Wenn dieselbe Art von Nummern, Codes oder sensiblen Schlüsselwörtern in mehreren Excel-Tabellen vorhanden ist, ist das einzeln Öffnen der Dateien zum Suchen und anschließenden Löschen nicht nur zeitaufwendig, sondern auch anfällig für Auslassungen. Am Beispiel des Stapellöschens von Nummern, die mit 030 beginnen, und Codes, die mit 46 beginnen, in Excel-Dateien wird in diesem Artikel beschrieben, wie Sie mit der Funktion "Schlüsselwörter in Excel suchen und ersetzen" in HeSoft Doc Batch Tool über reguläre Platzhalterausdrücke übereinstimmende Inhalte in mehreren XLSX-Tabellen auf einmal lokalisieren und löschen können. Dies eignet sich für Büroszenarien wie Datenbereinigung, Berichtsanonymisierung und Nummernordnung.
Im Büroalltag stoßen viele Menschen auf ein ähnliches Problem: Eine Reihe von Excel-Tabellen enthält zahlreiche Seriennummern, Regionalcodes, Projektcodes oder bestimmte Arten von Schlüsselwörtern in festem Format, die einheitlich gelöscht oder geleert werden müssen. Wenn es nur eine XLSX-Datei gibt, kann man die Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Excel nutzen, um sie schrittweise zu bearbeiten; wenn es jedoch Dutzende oder Hunderte von Dateien sind, diese einzeln zu öffnen, zu durchsuchen, zu löschen und zu speichern, bedeutet das nicht nur viel sich wiederholende Arbeit, sondern es ist auch sehr leicht, etwas zu übersehen. Insbesondere wenn es sich bei den zu löschenden Inhalten nicht um ein festes Wort handelt, sondern um strukturierte Seriennummern wie „030006, 030010, 030111“, reicht die gewöhnliche exakte Suche nicht mehr aus.
Das in diesem Artikel zu lösende Problem ist: die Verwendung von Platzhaltern und regulären Ausdrücken, um regelkonforme Schlüsselwörter aus mehreren Excel-Dateien stapelweise zu löschen. Im Beispiel müssen wir zwei Arten von Inhalten aus mehreren Excel-Tabellendateien löschen: zum einen Seriennummern, die mit 030 beginnen, gefolgt von 3 Ziffern, z. B. 030006; zum anderen Codes, die mit 46 beginnen, gefolgt von 3 Ziffern, z. B. 46060. Über HeSoft Doc Batch Tool können diese Regeln auf einmal konfiguriert werden, sodass die Bürosoftware automatisch stapelweise sucht und durch Nichts ersetzt, um eine Stapellöschung durchzuführen.
Anwendungsszenarien: Welche Excel-Inhalte eignen sich für die Stapellöschung mit regulären Ausdrücken?
Reguläre Ausdrücke eignen sich für die Verarbeitung von Inhalten, die ein „festes Format, aber nicht vollständig identische spezifische Werte“ aufweisen. Wenn Sie beispielsweise nicht nur eine bestimmte „030006“ löschen möchten, sondern alle Seriennummern, die mit „030“ beginnen und eine Gesamtlänge von 6 Ziffern haben, können Sie dafür eine Regel wie 030\d{3} schreiben. Dabei steht \d für eine Ziffer und {3} für genau 3 aufeinanderfolgende Ziffern.
Häufige Anwendungsszenarien sind:
- Stapelweises Löschen von Seriennummern, fortlaufenden Nummern, Ausweisfragmenten, Gebietscodes, Krankenhauscodes, Produktcodes usw. in Excel.
- Anonymisierung von Daten in mehreren XLSX- oder XLS-Tabellen, durch das Leeren sensibler Felder, die einer bestimmten Regel entsprechen.
- Stapelweises Bereinigen von aus dem System exportierten Berichten, durch Löschen unnötiger Codespalten oder Textfragmente.
- Einheitliche Bearbeitung von Excel-Dateien, die von verschiedenen Abteilungen eingereicht wurden, um eine manuelle Änderung jeder einzelnen Datei zu vermeiden.
- Löschen ausschließlich der passenden Schlüsselwörter unter Beibehaltung der Tabellenstruktur, der Zeilen- und Spaltenpositionen sowie anderer Inhalte.
