Präfixe von Ordnernamen zu chaotisch? So entfernen Sie linke Zeichen stapelweise nach bestimmten Schlüsselwörtern

Wenn sich die Anfangszeilen mehrerer Ordner unterscheiden und sich nicht durch das Löschen einer festen Zeichenanzahl einheitlich bereinigen lassen, können gemeinsame Schlüsselwörter im Namen als Ausgangspunkt für das Abschneiden dienen. Dieser Artikel verwendet START im Ordnernamen als Beispiel und erklärt, wie Sie mit Office-Software stapelweise Verzeichnisse hinzufügen, „alle Inhalte links von einem bestimmten Text“ auswählen, festlegen, ob das Schlüsselwort beibehalten wird, und die anschließende Verarbeitung durchführen. Außerdem werden praktische Hinweise zu Namenskonflikten, fehlenden Schlüsselwörtern, mehrfachem Vorkommen und Pfadverweisen behandelt.

Beim Migrieren von Daten von alten Computern, beim Zusammenführen von Dateien aus mehreren Abteilungen, beim Bereinigen von Kundenauslieferungsverzeichnissen oder beim Archivieren historischer Projekte bleiben Ordnernamen oft mit uneinheitlichen Präfixen zurück. Beispielsweise beginnen einige Namen mit Backup_, andere mit Client_, Invoice_ oder Project_, während der wirklich nützliche Teil des Namens erst nach START steht. Bei einer solchen Struktur ist es nicht nur mühsam, jeden Umbenennen-Dialog einzeln zu öffnen und das Präfix manuell zu entfernen, sondern es ist auch schwer sicherzustellen, dass bei jedem Ordner dieselbe Löschgrenze verwendet wird.

Ein geeigneterer Ansatz besteht darin, das gemeinsam auftretende Schlüsselwort als Namensschnittpunkt zu verwenden: START finden, alles links von START löschen und je nach Bedarf entscheiden, ob START selbst erhalten bleiben soll. Diese Methode erfordert keine einheitliche Länge der linken Präfixe und ist daher für komplexe Verzeichnisse besser geeignet als das „einheitliche Löschen der ersten Zeichen“.

Im Folgenden wird HeSoft Doc Batch Tool verwendet, um den konkreten Ablauf zu demonstrieren. Es handelt sich um eine Bürosoftware für die Stapelverarbeitung von Dokumenten und Dateien. Die Oberfläche enthält Kategorien für Dateinamen, Ordnernamen, Dateiorganisation sowie Werkzeuge für Word, Excel, PowerPoint, PDF, Text, Bilder und mehr. In diesem Artikel werden nur die im Screenshot gezeigten Funktionen im Zusammenhang mit „Ordnernamen“ verwendet. Ziel ist es, mehrere Ordnereinträge gleichzeitig zu verarbeiten und mechanische Umbenennungsvorgänge zu reduzieren.

1. Wann eignet sich das Entfernen von Ordnernamen-Präfixen anhand eines Schlüsselworts?

Das stapelweise Löschen der linken Zeichen anhand eines festgelegten Schlüsselworts erfordert eine relativ klare Struktur der Ordnernamen. Der Name kann als „ungültiges Präfix + Positionierungsschlüsselwort + gültiger Inhalt“ verstanden werden. Am Beispiel des Präfixes Backup_, des Schlüsselworts START und des gültigen Inhalts tempFiles_END_Final lautet der vollständige Name Backup_START_tempFiles_END_Final. Nach der Verarbeitung sollte der Name zu START_tempFiles_END_Final werden.

Diese Methode eignet sich für folgende Aufgaben:

• Zusammenführen von Ordnern aus mehreren Quellen und Entfernen von Markierungen, die von Quellsystemen, Abteilungen oder Personen hinzugefügt wurden;
• Bereinigen dynamischer Präfixe, die von Sicherungsprogrammen, Exportprogrammen oder Erfassungsgeräten geschrieben wurden;
• Vereinheitlichen von Projektverzeichnissen, sodass sie mit Versionsschlüsselwörtern, Datumsmarkierungen oder Geschäftscodes beginnen;
• Ordnen von Verzeichnissen für Bilder, Audio, Video und Designentwürfe und Entfernen von Gerätenamen oder temporären Chargennamen;
• Anwenden einheitlicher Benennungsregeln auf Kundendaten, Vertragsarchive, Rechnungschargen und Berichtsverzeichnisse;
• Standardisieren von Ordnernamen vor der späteren Suche, Sortierung oder Dateiorganisation.

