In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie in mehreren Excel-Tabellendateien Platzhalter oder reguläre Ausdrücke zum Massensuchen und -ersetzen von Schlüsselwörtern verwenden. Dies eignet sich für Szenarien wie die Massenänderung von Nummern, Codes, Bereichsnummern, Produktcodes, Personalnummern usw. Durch HeSoft Doc Batch Tool können Sie mehrere xlsx-Dateien auf einmal importieren, den Verarbeitungsbereich des Zelltextes festlegen und mit Regeln wie 030\d{3}、46\d{3} ähnliche Inhalte abgleichen und dann massenhaft durch angegebene Werte ersetzen. Dadurch reduzieren Sie die sich wiederholende Arbeit, jede Excel-Datei einzeln zu öffnen und manuell zu suchen und zu ersetzen.
In der täglichen Büroarbeit müssen in vielen Excel-Tabellen nicht nur einzelne feste Begriffe geändert werden, sondern ähnliche Inhalte nach bestimmten Mustern stapelweise ersetzt werden. Zum Beispiel Krankenhausnummern, Regionalcodes, Artikelnummern, Bestellnummern, Personalkennungen usw., deren erste Ziffern oft gleich sind, während sich die letzten unterscheiden. Die integrierte Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Excel erfordert in der Regel das Öffnen jeder einzelnen Datei und das Ausführen jeder Regel einzeln. Bei vielen Dateien ist das sehr zeitaufwendig und fehleranfällig.
Das in diesem Artikel zu lösende Problem ist: Wie kann man Platzhalter oder regex-ähnliche Regeln verwenden, um Schlüsselwörter stapelweise in vielen Excel-Tabellendateien zu suchen und zu ersetzen? Im Folgenden wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool demonstriert, wie man Inhalte, die bestimmten Regeln entsprechen, in mehreren xlsx-Dateien einheitlich ersetzt. Im Beispiel enthält die Spalte „Hospital CCN“ der Tabelle Nummern wie 030006, 030010, 030011, und die Spalte „CBSA“ Codes wie 46060. Durch Regelabgleich ersetzen wir sechsstellige Nummern, die mit 030 beginnen, durch 111111 und fünfstellige Codes, die mit 46 beginnen, durch 22222.
Anwendungsszenarien
Diese Methode der stapelweisen Suche und Ersetzung in Excel eignet sich für die Verarbeitung von Inhalten mit Mustern, nicht nur für das Ersetzen eines vollständig festen Schlüsselworts. Häufige Szenarien sind:
- Stapelweise Anonymisierung von Nummern, Kontonummern, Ausweisfragmenten in Excel-Dateien.
- Einheitliches Ersetzen alter Codes in mehreren xlsx-/xls-Tabellen durch neue Codes.
- Stapelverarbeitung von regelbasierten Feldern in Abteilungsberichten, Krankenhauslisten, Kundenlisten, Produktlisten.
- In mehreren Arbeitsmappen existieren Nummern mit ähnlichen Präfixen, z. B. beginnend mit 030 oder 46, die einheitlich nach Regeln ersetzt werden müssen.
- Mehrere Excel-Dateien müssen gleichzeitig verarbeitet werden, um das manuelle, dateiweise Öffnen und Ersetzen zu vermeiden.
Für diejenigen, die häufig große Tabellenmengen verarbeiten, liegt der Kernwert solcher Bürosoftware in der Stapelverarbeitung von Dateien. Sie fasst wiederholte Klicks, Kopier-, Such- und Ersetzungsvorgänge in einer Aufgabe zusammen, wodurch die Fehlerquote durch manuelle Bearbeitung gesenkt wird.
Ergebnisvorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vorher: In mehreren Zellen befinden sich Nummern, die der Regel entsprechen
In der Excel-Tabelle vor der Verarbeitung enthält Spalte B „Hospital CCN“ mehrere sechsstellige Nummern, die mit 030 beginnen, z. B. 030006, 030010, 030011, 030064; Spalte D „CBSA“ enthält ebenfalls mehrere fünfstellige Nummern, die mit 46 beginnen, z. B. 46060. Im Screenshot sind die Bereiche, die stapelweise ersetzt werden müssen, mit roten Pfeilen markiert.
Bei manueller Vorgehensweise müsste man in jeder Arbeitsmappe einzeln nach den spezifischen Werten wie 030006, 030010, 030011 suchen oder mehrere Regelsuchen durchführen, was sehr ineffizient ist. Noch problematischer ist, dass diese Nummern über verschiedene Dateien, verschiedene Tabellenblätter und sogar verschiedene Spalten verteilt sein können, sodass eine manuelle Prüfung leicht etwas übersieht.
Nachher: Regelkonforme Inhalte wurden einheitlich ersetzt
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die der Regel 030\d{3} entsprechenden Nummern durch 111111 und die der Regel 46\d{3} entsprechenden durch 22222 ersetzt. Das folgende Bild zeigt, dass die ursprünglichen, mit 030 beginnenden Nummern in Spalte B nun zu 111111 und Codes wie 46060 in Spalte D zu 22222 geworden sind.
