이 문서에서는 여러 Excel 표 파일에서 와일드카드 또는 정규식을 사용하여 키워드를 일괄 찾기 및 바꾸기하는 방법을 설명합니다. 이는 일괄적으로 번호, 코드, 지역 번호, 상품 코드, 직원 번호 등을 수정하는 시나리오에 적용됩니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 통해 여러 xlsx 파일을 한 번에 가져오고, 셀 텍스트 처리 범위를 설정하며, 030\d{3}, 46\d{3} 같은 규칙으로 유사한 내용을 일치시킨 후 지정된 값으로 일괄 바꿔, Excel을 하나씩 열어 수동으로 찾아 바꾸는 반복 작업을 줄일 수 있습니다.
일상적인 사무 작업에서 많은 Excel 표는 단순히 고정된 단어 하나만 수정하는 것이 아니라, 특정 규칙에 따라 유사한 내용을 일괄적으로 대체해야 하는 경우가 많습니다. 예를 들어 병원 번호, 지역 코드, 상품 코드, 주문 번호, 직원 번호 등은 앞부분이 동일하고 뒷부분이 변경될 수 있습니다. Excel의 기본 찾기 및 바꾸기 기능을 사용하면 파일을 하나씩 열고 규칙을 하나씩 실행해야 하는 경우가 많아, 파일이 많아지면 매우 시간이 많이 걸리고 누락될 위험도 높습니다.
이 글에서 해결하려는 문제는 많은 Excel 표 파일에서 와일드카드나 유사 정규 표현식 규칙을 사용하여 키워드를 일괄적으로 찾고 바꾸는 방법입니다. 아래에서는 HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 예로 들어, 여러 xlsx 파일에서 규칙에 맞는 내용을 통일된 값으로 바꾸는 방법을 보여줍니다. 예시에서 표의 Hospital CCN 열에는 030006, 030010, 030011 등의 번호가 있고, CBSA 열에는 46060과 같은 코드가 있습니다. 규칙 매칭을 통해 030으로 시작하는 6자리 번호는 111111로, 46으로 시작하는 5자리 코드는 22222로 바꾸겠습니다.
적용 시나리오
이러한 Excel 일괄 찾기 및 바꾸기 방법은 완전히 고정된 키워드 하나만 바꾸는 것이 아니라, 규칙성을 가진 내용을 처리하는 데 적합합니다. 일반적인 시나리오는 다음과 같습니다.
- Excel 파일의 번호, 계좌번호, 신분증 번호 일부를 일괄적으로 비식별화합니다.
- 여러 xlsx, xls 표의 이전 코드를 새 코드로 통일하여 바꿉니다.
- 부서 보고서, 병원 명단, 고객 목록, 상품 목록의 규칙화된 필드를 일괄 처리합니다.
- 여러 통합 문서에 030 시작, 46 시작과 같은 유사한 접두사 번호가 있어, 규칙에 따라 통일된 값으로 바꿔야 하는 경우입니다.
- 여러 Excel 파일을 동시에 처리해야 하여, 사람이 직접 파일을 하나씩 열어 찾아 바꾸는 작업을 피하고자 할 때입니다.
대량의 표를 자주 처리하는 사용자에게, 이러한 사무용 소프트웨어의 핵심 가치는 파일 일괄 처리에 있습니다. 반복적인 클릭, 복사, 찾기, 바꾸기 등의 작업을 하나의 태스크로 모아 수행함으로써 인적 오류율을 줄일 수 있습니다.
효과 미리보기: 처리 전과 후
처리 전: 여러 셀에 규칙에 맞는 번호 존재
처리 전 Excel 표에서 B열 Hospital CCN에는 030006, 030010, 030011, 030064 등 030으로 시작하는 6자리 번호가 여러 개 포함되어 있으며, D열 CBSA에도 46060과 같이 46으로 시작하는 5자리 숫자가 여러 개 있습니다. 스크린샷에서 빨간색 화살표로 일괄 대체가 필요한 영역이 표시되어 있습니다.
수동으로 작업할 경우, 각 통합 문서에서 030006, 030010, 030011 등의 구체적인 값을 하나하나 찾거나 여러 번의 규칙 찾기를 수행해야 하므로 효율이 매우 낮습니다. 더 번거로운 점은 이러한 번호들이 서로 다른 파일, 다른 시트, 심지어 다른 열에 분포되어 있어 수동으로 확인할 때 누락되기 쉽다는 것입니다.
처리 후: 규칙에 맞는 내용이 통일된 값으로 대체됨
처리가 완료된 후, 030\d{3} 규칙에 맞는 번호는 111111로, 46\d{3} 규칙에 맞는 번호는 22222로 대체되었습니다. 아래 그림에서 원래 B열의 여러 030 시작 번호가 111111로, D열의 46060과 같은 코드도 22222로 변경된 것을 확인할 수 있습니다.
