In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool in mehreren TXT-Textdateien mithilfe von Platzhaltern oder regulären Ausdrücken bestimmte Inhalte finden und ganze Zeilen, die diese Inhalte enthalten, stapelweise löschen können. Im Beispiel sollen alle Anhangszeilen gelöscht werden, die in Form von Annex A, Annex B, Annex C usw. auftreten. Dazu müssen Sie nur mehrere Textdateien importieren, die Funktion zum Suchen und Ersetzen ganzer Zeilen nach Schlüsselwörtern auswählen, die formelbasierte unscharfe Textsuche aktivieren, die passende Regel eingeben und den Ersetzungsinhalt leer lassen. So können Sie die Bereinigung mehrerer Dateien in einem Durchgang abschließen und sich den wiederholten Aufwand des einzelnen Öffnens, Suchens und Löschens ersparen.
Beim Organisieren von Materialien, Bereinigen von Textdaten, Verarbeiten exportierter Systemprotokolle oder beim Bearbeiten von Dokumentinhalten in großen Mengen tritt häufig folgendes Problem auf: Viele TXT-Textdateien enthalten ähnliche Zeilen, wie z. B. Anhang A, Anhang B, Anhang C, Anhang D und andere Anhangseinträge. Die nachfolgenden Beschreibungstexte mögen unterschiedlich sein, aber diese gesamten Zeilen werden nicht mehr benötigt. Wenn nur eine Datei vorhanden ist, ist es kein großer Aufwand, einige Zeilen manuell im Texteditor zu löschen. Steigt die Anzahl der Dateien jedoch auf Dutzende oder Hunderte, ist das einzelne Öffnen, Suchen, Auswählen, Löschen und Speichern nicht nur zeitaufwendig, sondern es kann auch leicht zu übersehenen oder versehentlich gelöschten Zeilen kommen.
Dieser Artikel widmet sich der Lösung dieses typischen Problems der Stapelverarbeitung von Bürodateien: die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool , um mithilfe von Platzhaltern oder Regeln für reguläre Ausdrücke stapelweise vollständige Zeilen zu löschen, die den Suchkriterien in mehreren TXT-Textdateien entsprechen. Im Beispiel werden wir Zeilen, die Muster wie Anhang A bis Anhang Z enthalten, in mehreren Textdateien auf einmal löschen und den restlichen Fließtext beibehalten. Für Benutzer, die Text stapelweise bereinigen, Text stapelweise ersetzen, Protokollzeilen stapelweise löschen oder TXT-Dateien stapelweise verarbeiten müssen, kann diese Methode sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Anwendbare Szenarien: Für welche Fälle eignet sich das stapelweise Löschen ganzer Zeilen mit regulären Ausdrücken?
Diese Art der Operation eignet sich für die Verarbeitung von Textdateien mit ähnlicher Inhaltsstruktur, aber nicht völlig identischem Text. Beispielsweise enthält jede Datei mehrere Zeilen, die mit einem festen Präfix beginnen, gefolgt von unterschiedlichen Nummern, Buchstaben oder Beschreibungstexten. Bei einer normalen exakten Suche müsste man mehrere Schlüsselwörter wie Anhang A, Anhang B, Anhang C usw. separat eingeben; bei Verwendung von regulären Ausdrücken oder Platzhalterregeln genügt ein einziges Suchmuster, um eine Gruppe ähnlicher Inhalte abzudecken.
Häufige Szenarien sind: Stapelweises Löschen von Anhangsverzeichniszeilen in TXT-Dateien; stapelweises Löschen ganzer Zeilen, die eine bestimmte Fehlercode-Klasse enthalten, in Protokolldateien; stapelweises Bereinigen nicht benötigter Einträge in Konfigurationsdateien; stapelweises Löschen temporärer Markierungszeilen in exportierten Texten; stapelweises Entfernen von Zeilen mit bestimmten Schlüsselwörtern; stapelweises Ordnen von reinen Textinhalten, die aus Webseiten, PDFs, Word- oder docx-, doc-Dokumenten konvertiert wurden. Für Bürosoftware liegt der Kernnutzen nicht nur im Öffnen von Dateien, sondern in der Automatisierung und Stapelverarbeitung sich wiederholender Bearbeitungsschritte.
