파일 이름에 날짜, 번호, 일련번호가 섞여 있으면 파일 목록이 지저분해 보일 수 있습니다. 예를 들어 보고서, 고객 명단, 회의록, 프로젝트 계획 등의 파일에 202306, 20231005, 001과 같은 숫자가 포함될 수 있습니다. 본문에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어 파일 이름 기능에서 파일 이름 속 텍스트를 일괄 삭제하고 모든 숫자를 선택하여 PDF, docx, xlsx, pptx, jpg, png 등의 파일 이름에서 날짜와 번호를 한 번에 정리하는 방법을 설명합니다.
많은 업무 파일의 문제는 내용 정리가 어려운 것이 아니라 파일명이 통일되지 않은 경우가 많습니다. 예를 들어, 업무 시스템에서 추출한 파일에는 생성 날짜가 붙고, 협업 플랫폼에서 다운로드한 자료에는 번호가 붙으며, 이미지나 디자인 초안에는 일련 번호가 딸려 오는 경우가 있습니다. 시간이 지나면 하나의 폴더 안에 AnnualReport2022.pdf, ClientList20231005.xlsx, MarketResearch202306.docm, TeamStructure001.png 같은 이름이 뒤섞이게 됩니다. 파일을 열 수는 있지만, 이름이 길어 검색, 보관, 외부 전송에 불편함이 있습니다.
파일이 몇 개 안 되면 수동으로 숫자를 삭제해도 괜찮지만, 파일 수가 많아지면 반복적인 이름 바꾸기에 많은 시간을 빼앗깁니다. 더 곤란한 점은 파일마다 숫자 위치가 달라 어떤 것은 끝에, 어떤 것은 중간에 있으며, 완전한 날짜 형식이나 짧은 번호 형태 등 제각각이라는 것입니다. 여기서 소개하는 방법은 사무용 소프트웨어 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 파일명에 있는 모든 숫자를 한 번에 제거함으로써, 파일명을 더 간결한 텍스트 형태로 빠르게 되돌리는 것입니다.
활용 사례: 날짜, 번호, 일련 번호 정리
파일명에서 숫자를 일괄 삭제하는 기능은 특히 다음과 같은 사무 환경에 적합합니다.
- 재무, 행정, 인사 부서에서 연도나 월이 포함된 방대한 보고서를 보관해야 하지만 보관 시에는 이러한 숫자 정보를 남기기 원치 않는 경우
- 여러 번 다운로드되거나 전달되어 파일명에 날짜 번호가 포함된 프로젝트 자료를 통일된 명명 형식으로 정리해야 하는 경우
- 고객 명단, 제품 목록, 회의록 등 외부 전송이 필요한 문서에서 시스템상의 일련 번호를 유지하기 부적절한 경우
- 이미지 소스, 순서도, 포스터 디자인 초안 등에 촬영 순서나 내보내기 번호가 붙어 있어 이를 일괄 삭제해야 하는 경우
- 동일한 자료군에 docx, doc, xlsx, xls, pptx, pdf, jpg, png, tiff, csv 등 다양한 형식이 혼재되어 있어 한 번에 일괄적으로 이름을 변경하고 싶은 경우
이런 작업을 재래식 방식으로 처리하려면 보통 파일을 여러 번 선택하고, F2 키를 누르고, 숫자를 지우고, 저장한 뒤 다음 파일로 넘어가는 과정을 반복해야 합니다. HeSoft Doc Batch Tool 의 가치는 이러한 반복 동작을 하나의 규칙으로 모아 실행하여 수작업을 줄이는 데 있습니다.
효과 미리 보기: 처리 전, 이름에 다수의 숫자 혼재
처리 전의 파일 목록에서 빨간색 상자는 파일명 속 숫자 부분을 표시합니다. 파일마다 숫자 형식이 통일되지 않았음을 알 수 있습니다. AnnualReport2022.pdf는 연도를, ClientList20231005.xlsx는 날짜를, FlowchartDesign20230810.jpg는 숫자열을, ProductList12345.docx는 번호를, TeamStructure001.png는 일련 번호를 포함하고 있습니다. 또한 PosterDesignv32023.tiff처럼 문자와 숫자가 혼합된 이름도 있습니다.
