Wenn ein Ordner eine große Anzahl von PDF-Dateien enthält, die nach Nummern, Seriennummern oder Bestellnummern benannt sind, ist es sehr zeitaufwändig, manuell Ordner nach dem numerischen Anfang zu erstellen und Dateien zu verschieben, und es ist auch leicht, sie falsch abzulegen. Dieser Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel, um zu demonstrieren, wie Sie die Dateiorganisationsfunktion in Bürosoftware nutzen können, um viele Dateien automatisch nach der ersten Ziffer im Dateinamen in entsprechende Ordner zu sortieren, z. B. Dateien, die mit 0 beginnen, in den Ordner 0, und Dateien, die mit 3 beginnen, in den Ordner 3, um die Stapelarchivierung schnell abzuschließen.
Im Büroalltag verwenden viele PDF-Dateien, Scans, Verträge, Belege und Auftragsbestätigungen oft eine Zahlenfolge als Dateinamen, wie z. B. Kundennummern, Belegnummern, laufende Nummern oder Archivnummern. Wenn die Anzahl der Dateien gering ist, kann es noch vertretbar sein, die Dateinamen manuell zu überprüfen und in die entsprechenden Ordner zu verschieben. Sobald es jedoch Dutzende, Hunderte oder sogar mehr Dateien sind, verlangsamt das wiederholte Erstellen neuer Ordner, Kopieren, Einfügen und Ziehen die Arbeitseffizienz erheblich.
Das in diesem Artikel behandelte Problem ist klar definiert: Viele Dateien sollen nach der ersten Ziffer im Dateinamen stapelweise klassifiziert und zusammengeführt werden. Das bedeutet, die Software liest die erste im Dateinamen vorkommende Ziffer und verwendet diese Ziffer als Klassifizierungsgrundlage, um die Dateien in entsprechend benannte Ordner einzusortieren. Beispielsweise lautet ein Dateiname 019121173839164.pdf, die erste Ziffer ist 0 und die Datei würde nach der Verarbeitung in den Ordner 0 verschoben; ein Dateiname 366984326281532.pdf, die erste Ziffer ist 3 und die Datei würde nach der Verarbeitung in den Ordner 3 verschoben.
Im Folgenden wird anhand des Beispiels HeSoft Doc Batch Tool im Screenshot erläutert, wie diese Arbeit mit der Funktion zur Stapeldateiorganisation einer Bürosoftware erledigt werden kann. Dieses Tool ist für die Stapelverarbeitung von Dokumenten und die Stapelverwaltung von Dateien konzipiert und eignet sich zur Reduzierung sich wiederholender Arbeiten, insbesondere bei der Verarbeitung von PDFs, Word-Dokumenten wie docx und doc, Excel-Tabellen wie xlsx und xls sowie anderen nach Nummern benannten Dateien.
Anwendbare Szenarien: Welche Dateien eignen sich für die Klassifizierung nach der ersten Ziffer im Dateinamen?
Die Klassifizierung nach der ersten Ziffer im Dateinamen eignet sich für Materialien, deren Dateinamen selbst eine klare Nummerierungsregel aufweisen. Zu den häufigen Szenarien gehören die Ablage von Finanzbelegen, die Organisation von Vertragsnummern, die Gruppierung von Studenten- oder Kundendaten, die Stapelablage von Auftrags-PDFs und die vorläufige Klassifizierung von Scans nach Nummernbereichen. Immer dann, wenn eine Ziffer im Dateinamen existiert und diese Ziffer eine Art von Geschäftsgruppierung repräsentieren kann, kann diese Methode in Betracht gezogen werden.
Beispielsweise befinden sich in einem Ordner viele PDF-Dateien, deren Dateinamen alle aus langen Zahlen wie 019121173839164.pdf, 428905671234890.pdf, 895612347890123.pdf bestehen. Bei der manuellen Organisation müssten Sie zuerst die erste Ziffer betrachten, dann Ordner wie 0, 4, 8 usw. öffnen oder erstellen und die Dateien dorthin verschieben. Dieser Vorgang erscheint einfach, aber wenn er oft wiederholt wird, kommt es sehr leicht zu Problemen wie übersehenen Verschiebungen, Verschiebungen in den falschen Ordner oder uneinheitlicher Ordnerbenennung.