Dies zeigt, dass die stapelweise Suche und Ersetzung nicht nur auf einen festen Wert abzielt, sondern eine Textklasse regelbasiert abgleichen kann. Für Aufgaben wie die stapelweise Änderung von Excel-Schlüsselwörtern, den stapelweisen Austausch von Codes oder die stapelweise Anonymisierung von Tabellendaten ist dieser Ansatz flexibler.
Bedienungsschritte
Schritt 1: Öffnen Sie das Excel-Tool und wählen Sie „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie das Excel-Tool. Die Oberfläche zeigt mehrere Excel-bezogene Funktionen, von denen die erste „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“ ist. Diese Funktion dient dem stapelweisen Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel-Dateiinhalten und entspricht genau der in diesem Artikel anstehenden Aufgabe.
Zweck der Auswahl dieser Funktion ist der Start des Assistenten speziell für die Ersetzung von Excel-Inhalten. Anders als beim Suchen und Ersetzen in einer einzelnen Excel-Datei können hier mehrere Dateien stapelweise importiert, einheitliche Verarbeitungsregeln festgelegt und dann in einem Durchlauf ausgeführt werden.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Excel-Dateien
Auf der Funktionsseite wird der aktuelle Aufgabenname oben als „Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen“ angezeigt. Der erste Schritt ist die Auswahl der zu verarbeitenden Datensätze. Sie können auf „Datei hinzufügen“ klicken oder die Option „Dateien aus Ordner importieren“ nutzen. Im Screenshot wurden bereits drei xlsx-Dateien hinzugefügt: product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx und test.xlsx. Die untere Zusammenfassung zeigt die Anzahl der Datensätze: 3.
Ziel dieses Schritts ist es, alle Excel-Dateien, in denen Schlüsselwörter stapelweise ersetzt werden sollen, in einer Aufgabenliste zusammenzuführen. Nach dem Import sollten Name, Pfad, Erweiterung usw. überprüft werden, um sicherzustellen, dass keine falschen Dateien ausgewählt wurden. Falls eine Datei nicht verarbeitet werden soll, kann sie über die Löschen-Schaltfläche in der Spalte „Aktionen“ entfernt werden. Klicken Sie nach der Bestätigung auf „Weiter“, um die Verarbeitungsoptionen einzustellen.
Schritt 3: Excel-Verarbeitungsbereich und Datentypen einstellen
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen einstellen“ muss zuerst der Verarbeitungsbereich bestätigt werden. Im Screenshot ist „Zelltext“ ausgewählt, was bedeutet, dass sich diese Ersetzung auf den Textinhalt in Excel-Zellen konzentriert. Die Oberfläche zeigt auch Optionen wie Tabellenblattname, Text in Formen auf dem Tabellenblatt usw. an, aber der Schwerpunkt dieses Beispiels liegt auf dem Ersetzen von Nummern in Tabellenzellen, daher reicht es, nur „Zelltext“ auszuwählen.
Bei der Option „Zellenformeltyp der zu verarbeitenden Zellen“ ist im Screenshot „Keine Einschränkung“ ausgewählt; bei der Verarbeitungsmethode für formelhaltige Zellen ist „Wert nach Formelberechnung“ gewählt; beim Datentyp der zu verarbeitenden Zellen ist „Text“ ausgewählt. Für nummerische Daten, insbesondere solche mit führenden Nullen wie 010039, 030006, ist die Verarbeitung als Text sicherer und verhindert den Verlust führender Nullen durch das Zahlenformat.
Die Oberfläche bietet auch Einstellungen zur Datentypkonvertierung der Zelle. Der Screenshot zeigt: „Wenn die automatische Konvertierung in den Datentyp vor der Verarbeitung fehlschlägt, konvertieren Sie diese Zelle in Text.“ Diese Einstellung ist sehr nützlich für die stapelweise Ersetzung von Nummernfeldern, da Nummern oft wie Zahlen aussehen, aber ihre eigentliche geschäftliche Bedeutung in der Regel Textcodierung ist.
Schritt 4: Fuzzy-Suchmodus wählen und Platzhalter-/Regex-Regeln eingeben
Scrollen Sie auf derselben Seite weiter nach unten zu den Schlüsselwortoptionen. Unter „Suchmethode“ ist im Screenshot „Unscharfe Textsuche mit Formel“ ausgewählt. In der Liste der zu suchenden Schlüsselwörter werden dann zwei Regeln eingegeben: 030\d{3} und 46\d{3}. Diese Schreibweise kann als Musterabgleich nach dem Platzhalter- oder Regex-Prinzip verstanden werden, wobei \d für eine Ziffer und {3} für genau 3 aufeinanderfolgende Ziffern steht.