이런 경우 특정 고정 숫자를 찾아 바꾸는 방식은 적합하지 않습니다. 각 파일에 포함된 숫자 내용이 모두 다르기 때문입니다. 진정으로 필요한 것은 문자 유형에 따른 삭제입니다. 즉, 구체적인 숫자 내용에 관계없이 모든 숫자를 일괄적으로 제거하는 것입니다.
효과 미리 보기: 처리 후, 문자와 확장자만 남음
처리 후 파일명이 더 간결해집니다. AnnualReport2022.pdf는 AnnualReport.pdf로, ClientList20231005.xlsx는 ClientList.xlsx로, MarketResearch202306.docm은 MarketResearch.docm으로, MeetingNotes20230420.pptx는 MeetingNotes.pptx로 변경됩니다. 파일 확장자는 변경되지 않았으므로 각 파일은 여전히 PDF, Excel, Word, PowerPoint, 이미지 등의 원래 유형에 대응됩니다.
이 결과는 자료 재보관, 파일 외부 제출, 명명 규칙 통일 등의 상황에 적합합니다. 특히 숫자가 임시 번호나 시스템상의 추출 흔적에 불과한 경우, 일괄 삭제를 통해 파일 목록을 더욱 깔끔하게 만들 수 있습니다.
사용 방법: 파일명에서 숫자 일괄 제거하기
1단계: 메인 화면에서 파일 이름 기능으로 이동
HeSoft Doc Batch Tool 을 열고 왼쪽 탐색 모음에서 파일 이름을 선택합니다. 이 소프트웨어는 사무 환경을 위한 일괄 처리 도구로, 왼쪽에서 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등의 분류를 볼 수 있습니다. 이 글에서 처리하려는 대상은 파일명이므로 파일 이름 분류를 선택합니다.
파일 이름 분류에서 파일 이름의 텍스트 삭제를 찾습니다. 스크린샷에서 해당 기능이 표시되어 있으며, 이는 파일명의 텍스트를 일괄 삭제하는 데 사용할 수 있음을 설명합니다. 숫자 역시 파일명의 한 종류의 문자이므로, 이후 처리 옵션에서 숫자 규칙을 선택하기만 하면 숫자 일괄 삭제를 구현할 수 있습니다.
2단계: 처리할 파일 가져오기
파일 이름의 텍스트 삭제 페이지로 진입하면 첫 번째 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 페이지 오른쪽 상단에는 파일 추가와 폴더에서 파일 가져오기 두 개의 버튼이 있습니다. 파일이 여러 위치에 흩어져 있다면 파일 추가를, 파일들이 모두 같은 폴더 안에 있다면 폴더에서 파일 가져오기를 사용하는 것이 더 편리합니다.
가져오기를 마치면 파일이 목록에 표시됩니다. 목록에는 이름, 경로, 확장자, 만든 날짜, 수정한 날짜 등의 정보가 나열되어 있어 처리 전 확인이 용이합니다. 스크린샷의 파일 확장자에는 pdf, xlsx, jpg, docm, csv, pptx, tiff, docx 등이 포함되어 있어, 이러한 파일명 숫자 일괄 삭제 작업이 특정 문서 유형에만 국한되지 않음을 보여줍니다.
파일 목록을 확인할 때 두 가지를 주의 깊게 보는 것이 좋습니다. 첫째, 이름 변경이 필요한 파일만 가져왔는지 여부, 둘째, 파일명의 모든 숫자를 실제로 삭제해도 되는지입니다. 만약 목록에 숫자를 유지해야 하는 파일이 있다면, 먼저 현재 처리 목록에서 제외해 규칙이 일괄 적용되어 영향을 받는 것을 피하십시오.
3단계: 작업 유형을 '모든 숫자'로 선택
다음을 클릭하면 처리 옵션 설정 페이지로 진입합니다. 이곳은 전체 일괄 이름 변경 프로세스의 핵심입니다. 소프트웨어가 선택된 작업 유형에 따라 무엇을 삭제할지 판단하기 때문입니다. 스크린샷에 표시된 선택 가능한 항목으로는 모든 숫자, 모든 공백, 모든 한자, 모든 영문자, 모든 내용, 위치 범위, 가장 왼쪽의 몇 개의 텍스트, 가장 오른쪽의 몇 개의 텍스트, 두 텍스트 사이의 모든 내용 등이 있습니다.
