Wenn Dateinamen Daten, Nummern und Seriennummern enthalten, kann die Dateiliste chaotisch wirken. Beispielsweise können Berichte, Kundenlisten, Besprechungsprotokolle, Projektpläne und andere Dateien Zahlen wie 202306, 20231005, 001 enthalten. In diesem Artikel wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool gezeigt, wie Sie mit der Funktion „Dateiname“ Text aus Dateinamen stapelweise löschen und alle Zahlen auswählen können, um Daten und Nummern in Dateinamen wie PDF, docx, xlsx, pptx, jpg, png auf einmal zu bereinigen.
Viele Bürodokumente sind nicht inhaltlich schwer zu organisieren, sondern aufgrund uneinheitlicher Dateinamen. Beispielsweise enthalten aus Geschäftssystemen exportierte Dateien oft das Erstellungsdatum, von Kollaborationsplattformen heruntergeladene Materialien eine Nummer und Bilder oder Designentwürfe eine laufende Nummer. Mit der Zeit können in einem Ordner Namen wie AnnualReport2022.pdf, ClientList20231005.xlsx, MarketResearch202306.docm, TeamStructure001.png auftauchen. Die Dateien lassen sich öffnen, aber die Namen sind langatmig und erschweren die Suche, Archivierung und den Versand nach außen.
Wenn es sich nur um wenige Dateien handelt, ist das manuelle Löschen der Zahlen noch vertretbar; bei einer großen Anzahl von Dateien nimmt das wiederholte Umbenennen jedoch viel Zeit in Anspruch. Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Zahlen in den verschiedenen Dateinamen nicht an derselben Position befinden – manche stehen am Ende, manche in der Mitte, mal sind es vollständige Daten, mal kurze Nummern. Die in diesem Artikel beschriebene Methode nutzt die Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool , um alle Zahlen aus Dateinamen stapelweise zu entfernen und die Dateinamen so schnell auf eine prägnantere Textform zurückzusetzen.
Geeignete Anwendungsfälle: Bereinigung von Daten, Nummern, laufenden Nummern und fortlaufenden Nummern
Das stapelweise Löschen von Zahlen aus Dateinamen eignet sich besonders für die folgenden Büroszenarien:
- Abteilungen wie Finanzwesen, Verwaltung oder Personalwesen müssen eine große Anzahl von Berichten archivieren, deren Dateinamen Jahres- oder Monatsangaben enthalten, die aber bei der Archivierung nicht erhalten bleiben sollen.
- Projektmaterialien enthalten nach mehrfachem Herunterladen oder Weiterleiten Datums- und Nummernangaben im Dateinamen und müssen in ein einheitliches Namensformat gebracht werden.
- Dokumente wie Kundenlisten, Produktlisten oder Besprechungsprotokolle, die nach außen gesendet werden sollen, dürfen die systemseitigen laufenden Nummern im Namen nicht enthalten.
- Bildmaterial, Flussdiagramme oder Posterentwürfe enthalten Aufnahmenummern oder Exportnummern, die einheitlich entfernt werden sollen.
- Eine Reihe von Materialien umfasst verschiedene Formate wie docx, doc, xlsx, xls, pptx, pdf, jpg, png, tiff, csv und soll auf einmal umbenannt werden.
Würde man solche Aufgaben traditionell angehen, müsste man wiederholt Dateien auswählen, F2 drücken, die Zahlen löschen, speichern und die nächste Datei bearbeiten. Der Vorteil von HeSoft Doc Batch Tool liegt darin, diese sich wiederholenden Aktionen in einer Regel zusammenzufassen und auszuführen, was den manuellen Aufwand reduziert.
Ergebnisvorschau: Vor der Bearbeitung sind die Namen mit vielen Zahlen durchmischt
In der Dateiliste vor der Bearbeitung sind die Zahlenteile der Dateinamen rot umrandet. Man sieht, dass die Zahlen in den verschiedenen Dateien nicht einheitlich sind: AnnualReport2022.pdf enthält eine Jahreszahl, ClientList20231005.xlsx ein Datum, FlowchartDesign20230810.jpg eine Ziffernfolge, ProductList12345.docx eine Nummer und TeamStructure001.png eine laufende Nummer. Es gibt auch Namen mit einer Mischung aus Buchstaben und Zahlen wie bei PosterDesignv32023.tiff.
In einem solchen Fall ist die Methode, eine bestimmte feste Zahl zu suchen und zu ersetzen, ungeeignet, da der Zahleninhalt in jeder Datei anders ist. Benötigt wird vielmehr eine Löschung nach Zeichentyp, das heißt, alle Zahlen werden unabhängig von ihrem konkreten Inhalt einheitlich gelöscht.
