Wenn mehrere Word-, docx- oder doc-Dokumente zur Überprüfung an Kollegen, Kunden oder Studenten gesendet werden müssen und Sie nicht möchten, dass der Empfänger den Haupttext direkt ändert, sondern alle Änderungen als nachverfolgte Änderungen erhalten bleiben sollen, können Sie das Bearbeitungskennwort für "Nur Änderungen nachverfolgen" stapelweise hinzufügen. Dieser Artikel erläutert anhand der Benutzeroberfläche von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie mehrere Word-Dateien gleichzeitig importieren, den Bearbeitungsschutz einheitlich aktivieren und den Bearbeitungstyp auf „Nur Änderungen nachverfolgen“ festlegen, um die wiederholte Arbeit des individuellen Festlegens von Berechtigungen für jedes Dokument zu vermeiden.
In Szenarien wie Vertragsprüfung, Überarbeitung von Abschlussarbeiten, Korrektur von Schulungsunterlagen und Gegenzeichnung von Richtliniendokumenten müssen Word-Dokumente häufig an mehrere Personen zur Ansicht und zum Einbringen von Änderungsvorschlägen gesendet werden. Das Problem ist, dass der Empfänger, wenn Sie die docx- oder doc-Datei direkt versenden, möglicherweise den Text direkt ändert, Absätze löscht oder die Formatierung anpasst. Es ist später schwer zu beurteilen, welche Inhalte geändert wurden, und es ist auch unbequem, sie einheitlich zu vergleichen. Eine sicherere Vorgehensweise ist es, die "Bearbeitungseinschränkung" für die Word-Datei zu aktivieren und auf "Nur Änderungen nachverfolgen" einzustellen: Der Empfänger kann weiterhin bearbeiten, aber alle Änderungen werden als nachverfolgte Änderungen aufgezeichnet und können nicht wie bei einem normalen Dokument spurlos andere Inhalte verändern.
Wenn es nur ein oder zwei Dateien sind, können Sie in Word manuell die Registerkarte "Überprüfen" aufrufen und sie einzeln einrichten. Wenn die Anzahl der Dateien jedoch groß ist, z. B. bei einer Reihe von Kursmaterialien, mehreren Projektdokumenten oder Dutzenden von Vorlagendateien, ist das einzelne Öffnen, Einrichten und Speichern sehr zeitaufwendig. HeSoft Doc Batch Tool ist eine büroorientierte Stapelverarbeitungssoftware, die wiederkehrende Prozesse zum Festlegen von Word-Berechtigungen zentralisiert. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie damit stapelweise ein Bearbeitungskennwort für "Nur Änderungen zulassen" zu mehreren Word-Dateien hinzufügen.
Anwendungsszenarien: In welchen Fällen muss Word nur Änderungen zulassen?
Das Kennwort für die Bearbeitungseinschränkung "Nur Änderungen zulassen" eignet sich für Dokumente, bei denen andere an Änderungen mitwirken sollen, gleichzeitig aber die Änderungshistorie erhalten bleiben soll. Häufige Szenarien sind: Unternehmensrichtliniendokumente, die zur Meinungseinholung an verschiedene Abteilungen gesendet werden; Verträge, Vereinbarungen und Angebotsbeschreibungen, die Kunden oder der Rechtsabteilung zur Prüfung vorgelegt werden; docx-Skripte, die von Lehrkräften an Studenten oder Hilfskräfte zur Korrektur gesendet werden; Manuskripte, die von Verlagen, Übersetzungsteams oder Content-Teams von mehreren Personen bearbeitet werden; unternehmensinterne Vorlagen, Bedienungsanleitungen und Projektpläne, die ein einheitliches Format und grundlegende Textinhalte erfordern.
Diese Schutzmethode unterscheidet sich von "Schreibgeschützt". "Schreibgeschützt" zielt eher darauf ab, keine Änderungen zuzulassen, während "Nur Änderungen" Bearbeitungen erlaubt, aber Einfügungen, Löschungen, Formatanpassungen usw. als nachverfolgte Änderungen aufzeichnet. Wenn der Dokumentverantwortliche die Datei zurückerhält, kann er in der Überprüfungsfunktion von Word jede Änderung einzeln annehmen oder ablehnen. So können Meinungen gesammelt und gleichzeitig die ursprünglichen Inhalte vor spurlosem Überschreiben geschützt werden.
Effektvorschau: Was ist der Unterschied vor und nach der Verarbeitung?
Vor der Verarbeitung: Der Ordner enthält mehrere normale Word-Dokumente
Vor der Verarbeitung enthält der Zielordner mehrere Word-Dokumente, z. B. apple_values.docx, botany-experiential-learning.docx, english-resource.docx, Ideas for Improving your English.docx, nutritional-analysis-manual.docx, NutritionForum.docx usw. Dies sind alles normale docx-Dateien. Wenn man sie direkt öffnet, können die Inhalte in der Regel frei bearbeitet werden; es besteht keine Möglichkeit, die Aufzeichnung von Inhaltsänderungen als nachverfolgte Änderungen zu erzwingen.