날짜, 번호, 일련 번호를 일괄 정리하려면 모든 숫자를 선택합니다. 선택하면 파일명에서 0부터 9까지의 숫자 문자가 모두 삭제 대상이 됩니다. 숫자가 2022, 20231005, 12345이든 001이든 모두 삭제됩니다. 문자와 숫자가 혼합된 경우, 숫자만 제거되고 다른 문자는 그대로 유지됩니다.
4단계: 절차에 따라 저장 위치 설정 및 처리 계속하기
작업 유형 설정을 완료한 후 다음을 클릭합니다. 인터페이스 절차에는 저장 위치 설정과 처리 시작도 포함되어 있습니다. 마법사 안내에 따라 계속해서 저장 위치를 설정한 후 일괄 처리를 실행합니다. 이 절차는 사용자가 정식 처리 전에 출력 위치를 명확히 하여 오작업 위험을 낮추도록 도와줍니다.
처음 처리하는 경우, 먼저 소수의 파일을 선택하여 테스트하고 결과가 예상과 일치하는지 확인한 후 전체 파일을 처리하는 것이 좋습니다. 파일명 일괄 처리 속도는 일반적으로 수동 이름 변경보다 훨씬 빠르지만, 규칙이 일괄 적용되기 때문에 사전 확인이 매우 중요합니다.
자주 묻는 질문 및 주의사항
모든 숫자 삭제가 파일 내용에 영향을 미치나요?
아니요. 이 글에서 설명하는 작업 대상은 파일명이지, Word 본문, Excel 셀, PDF 내용 또는 이미지 화면이 아닙니다. 파일명의 숫자가 삭제되어도 파일 내용 속의 숫자는 그대로 유지됩니다.
파일 확장자도 함께 삭제되나요?
효과 이미지에서 볼 수 있듯, 처리 후에도 파일은 .pdf, .xlsx, .jpg, .docm, .csv, .pptx, .tiff, .docx, .png 등의 확장자를 그대로 유지합니다. 확장자를 유지하는 것은 파일 유형과 기본 연결 프로그램을 결정하기 때문에 매우 중요합니다.
파일명에 버전 번호가 있다면, 이 역시 삭제되나요?
네. 모든 숫자를 선택하면 파일명의 모든 숫자가 삭제됩니다. 예를 들어 v2의 2도 숫자에 해당합니다. 버전 번호를 유지해야 한다면 모든 숫자 규칙을 직접 사용하는 것은 적합하지 않으므로, 먼저 파일을 별도로 선별하거나 숫자 유지가 필요 없는 파일만 처리하는 것이 좋습니다.
처리 후 파일 순서가 처리 전과 다를 수 있는 이유는 무엇인가요?
파일 관리자나 소프트웨어 목록이 이름, 시간 또는 기타 필드에 따라 재정렬될 수 있기 때문에, 처리 후 보이는 순서가 처리 전과 완전히 일치하지 않을 수 있습니다. 성공 여부를 판단할 때는 목록 순서보다 파일명에서 숫자가 제대로 제거되었는지 확인하는 데 집중해야 합니다.
다양한 형식의 파일을 일괄 처리할 수 있나요?
네. 예시에서 보듯, PDF, Word, Excel, PowerPoint, 이미지, CSV 파일을 모두 같은 작업 묶음에서 처리할 수 있습니다. 이 작업은 파일명 텍스트를 대상으로 하며 파일 내용 형식에 의존하지 않기 때문에 다양한 유형의 파일을 혼합하여 정리하는 데 적합합니다.
요약: 파일명 정리를 반복 노동에서 규칙화된 처리로 전환
파일명에서 날짜, 번호, 일련 번호를 일괄 제거하는 것은 파일 정리에 있어 매우 전형적인 반복 작업입니다. HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하면 파일 이름 분류에서 파일 이름의 텍스트 삭제를 선택하고 작업 유형을 모든 숫자로 설정함으로써 여러 파일의 이름 정리를 한 번에 완료할 수 있습니다.
보고서, 고객 자료, 회의록, 프로젝트 문서, 이미지 소스를 자주 다루는 사용자에게 이러한 일괄 처리 방식은 막대한 수작업 시간을 절약해 주고, 누락 및 잘못된 수정을 줄여 줍니다. 정식 처리 전에 먼저 파일 목록을 점검하고 모든 숫자를 삭제해도 되는지 확인한 후, 마법사를 따라 저장 위치 설정 및 처리 시작을 완료하면, 파일 보관을 더 효율적이고 표준화된 방식으로 진행할 수 있습니다.