Bei den Dateien in diesem Beispiel handelt es sich um mehrere TXT-Textdateien mit den Namen 1.txt bis 5.txt. Sie befinden sich im selben Ordner und werden für die einheitliche Ausführung der Löschregeln vorbereitet.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung mehrere Zeilen mit Anhang A-Inhalten
Aus dem Screenshot vor der Verarbeitung ist ersichtlich, dass die Textdatei einen Abschnitt mit Anhängen enthält, wobei die Zeilen 3 bis 6 Einträge sind, die mit Anhang A, Anhang B, Anhang C, Anhang D beginnen. Auf diese Zeilen folgen unterschiedliche Beschreibungstexte, wie z. B. Food and drink standards, The secondary school analysed meal, Frequently asked questions usw. Gemeinsam ist ihnen, dass sie mit Annex, gefolgt von einem Leerzeichen und einem Großbuchstaben, beginnen.
Beim manuellen Löschen müsste man diese Zeilen in jeder Textdatei einzeln lokalisieren und zeilenweise entfernen. Selbst bei 5 Dateien sind bereits wiederholte Arbeitsschritte nötig, bei 50 oder 500 Textdateien würde der Arbeitsaufwand rapide ansteigen. Noch wichtiger ist, dass beim manuellen Löschen zwei Probleme häufig auftreten: Erstens das Übersehen einer Zeile in einer der Dateien; zweitens das versehentliche Löschen angrenzender Fließtextinhalte. Durch den Einsatz von Stapelverarbeitungswerkzeugen in Kombination mit Regelabgleich kann die Bearbeitung standardisiert und menschliche Fehler reduziert werden.
Ergebnis nach der Verarbeitung: Passende ganze Zeilen wurden gelöscht, Inhaltsverzeichnis bleibt erhalten
Nach Abschluss der Verarbeitung öffnet man die Textdatei erneut und stellt fest, dass die Zeilen, die ursprünglich Anhang A bis Anhang D enthielten, gelöscht wurden, während die nachfolgenden Inhalte wie das Inhaltsverzeichnis (Contents) und die Verzeichnisnummern erhalten geblieben sind. Das bedeutet, dass bei dieser Operation nicht einfach nur einige Zeichen gelöscht wurden, sondern nach dem Auffinden einer Zeile, die das angegebene Muster enthält, die gesamte Zeile bearbeitet wurde; da der Ersatzinhalt leer war, wurde der Effekt des Löschens der gesamten Zeile erzielt.
Aus dem Screenshot ist auch ersichtlich, dass sich die Anzahl der Zeilen in der Datei von 25 Zeilen vor der Verarbeitung auf 21 Zeilen danach reduziert hat, was zeigt, dass die 4 Zeilen mit den Anhang-Einträgen entfernt wurden. Dieses Ergebnis ist ideal für die stapelweise Textbereinigung: Von der Regel erfasste Inhalte werden einheitlich gelöscht, nicht erfasster Fließtext bleibt unbeeinträchtigt.
Arbeitsschritt 1: Aufrufen des Textwerkzeugs und Auswahl der Option „Vollständige Zeilen nach Schlüsselwort bearbeiten"
Wählen Sie nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool in der linken Kategorie das Textwerkzeug aus. Die Software positioniert sich als Office-Software für die Stapelverarbeitung von Dokumenten und bietet vielfältige Funktionen zur Stapelverarbeitung von Text-, Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und anderen Dateien. Dieses Mal sollen TXT-Textdateien verarbeitet werden, daher genügt der Aufruf der Kategorie Textwerkzeug.