In diesem Beispiel wird 030\d{3} verwendet, um Inhalte zu finden, die mit 030 beginnen, gefolgt von 3 Ziffern, wie 030006, 030010, 030111 usw.; 46\d{3} findet fünfstellige Codes, die mit 46 beginnen, gefolgt von 3 Ziffern, wie 46060. In der rechten Liste der Ersetzungs-Schlüsselwörter wird in Zeile 1 „111111“ und in Zeile 2 „22222“ eingegeben, was bedeutet, dass die von der linken Regel in Zeile 1 gefundenen Inhalte durch das rechte Ergebnis in Zeile 1 ersetzt werden, und analog für Zeile 2.
Hier ist besonders auf die zeilenweise Entsprechung von linker und rechter Seite zu achten. Bei der stapelweisen Ersetzung entspricht normalerweise eine Suchregelzeile einer Ersetzungsergebniszeile. Ein Versatz könnte dazu führen, dass Inhalte, die durch 111111 ersetzt werden sollten, fälschlicherweise durch andere Werte ersetzt werden. Daher wird eine zeilenweise Überprüfung nach der Einrichtung empfohlen.
Schritt 5: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Der Assistent im Screenshot zeigt, dass danach die Schritte „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ folgen. Klicken Sie nach Abschluss der Schlüsselwortregeleinstellungen auf „Weiter“ und wählen Sie bei Bedarf den Speicherort für die verarbeiteten Dateien aus. Um die Überprüfung zu erleichtern, sollten wichtige Originaldateien nicht direkt überschrieben werden. Speichern Sie zunächst in einem neuen Ausgabeverzeichnis und ersetzen oder archivieren Sie die Originaldateien erst, nachdem Sie die Richtigkeit der Ersetzung bestätigt haben.
Navigieren Sie zum Schritt „Verarbeitung starten“ und starten Sie die Aufgabe. Die Software verarbeitet die Excel-Dateien nacheinander gemäß der zuvor importierten Dateiliste und führt die Suche und Ersetzung von Zelltexten basierend auf den festgelegten Platzhalter-/Regex-Regeln durch. Öffnen Sie nach Abschluss der Verarbeitung die Ausgabedateien und überprüfen Sie, ob die Schlüsselspalten Ihren Erwartungen entsprechen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum sollten Nummern als Text verarbeitet werden?
Viele Excel-Nummern sehen wie Zahlen aus, sind aber geschäftlich keine Rechenwerte. Beispielsweise enthalten 010039 und 030006 führende Nullen, die bei Verarbeitung als normale Zahlen verloren gehen könnten. Die Auswahl von „Text“ im Datentyp, wie im Screenshot gezeigt, eignet sich für die Verarbeitung solcher Codefelder.
2. Welche Inhalte werden von der Regel 030\d{3} erfasst?
Sie erfasst Texte, die mit 030 gefolgt von 3 Ziffern bestehen, also sechsstellige Nummern, die mit 030 beginnen. Beispiele wie 030006, 030010, 030999 würden erfasst. Falls Ihre Nummern eine andere Stellenzahl haben, müssen Sie die nachfolgende Ziffernanzahl entsprechend anpassen.
3. Können mehrere Excel-Dateien zusammen ersetzt werden?
Ja. Wie der Screenshot zeigt, wurden der Aufgabenliste einmal drei xlsx-Dateien hinzugefügt. Für Dutzende oder Hunderte von Tabellen können Sie auch die Funktion „Dateien aus Ordner importieren“ nutzen, um den manuellen Auswahlaufwand zu verringern.
4. Ist vor der Ersetzung eine Sicherung erforderlich?
Eine Sicherung wird empfohlen. Die Effizienz der stapelweisen Ersetzung ist hoch, aber bei fehlerhaften Regeleinstellungen sind die Auswirkungen ebenfalls groß. Insbesondere bei Verwendung von Platzhaltern oder regulären Ausdrücken sollte der Vorgang zuerst mit einigen Beispieldateien getestet werden, bevor alle Dateien verarbeitet werden.
Zusammenfassung
Mit HeSoft Doc Batch Tool können regelbasierte Schlüsselwörter in mehreren Excel-Dateien auf einmal gesucht und ersetzt werden. Das Beispiel in diesem Artikel demonstriert, wie mithilfe von Platzhalter-/Regex-Regeln wie 030\d{3} und 46\d{3} zahlreiche Nummern stapelweise durch festgelegte Werte ersetzt werden, was das mühsame manuelle Ändern in jeder Arbeitsmappe und jeder Zelle überflüssig macht.
Wenn Sie häufig Codes, Nummern, Schlüsselwörter oder zu anonymisierende Daten in xlsx- oder xls-Tabellen verarbeiten müssen, empfiehlt es sich, diese wiederkehrenden Aufgaben einem Stapelverarbeitungstool zu übergeben. In der Praxis importieren Sie zuerst die Dateien, legen dann Verarbeitungsbereich, Suchmethode und Ersetzungsliste fest, wählen abschließend den Speicherort und starten die Verarbeitung, um die Büroeffizienz erheblich zu steigern.