Es ist zu beachten, dass der Positionierungstext nicht unbedingt das englische START sein muss. In der Praxis kann es sich auch um ein chinesisches Wort, eine Nummerierungsmarkierung oder anderen Text handeln, der die Namensstruktur zuverlässig unterscheidet. Unabhängig davon, was eingetragen wird, sollte jedoch sichergestellt sein, dass es im Zielordnernamen vorhanden ist und den Beginn des beizubehaltenden Teils genau repräsentiert.

2. Vorschau des Ergebnisses: von uneinheitlichen Präfixen zu einem einheitlichen Anfangstext

Vor der Verarbeitung: uneinheitliche Länge der linken Präfixe

Die folgende Abbildung zeigt die Ordnerliste vor der Stapelverarbeitung. Jeder Name enthält START, aber der Inhalt links davon ist unterschiedlich, sodass durch einheitliches Löschen einer festen Zeichenanzahl kein genaues Ergebnis erzielt werden kann.

Beispiele:

• Bei Backup_START_tempFiles_END_Final ist das linke Präfix Backup_;
• bei Data_START_sampleChunk_END_Clean ist das linke Präfix Data_;
• bei Invoice_START_batch001_END_Paid ist das linke Präfix Invoice_;
• bei Project_START_alpha_END_Report ist das linke Präfix Project_.

Diese Präfixe haben unterschiedliche Längen, stehen aber alle links von START und können daher mit derselben Positionierungsbedingung stapelweise gelöscht werden.

Nach der Verarbeitung: Alle Namen beginnen einheitlich mit START

Nach Abschluss der Aufgabe werden die ursprünglichen Präfixe entfernt, und die Ordnernamen beginnen einheitlich mit START. Die Informationen rechts von START wie Charge, Status und Verwendungszweck bleiben erhalten.

Aus dem Ergebnis lässt sich bestätigen, dass START bei dieser Regel nicht gelöscht wurde. Beispielsweise wird Client_START_2024Draft_END_Archive zu START_2024Draft_END_Archive und nicht zu 2024Draft_END_Archive. Das heißt, der Löschbereich ist „links von START“ und umfasst START selbst nicht.

Die vereinheitlichten Namen eignen sich besser für die alphabetische Sortierung und erleichtern auch die spätere Identifizierung der Verzeichnisse anhand gültiger Felder wie 2024Draft, alpha, batch001, debugInfo oder rawSet. Der Wert der Stapelverarbeitung liegt nicht nur in der Einsparung von Klicks, sondern auch darin, dass für alle Datensätze derselben Charge dieselbe Regel angewendet wird und dadurch Abweichungen bei manueller Bearbeitung reduziert werden.

3. Vorgehensweise: Ordnernamen stapelweise anhand eines gemeinsamen Schlüsselworts zuschneiden

Schritt 1: Das Werkzeug zur Verarbeitung von Ordnernamen öffnen

Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool rufen Sie in der linken Navigationsleiste die Kategorie Ordnernamen auf. Die Hauptoberfläche zeigt mehrere Funktionen zur Umbenennung von Ordnern an, darunter Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern, Einfügen von Text, Hinzufügen von Präfix und Suffix, Groß-/Kleinschreibungsumwandlung sowie das Löschen von Text in Ordnernamen.

Bei dieser Anforderung geht es weder darum, START durch anderen Inhalt zu ersetzen, noch darum, den Namen ein einheitliches Präfix hinzuzufügen, sondern darum, alle ursprünglichen Zeichen links von START zu löschen. Daher sollte Text in Ordnernamen löschen gewählt werden. Nach dem Aufrufen führt die Seite Schritt für Schritt durch Datensatzauswahl, Festlegung der Verarbeitungsoptionen, Festlegung des Speicherorts und den Start der Verarbeitung.