Ergebnisvorschau: Nach der Bearbeitung sind nur noch Text und Erweiterung vorhanden
Nach der Bearbeitung sind die Dateinamen prägnanter. Aus AnnualReport2022.pdf wird AnnualReport.pdf, aus ClientList20231005.xlsx wird ClientList.xlsx, aus MarketResearch202306.docm wird MarketResearch.docm, aus MeetingNotes20230420.pptx wird MeetingNotes.pptx. Die Dateierweiterungen wurden nicht verändert, sodass diese Dateien weiterhin den ursprünglichen Typen wie PDF, Excel, Word, PowerPoint oder Bildern entsprechen.
Dieses Ergebnis eignet sich für die Neuarchivierung von Materialien, die externe Einreichung von Dateien, die Vereinheitlichung von Namenskonventionen und ähnliche Szenarien. Insbesondere wenn es sich bei den Zahlen nur um temporäre Nummern oder Spuren von Systemexporten handelt, lässt die Listenansicht nach der stapelweisen Löschung übersichtlicher erscheinen.
Arbeitsschritte: Stapelweises Entfernen von Zahlen aus Dateinamen
Schritt 1: Aufrufen der Dateinamenfunktion im Hauptbildschirm
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der Navigationsleiste links Dateiname. Diese Software ist ein Werkzeug für die Stapelverarbeitung in Büroszenarien. Links sehen Sie Kategorien wie Dateiname, Ordnername, Dateien organisieren, Word Werkzeuge, Excel Werkzeuge, PowerPoint Werkzeuge, PDF Werkzeuge, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge usw. In diesem Artikel sollen Dateinamen bearbeitet werden, daher wählen Sie die Kategorie Dateiname.
Suchen Sie in der Kategorie Dateiname die Option Text aus Dateiname löschen. Im Screenshot ist diese Funktion hervorgehoben, was bedeutet, dass sie zum stapelweisen Löschen von Text aus Dateinamen verwendet werden kann. Da Zahlen ebenfalls Zeichen im Dateinamen sind, kann das stapelweise Löschen von Zahlen anschließend durch die Auswahl der entsprechenden Zahlenregel in den Bearbeitungsoptionen realisiert werden.
Schritt 2: Importieren der zu bearbeitenden Dateien
Sobald Sie die Seite Text aus Dateinamen löschen aufgerufen haben, ist der erste Schritt, die zu bearbeitenden Einträge auszuwählen. Oben rechts auf der Seite befinden sich die Schaltflächen Dateien hinzufügen und Dateien aus Ordner importieren. Wenn die Dateien an verschiedenen Orten verteilt sind, können Sie Dateien hinzufügen verwenden, um sie einzeln hinzuzufügen; liegen alle Dateien im selben Ordner, ist Dateien aus Ordner importieren bequemer.
Nach dem Import werden die Dateien in der Liste angezeigt. Die Liste zeigt Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum usw., um die Überprüfung vor der Verarbeitung zu erleichtern. Die Dateierweiterungen im Screenshot umfassen pdf, xlsx, jpg, docm, csv, pptx, tiff, docx usw., was zeigt, dass diese Art der stapelweisen Löschung von Zahlen aus Dateinamen nicht auf einen bestimmten Dokumenttyp beschränkt ist.
Bei der Überprüfung der Dateiliste empfiehlt es sich, auf zwei Punkte zu achten: Erstens, ob nur die umzubenennenden Dateien importiert wurden; zweitens, ob die Zahlen in den Dateinamen tatsächlich alle gelöscht werden können. Wenn einige Dateien in der Liste Zahlen enthalten, die erhalten bleiben sollen, können diese aus dem aktuellen Verarbeitungsauftrag entfernt werden, um zu vermeiden, dass sie von der einheitlichen Regel betroffen sind.
Schritt 3: Auswahl des Operationstyps Alle Zahlen
Nach einem Klick auf Weiter gelangen Sie auf die Seite Verarbeitungsoptionen festlegen. Diese Seite ist der Schlüssel zum gesamten Stapelumbennennprozess, da die Software anhand des ausgewählten Operationstyps beurteilt, welche Inhalte gelöscht werden sollen. Der Screenshot zeigt auswählbare Optionen wie Alle Zahlen, Alle Leerzeichen, Alle chinesischen Schriftzeichen, Alle englischen Buchstaben, Alle Inhalte, Positionsbereich, Die ersten Zeichen, Die letzten Zeichen, Alle Inhalte zwischen zwei Texten usw.
Um Daten, Nummern und laufende Nummern stapelweise zu bereinigen, wählen Sie Alle Zahlen. Nach der Auswahl werden alle Ziffern von 0 bis 9 im Dateinamen zum Löschobjekt. Unabhängig davon, ob die Zahl 2022, 20231005, 12345 oder 001 lautet, wird sie gelöscht. Bei gemischten Fällen aus Buchstaben und Zahlen werden nur die Ziffern entfernt, die anderen Buchstaben bleiben erhalten.
