Ce document explique comment utiliser les caractères génériques ou les expressions régulières pour rechercher et remplacer par lot des mots-clés dans plusieurs fichiers de tableaux Excel. Cela convient à des scénarios tels que la modification par lots de numéros, de codes, de codes régionaux, de codes produits, de numéros de personnel, etc. Grâce à HeSoft Doc Batch Tool , vous pouvez importer plusieurs fichiers xlsx en une seule fois, définir la plage de traitement du texte des cellules et utiliser des règles telles que 030\d{3} ou 46\d{3} pour faire correspondre des contenus similaires, puis les remplacer par lots par une valeur spécifiée, réduisant ainsi le travail répétitif consistant à ouvrir Excel un par un pour rechercher et remplacer manuellement.
Dans le travail de bureau quotidien, de nombreux tableaux Excel n'ont pas seulement besoin de modifier un terme fixe, mais de remplacer par lots un ensemble de contenus similaires selon une certaine logique. Par exemple, les numéros d'hôpital, les codes régionaux, les codes produits, les numéros de commande, les identifiants du personnel, etc., peuvent avoir les premiers chiffres identiques et les derniers qui varient. Si l'on utilise la fonction Rechercher et remplacer d'Excel, il faut souvent ouvrir chaque fichier et exécuter chaque règle une par une, ce qui prend beaucoup de temps et expose au risque d'oublis quand il y a beaucoup de fichiers.
Le problème que cet article vise à résoudre est le suivant : comment utiliser des caractères génériques ou des règles de type expressions régulières pour rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans de nombreux fichiers Excel. Nous prendrons l'exemple de HeSoft Doc Batch Tool pour montrer comment remplacer uniformément le contenu conforme à une règle dans plusieurs fichiers xlsx. Dans l'exemple, la colonne Hospital CCN du tableau contient des numéros comme 030006, 030010, 030011, etc., et la colonne CBSA contient des codes comme 46060. Nous utiliserons la correspondance par règle pour remplacer les numéros à six chiffres commençant par 030 par 111111, et les codes à cinq chiffres commençant par 46 par 22222.
Scénarios applicables
Cette méthode de recherche et de remplacement par lots dans Excel convient au traitement de contenu présentant une logique récurrente, et non au simple remplacement d'un mot-clé entièrement fixe. Les scénarios courants incluent :
- L'anonymisation par lots de fragments de numéros, de comptes ou de pièces d'identité dans des fichiers Excel.
- Le remplacement unifié d'anciens codes par de nouveaux dans plusieurs tableaux xlsx et xls.
- Le traitement par lots de champs standardisés dans des rapports de service, des listes d'hôpitaux, des fichiers clients ou des catalogues produits.
- La présence de numéros avec le même préfixe, comme ceux commençant par 030 ou par 46, nécessitant un remplacement uniforme basé sur une règle.
- La nécessité de traiter plusieurs fichiers Excel simultanément pour éviter de rechercher et remplacer manuellement dans chaque fichier.
Pour ceux qui manipulent fréquemment de grandes quantités de tableaux, l'intérêt principal de ce type de logiciel bureautique réside dans le traitement par lots, qui centralise en une seule tâche des opérations répétitives comme cliquer, copier, rechercher et remplacer, réduisant ainsi le taux d'erreur humaine.
Aperçu des résultats : avant et après traitement
Avant traitement : des numéros conformes à la règle sont présents dans plusieurs cellules
Avant le traitement, dans le tableau Excel, la colonne B Hospital CCN contient plusieurs numéros à six chiffres commençant par 030, comme 030006, 030010, 030011, 030064, etc. ; la colonne D CBSA contient également plusieurs numéros à cinq chiffres commençant par 46, comme 46060. La capture d'écran indique par des flèches rouges les zones nécessitant un remplacement par lots.
En cas de manipulation manuelle, il faudrait rechercher séparément les valeurs spécifiques 030006, 030010, 030011, etc., dans chaque classeur, ou utiliser des règles de recherche multiples, ce qui est très inefficace. Plus problématique encore, ces numéros sont répartis dans différents fichiers, différentes feuilles, voire différentes colonnes, ce qui rend les omissions très faciles lors d'une vérification manuelle.
