Viele Dateien haben nach dem Herunterladen, Exportieren oder Archivieren Namen mit Daten, Nummern, Versionsnummern und anderen Ziffern, wie z. B. AnnualReport2022.pdf, ProductList12345.docx, ProjectPlan20230715.xlsx. Die manuelle Änderung ist nicht nur zeitaufwändig, sondern führt auch leicht zu Auslassungen oder versehentlichem Löschen. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool in der Dateinamen-Funktion die Option zum Löschen von Text im Dateinamen auswählen und über die Option „Alle Zahlen“ Ziffern in Dateinamen stapelweise bereinigen können – geeignet für PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder und viele weitere Dateitypen.
Im Büroalltag kommt es sehr häufig vor, dass Dateinamen Zahlen enthalten. Beispielsweise tragen aus Systemen exportierte Berichte ein Datum, aus Projektmaterialien zusammengestellte Dokumente eine Nummer und Bildmaterial möglicherweise eine Aufnahmenummer oder Versionsnummer. Wenige Dateien lassen sich manuell umbenennen. Befinden sich aber Dutzende oder Hunderte Dateien in einem Ordner, bei denen alle Zahlen aus dem Dateinamen gelöscht werden sollen, wird das einzelne Ändern sehr ineffizient und es kommt leicht zu Fehlern wie versehentlichem Löschen, falschem Löschen oder irrtümlicher Änderung der Dateiendung.
Das Problem, das dieser Artikel lösen soll, ist klar definiert: die Zahlen aus mehreren Dateinamen auf einmal zu entfernen und nur den Textteil sowie die ursprüngliche Dateiendung beizubehalten. Aus AnnualReport2022.pdf wird beispielsweise AnnualReport.pdf, aus ProductList12345.docx wird ProductList.docx und aus ProjectPlan20230715.xlsx wird ProjectPlan.xlsx. Zum Einsatz kommt dabei die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool , die auf die Stapelverarbeitung von Dokumenten und Dateien ausgerichtet ist und sich für die Reduzierung sich wiederholender Umbenennungen, das Ordnen von Materialien und die Vereinheitlichung von Dateibenennungen in Büroszenarien eignet.
Anwendungsszenarien: Welche Dateien eignen sich für das stapelweise Entfernen von Zahlen aus dem Namen
Die Notwendigkeit, Zahlen stapelweise aus Dateinamen zu entfernen, tritt üblicherweise bei der Archivierung von Materialien, Projektabgaben, Dateimigrationen und nach dem Stapel-Download auf. Die Dateien selbst mögen einwandfrei sein, aber die Namen enthalten eine Vielzahl von Daten, Nummern, fortlaufenden Nummern oder Versionsziffern, die die Ansicht und Suche beeinträchtigen. Durch eine einheitliche Bereinigung der Dateinamen wird die Dateiliste übersichtlicher und die spätere Verwaltung nach Kategorie, Kunde, Projekt oder Dokumenttyp erleichtert.
Häufige Szenarien umfassen:
- Stapelweises Bereinigen von Jahreszahlen oder Daten in Berichtsdateinamen, z. B. AnnualReport2022.pdf, MarketResearch202306.docm.
- Ordnen von Excel-Dateien wie Kundenlisten oder Projektplänen, Entfernen von Zahlen aus Namen wie ClientList20231005.xlsx, ProjectPlan20230715.xlsx.
- Stapelverarbeitung von Nummerierungen in Word-Dokumentnamen, z. B. ProductList12345.docx, die nach der Bereinigung besser zur Archivierung geeignet sind.
- Ordnen von Dateien verschiedener Typen wie PowerPoint, CSV, PDF, JPG, PNG, TIFF, um einheitlich Zahlen aus Namen zu entfernen.
- Von Download-Plattformen, Geschäftssystemen oder Scangeräten exportierte Dateien, deren Namen standardmäßig fortlaufende Nummern enthalten und stapelweise umbenannt werden müssen.
Zu beachten ist, dass hier das Entfernen aller Zahlen im Dateinamen demonstriert wird, nicht das Entfernen von Zahlen im Dateiinhalt. Das bedeutet, dass der Dokumenttext, Tabelleninhalte und Bildinhalte durch diesen Vorgang nicht verändert werden; das Bearbeitungsobjekt ist der Dateiname selbst.
Effektvorschau: Viele Zahlen im Dateinamen vor der Verarbeitung
Im Screenshot vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass die Dateiliste verschiedene Formate enthält, z. B. PDF, XLSX, JPG, DOCM, CSV, PPTX, TIFF, DOCX, PNG. Ihr gemeinsames Problem sind die Zahlen im Dateinamen: mal eine Jahreszahl wie AnnualReport2022.pdf; mal ein vollständiges Datum wie ClientList20231005.xlsx; mal eine Sequenznummer wie TeamStructure001.png; oder Dateinamen, die sowohl Buchstaben als auch Zahlen enthalten, wie PosterDesignv32023.tiff.