Schritt 4: Fortfahren mit der Einrichtung des Speicherorts gemäß dem Ablauf und Verarbeitung
Nachdem Sie die Einstellungen für den Operationstyp abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter. Der Ablauf auf der Benutzeroberfläche umfasst auch Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Folgen Sie dem Assistenten, um den Speicherort festzulegen und starten Sie dann die Stapelverarbeitung. Dieser Ablauf hilft dem Benutzer, den Ausgabeort vor der eigentlichen Verarbeitung zu klären und reduziert das Risiko von Fehlbedienungen.
Wenn Sie die Verarbeitung zum ersten Mal durchführen, empfiehlt es sich, zuerst einen Test mit einer kleinen Anzahl von Dateien durchzuführen und die Verarbeitung aller Dateien erst dann zu starten, wenn das Ergebnis den Erwartungen entspricht. Die Stapelumbennennung von Dateinamen ist in der Regel viel schneller als die manuelle Umbenennung, aber gerade weil die Regeln einheitlich ausgeführt werden, ist die vorherige Überprüfung sehr wichtig.
Häufige Fragen und Hinweise
Beeinflusst das Löschen aller Zahlen den Dateiinhalt?
Nein. Der Gegenstand der Operation in diesem Artikel ist der Dateiname, nicht der Inhalt von Word-Dokumenten, Excel-Zellen, PDF-Dokumenten oder Bildern. Selbst wenn die Zahlen im Dateinamen gelöscht werden, bleiben die Zahlen im Dateiinhalt erhalten.
Wird die Dateierweiterung mit gelöscht?
Wie in den Ergebnisbildern zu sehen, behalten die verarbeiteten Dateien weiterhin Erweiterungen wie .pdf, .xlsx, .jpg, .docm, .csv, .pptx, .tiff, .docx, .png. Das Beibehalten der Erweiterung ist sehr wichtig, da sie den Dateityp und das Standardprogramm zum Öffnen bestimmt.
Wird eine Versionsnummer im Dateinamen ebenfalls gelöscht?
Ja. Wenn Alle Zahlen ausgewählt ist, werden alle Ziffern im Dateinamen gelöscht. Zum Beispiel gehört die 2 in v2 auch zu den Ziffern. Wenn die Versionsnummer erhalten bleiben soll, ist die direkte Anwendung der Regel Alle Zahlen nicht geeignet. Es empfiehlt sich, die Dateien vorher zu filtern oder nur die Dateien zu bearbeiten, bei denen sicher keine Zahlen erhalten bleiben müssen.
Warum kann sich die Reihenfolge der Dateien nach der Verarbeitung von der vorherigen unterscheiden?
Der Dateimanager oder die Softwareliste sortiert möglicherweise nach Name, Zeit oder anderen Feldern neu, sodass die nach der Verarbeitung sichtbare Reihenfolge nicht unbedingt vollständig mit der vorherigen übereinstimmt. Bei der Erfolgskontrolle sollte das Hauptaugenmerk darauf liegen, ob die Zahlen aus dem Dateinamen entfernt wurden, und nicht nur auf der Listenreihenfolge.
Wird die Stapelverarbeitung von Dateien in verschiedenen Formaten unterstützt?
Ja. Wie aus den Beispielen ersichtlich, können PDF-, Word-, Excel-, PowerPoint-, Bild- und CSV-Dateien im selben Auftrag verarbeitet werden. Da sich die Operation auf den Text des Dateinamens bezieht und nicht vom Dateiinhaltsformat abhängig ist, eignet sie sich für die gemischte Bearbeitung verschiedener Dateitypen.
Zusammenfassung: Die Bereinigung von Dateinamen von einer sich wiederholenden Aufgabe in eine regelbasierte Verarbeitung verwandeln
Das stapelweise Entfernen von Daten, Nummern und laufenden Nummern aus Dateinamen ist eine sehr typische wiederkehrende Aufgabe bei der Dateiverwaltung. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie in der Kategorie Dateiname die Option Text aus Dateiname löschen wählen und den Operationstyp auf Alle Zahlen setzen, um die Umbenennung und Bereinigung mehrerer Dateien auf einmal abzuschließen.
Für Benutzer, die häufig Berichte, Kundendaten, Besprechungsprotokolle, Projektdokumente und Bildmaterial bearbeiten, kann diese Methode der Stapelverarbeitung viel Zeit bei der manuellen Umbenennung sparen und das Risiko von vergessenen oder fehlerhaften Änderungen reduzieren. Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung die Dateiliste zu überprüfen und zu bestätigen, dass alle Zahlen gelöscht werden können, und dann dem Assistenten folgend den Speicherort festzulegen und die Verarbeitung zu starten, um die Dateiablage effizienter und standardisierter zu gestalten.