Ordner Start, start oder START mit Leerzeichen geschrieben sind, kann es sein, dass nicht das gleiche Ergebnis erzielt wird. Überprüfen Sie daher vor der Batch-Verarbeitung einheitlich die Benennungsregeln.
Kann auch der Inhalt rechts gelöscht werden? Wie im Screenshot zu sehen, gibt es in dieser Funktion auch die Option „Alle Inhalte rechts von einem bestimmten Text“. Wenn Ihr Ziel darin besteht, den linken Inhalt zu behalten und den Inhalt rechts vom Schlüsselwort zu löschen, können Sie die entsprechende Option wählen. Im Szenario dieses Artikels geht es jedoch um das Löschen des linken Präfixes, daher sollte die Option für den linken Inhalt gewählt werden.
Warum scheint sich die Reihenfolge nach der Verarbeitung geändert zu haben? Der Datei-Explorer sortiert möglicherweise automatisch nach Name, Änderungsdatum oder anderen Regeln. Nachdem sich die Namen durch die Verarbeitung geändert haben, kann sich die Reihenfolge der Liste ändern. Dies bedeutet nicht, dass die Verarbeitung fehlerhaft ist. Überprüfen Sie stattdessen vor allem, ob die Namen Ihren Erwartungen entsprechen.
Ist eine Sicherung erforderlich? Die Batch-Umbenennung ist eine stapelweise Änderungsoperation. Es wird empfohlen, wichtige Daten vorher zu sichern oder die Regel zuerst mit einer kleinen Auswahl an Ordnern zu testen. Führen Sie die Verarbeitung erst für das gesamte Verzeichnis aus, nachdem Sie das korrekte Ergebnis bestätigt haben.
Fazit: Ordnernamen effizienter standardisieren
Das stapelweise Löschen von Inhalten links von einem angegebenen Schlüsselwort ist eine sehr praktische Methode zur Batch-Umbenennung von Ordnern. Sie eignet sich besonders für Verzeichnisnamen mit unregelmäßigen Präfixen, aber einem einheitlichen Identifikator in der Mitte. Mit der Ordnernamen-Funktion von „ HeSoft Doc Batch Tool “ müssen Benutzer nur Ordner hinzufügen, die Löschregel auswählen und das Schlüsselwort START eingeben, um mehrere Ordner einheitlich auf denselben Anfang zu organisieren.
Wenn Sie gerade Projektarchive, Kundendaten oder Backup-Verzeichnisse ordnen, müssen Sie nicht mehr jeden Ordner einzeln öffnen und manuell umbenennen. Beobachten Sie zuerst die Benennungsstruktur, finden Sie einen Text, der als Ankerpunkt dienen kann, und führen Sie dann die Batch-Verarbeitung durch. Dies spart Zeit und verbessert die Konsistenz und Auffindbarkeit der Ordnernamen.