Schritt 2: Alle zu verarbeitenden Ordner hinzufügen

Klicken Sie in der ersten Phase auf Ordner hinzufügen und wählen Sie die Verzeichnisse aus, die stapelweise umbenannt werden sollen. Nach erfolgreichem Hinzufügen listet die Software die zu verarbeitenden Objekte in einer Tabelle auf und zeigt Informationen wie Ordnernamen und Speicherpfad an.

Die Beispielliste enthält 10 Datensätze, die jeweils mit Backup, Build, Client, Data, Design, Invoice, Notes, Photo, Project und Task beginnen. Gehen Sie nach dem Hinzufügen nicht sofort zum nächsten Schritt über, sondern nutzen Sie die Liste für eine Überprüfung des Aufgabenumfangs.

1. Anzahl der Datensätze prüfen: Am unteren Rand der Liste wird die Datensatzanzahl mit 10 angezeigt. Diese sollte mit der tatsächlich zu verarbeitenden Anzahl von Ordnern übereinstimmen.
2. Namensstruktur prüfen: Bestätigen Sie, dass in jedem Namen START vorhanden ist und dass der Bereich links von START tatsächlich gelöscht werden soll.
3. Pfade prüfen: Ordner mit ähnlichen Namen können an unterschiedlichen Speicherorten liegen. Vermeiden Sie es, versehentlich offizielle Unterlagen oder andere Projektverzeichnisse auszuwählen.
4. Nicht relevante Datensätze entfernen: Wenn ein Datensatz nicht verarbeitet werden soll, kann er über den Aktionsbereich der betreffenden Zeile aus der aktuellen Aufgabe entfernt werden.
5. Eindeutigkeit der Namen prüfen: Beurteilen Sie vorab, ob nach dem Entfernen der Präfixe zwei gleiche Namen entstehen könnten.

Klicken Sie nach Abschluss der Prüfung unten auf der Seite auf Weiter, um die Verarbeitungsregeln festzulegen.

Schritt 3: Aktionstyp auf „Alle Inhalte links von einem Text“ festlegen

Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ stehen mehrere Aktionstypen zur Verfügung. Für dieses Beispiel sollte Alle Inhalte links von einem Text ausgewählt werden. Nach Auswahl dieser Option ermittelt die Software den linken Löschbereich anhand des eingegebenen Texts, statt mechanisch eine feste Länge vom Namensanfang zu löschen.

Geben Sie nach der Auswahl im Pflichtfeld „Text“ START ein. Die Verarbeitungslogik lässt sich in drei Schritten zusammenfassen:

1. In jedem Ordnernamen nach START suchen;
2. die Position von START als Trennpunkt verwenden;
3. alle Inhalte links vom Trennpunkt löschen und den restlichen Namen beibehalten.

Am Beispiel Design_START_oldVersion_END_Approved: Die Software lokalisiert START, löscht Design_ und erhält START_oldVersion_END_Approved. Auch wenn bei einem anderen Namen das Präfix Invoice_ eine andere Länge hat, wird er nach derselben Grenzregel verarbeitet.

Schritt 4: „Diesen Text einschließen“ richtig verstehen

Unter den Verarbeitungsoptionen befindet sich der Schalter „Diesen Text einschließen“. Er legt fest, ob der Positionierungstext selbst in den Löschbereich einbezogen wird. Im Screenshot ist dieser Schalter deaktiviert, und die verarbeiteten Namen behalten START bei. Daher sollte er in diesem Beispiel deaktiviert bleiben.

Anhand der folgenden beiden Ziele lässt sich dies schnell beurteilen:

• Backup_START_tempFiles_END_Final soll zu START_tempFiles_END_Final werden: START nicht einschließen, Schalter deaktiviert lassen.
• Der Name soll START nicht mehr enthalten: Je nach tatsächlichem Ziel die Option „Diesen Text einschließen“ anpassen und zunächst mit Testordnern überprüfen.

