Wenn der Dateiname aus einer numerischen Reihenfolge und einem englischen Namen besteht, muss vor der Archivierung oft der englische Name gelöscht werden, sodass nur die Reihenfolge und das Dateiformat erhalten bleiben. Dieser Artikel zeigt anhand von HeSoft Doc Batch Tool eine Methode zur Massenumbenennung: Rufen Sie in den Dateinamen die Funktion „Text löschen“ auf, importieren Sie die Dateien, wählen Sie alle englischen Buchstaben aus und folgen Sie dann der Assistentenverarbeitung. Geeignet für die Massenorganisation verschiedener Bürodateien wie docx, pdf, xlsx, txt usw.
Wenn viele Unternehmen Daten sammeln, benennen sie Dateien häufig nach dem Schema „Nummer + englischer Name + Erweiterung“, z. B. 1JamesAnderson.xlsx, 11EmilyCarter.txt, 17RobertMitchell.docx. Diese Benennung erleichtert die Identifizierung der Quelle, aber beim Zusammenführen, Anonymisieren, Archivieren oder Einreichen in Systemen muss möglicherweise nur die Nummer erhalten bleiben und der englische Name nicht mehr im Dateinamen erscheinen. Wenn dann viele Dateien vorhanden sind, wäre das manuelle Löschen der englischen Namen in jedem Dateinamen sehr ineffizient.
Dieser Artikel stellt eine für Büroumgebungen besser geeignete Methode vor: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , um alle englischen Buchstaben aus Dateinamen zu löschen. Es handelt sich um eine Bürosoftware zur Stapelverarbeitung von Dokumenten und Dateien, die sich für sich wiederholende, regelbasierte Dateiorganisationsaufgaben eignet. Durch Auswahl des Verarbeitungstyps „Alle englischen Buchstaben“ können englische Namen wie JamesAnderson, EmilyCarter, RobertMitchell schnell aus Dateinamen gelöscht werden, während die Nummer und die Dateierweiterung erhalten bleiben.
Anwendungsszenario: Englische Namen entfernen, aber Nummer behalten
Diese Methode der Stapel-Umbenennung eignet sich besonders für Ordner mit englischen Namen. Wenn beispielsweise die Personalabteilung Mitarbeiterdaten erhält und die Namensinformationen löschen und nur nach Nummern archivieren muss; oder wenn die Schulungs- oder Ausbildungsabteilung Arbeiten einsammelt und die englischen Namen aus den Dateinamen entfernen möchte; oder wenn ein Projektteam Kundendaten herunterlädt und englische Kundennamen aus den Dateinamen bereinigen muss; oder wenn die Finanz- oder Verwaltungsabteilung Anhänge sortiert und die Dateinamen nur die Nummern enthalten sollen, um die sequenzielle Überprüfung zu erleichtern.
Es eignet sich auch für gemischte Dateiformate. Die Dateien im Screenshot umfassen XLSX-Tabellen, PDF-Dokumente, TXT-Textdateien und DOCX-Dokumente. Ob es sich nun um Word-DOCX, älteres DOC, Excel-XLSX, XLS, PDF oder TXT handelt – solange die Anforderung darin besteht, englische Zeichen im Dateinamen zu verarbeiten, kann ein ähnlicher Ablauf befolgt werden. Es ist wichtig zu betonen, dass hier die Dateinamen und nicht der Dokumentinhalt bearbeitet werden.
Diese Funktion ist auch sehr nützlich für Materialien mit Datenschutz- oder Anonymisierungsanforderungen. Das Löschen englischer Namen aus Dateinamen kann die Wahrscheinlichkeit verringern, dass persönliche Informationen in der Ordnerliste direkt sichtbar sind. Wenn der Dokumentinhalt selbst sensible Informationen enthält, muss dieser natürlich separat als Dokumenttext oder Seiteninhalt behandelt werden.
