Bei der Verarbeitung von Word-Dokumenten, die sensible Informationen enthalten, besteht das Risiko, dass diese von nicht vorgesehenen Personen eingesehen werden, wenn das Dokument direkt per E-Mail oder über mobile Geräte übermittelt wird. Daher müssen wir die Dateien häufig sicher schützen. Mit der Funktion zur Festlegung eines Kennworts zum Öffnen von Word-Dateien kann eine grundlegende Zugriffskontrolle für das Dokument eingerichtet werden. Nur Benutzer, die das richtige Kennwort eingeben, können den Dokumentinhalt anzeigen und bearbeiten. Diese Methode verändert weder das ursprüngliche Format noch das Layout des Dokuments und verhindert gleichzeitig wirksam einen unbefugten Zugriff. Zu den Tools zur Verschlüsselung von Dokumenten gehören: HeSoft Doc Batch Tool , Komprimierungstools und die in Windows integrierte Verschlüsselungsfunktion. Im Folgenden werden die Funktionsmerkmale dieser Tools sowie die konkreten Bedienungsmethoden beschrieben.
Vorschaubild
Vor der Verarbeitung können Sie das Dokument direkt öffnen und den Inhalt anzeigen:
Nach der Verarbeitung muss das korrekte Passwort eingegeben werden, um das Dokument zu öffnen:
一、 HeSoft Doc Batch Tool
Vorteile:
- Unterstützt das gleichzeitige Festlegen von Passwörtern für eine große Anzahl von Dateien, effizienter Vorgang.
- Es können Verschlüsselungsmethoden wie Datei-Öffnungspasswort, Nur-Lese-Passwort für Dateiinhalte und Bearbeitungsbeschränkungspasswort festgelegt werden, was vielfältige Verschlüsselungsanforderungen der Benutzer erfüllt.
Nachteile:
- Die Software muss auf dem Computer installiert sein, um diese Funktion nutzen zu können.
Bedienungsschritte:
1、Öffnen Sie【 HeSoft Doc Batch Tool 】und klicken Sie auf【Word-Tools】. Die Softwareoberfläche zeigt die Verarbeitungsfunktionen für Word-Dokumente an, wie in der folgenden Abbildung dargestellt. Klicken Sie dann auf【Word-Passwortschutz hinzufügen】.
2、Klicken Sie auf【Dateien hinzufügen】, um alle zu verschlüsselnden Word-Dateien hinzuzufügen. Es gibt keine Beschränkung hinsichtlich Anzahl und Größe der Dateien.
3、Nachdem Sie die Passwort-Einstellungsseite aufgerufen haben, wählen Sie den gewünschten Passworttyp aus und klicken Sie auf den Schieberegler vor der Option. Geben Sie dann das Passwort in das Eingabefeld ein.
4、Legen Sie anschließend den Speicherort der Datei fest, um den Vorgang zu starten. Nachdem die Dokumente alle verschlüsselt wurden, zeigt die Softwareoberfläche das folgende Bild an.
二、Verschlüsselung mit Komprimierungssoftware
Vorteile:
- Viele Computersysteme verfügen standardmäßig über eine Komprimierungssoftware oder -funktion, die direkt genutzt werden kann. Die Bedienung ist sehr einfach.
- Der Komprimierungsvorgang kann die Dateigröße reduzieren, Speicherplatz sparen und die Übertragung erleichtern.
- Eine große Anzahl von Dokumenten kann auf einmal in ein einziges komprimiertes Archiv gepackt und mit einem Passwort versehen werden.
Nachteile:
- Nach der Komprimierung erfordert das erneute Öffnen sowohl die Eingabe des Passworts als auch das Entpacken, was den Öffnungsvorgang umständlicher macht.
- Das separate Festlegen von Passwörtern für mehrere einzelne Dateien in einem Durchgang wird nicht unterstützt.
Bedienungsschritte:
1、Suchen Sie im Explorer die zu komprimierenden Dateien, wählen Sie diese aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und klicken Sie im Popup-Menü auf【Zum Archiv hinzufügen】.
2、Das System öffnet das Fenster für die Komprimierungseinstellungen. Wählen Sie【Passwort hinzufügen】, woraufhin sich ein Fenster zur Passworteinstellung öffnet. Geben Sie das gewünschte Passwort ein und klicken Sie auf【OK】, um die Verschlüsselungseinstellungen abzuschließen.
3、Nach dem Öffnen des Archivs muss das korrekte Passwort eingegeben werden, um das verschlüsselte Word-Dokument zu öffnen.
三、Windows-Systemdateiverschlüsselung
Vorteile:
- Die integrierte Verschlüsselungsfunktion von Windows kann Dateien wie Word-, Excel- und PDF-Dateien verschlüsseln. Windows-Benutzer können sie direkt auf ihrem Computer nutzen, ohne zusätzliche Software installieren zu müssen.
Nachteile:
- Kann Dokumente nicht stapelweise verarbeiten. Jeder Vorgang kann nur eine Word-Datei verarbeiten, was für Benutzer, die viele Dateien verarbeiten müssen, ungeeignet ist.
- Der Dateischutz ist möglicherweise unzureichend; andere Geräte können die Datei nach der Verschlüsselung möglicherweise trotzdem öffnen und den Inhalt anzeigen.
Bedienungsschritte:
1、Suchen Sie die zu verschlüsselnde Datei im Explorer, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und klicken Sie in der Popup-Menüliste auf【Eigenschaften】, woraufhin sich ein Fenster mit Dateiinformationen öffnet.
2、Klicken Sie weiter auf【Allgemein】→【Erweitert】, aktivieren Sie das Kontrollkästchen【Inhalt zum Schutz von Daten verschlüsseln】, klicken Sie auf【OK】und speichern Sie die Einstellungen.
3、Nachdem die Einstellungen abgeschlossen sind, erscheint beim erneuten Öffnen der Datei der folgende Sperrhinweis.
Zusammenfassung
Dieser Artikel stellt drei Methoden zur Verschlüsselung von Word-Dateien vor. Methode 1 kann neben dem Datei-Öffnungspasswort auch ein Passwort zum Anzeigen und Bearbeiten festlegen, was bei den anderen Methoden nicht möglich ist. Darüber hinaus unterstützt Methode 1 die Stapelverschlüsselung von Dateien und ist daher sehr gut für Benutzer geeignet, die eine große Anzahl von Dateien auf einmal verarbeiten müssen.
Die Methoden 2 und 3 bieten im Vergleich zu Methode 1 möglicherweise keine ideale Verschlüsselungswirkung. Die Dateiverschlüsselung mit der Komprimierungsfunktion hat zwar den Vorteil, das Dateivolumen zu reduzieren und die Übertragung zu erleichtern, das Öffnen des Archivs ist jedoch umständlicher als das direkte Öffnen eines Dokuments und wird möglicherweise nicht von mobilen Geräten unterstützt. Bei Verwendung der integrierten Windows-Systemverschlüsselung gibt es keinen expliziten Schritt zur Passwortvergabe, und das verschlüsselte Dokument kann möglicherweise direkt geöffnet werden, was eine unzureichende Sicherheit darstellt.
Daher wird Methode 1 eher empfohlen, da sie ein direktes Öffnungspasswort für Word-Dokumente festlegen kann, was sowohl die Einfachheit beim Öffnen des Dokuments als auch die Dokumentensicherheit gewährleistet.