Nutzt man die systemeigene Umbenennungsfunktion, muss man jede Datei einzeln auswählen, in den Bearbeitungsmodus wechseln, die Zahlen löschen und die Änderung bestätigen. Bei einer großen Anzahl von Dateien wird der sich wiederholende Aufwand schnell deutlich. Wichtiger noch: Beim manuellen Löschen werden leicht auch Buchstaben, Symbole oder die Dateiendung mitentfernt, was zu nicht standardkonformen Dateinamen führt oder sogar die Art und Weise beeinträchtigt, wie die Datei geöffnet wird.
Effektvorschau: Zahlen wurden nach der Verarbeitung stapelweise entfernt
Der Screenshot nach der Verarbeitung zeigt, dass die Zahlen im Dateinamen entfernt wurden, die Dateiendung jedoch erhalten bleibt. Aus AnnualReport2022.pdf wird beispielsweise AnnualReport.pdf, aus FlowchartDesign20230810.jpg wird FlowchartDesign.jpg, aus MeetingNotes20230420.csv wird MeetingNotes.csv, aus ProductList12345.docx wird ProductList.docx. Bei Namen wie PosterDesignv32023.tiff wird die Zahl entfernt, der Buchstabe v bleibt erhalten, das Ergebnis lautet PosterDesignv.tiff.
Dies zeigt, dass diese Stapelverarbeitungsmethode auf die numerischen Zeichen im Namen abzielt und nicht einfach an einer bestimmten Position abschneidet oder Text in der Nähe der Zahlen mitentfernt. Daher kann die Bereinigung auch dann einheitlich abgeschlossen werden, wenn die Verteilung der Zahlen im Dateinamen uneinheitlich ist.
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Stapelweises Löschen aller Zahlen im Dateinamen mit der Bürosoftware
Schritt 1: Zum Tool „Dateiname“ gehen und „Text in Dateinamen löschen“ wählen
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und suchen Sie in der linken Funktionsnavigation die Kategorie „Dateiname“. Wie im Screenshot zu sehen, gibt es unter dieser Kategorie mehrere umbenennungsbezogene Funktionen, z. B. Schlüsselwörter in Dateinamen suchen und ersetzen, Text in Dateinamen einfügen, Präfixe und Suffixe zu Dateinamen hinzufügen, Groß-/Kleinschreibung von Dateinamen ändern usw. Was in diesem Artikel verwendet werden muss, ist „Text in Dateinamen löschen“, die Schnittstellenbeschreibung lautet „Text in Dateinamen stapelweise löschen“.
Der Zweck der Auswahl dieser Funktion ist es, den speziellen Workflow zum stapelweisen Löschen bestimmter Zeichen oder Textfragmente in Dateinamen zu starten. Da Zahlen Teil des Dateinamentextes sind, kann die Funktion „Text in Dateinamen löschen“ die Anforderung des stapelweisen Entfernens von Zahlen erfüllen.
Schritt 2: Die zu verarbeitenden Dateien hinzufügen
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite zeigt die Oberfläche oben die aktuelle Funktion „Text in Dateinamen löschen“ an. Der erste Schritt besteht darin, die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen. Wie im Screenshot zu sehen, bietet die Seite oben die beiden Optionen „Dateien hinzufügen“ und „Aus Ordner importieren“. Wenn nur wenige bestimmte Dateien verarbeitet werden müssen, kann „Dateien hinzufügen“ verwendet werden; soll eine große Anzahl von Dateien in einem bestimmten Ordner verarbeitet werden, eignet sich „Aus Ordner importieren“ besser.
Nach dem Import werden die Dateien in einer Tabelle angezeigt. Die Tabelle enthält Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen. Der Vorteil daran ist, dass vor der eigentlichen Verarbeitung überprüft werden kann, ob die Dateien korrekt importiert wurden und ob die gewünschten PDF-, DOCX-, DOC-, XLSX-, XLS-, PPTX-, JPG-, PNG-, TIFF-, CSV-Dateien usw. für die Stapelumbenennung enthalten sind.
Wenn sich herausstellt, dass eine bestimmte Datei nicht verarbeitet werden muss, kann der entsprechende Datensatz über die Aktionsspalte auf der rechten Seite der Oberfläche entfernt werden. Nachdem die Liste bestätigt wurde, klicken Sie auf „Weiter“ am unteren Seitenrand, um die Einstellungen für die Verarbeitungsoptionen aufzurufen.
Schritt 3: In den Verarbeitungsoptionen „Alle Ziffern“ auswählen
Nach dem Aufrufen von „Verarbeitungsoptionen festlegen“ fordert die Oberfläche zur Auswahl des Operationstyps auf. Wie im Screenshot zu sehen, umfassen die Operationstypen Optionen wie „Alle Ziffern“, „Alle Leerzeichen“, „Die letzten X Zeichen“, „Alle Inhalte zwischen zwei Texten“, „Alle chinesischen Schriftzeichen“, „Alle Inhalte“, „Alle Inhalte links von einem Text“, „Positionsbereich“, „Alle englischen Buchstaben“, „Die ersten X Zeichen“, „Alle Inhalte rechts von einem Text“ usw.