Der Kern dieser Art von Anforderung ist nicht das „Bearbeiten einer einzelnen Zelle“, sondern die „stapelweise Verarbeitung vieler Dateien“. HeSoft Doc Batch Tool als Bürosoftware bietet den Vorteil, die sich wiederholenden Aktionen Suchen, Ersetzen und Speichern zu automatisieren und so den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren.
Vorschau der Ergebnisse: Wie sich der Excel-Inhalt vor und nach der Verarbeitung verändert
Vor der Verarbeitung: In der Tabelle sind regelkonforme Seriennummern und Codes vorhanden
In der Excel-Tabelle vor der Verarbeitung ist zu sehen, dass die Spalte „Hospital CCN“ mehrere 6-stellige Seriennummern enthält, die mit 030 beginnen, z. B. 030006, 030010, 030011, 030064 usw.; gleichzeitig enthält die Spalte „CBSA“ mehrere 5-stellige Codes, die mit 46 beginnen, z. B. 46060. Im Screenshot markieren rote Pfeile die zu bearbeitenden Bereiche. Diese Inhalte sind keine vollständig identischen festen Texte, sondern Ziffernfolgen mit einem gemeinsamen Format.
Wenn man sie manuell löscht, muss man diese Seriennummern zunächst filtern oder suchen und sie dann einzeln leeren. Für eine einzelne Datei mag das noch mühsam zu bewältigen sein, aber bei mehreren Excel-Dateien in einem Verzeichnis ist die manuelle Bearbeitung sehr ineffizient.
Nach der Verarbeitung: Inhalte, die den Regex-Regeln entsprechen, wurden geleert
Nach Abschluss der Verarbeitung wurden die regelkonformen Inhalte gelöscht. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen, wurden die Stellen, an denen sich Seriennummern mit 030 am Anfang in Spalte B befanden, geleert, und die Codes, die der Regel mit 46 am Anfang in Spalte D entsprachen, wurden ebenfalls geleert; Zellinhalte, die nicht den Regeln entsprechen, bleiben erhalten – Krankenhausnamen, Städtenamen und andere Seriennummern wurden beispielsweise nicht versehentlich gelöscht.
Das zeigt, dass man durch die stapelweise Ersetzung mit regulären Ausdrücken, die durch Nichts ersetzt werden, eine „regelbasierte Löschung von Schlüsselwörtern“ erreichen kann, anstatt einfach ganze Zeilen, Spalten oder alle Ziffern zu löschen.
Arbeitsschritte: Stapelweises Löschen von Excel-Schlüsselwörtern mit einer Bürosoftware
Schritt 1: Aufrufen des Excel-Tools und Auswahl der Funktion „Suchen und Ersetzen“
Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool und wählen Sie in der linken Funktionskategorie „Excel Tools“. Die Hauptoberfläche listet mehrere Excel-bezogene Stapelverarbeitungsfunktionen auf, z. B. Formate konvertieren, Bilder exportieren, Passwortschutz entfernen usw. Diesmal wird die erste Funktion verwendet: „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel“.
Ziel dieses Schrittes ist es, das Funktionsmodul für die stapelweise Suche und Ersetzung von Excel-Inhalten aufzurufen. Im Gegensatz zur integrierten Suchen-und-Ersetzen-Funktion von Excel richtet sich dieses Modul an mehrere Excel-Dateien und kann mehrere XLSX-Tabellen auf einmal zur einheitlichen Verarbeitung hinzufügen.
Schritt 2: Hinzufügen der zu verarbeitenden Excel-Dateien
Nach dem Aufruf der Oberfläche „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel“ gelangt man zunächst zum Schritt „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“. Im oberen Bereich der Oberfläche befinden sich Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“ und „Leeren“. Sie können entweder einzelne Excel-Dateien hinzufügen oder einen Stapel Dateien aus einem Ordner importieren.