Ergebnisvorschau: Dateinamen mit englischen Namen werden zu reinen Nummern-Dateinamen
Vor der Verarbeitung folgte dem numerischen Präfix im Dateinamen der englische Name. Die englischen Namen in verschiedenen Dateien haben unterschiedliche Längen, was zu einer längeren Listenanzeige führt und die Ansicht nur nach Nummern erschwert. Der rote Kasten im Screenshot markiert typische englische Namensbestandteile.
Nach der Verarbeitung sind die englischen Namen verschwunden und die Dateinamen haben eine übersichtlichere Nummernform. Beispielsweise wird 1JamesAnderson.xlsx zu 1.xlsx, 11EmilyCarter.txt zu 11.txt und 17RobertMitchell.docx zu 17.docx. Wie Sie sehen, sind die Nummern immer noch vorhanden und die Erweiterungen bleiben unverändert.
Dieses Verarbeitungsergebnis entspricht der typischen Anforderung „englische Namen entfernen und Nummern behalten“. Es ist praktischer für das anschließende Hochladen in Systeme, das Erstellen von Listen, die Sortierung nach Nummern oder die einheitliche Archivierung.
Bedienungsschritte: Englische Namen stapelweise aus Dateinamen löschen
Schritt 1: Wählen Sie die Funktion „Text aus Dateiname löschen“
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und navigieren Sie zunächst links zu „Dateiname“. Diese Kategorie enthält mehrere dateinamenbezogene Funktionen. Da unser Ziel darin besteht, englische Namen aus Dateinamen zu löschen, wählen Sie „Text aus Dateiname löschen“.
Ziel dieses Schrittes ist der Zugriff auf die spezielle Seite zur Stapellöschung von Text aus Dateinamen. Im Vergleich zur gewöhnlichen Umbenennung können hier mehrere Dateien regelbasiert stapelweise verarbeitet werden, was sich ideal für sich wiederholende Aufgaben wie die Bereinigung englischer Namen eignet.
Schritt 2: Fügen Sie die Dateien hinzu, aus denen die englischen Namen entfernt werden sollen
Nachdem Sie die Funktionsseite aufgerufen haben, können Sie über „Dateien hinzufügen“ bestimmte Dateien auswählen oder über „Dateien aus Ordner importieren“ alle Dateien eines Ordners auf einmal importieren. Bei einer großen Anzahl von Dateien im selben Ordner, wie im Screenshot gezeigt, ist die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“ normalerweise einfacher.
Nachdem die Dateien importiert wurden, listet die Software die Dateiinformationen in einer Tabelle auf. Achten Sie besonders auf die Spalten Name und Erweiterung: In der Spalte Name können Sie überprüfen, ob die Dateinamen tatsächlich die zu löschenden englischen Namen enthalten; anhand der Spalte Erweiterung sehen Sie, ob die Dateitypen den Erwartungen entsprechen, z. B. PDF, TXT, DOCX, XLSX usw. Sollten sich in der Liste Dateien befinden, die nicht bearbeitet werden sollen, können Sie diese vor dem Start entfernen, um versehentliche Änderungen zu vermeiden.
Klicken Sie nach der Bestätigung auf „Weiter“ am unteren Seitenrand, um die Verarbeitungsregeln festzulegen. Starten Sie jetzt nicht übereilt, denn der Schlüssel zur Stapelverarbeitung liegt in der Korrektheit der Regeln.
Schritt 3: Wählen Sie den Verarbeitungstyp „Alle englischen Buchstaben“
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie mehrere Aktionstypen. Um englische Namen zu löschen, wählen Sie „Alle englischen Buchstaben“. Im Screenshot befindet sich diese Option rechts und ist bereits ausgewählt.
Die Auswahl von „Alle englischen Buchstaben“ bedeutet: Unabhängig davon, aus wie vielen Buchstaben der englische Name besteht, entfernt die Software diese Buchstaben aus dem Dateinamen. Obwohl JamesAnderson, EmilyCarter und RobertMitchell unterschiedlich lang sind, handelt es sich doch um Kombinationen englischer Buchstaben und sie werden daher einheitlich bereinigt. Die Nummer gehört nicht zu den englischen Buchstaben und bleibt daher erhalten.