Diese Einstellung wirkt einfach, bestimmt aber unmittelbar die Anfangsposition des neuen Namens. Wenn START versehentlich mit gelöscht wird, weicht das Endergebnis vom Beispiel ab. Daher sollte vor der eigentlichen Verarbeitung ein repräsentativer Name ausgewählt und das erwartete Ergebnis manuell durchgespielt werden.

Schritt 5: Zu den weiteren Phasen wechseln und die Stapelverarbeitung ausführen

Klicken Sie nach Abschluss der Einstellungen auf Weiter. Entsprechend dem oberen Ablauf müssen anschließend der „Speicherort festgelegt“ und danach „Verarbeitung starten“ aufgerufen werden. Bestätigen Sie auf den folgenden Seiten die Speicher- oder Verarbeitungsorte anhand der tatsächlich angezeigten Optionen der Software. Führen Sie die Aktion nicht allein aufgrund der Standardeinstellungen aus. Insbesondere bei der Arbeit in offiziellen Projektverzeichnissen sollten Pfad und Aufgabenumfang genau bestätigt werden.

Vor dem Start der Stapelverarbeitung können zwei oder drei Ordner als Testmuster kopiert werden. Die Testnamen sollten kurze Präfixe, lange Präfixe und unterschiedliche rechte Inhalte abdecken, z. B. Data_START_sampleChunk_END_Clean und Invoice_START_batch001_END_Paid. Nach erfolgreichem Test kehren Sie zur vollständigen Aufgabe zurück und verarbeiten die übrigen Verzeichnisse.

Prüfen Sie nach Abschluss der Aufgabe die tatsächlichen Namen im Dateimanager. Das erwartete Ergebnis ist, dass alle Zielordner mit START beginnen und der Inhalt rechts von START in der ursprünglichen Reihenfolge erhalten bleibt. Prüfen Sie nicht nur den ersten Datensatz, sondern stichprobenartig mehrere, und gleichen Sie die Anzahl der Ordner mit dem Stand vor der Verarbeitung ab.

4. Warum die Positionierung anhand von Text zuverlässiger ist als das Löschen anhand der Zeichenanzahl

Für das stapelweise Entfernen von Ordnernamen-Präfixen gibt es üblicherweise zwei Ansätze: das Löschen einer festen Anzahl der linken Zeichen und das Löschen aller Inhalte links von einem festgelegten Text. Die Anwendungsbedingungen unterscheiden sich.

Wenn alle Präfixe exakt gleich lang sind, etwa wenn jeder Ordner mit einem sechsstelligen Datum und Unterstrich beginnt, kann eine feste Zeichenanzahl funktionieren. Im Beispiel dieses Artikels sind Backup_, Build_, Data_, Invoice_ und Project_ jedoch unterschiedlich lang. Ein einheitliches Löschen von fünf Zeichen würde Teile der Präfixe zurücklassen; ein einheitliches Löschen einer größeren Zeichenanzahl könnte START beschädigen.

Die Positionierung anhand von Text hängt dagegen nicht von der Präfixlänge ab, sondern nur davon, wo START auftritt. Solange die Namensstruktur stabil ist, kann sie für jeden Datensatz die Löschgrenze individuell berechnen. Dies ist auch ein wichtiger Grundsatz bei der Auswahl geeigneter Regeln für das stapelweise Umbenennen von Ordnern: feste Strukturen nach Position verarbeiten, Strukturen mit veränderlicher Länge, aber festem Marker nach Schlüsselwort verarbeiten.

5. Häufige Fragen und Hinweise zur Bedienung

1. Wird der Unterstrich links von START mit gelöscht?

Wenn der Unterstrich links von START steht, gehört er zu „Alle Inhalte links von einem Text“ und wird zusammen mit dem Präfix gelöscht. Nach der Verarbeitung beginnt der Name direkt mit START, ohne dass ganz links ein Unterstrich zurückbleibt.

2. Wird bei Ordnernamen zwischen Groß- und Kleinschreibung unterschieden?

Der Screenshot zeigt die Regel für Groß-/Kleinschreibung nicht eindeutig. Daher kann nicht angenommen werden, dass start, Start und START mit Sicherheit als identischer Text behandelt werden. Am sichersten ist es, den Text so einzugeben, wie er im zu verarbeitenden Namen tatsächlich vorkommt, und dies zuerst mit wenigen Mustern zu überprüfen.