Im Screenshot wurden bereits 3 XLSX-Dateien hinzugefügt, darunter product_list.xlsx, team-participant-list.xlsx und test.xlsx. Die Dateiliste zeigt Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit und Änderungszeit an. Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Dateien korrekt sind, klicken Sie unten auf „Weiter“.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist, dass alle Excel-Dateien, aus denen Schlüsselwörter gelöscht werden sollen, in die Liste der zu verarbeitenden Dateien aufgenommen werden. Es wird empfohlen, die Dateipfade vor der eigentlichen Verarbeitung zu bestätigen, um zu vermeiden, dass Tabellen, die nicht geändert werden müssen, dem Auftrag hinzugefügt werden.
Schritt 3: Einstellen des Verarbeitungsbereichs – nur Zelltext verarbeiten
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen einstellen“ muss zunächst der Verarbeitungsbereich festgelegt werden. Im Screenshot ist „Zelltext“ ausgewählt, während „Name des Arbeitsblatts“ und „Text in Formen auf dem Arbeitsblatt“ nicht ausgewählt sind. Das bedeutet, dass sich dieser Vorgang nur auf den Inhalt von Excel-Zellen bezieht, weder Arbeitsblattnamen noch Texte in Formen oder Textfeldern werden geändert.
Für die stapelweise Löschung von Seriennummern, Codes oder Schlüsselwörtern in Tabellendaten wird im Allgemeinen die Auswahl von „Zelltext“ empfohlen. Dies reduziert das Risiko einer versehentlichen Änderung von Tabellennamen, Grafiktexten usw.
Schritt 4: Einstellen von Zelltyp und Formelverarbeitungsmethode
Auf derselben Seite können Sie den Typ der zu verarbeitenden Zellformeln, die Methode zur Behandlung von Zellen mit Formeln und den Datentyp weiter konfigurieren. Wie im Screenshot zu sehen ist, ist unter „Zu verarbeitender Zellformeltyp“ die Option „Nicht einschränken“ ausgewählt; unter „Behandlung von Zellen mit Formeln“ ist „Wert nach Formelberechnung“ ausgewählt; und unter „Zu verarbeitender Zell-Datentyp“ ist „Text“ ausgewählt.
Diese Optionen dienen zur Steuerung des Suchbereichs und der Art des Datenlesens. Einige Excel-Zellen sehen beispielsweise wie Seriennummern aus, sind aber möglicherweise als Text formatiert; andere Zellen können Formeln enthalten, deren Anzeigeergebnis den sichtbaren Inhalt darstellt. Entsprechend der Konfiguration im Screenshot gleicht die Software anhand des angezeigten Wertes Textinhalte ab, was sich besser für die Verarbeitung von Seriennummern und Codes in exportierten Berichten eignet.
Schritt 5: Auswahl der unscharfen Suchmethode und Eingabe des regulären Ausdrucks
Im Bereich „Schlüsselwortoptionen einstellen“ wird als Suchmethode „Formel für unscharfe Textsuche verwenden“ ausgewählt. Die hier genannte „Formel für unscharfe Textsuche“ kann so verstanden werden, dass sie einen Abgleich nach Platzhaltern oder Regex-Regeln durchführt und sich zum Auffinden von Texten mit gemeinsamen Mustern eignet.
Im Beispiel wurden in der „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ zwei Regeln eingegeben:
- 030\d{3}: Findet Inhalte, die mit 030 beginnen und auf die 3 Ziffern folgen, z. B. 030006, 030010, 030111.
- 46\d{3}: Findet Inhalte, die mit 46 beginnen und auf die 3 Ziffern folgen, z. B. 46060.
Auf der rechten Seite befindet sich die „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“. Im Screenshot wurde kein Ersatzinhalt eingetragen, und die Benutzeroberfläche zeigt den Hinweis „Kein Eintrag bedeutet Löschung“. Daher lautet die Bedeutung dieses Vorgangs: Wenn der durch die linke Regel abgeglichene Inhalt gefunden wird, wird er durch Nichts ersetzt, also stapelweise gelöscht.
Schritt 6: Speicherort festlegen und Verarbeitung starten
Gemäß dem Ablauf im oberen Bereich der Benutzeroberfläche müssen Sie nach Abschluss der Einstellungen der Verarbeitungsoptionen noch mit „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“ fortfahren. Der Speicherort wird normalerweise verwendet, um zu bestimmen, wohin die verarbeiteten Dateien ausgegeben werden. Es wird empfohlen, einen neuen Ordner zum Speichern der Ergebnisse auszuwählen, um den Vergleich mit den Originaldateien zu erleichtern. Rufen Sie abschließend den Schritt „Verarbeitung starten“ auf, damit die Software automatisch die Stapelsuche, -ersetzung und -speicherung durchführt.