Da das Ziel dieses Artikels das stapelweise Entfernen aller Zahlen aus vielen Dateinamen ist, sollte hier „Alle Ziffern“ gewählt werden. Nach Auswahl dieser Option behandelt die Software die numerischen Zeichen jedes Dateinamens als Löschobjekt. Unabhängig davon, ob die Zahl am Anfang, in der Mitte oder am Ende des Dateinamens steht, wird sie entfernt, sofern sie Teil des Dateinamens ist.
Schritt 4: Weiter mit Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Der Fortschrittsbalken im Screenshot zeigt, dass die beiden folgenden Phasen „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ sind. Nachdem Sie die Auswahl von „Alle Ziffern“ abgeschlossen haben, klicken Sie auf „Weiter“, legen Sie den Speicherort gemäß den Anweisungen auf der Oberfläche fest und gelangen Sie dann zum Abschnitt „Verarbeitung starten“. Der Zweck des Festlegens des Speicherorts besteht darin, den Prozess der Stapelumbenennung kontrollierbarer zu machen und zu vermeiden, dass die Originaldateien im Quellverzeichnis direkt beeinflusst werden, bevor die Änderungen bestätigt sind.
Vor dem Starten der Verarbeitung wird empfohlen, die Dateiliste und die Verarbeitungsregel erneut zu bestätigen: Die aktuelle Regel besteht darin, alle Ziffern im Dateinamen zu löschen, geeignet zum Bereinigen von Daten, Nummern, fortlaufenden Nummern und anderen numerischen Inhalten. Haben die Zahlen im Dateinamen eine geschäftliche Bedeutung, wie z. B. Vertragsnummern, Rechnungsnummern oder die 2 in der Versionsnummer v2, werden diese ebenfalls gelöscht. Daher sollte vor der Verarbeitung bestätigt werden, dass diese Zahlen tatsächlich nicht benötigt werden.
Häufige Fragen und Hinweise
Wird die Dateiendung gelöscht?
Anhand der Ergebnisse nach der Verarbeitung ist zu erkennen, dass Erweiterungen wie pdf, xlsx, jpg, docm, csv, pptx, tiff, docx, png erhalten bleiben. Ziel dieser Demonstration ist das Entfernen von Zahlen aus dem Dateinamen, nicht das Ändern des Dateityps. Im Allgemeinen bleibt die Datei nach Erhalt der Erweiterung mit dem ursprünglich zugeordneten Programm zu öffnen.
Können Word-, Excel- und Bilddateien zusammen verarbeitet werden?
Ja. Aus der Beispieldateiliste geht hervor, dass die verarbeiteten Dateitypen PDF, Excel, Bilder, Word, CSV, PowerPoint usw. umfassen. Bei der Stapelumbenennung kommt es auf den Dateinamentext an, nicht auf das Dateiinhaltsformat. Daher können Dateien wie DOCX, DOC, XLSX, XLS, PPTX, JPG, PNG im selben Stapel verarbeitet werden.
Können auch Zahlen in der Mitte des Dateinamens gelöscht werden?
Ja. Die Option „Alle Ziffern“ löscht nicht nur Zahlen am Ende, noch beschränkt sie sich auf Datumsformate, sondern entfernt alle im Dateinamen vorkommenden numerischen Zeichen. So können beispielsweise 20230810 in FlowchartDesign20230810.jpg, 12345 in ProductList12345.docx und 001 in TeamStructure001.png bereinigt werden.
Muss vor der Verarbeitung ein Backup erstellt werden?
Wenn die Dateien sehr wichtig sind, wird empfohlen, zuerst ein Backup zu erstellen oder die Verarbeitung an wenigen Dateien in einem Testordner zu testen. Die Effizienz der Stapelverarbeitung ist hoch, aber sobald die Regel auf „Alle Ziffern“ gesetzt ist, wird sie einheitlich auf alle Dateien in der Importliste angewendet. Eine vorherige Überprüfung der Dateiliste und der Regeln kann vermeiden, dass auch benötigte Nummerierungen gelöscht werden.
Zusammenfassung: Sich wiederholende Umbenennungsarbeit mit einem Stapelverarbeitungstool reduzieren
Das stapelweise Löschen aller Zahlen in Dateinamen ist im Kern eine zwar häufige, aber potenziell zeitaufwändige Dateiorganisationsaufgabe. Mit der Funktion „Dateiname“ von HeSoft Doc Batch Tool kann durch die Optionen „Text in Dateinamen löschen“ und „Alle Ziffern“ die Arbeit, die ursprünglich manuelles, schrittweises Umbenennen erforderte, in einen Stapelverarbeitungs-Workflow umgewandelt werden.
Für Büroangestellte, die verschiedene Materialtypen wie PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, CSV usw. ordnen müssen, können derartige Stapelumbenennungsvorgänge sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren und die Effizienz der Dateiarchivierung steigern. Es wird empfohlen, vor der Verarbeitung die Dateiliste und die Regeln zum Löschen von Zahlen zu bestätigen und die Stapelausführung erst nach Bestätigung der Korrektheit durchzuführen. So können sowohl die Benennungsstandards gewährleistet als auch unnötige Nacharbeiten vermieden werden.