이는 일괄 찾기 및 바꾸기가 단순히 하나의 고정된 값만을 대상으로 하는 것이 아니라, 규칙에 따라 한 부류의 텍스트를 매칭할 수 있음을 보여줍니다. Excel 키워드 일괄 수정, 코드 일괄 교체, 표 데이터 일괄 비식별화 등의 작업에 이 방식이 더 유연하게 적용됩니다.
조작 단계
1단계: Excel 도구에 진입하여 'Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기' 선택
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 열고, 왼쪽 기능 분류에서 Excel 도구를 선택합니다. 인터페이스에서 여러 Excel 관련 기능을 볼 수 있으며, 그중 첫 번째 기능이 Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기입니다. 이 기능은 Excel 파일 내용의 키워드를 일괄적으로 찾고 바꾸는 데 사용되며, 이 글에서 수행하려는 작업과 정확히 일치합니다.
이 기능을 선택하는 목적은, Excel 내용 대체 전용 마법사 과정으로 진입하기 위함입니다. 단일 Excel 파일 내의 찾기 및 바꾸기와 달리, 여기서는 여러 파일을 일괄 가져와 통일된 처리 규칙을 설정하고 한 번에 실행할 수 있습니다.
2단계: 처리할 Excel 파일 추가
기능 페이지로 진입하면, 인터페이스 상단에 현재 작업 이름이 'Excel에서 키워드 찾기 및 바꾸기'로 표시됩니다. 첫 단계는 처리할 레코드를 선택하는 것입니다. 파일 추가를 클릭하거나 폴더에서 파일 가져오기를 사용할 수 있습니다. 스크린샷에는 이미 product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx, test.xlsx 3개의 xlsx 파일이 추가되어 있으며, 하단 요약 정보에는 레코드 수가 3개로 표시되어 있습니다.
이 단계의 목적은 일괄적으로 키워드를 바꿔야 할 모든 Excel 파일을 하나의 작업 목록에 모으는 것입니다. 가져온 후에는 이름, 경로, 확장자 등의 정보를 확인하여 파일을 잘못 선택하지 않았는지 점검하는 것이 좋습니다. 처리할 필요가 없는 파일이 있다면 작업 열의 삭제 버튼을 통해 제거할 수 있습니다. 확인이 완료되면 '다음'을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 넘어갑니다.
3단계: Excel 처리 범위 및 데이터 유형 설정
처리 옵션 설정 페이지에서 먼저 처리 범위를 확인해야 합니다. 스크린샷에서는 '셀 텍스트'를 체크했으며, 이는 이번 찾기 및 바꾸기가 Excel 셀 안의 텍스트 내용을 대상으로 한다는 의미입니다. 인터페이스에는 워크시트 Sheet의 이름, 워크시트의 도형 위 텍스트 등의 옵션도 함께 표시되지만, 이 예시의 핵심은 표 셀 안의 번호를 바꾸는 것이므로 셀 텍스트만 체크하면 충분합니다.
처리할 셀 수식 유형에서 스크린샷은 '제한 없음'을 선택했으며, 수식이 포함된 셀 처리 방식에서는 '수식 계산 후의 값'을 선택했습니다. 처리할 셀 데이터 유형에서는 '텍스트'를 선택했습니다. 번호류 데이터, 특히 010039, 030006과 같이 앞에 0이 붙는 내용의 경우 텍스트로 처리하는 것이 더 안전하며, 숫자 형식으로 인해 앞의 0이 사라지는 것을 방지할 수 있습니다.
인터페이스는 셀 데이터 유형 변환 설정도 제공합니다. 스크린샷에는 '처리 전 데이터 유형으로 자동 변환에 실패하면, 이 셀을 텍스트로 변환'이라고 표시되어 있습니다. 이 설정은 번호처럼 보이지만 실제 비즈니스 의미는 텍스트 코드인 필드를 일괄적으로 대체할 때 매우 유용합니다.
4단계: 퍼지 찾기 방식 선택 및 와일드카드 정규식 규칙 입력
같은 페이지에서 아래로 계속 이동하여 키워드 옵션을 설정합니다. 찾기 방식에서 스크린샷은 '수식을 사용하여 퍼지 텍스트 찾기'를 선택했습니다. 그런 다음 찾을 키워드 목록에 두 가지 규칙인 030\d{3}과(와) 46\d{3}을(를) 입력합니다. 이러한 표기법은 와일드카드나 정규 표현식의 개념으로 텍스트를 매칭하는 것으로 이해할 수 있으며, 여기서 \d는 숫자를, {3}은 연속된 3자리 숫자를 의미합니다.