Wählen Sie in der Funktionsliste die Option zum Suchen und Ersetzen vollständiger Zeilen in Textdateien anhand von Schlüsselwörtern. Die Beschreibung dieser Funktion im Screenshot lautet: Stapelweises Löschen oder Ersetzen von vollständigen Zeilen, die ein bestimmtes Schlüsselwort enthalten, in Textdateien durch neuen Text. Dies entspricht genau der Anforderung dieses Artikels: Wir wollen nicht nur ein einzelnes Wort ersetzen, sondern ganze Zeilen löschen, die ein bestimmtes Muster enthalten.
Der Zweck der Auswahl dieser Funktion besteht darin, der Software die zeilenweise Verarbeitung von Textinhalten zu ermöglichen. Das normale Suchen und Ersetzen ändert normalerweise nur die gefundenen Zeichen, während die Bearbeitung vollständiger Zeilen die gesamte Zeile anhand des gefundenen Schlüsselworts oder Ausdrucks lokalisiert und dann ersetzt oder löscht. Für das stapelweise Löschen von Zeilen, die bestimmte Inhalte enthalten, ist dieser Schritt entscheidend.
Arbeitsschritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden TXT-Dateien
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite besteht der erste Schritt darin, die zu verarbeitenden Datensätze auszuwählen. Oben rechts auf der Oberfläche befinden sich Schaltflächen für Aktionen wie Datei hinzufügen, Dateien aus Ordner importieren, Leeren, Mehr usw. Im Beispiel wurden bereits 5 TXT-Dateien importiert; die Liste zeigt Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeitpunkt, Änderungszeitpunkt usw. an.
Bei einer geringen Anzahl von Dateien können Sie diese einzeln über „Datei hinzufügen" auswählen; befinden sich mehrere Textdateien im selben Verzeichnis, empfiehlt sich die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren", um alle TXT-Dateien des Ordners auf einmal zur Aufgabenliste hinzuzufügen. Nach dem Import muss überprüft werden, ob die Dateien in der Liste korrekt sind, insbesondere Pfad und Erweiterung. Die Dateierweiterungen im Beispiel sind alle txt, der Pfad ist das Verzeichnis D:\test, die Anzahl der Datensätze beträgt 5, was bedeutet, dass diese 5 Dateien alle an der nachfolgenden Stapelverarbeitung teilnehmen werden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes: Alle zu verarbeitenden Textdateien erscheinen in der Aufgabenliste, und es sind keine Dateien enthalten, die nicht verarbeitet werden sollen. Wurde versehentlich eine Datei hinzugefügt, kann der entsprechende Datensatz über die Aktionsspalte in der Oberfläche gelöscht werden, um eine Beeinträchtigung unbeteiligter Dateien zu vermeiden.
Arbeitsschritt 3: Suchmodus auf "Formelbasierte Fuzzy-Suche nach Text" einstellen
Nach Bestätigung der Dateiliste klicken Sie auf "Weiter", um die Verarbeitungsoptionen einzustellen. Im Bereich zur Einstellung der Schlüsselwortoptionen sieht man den Suchmodus. Im Beispiel ist "Formelbasierte Fuzzy-Suche nach Text" anstelle von "Exakte Suche nach Text" ausgewählt. Die formelbasierte Fuzzy-Suche kann hier als Verwendung flexiblerer Suchkriterien verstanden werden, geeignet für die Verarbeitung von Inhalten wie Anhang A, Anhang B, Anhang C, die im Format gleich, aber in den spezifischen Buchstaben unterschiedlich sind.
Geben Sie in der Liste der zu suchenden Schlüsselwörter Anhang [A-Z] ein. Die Bedeutung dieser Regel ist die Suche nach dem Text "Anhang", gefolgt von einem Leerzeichen und einem Großbuchstaben des lateinischen Alphabets. Da diese Funktion vollständige Zeilen verarbeitet, die das Schlüsselwort enthalten, wird eine gesamte Zeile zum Bearbeitungsobjekt, sobald sie dieses Muster enthält. Im Beispiel erfüllen Anhang A, Anhang B, Anhang C, Anhang D alle diese Regel und werden daher gelöscht.