3. Was passiert, wenn der Name das Schlüsselwort nicht enthält?

Bei Ordnern ohne START kann die Löschgrenze nach der Regel dieses Artikels nicht bestimmt werden. Es wird empfohlen, solche Einträge nach dem Hinzufügen über die Namensspalte frühzeitig zu erkennen, aus der aktuellen Aufgabe zu entfernen und sie anschließend entsprechend ihrer eigenen Struktur separat zu verarbeiten.

4. Was tun, wenn ein Name zwei START enthält?

Wenn das Schlüsselwort mehrfach vorkommt, kann die Löschgrenze mehrdeutig werden. Verwenden Sie dann eine längere und eindeutige Textkombination oder testen und verarbeiten Sie solche Sondernamen separat, statt sie direkt mit normalen Datensätzen zu mischen.

5. Welche Konflikte können nach dem Entfernen des Präfixes auftreten?

Wenn zwei Ordner beispielsweise A_START_Report und B_START_Report heißen, ergeben beide nach dem Löschen der linken Inhalte START_Report. Im selben übergeordneten Verzeichnis führt dies zu einem Namenskonflikt. Vor der Stapelverarbeitung sollten die neuen Namen vorab geprüft werden. Falls erforderlich, fügen Sie zuerst unterscheidende Informationen hinzu oder verarbeiten Sie die betroffenen Ordner getrennt.

6. Beeinflusst das Umbenennen Verknüpfungen oder Referenzpfade?

Wenn sich ein Ordnername ändert, ändert sich auch sein Pfad. Verknüpfungen, Skripte, Arbeitsmappenlinks, Word-Dokumentlinks oder andere Geschäftsprogramme, die auf den alten Pfad angewiesen sind, müssen möglicherweise aktualisiert werden. Daher sollte vor der Verarbeitung offizieller Unterlagen bestätigt werden, dass die betreffenden Dateien geschlossen sind, und geprüft werden, ob externe Pfadreferenzen bestehen.

7. Warum werden Sicherung und Tests empfohlen?

Stapelwerkzeuge können die Effizienz erheblich steigern, aber eine fehlerhafte Regel wirkt sich gleichzeitig auf viele Datensätze aus. Durch Sicherungen und Tests mit kleinen Mengen lassen sich falsche Schlüsselwörter, falsche Einstellungen bei „Diesen Text einschließen“, Namenskonflikte oder Fehler beim Aufgabenumfang rechtzeitig erkennen. Erst wenn die Musterergebnisse korrekt sind, sollte der Verarbeitungsumfang erweitert werden. Das ist insgesamt sicherer.

6. Zusammenfassung

Wenn viele Ordner unterschiedliche Präfixinhalte und -längen aufweisen, aber ein gemeinsames Schlüsselwort im Namen vorhanden ist, kann „Alle Inhalte links von einem Text“ als Regel für das stapelweise Löschen verwendet werden. Im Beispiel dieses Artikels dient START als Positionierungspunkt. Über HeSoft Doc Batch Tool werden mehrere Ordner hinzugefügt, der Löschtyp ausgewählt, der Positionierungstext eingetragen und „Diesen Text einschließen“ deaktiviert, sodass schließlich alle Namen einheitlich mit START beginnen.

Im Vergleich zum Einzelumbenennen reduziert diese Art der Stapelverarbeitung mit Bürosoftware das wiederholte Suchen und Löschen von Zeichen und sorgt dafür, dass alle Ordner derselben Charge einem einheitlichen Standard folgen. Sichern Sie in der Praxis zuerst wichtige Verzeichnisse und prüfen Sie, ob das Schlüsselwort eindeutig ist, ob doppelte Namen entstehen und ob Pfade von anderen Programmen referenziert werden. Es wird empfohlen, jetzt zunächst eine kleine Anzahl von Ordnern als Muster zu kopieren, den Ablauf dieses Artikels einmal als Test durchzuführen und die Stapelverarbeitung erst nach bestätigtem Ergebnis auf das vollständige Verzeichnis anzuwenden.