Klicken Sie nach der Einrichtung erneut auf „Weiter“. Je nach Benutzeroberfläche gelangen Sie dann zu „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“. Bevor Sie die Verarbeitung tatsächlich starten, empfiehlt es sich, je nach Wichtigkeit der Dateien zu entscheiden, ob zuerst eine Sicherungskopie erstellt werden soll, insbesondere bei der Verarbeitung einer großen Menge formeller Materialien.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Was passiert, wenn vor oder nach dem englischen Namen kein Trennzeichen steht – kann er trotzdem gelöscht werden?
Ja, das ist möglich. Wie im Screenshot-Beispiel zu sehen, sind Zahl und englischer Name direkt miteinander verbunden, z. B. 10EmilyCarter.pdf. Bei Auswahl von „Alle englischen Buchstaben“ wird der englische Teil gelöscht und der numerische Teil beibehalten, sodass 10.pdf entsteht.
2. Werden chinesische Zeichen im Dateinamen beeinträchtigt, falls vorhanden?
In dieser Anleitung wurde „Alle englischen Buchstaben“ gewählt, mit dem Ziel, englische Zeichen zu löschen. In der Benutzeroberfläche gibt es auch andere Optionen wie „Alle chinesischen Zeichen“. Stellen Sie daher bei der tatsächlichen Durchführung sicher, dass „Alle englischen Buchstaben“ ausgewählt ist und nicht versehentlich ein anderer Typ.
3. Wie kann nach dem Löschen der englischen Namen sichergestellt werden, dass die Dateien weiterhin geöffnet werden können?
Wie im Ergebnisbild zu sehen, bleiben die Dateierweiterungen erhalten, z. B. .pdf, .docx, .xlsx, .txt. Wenn die Erweiterung erhalten bleibt, kann das System den Dateityp weiterhin erkennen. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung stichprobenartig einige Dateien, um zu bestätigen, dass sie normal geöffnet werden können.
4. Warum wird eine Sicherung vor der Stapelverarbeitung empfohlen?
Der Vorteil der Stapelverarbeitung liegt darin, dass sie viele Dateien auf einmal betrifft, aber das bedeutet auch, dass sich falsch eingestellte Regeln stärker auswirken. Bei wichtigen Dateien ist es sicherer, sie zunächst in einen Testordner zu kopieren, das Ergebnis zu überprüfen und erst dann die Originaldateien zu verarbeiten.
5. Können nach dem Löschen doppelte Dateinamen entstehen?
Wenn die ursprünglichen Nummern eindeutig sind, kommt es normalerweise nicht zu Duplikaten. Falls nach dem Löschen der englischen Bestandteile bei mehreren Dateien dieselbe Nummer übrig bleibt, kann es zu Konflikten kommen. Überprüfen Sie vor der Verarbeitung, ob die Nummern in den Dateinamen eindeutig sind, und ergänzen Sie gegebenenfalls zuerst Nummern oder fügen Sie Unterscheidungsmerkmale hinzu.
Zusammenfassung: Effizientere Dateiorganisation durch regelbasierte Stapelumbenennung
Wenn Dateinamen viele englische Namen enthalten, für die eigentliche Archivierung aber nur die Nummer benötigt wird, ist manuelles Umbenennen sowohl langsam als auch fehleranfällig. Mit HeSoft Doc Batch Tool kann das Löschen englischer Namen über die Funktion „Text aus Dateiname löschen“ zu einem wiederholbaren, stapelweise ausführbaren, regelbasierten Vorgang werden.
Wir empfehlen folgende Vorgehensweise: Bereiten Sie zunächst den zu verarbeitenden Ordner vor, gehen Sie dann zur Kategorie „Dateiname“, wählen Sie „Text aus Dateiname löschen“, importieren Sie die Dateien, wählen Sie „Alle englischen Buchstaben“ aus und folgen Sie abschließend dem Assistenten, um die weitere Verarbeitung durchzuführen. So erhalten Sie schnell übersichtliche Dateinamen wie 1.xlsx, 10.pdf, 17.docx und machen die Bürodateiorganisation, anonymisierte Archivierung und Stapelübermittlung wesentlich effizienter.