Après traitement : le contenu conforme à la règle a été remplacé uniformément
Une fois le traitement terminé, les numéros correspondant à la règle 030\d{3} ont été remplacés par 111111, et ceux correspondant à la règle 46\d{3} par 22222. L'image ci-dessous montre que les multiples numéros commençant par 030 dans la colonne B sont devenus 111111, et les codes comme 46060 dans la colonne D sont également devenus 22222.
Cela montre que la recherche et le remplacement par lots ne ciblent pas une seule valeur fixe, mais peuvent faire correspondre un type de texte basé sur une règle. Pour les tâches comme la modification par lots de mots-clés Excel, le remplacement par lots de codes et l'anonymisation par lots de données tabulaires, cette méthode est plus flexible.
Étapes de l'opération
Étape 1 : Accéder à l'outil Excel et choisir « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel »
Ouvrez HeSoft Doc Batch Tool et sélectionnez l'outil Excel dans la classification des fonctions à gauche. L'interface présente plusieurs fonctions liées à Excel, la première étant « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel ». Cette fonctionnalité permet de rechercher et remplacer par lots des mots-clés dans le contenu des fichiers Excel, ce qui correspond exactement à la tâche que cet article doit accomplir.
L'objectif de choisir cette fonction est d'accéder à l'assistant dédié au remplacement de contenu dans Excel. Contrairement à la fonction Rechercher et remplacer d'un simple fichier Excel, il est ici possible d'importer plusieurs fichiers en lot, de définir des règles de traitement unifiées, puis de les exécuter en une seule fois.
Étape 2 : Ajouter les fichiers Excel à traiter
Une fois dans la page de la fonction, le nom de la tâche actuelle « Rechercher et remplacer des mots-clés dans Excel » s'affiche en haut. La première étape consiste à sélectionner les enregistrements à traiter. Vous pouvez cliquer sur « Ajouter un fichier » ou utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier ». La capture d'écran montre que trois fichiers xlsx ont déjà été ajoutés : product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx et test.xlsx. Le résumé en bas indique que le nombre d'enregistrements est de 3.
Cette étape vise à rassembler tous les fichiers Excel nécessitant le remplacement par lots de mots-clés dans une même liste de tâches. Après l'importation, il est conseillé de vérifier les noms, chemins, extensions et autres informations pour confirmer l'absence d'erreur. Si un fichier ne doit pas être traité, vous pouvez le supprimer via le bouton Supprimer dans la colonne des opérations. Une fois confirmé, cliquez sur « Suivant » pour accéder aux options de traitement.
Étape 3 : Définir la portée du traitement Excel et le type de données
Dans la page de configuration des options de traitement, il faut d'abord confirmer la portée du traitement. La capture d'écran montre que « Texte de la cellule » est coché, indiquant que ce remplacement cible le contenu textuel des cellules Excel. L'interface propose aussi des options comme les noms des feuilles de calcul et le texte sur les formes. Cependant, comme l'objectif principal ici est de remplacer des numéros dans les cellules du tableau, il suffit de cocher « Texte de la cellule ».
Concernant le type de formule de cellule à traiter, la capture d'écran montre que « Illimité » est sélectionné. Pour le mode de traitement des cellules contenant des formules, « Valeur calculée par la formule » est choisi. Pour le type de données de cellule à traiter, « Texte » est coché. Pour les données de type numéro, surtout celles avec un zéro non significatif comme 010039, 030006, il est plus sûr de les traiter comme du texte pour éviter de perdre ce zéro à cause du format numérique.
L'interface propose également des paramètres de conversion du type de données de la cellule. La capture d'écran indique que si la conversion automatique vers le type de données d'avant traitement échoue, la cellule est convertie en texte. Ce paramètre est très utile pour le remplacement par lots des champs de type numéro, car ces derniers ressemblent à des nombres mais leur signification métier est généralement celle d'un code textuel.
Étape 4 : Choisir la méthode de recherche floue et entrer les règles de caractères génériques/expression régulière
Toujours sur la même page, descendez pour configurer les options de mots-clés. Dans la méthode de recherche, la capture d'écran montre la sélection de « Utiliser une formule pour rechercher du texte approximativement ». Ensuite, dans la liste des mots-clés à rechercher, deux règles sont entrées : 030\d{3} et 46\d{3}. Ces formulations s'apparentent à une logique de caractères génériques ou d'expressions régulières, où \d représente un chiffre et {3} représente 3 chiffres consécutifs.