Die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter auf der rechten Seite bleibt leer. Die Benutzeroberfläche weist auch darauf hin, dass ein Leerfeld Löschen bedeutet. Findet die Software daher eine passende Zeile, wird sie diese nicht durch einen anderen Text ersetzen, sondern die Zeile direkt entfernen. Diese Einstellung ist der Kern für die Realisierung des stapelweisen Löschens ganzer Zeilen.
Sollte Ihr Text nicht das Format Anhang A haben, können Sie die Regel entsprechend dem tatsächlichen Inhalt anpassen. Sollen beispielsweise Zeilen gelöscht werden, die "Chapter", gefolgt von einer Zahl, enthalten, kann eine Regel wie Chapter [0-9] verwendet werden. Sollen Zeilen mit einem festen Schlüsselwort gelöscht werden, kann der exakte Suchmodus verwendet und der feststehende Text eingegeben werden. Die tatsächliche Regel sollte sich nach der von der Software unterstützten Syntax für den Musterabgleich und Ihrer Textstruktur richten; es wird empfohlen, dies zunächst mit wenigen Dateien zu testen.
Arbeitsschritt 4: Fortfahren mit der Einstellung des Speicherorts und Verarbeitung starten
Nachdem Sie die Suchregeln und den Ersetzungsinhalt festgelegt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter". Im Ablauf der Oberfläche sind die nachfolgenden Phasen "Speicherort festlegen" und "Verarbeitung starten" zu sehen. Die Einstellung des Speicherorts ist sehr wichtig, da es sich bei der stapelweisen Änderung von Textdateien um eine nicht zu vernachlässigende Datenverarbeitungsoperation handelt. Es wird empfohlen, vorzugsweise die Option „An neuen Speicherort ausgeben" oder „Sicherungskopie behalten" zu wählen und die Originaldateien erst nach Bestätigung der korrekten Ergebnisse zu ersetzen.
Nach dem Aufrufen der Phase "Verarbeitung starten" führen Sie die Verarbeitung gemäß den Anweisungen auf der Oberfläche aus. Die Software liest nacheinander den Inhalt der zuvor in die Liste importierten Textdateien, sucht nach vollständigen Zeilen, die der Regel Anhang [A-Z] entsprechen, und löscht diese Zeilen, da das Ersetzungsfeld leer ist. Überprüfen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabedateien, um zu bestätigen, dass die Zeilen mit Anhang A, Anhang B usw. verschwunden sind, während das Inhaltsverzeichnis und die nachfolgenden Verzeichnisinhalte erhalten geblieben sind.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes: Mehrere TXT-Dateien werden einheitlich verarbeitet, ohne dass der Benutzer jede Datei einzeln zum manuellen Löschen öffnen muss. Genau hier liegt die Zeitersparnis bei Aufgaben zur stapelweisen Dateibereinigung: Einmal Regeln festlegen, automatische Ausführung auf mehreren Dateien.
Häufig gestellte Fragen und wichtige Hinweise
1. Warum sollte die Bearbeitung vollständiger Zeilen und nicht das normale Ersetzen gewählt werden?
Weil das Ziel dieses Artikels das Löschen ganzer Zeilen ist. Normales Ersetzen würde normalerweise nur die gefundenen Zeichen "Anhang A" löschen und könnte die nachfolgenden Beschreibungstexte stehen lassen, was zu einer chaotischen Textstruktur führt. Wählt man die Option, vollständige Zeilen in Textdateien anhand von Schlüsselwörtern zu suchen und zu ersetzen, kann die gesamte Zeile gelöscht oder ersetzt werden, sobald sie den passenden Inhalt enthält.
2. Warum sollte die Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter leer bleiben?
Der Hinweis im rechten Bereich des Screenshots besagt, dass ein Leerfeld Löschen bedeutet. Das heißt, wenn Sie die gefundene vollständige Zeile löschen möchten, müssen Sie keinen Ersetzungstext eingeben. Wenn Sie anderen Text eingeben, könnte die Software die gefundene vollständige Zeile durch den von Ihnen eingegebenen neuen Text ersetzen, anstatt sie zu löschen.