Obwohl die Screenshots keine Details zu den Schaltflächen der letzten beiden Seiten zeigen, ist aus dem Fortschrittsbalken klar ersichtlich, dass diese Funktion einen vierstufigen Assistenten verwendet: Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen einstellen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Führen Sie die Schritte der Reihe nach durch.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Was bedeutet \d{3} im regulären Ausdruck?
\d steht für eine beliebige Ziffer, {3} bedeutet eine Wiederholung von 3 Mal. Daher steht 030\d{3} für „030 plus 3 Ziffern“ und kann jede 6-stellige Zeichenfolge von 030000 bis 030999 finden. Analog kann 46\d{3} jede 5-stellige Zeichenfolge von 46000 bis 46999 finden.
2. Bedeutet das Freilassen des Ersatzinhalts wirklich eine Löschung?
Wie der Benutzeroberfläche zu entnehmen ist, steht neben der „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“ der Hinweis „Kein Eintrag bedeutet Löschung“. Wenn Ihr Ziel also das stapelweise Leeren der übereinstimmenden Inhalte ist, füllen Sie nur die Suchregel aus, aber kein Ersatzergebnis.
3. Werden dadurch ganze Zeilen oder Spalten gelöscht?
Die Operation in diesem Beispiel ist das Suchen und Ersetzen von Zelltext, nicht das Löschen von Zeilen oder Spalten. Nach der Verarbeitung ist zu sehen, dass der übereinstimmende Inhalt an der ursprünglichen Position geleert wurde, während Krankenhausnamen, Städtenamen usw. in anderen Spalten erhalten bleiben und die Tabellenstruktur nicht zerstört wurde.
4. Muss vor der Verarbeitung eine Sicherungskopie erstellt werden?
Es wird empfohlen, die ursprünglichen Excel-Dateien aufzubewahren oder bei „Speicherort festlegen“ in ein neues Verzeichnis auszugeben. Die Stapelverarbeitung ist sehr effizient, aber wenn die Regex-Regel einmal zu weit gefasst ist, könnten mehr Inhalte als beabsichtigt gelöscht werden. Es ist sicherer, die Regel zuerst mit einer kleinen Anzahl von Dateien zu testen und dann den gesamten Ordner stapelweise zu verarbeiten.
5. Können sowohl XLS als auch XLSX nach diesem Prinzip verarbeitet werden?
Die Beispieldateien im Screenshot haben die Erweiterung XLSX. Ob XLS, XLSM und andere Excel-bezogene Formate verarbeitet werden können, hängt von der tatsächlichen Unterstützung der Software und dem Importergebnis ab. Wenn Dateien erfolgreich zur Liste hinzugefügt werden können, kann mit der gleichen Vorgehensweise fortgefahren werden, um die Suchen-und-Ersetzen-Regeln einzurichten.
Zusammenfassung: Stapelbereinigung von Excel ist effizienter, wenn Regeln die manuelle Suche ersetzen
Wenn die Anzahl der Excel-Dateien hoch ist und die zu löschenden Inhalte einem festen Muster folgen, sind Platzhalter und reguläre Ausdrücke eine sehr effiziente Verarbeitungsmethode. Über die Funktion „Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie mehrere XLSX-Dateien zur Aufgabenliste hinzufügen, den Bereich auf Zelltext festlegen und dann mit Regeln wie 030\d{3} und 46\d{3} Inhalte stapelweise lokalisieren und durch Ersetzen durch Nichts löschen.
Im Vergleich zum einzelnen Öffnen von Dateien und zellenweisen Suchen eignet sich diese Methode besser für die Berichtsbereinigung, Datenanonymisierung und stapelweise Aufbereitung im Büroalltag. Es wird empfohlen, zunächst eine Testdatei vorzubereiten, um die Regex-Regeln zu validieren, und nach Bestätigung des korrekten Ergebnisses die stapelweise Verarbeitung des gesamten Ordners durchzuführen.