이 예시에서 030\d{3}은(는) 030으로 시작하고 뒤에 3자리 숫자가 오는 내용, 예를 들어 030006, 030010, 030111 등을 매칭하는 데 사용됩니다. 46\d{3}은(는) 46으로 시작하고 뒤에 3자리 숫자가 오는 5자리 코드, 예를 들어 46060을 매칭하는 데 사용됩니다. 오른쪽의 '대체할 키워드' 목록에서 첫 번째 줄에는 111111을, 두 번째 줄에는 22222를 입력하여, 왼쪽 첫 번째 규칙에 매칭된 내용은 오른쪽 첫 번째 결과로, 왼쪽 두 번째 규칙에 매칭된 내용은 오른쪽 두 번째 결과로 바꾸도록 설정합니다.
여기서 특히 왼쪽과 오른쪽의 행 번호 대응 관계에 주의해야 합니다. 일괄 대체 시 일반적으로 찾기 규칙 한 행이 대체 결과 한 행에 대응됩니다. 행 번호가 어긋나면 원래 111111로 바뀌어야 할 내용이 다른 값으로 바뀔 수 있으므로, 설정 완료 후 행별로 확인할 것을 권장합니다.
5단계: 저장 위치 설정 및 처리 시작
스크린샷의 프로세스 마법사는 이후에 '저장 위치 설정'과 '처리 시작' 두 단계가 더 있음을 보여줍니다. 키워드 규칙 설정을 완료한 후 '다음'을 클릭하여, 필요에 따라 처리된 파일의 저장 위치를 선택합니다. 확인의 편의를 위해 중요한 원본 파일을 직접 덮어쓰지 말고, 먼저 새 출력 디렉터리에 저장하여 대체 결과가 올바른지 확인한 후 보관하거나 원본 파일을 교체하는 것이 좋습니다.
처리 시작 단계로 진입한 후, 작업을 시작하면 됩니다. 소프트웨어는 앞서 가져온 파일 목록에 따라 Excel 파일을 하나씩 처리하고, 설정한 와일드카드 정규식 규칙에 따라 셀 텍스트를 찾아 바꿉니다. 처리가 끝나면 출력 파일을 열어 주요 열이 예상과 일치하는지 확인하십시오.
자주 묻는 질문 및 주의사항
1. 번호를 왜 텍스트로 처리해야 하나요?
많은 Excel 번호는 숫자처럼 보이지만, 업무상 계산에 사용되는 값이 아닙니다. 예를 들어 010039, 030006은 모두 앞자리 0을 포함하고 있는데, 일반 숫자로 처리하면 앞자리 0이 사라질 수 있습니다. 스크린샷에서 데이터 유형을 텍스트로 선택한 것은 이러한 코드 필드를 처리하는 데 적합합니다.
2. 규칙 030\d{3}은(는) 어떤 내용을 매칭하나요?
030 뒤에 3자리 숫자가 붙는 텍스트, 즉 길이가 6자리이고 030으로 시작하는 번호를 매칭합니다. 예를 들어 030006, 030010, 030999가 이에 해당합니다. 만약 번호 자릿수가 다르다면 그에 맞게 뒤의 숫자 자릿수를 조정해야 합니다.
3. 여러 Excel 파일을 함께 바꿀 수 있나요?
할 수 있습니다. 스크린샷에서 작업 목록에 한 번에 3개의 xlsx 파일을 추가한 것을 볼 수 있습니다. 수십 개 혹은 수백 개의 표가 있더라도, 폴더에서 파일 가져오기 기능을 통해 수동 선택의 번거로움을 줄일 수 있습니다.
4. 바꾸기 전에 백업이 필요한가요?
백업을 권장합니다. 일괄 대체의 효율은 매우 높지만, 일단 규칙 설정이 잘못되면 영향 범위도 상대적으로 커집니다. 특히 와일드카드나 정규 표현식을 사용할 때는, 소량의 샘플 파일로 먼저 테스트한 후 전체 파일을 처리해야 합니다.
요약
HeSoft Doc Batch Tool 을(를) 사용하면, 여러 Excel 파일의 규칙화된 키워드를 한 번에 찾아서 바꿀 수 있습니다. 이 글의 예시에서는 030\d{3}과(와) 46\d{3} 같은 와일드카드 정규식 규칙을 통해 여러 곳의 번호를 지정된 값으로 일괄 대체하여, 통합 문서 하나하나, 셀 하나하나 수동으로 수정해야 하는 번거로운 작업을 피했습니다.
xlsx, xls 표의 코드, 번호, 키워드 또는 비식별 데이터를 자주 처리해야 한다면, 이러한 반복 작업은 일괄 처리 도구에 맡기는 것을 권장합니다. 실제 조작 시, 먼저 파일을 가져온 다음 처리 범위, 찾기 방식 및 대체 목록을 설정하고, 마지막으로 저장 위치를 선택하고 처리를 시작하면 사무 효율을 크게 높일 수 있습니다.