Dans cet exemple, 030\d{3} sert à trouver le contenu commençant par 030 suivi de 3 chiffres, comme 030006, 030010, 030111, etc. ; 46\d{3} sert à trouver le code à cinq chiffres commençant par 46 suivi de 3 chiffres, comme 46060. Dans la liste des mots-clés de remplacement à droite, la première ligne contient 111111 et la deuxième ligne 22222. Cela signifie que le contenu correspondant à la première règle à gauche est remplacé par le premier résultat à droite, et celui de la deuxième règle par le deuxième résultat.
Il est crucial de prêter attention à la correspondance des numéros de ligne entre la gauche et la droite. Lors d'un remplacement par lots, chaque ligne de règle de recherche correspond à une ligne de résultat de remplacement. Si les lignes sont décalées, un contenu destiné à être remplacé par 111111 pourrait l'être par une autre valeur. Il est donc recommandé de vérifier ligne par ligne après la configuration.
Étape 5 : Définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement
L'assistant dans la capture d'écran montre qu'il reste deux étapes : définir l'emplacement de sauvegarde et lancer le traitement. Après avoir configuré les règles de mots-clés, cliquez sur « Suivant » et choisissez l'emplacement de sauvegarde des fichiers traités selon vos besoins. Pour faciliter la vérification, il est conseillé de ne pas écraser directement les fichiers originaux importants, mais de les sauvegarder d'abord dans un nouveau répertoire de sortie, puis d'archiver ou de remplacer les originaux une fois l'exactitude des résultats confirmée.
Une fois arrivé à l'étape « Lancer le traitement », démarrez la tâche. Le logiciel traitera chaque fichier Excel selon la liste importée précédemment, et recherchera et remplacera le texte des cellules selon les règles de caractères génériques/expression régulière définies. Une fois terminé, ouvrez le fichier de sortie pour vérifier que les colonnes clés correspondent aux attentes.
Questions fréquentes et points d'attention
1. Pourquoi traiter les numéros comme du texte ?
De nombreux numéros dans Excel ressemblent à des nombres, mais ne sont pas des valeurs numériques destinées au calcul. Par exemple, 010039, 030006 contiennent des zéros non significatifs. S'ils sont traités comme des nombres ordinaires, le zéro non significatif peut être perdu. La sélection du type de données « Texte » dans la capture d'écran est adaptée au traitement de ces champs de type code.
2. Quel contenu la règle 030\d{3} va-t-elle faire correspondre ?
Elle correspondra au texte commençant par 030 suivi de 3 chiffres, c'est-à-dire un numéro d'une longueur de 6 chiffres commençant par 030. Par exemple, 030006, 030010, 030999 correspondent. Si la longueur de votre numéro est différente, vous devez ajuster le nombre de chiffres en conséquence.
3. Peut-on remplacer dans plusieurs fichiers Excel en même temps ?
Oui. Comme le montre la capture d'écran, 3 fichiers xlsx ont été ajoutés en une seule fois à la liste de tâches. Pour des dizaines ou des centaines de tableaux, vous pouvez également utiliser la fonction d'importation depuis un dossier pour réduire le coût de la sélection manuelle.
4. Faut-il sauvegarder avant de remplacer ?
C'est vivement conseillé. Le remplacement par lots est très efficace, mais si une règle est mal configurée, l'impact peut être important. Surtout lors de l'utilisation de caractères génériques ou d'expressions régulières, il est préférable de tester d'abord avec un petit échantillon de fichiers avant de traiter l'ensemble.
Résumé
L'utilisation de HeSoft Doc Batch Tool permet de rechercher et de remplacer en une seule fois des mots-clés standardisés dans plusieurs fichiers Excel. L'exemple de cet article montre comment, grâce à des règles de type caractères génériques/expression régulière comme 030\d{3} et 46\d{3}, remplacer en bloc de multiples numéros par des valeurs spécifiques, évitant ainsi la manipulation fastidieuse de modification manuelle classeur par classeur et cellule par cellule.
Si vous devez souvent traiter des codes, des numéros, des mots-clés ou anonymiser des données dans des tableaux xlsx et xls, il est recommandé de confier ces tâches répétitives à un outil de traitement par lots. En pratique, il suffit d'importer les fichiers, de définir la portée du traitement, la méthode de recherche et la liste de remplacement, puis de choisir l'emplacement de sauvegarde et de lancer le traitement pour améliorer significativement l'efficacité au bureau.