Nach der Verarbeitung: Rechts in Word wird die Bearbeitungseinschränkung angezeigt, alle Änderungen werden als nachverfolgte Änderungen behandelt
Nach Abschluss der Verarbeitung öffnen Sie eine der Word-Dateien. Sie können sehen, dass im Bereich "Überprüfen" von Word der Status "Bearbeitung einschränken" erscheint. Der Bereich "Bearbeitung einschränken" auf der rechten Seite zeigt an, dass das Dokument geschützt ist, und informiert: "Sie können in diesem Bereich bearbeiten, aber alle Änderungen werden nachverfolgt". Dies zeigt, dass die Datei so eingestellt wurde, dass nur das Hinzufügen von nachverfolgten Änderungen möglich ist und nicht wie bei einem normalen Dokument spurlos andere Inhalte beliebig geändert werden können.
Bedienungsschritte: Stapelweises Hinzufügen eines Kennworts für die Bearbeitungseinschränkung "Nur Änderungen"
Schritt 1: Gehen Sie zu den Word-Tools und wählen Sie "Word-Kennwortschutz hinzufügen"
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionsleiste "Word-Tools". Suchen Sie in der Werkzeugliste die Funktion "Word-Kennwortschutz hinzufügen". Im Screenshot wird diese Funktion so beschrieben, dass sie stapelweise Kennwörter zum Öffnen von Dateien und schreibgeschützte Kennwörter zu Word-Dokumenten hinzufügen kann; in Kombination mit der nachfolgenden Einstellungsseite ist ersichtlich, dass sie auch Bearbeitungskennwörter unterstützt und die Art der Bearbeitungseinschränkung ausgewählt werden kann.
Ziel dieses Schrittes ist es, die Stapelfunktion zur speziellen Bearbeitung von Word-Dokument-Kennwörtern und -Schutzberechtigungen aufzurufen. Nach Aufruf der korrekten Funktion können Sie später docx- oder doc-Dateien stapelweise importieren und einheitlich "Nur Änderungen" festlegen.
Schritt 2: Fügen Sie die zu verarbeitenden Word-Dateien hinzu
Nach dem Aufrufen der Seite "Word-Kennwortschutz hinzufügen" bietet der obere Bereich der Benutzeroberfläche Optionen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordner importieren", "Leeren" und "Mehr". Für wenige Dateien können Sie auf "Dateien hinzufügen" klicken und sie einzeln auswählen; wenn sich alle Word-Dokumente im selben Ordner befinden, empfiehlt sich die Verwendung von "Dateien aus Ordner importieren", um die Dokumente aus dem Ordner auf einmal in die Liste zu importieren.
Nach dem Import werden die Dateien in einer Tabelle mit Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen angezeigt. Im Screenshot wurden 6 docx-Dateien importiert, die Gesamtanzahl der Datensätze wird unten mit 6 angezeigt. Überprüfen Sie nun, ob die Dateinamen und -pfade korrekt sind und keine Dateien fehlen oder fälschlicherweise ausgewählt wurden. Wenn nicht zu verarbeitende Dateien importiert wurden, können Sie den entsprechenden Eintrag über die Aktionsspalte rechts löschen oder "Leeren" verwenden, um neu zu importieren.
Schritt 3: Rufen Sie die Verarbeitungsoptionen auf und aktivieren Sie "Kennwort für Bearbeitungseinschränkung"
Klicken Sie nach Bestätigung der korrekten Dateiliste unten auf "Weiter", um "Verarbeitungsoptionen festlegen" aufzurufen. Auf der Seite werden mehrere Schutzoptionen angezeigt, darunter "Kennwort zum Öffnen der Datei", "Kennwort für schreibgeschützten Dateiinhalt" und "Kennwort für Bearbeitungseinschränkung". Ziel ist es dieses Mal nicht, ein Öffnungskennwort für die Word-Dateien festzulegen oder sie einfach schreibgeschützt zu machen, sondern das Dokument so zu gestalten, dass Änderungen nur als nachverfolgte Änderungen möglich sind. Daher muss "Kennwort für Bearbeitungseinschränkung" aktiviert werden.
Nach der Aktivierung zeigt die Benutzeroberfläche "Art der Bearbeitungseinschränkung" an. Die Optionen umfassen "Schreibgeschützt", "Nur Änderungen", "Nur Kommentare", "Nur Formulardaten ausfüllen". Hier sollte "Nur Änderungen" ausgewählt werden. Nach Auswahl dieser Option wechselt das Word-Dokument nach Abschluss der Verarbeitung in den Bearbeitungseinschränkungsmodus, der nur nachverfolgte Änderungen erlaubt. Benutzer können Änderungen vorschlagen, die jedoch als nachverfolgte Änderungen aufgezeichnet werden.