3. Welche Inhalte werden von Anhang [A-Z] gefunden?
In diesem Beispiel wird es verwendet, um Inhalte zu finden, die aus "Anhang", gefolgt von einem Großbuchstaben, bestehen, wie z. B. Anhang A, Anhang B, Anhang C. Da die Anhangszeilen im Beispieltext alle diesem Muster entsprechen, können so mehrere unterschiedliche Inhalte auf einmal abgedeckt werden. Bei der Verwendung derartiger Regeln ist darauf zu achten, ob Leerzeichen, Groß-/Kleinschreibung und Buchstabenbereiche mit dem Originaltext übereinstimmen.
4. Hat dies Auswirkungen auf Word-, docx-, doc- oder PDF-Dateien?
Dieser Artikel demonstriert die Verarbeitung von TXT-Textdateien im Textwerkzeug. Word-Dokumente, docx-, doc-, PDF- und andere Dateien haben ihre eigene Dokumentstruktur und können nicht einfach mit reinen Textdateien gleichgesetzt werden. Wenn Ihre Inhalte aus Word oder PDF stammen, können Sie diese je nach tatsächlichem Bedarf zunächst in TXT konvertieren und dann die Text-Stapelverarbeitungsfunktion nutzen; oder wählen Sie in der Software die entsprechenden Funktionen des Word-Werkzeugs oder PDF-Werkzeugs zur Bearbeitung.
5. Ist vor der Stapelverarbeitung eine Sicherung erforderlich?
Eine Sicherung wird empfohlen. Regeln mit regulären Ausdrücken oder Platzhaltern sind sehr effizient, bedeuten aber auch, dass eine zu weit gefasste Regel möglicherweise mehr Zeilen als erwartet löschen kann. Insbesondere bei der erstmaligen Verarbeitung einer großen Anzahl von Dateien empfiehlt es sich, zunächst einige Beispieldateien zu kopieren und zu testen, um zu bestätigen, dass das Ergebnis der Verarbeitung den Erwartungen entspricht, bevor die Stapelverarbeitung für alle Dateien ausgeführt wird.
Fazit: Wiederkehrendes Löschen durch eine einmalige Regeleinstellung mit einem Stapelverarbeitungswerkzeug ersetzen
Das stapelweise Löschen bestimmter Zeilen in mehreren Textdateien ist im Kern eine stark repetitive, wenig kreative Büroaufgabe. Die manuelle Bearbeitung verschlingt viel Zeit und es ist schwer zu gewährleisten, dass jede Datei vollkommen einheitlich bearbeitet wird. Mit HeSoft Doc Batch Tool lässt sich diese Art von Aufgabe in einen standardisierten Prozess umwandeln: TXT-Dateien importieren, die Funktion "Vollständige Zeilen suchen und ersetzen" wählen, "Formelbasierte Fuzzy-Suche nach Text" aktivieren, eine Suchregel wie Anhang [A-Z] eingeben, das Ersetzungsfeld leer lassen und dann die Stapelverarbeitung ausführen.
Auf diese Weise muss der Benutzer Dateien wie 1.txt, 2.txt, 3.txt usw. nicht mehr einzeln öffnen und auch nicht wiederholt suchen und löschen. Für Büromitarbeiter, die häufig mit Protokollen, Materialverzeichnissen, exportierten Texten und TXT-Dateien in großen Mengen arbeiten, kann die Beherrschung dieser Methode des stapelweisen Löschens ganzer Zeilen mittels regulärer Ausdrücke die sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren und die Effizienz der Textbereinigung steigern. Es wird empfohlen, die Regeln zunächst mit wenigen Beispieldateien zu validieren, bevor sie auf den gesamten Ordner angewendet werden – das ist sowohl effizient als auch sicher.