Darunter befindet sich das Eingabefeld "Kennwort zum Aufheben der Einschränkung (kann frei bleiben)". Da das Ziel dieses Artikels das Hinzufügen eines Bearbeitungskennworts ist, wird empfohlen, hier ein Kennwort einzugeben, das leicht zu verwalten, aber nicht leicht zu erraten ist. Im Screenshot wurde beispielhaft 123456 eingetragen; in der Praxis sollten Sie ein sichereres Kennwort wählen und es sicher aufbewahren.
Schritt 4: Folgen Sie dem Assistenten, um den Speicherort festzulegen und die Verarbeitung zu starten
Aus dem Prozess in der oberen Leiste der Benutzeroberfläche ist ersichtlich, dass die Funktion in 4 Phasen ausgeführt wird: Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze, Festlegen der Verarbeitungsoptionen, Festlegen des Speicherorts, Verarbeitung starten. Nachdem Sie "Nur Änderungen" und das Kennwort festgelegt haben, klicken Sie weiter auf "Weiter", legen Sie gemäß dem Software-Assistenten den Speicherort für die verarbeiteten Dateien fest und gelangen Sie dann zur Phase "Verarbeitung starten".
Um ein Überschreiben der Originaldateien und daraus resultierendes Verwaltungschaos zu vermeiden, wird empfohlen, die verarbeiteten Dateien in einem separaten Ordner zu speichern oder vor der Verarbeitung eine Sicherung der Originaldateien zu erstellen. Auf diese Weise bleiben die Originaldokumente ohne Einschränkungen erhalten, falls später das Kennwort angepasst oder die Verarbeitung wiederholt werden muss.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen "Nur Änderungen" und "Schreibgeschützt"?
"Schreibgeschützt" unterbindet in der Regel die direkte Änderung des Dokumentinhalts durch den Benutzer, während "Nur Änderungen" dem Benutzer die Bearbeitung erlaubt, aber alle Änderungen als nachverfolgte Änderungen aufzeichnet. Für Dateien, die geprüft, korrigiert oder zu denen Meinungen eingeholt werden sollen, ist "Nur Änderungen" besser geeignet; für Dateien, die nur eingesehen, aber nicht geändert werden sollen, kann ein schreibgeschützter Schutz in Betracht gezogen werden.
2. Werden docx-, doc- und andere Word-Dateien unterstützt?
Die Beispieldateien im Screenshot haben die Erweiterung docx. Der Funktionsname der Software lautet Word-Kennwortschutz hinzufügen und ist in der Regel auf die Verarbeitung von Word-Dokumenten ausgelegt. Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung zuerst mit wenigen docx- oder doc-Dateien zu testen, um zu bestätigen, dass das Ausgabeergebnis der aktuellen Office-Version und Ihren Teamprozessen entspricht, bevor Sie alle Dateien stapelweise verarbeiten.
3. Kann das Kennwort frei bleiben?
Der Hinweis in der Benutzeroberfläche lautet "Kennwort zum Aufheben der Einschränkung (kann frei bleiben)", was bedeutet, dass dieses Feld optional ist. Wenn Sie jedoch verhindern möchten, dass der Empfänger den Schutz willkürlich aufhebt, wird empfohlen, ein Kennwort zu vergeben. Einmal festgelegte Kennwörter sollten vom Dokumentadministrator einheitlich aufbewahrt werden, da sonst der Kommunikationsaufwand steigt, wenn die Bearbeitungseinschränkung später aufgehoben werden muss.
4. Sollte vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung erstellt werden?
Eine Sicherung wird empfohlen. Der Vorteil der Stapelverarbeitung ist die hohe Effizienz, aber das bedeutet auch, dass eine einzige Aktion mehrere Dateien betrifft. Bei wichtigen Dokumenten wie Verträgen, Richtlinien und Kursmaterialien ist es eine sicherere Büropraxis, vor der Verarbeitung eine Kopie des Originalordners zu erstellen.
Zusammenfassung
Das stapelweise Hinzufügen eines Bearbeitungskennworts für "Nur Änderungen zulassen" zu Word-Dokumenten macht die Zusammenarbeit mehrerer Personen kontrollierbarer: Der Dokumentinhalt kann nicht spurlos geändert werden, alle Änderungen werden als nachverfolgte Änderungen aufgezeichnet, was die spätere Überprüfung und Bestätigung erleichtert. Bei Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool müssen Sie nur "Word-Kennwortschutz hinzufügen" aufrufen, mehrere docx- oder doc-Dateien importieren, "Kennwort für Bearbeitungseinschränkung" aktivieren, die Art der Bearbeitungseinschränkung auf "Nur Änderungen" setzen und dann dem Assistenten folgen, um zu speichern und die Verarbeitung zu starten. Für Büroangestellte, die häufig mit einer großen Anzahl von Word-Dateien arbeiten, kann diese Stapelmethode sich wiederholende Vorgänge erheblich reduzieren und die Effizienz der Dokumentverteilung und des Prüfungsmanagements steigern.