Nach der Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool für die Stapelklassifizierung kann die Software die Organisation nach Regeln auf einmal abschließen. Es handelt sich nicht um ein Tool zur Bearbeitung einzelner Dateien, sondern um ein Büroeffizienz-Tool für Stapeldateien, das sich besonders für Positionen in Verwaltung, Finanzen, Archivwesen, Kundenservice, Lehrorganisation und Betrieb eignet, die täglich große Mengen an Materialien organisieren müssen.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung sind alle Dateien in einem Ordner gemischt
Betrachten wir zunächst den Zustand vor der Verarbeitung. Im Screenshot befinden sich mehrere PDF-Dateien gesammelt in einem Ordner, die Dateinamen sind alle Zahlenfolgen. Obwohl die Dateinamen selbst ein Muster aufweisen, liegen alle Dateien zusammen. Möchte der Benutzer sie nach der ersten Ziffer gruppieren, muss er die Anfangsziffer jedes Dateinamens einzeln identifizieren.
Im Screenshot sind Dateien wie 019121173839164.pdf, 019853263272865.pdf, 021543537912210.pdf, 366984326281532.pdf, 428905671234890.pdf usw. zu sehen. Ihre ersten Ziffern sind 0, 3, 4 usw. Bei fortgesetzter manueller Organisation müssten mindestens mehrere neue Ziffernordner erstellt und die entsprechenden Dateien einzeln hineingezogen werden.
Ergebnisvorschau: Nach der Verarbeitung werden Klassifizierungsordner basierend auf der ersten Ziffer generiert
Nach Abschluss der Verarbeitung werden die ursprünglich gemischt vorliegenden Dateien gemäß der ersten Ziffer im Dateinamen in die entsprechenden Ordner einsortiert. Im Screenshot ist zu sehen, dass im Verzeichnis bereits Ordner wie 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 erschienen sind. Öffnet man den Ordner 0, sieht man, dass die PDF-Dateien mit der ersten Ziffer 0 bereits gesammelt darin abgelegt wurden.
Beispielsweise wurden 019121173839164.pdf, 019853263272865.pdf, 021543537912210.pdf alle in den Ordner 0 verschoben. Nach dieser Organisation ist die Ordnerhierarchie klar, und zum Suchen muss nur die erste Ziffer der Dateinummer bestimmt und dann in den entsprechenden Ordner gewechselt werden. Für Szenarien, in denen Materialien nach Nummernsegmenten vorgefiltert werden müssen, kann diese automatische Klassifizierungsmethode die manuelle Bearbeitungszeit erheblich reduzieren.
Schritt 1: Dateiorganisation aufrufen und Funktion zur Klassifikation nach Dateiname auswählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie auf der linken Seite mehrere Bürobearbeitungsmodule, darunter Dateiname, Ordnername, Dateiorganisation, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw. Dieses Mal sollen Dateien anhand der Ziffern im Dateinamen klassifiziert werden, daher muss das Modul Dateiorganisation aufgerufen werden.
Wählen Sie auf der Seite Dateiorganisation die Option "Dateien nach Dateiname klassifizieren". Im Screenshot befindet sich diese Funktionskarte oben links im Seitenbereich, mit dem Beschreibungstext "Stapelweise alle Dateien nach Dateiname klassifizieren". Dieser Einstiegspunkt dient dazu, basierend auf Dateinamensregeln Klassifizierungsverzeichnisse zu generieren und ist die Kernfunktion für die Stapelorganisation von PDF-Dateien in diesem Beispiel.
Der Zweck dieses Schrittes besteht darin, der Software mitzuteilen, dass die aktuelle Aufgabe nicht das Umbenennen oder Konvertieren von Dateiformaten ist, sondern das Archivieren und Ordnen von Dateien nach Dateinamensregeln. Nach Auswahl der richtigen Funktion gelangt die Software auf eine assistentengeführte Seite, auf der Sie nacheinander Dateien auswählen, Verarbeitungsoptionen einstellen, einen Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Schritt 2: Zu klassifizierende Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Seite "Dateien nach Dateiname klassifizieren" zeigt der obere Rand der Benutzeroberfläche den Aufgabenablauf: Auszuwertende Datensätze auswählen, Verarbeitungsoptionen einstellen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten. Im ersten Schritt müssen die zu organisierenden Dateien zur Aufgabenliste hinzugefügt werden.
Im Screenshot sehen Sie oben rechts auf der Seite die beiden Schaltflächen "Dateien hinzufügen" und "Aus Ordner importieren". Wenn nur wenige bestimmte Dateien organisiert werden müssen, können Sie "Dateien hinzufügen" verwenden. Wenn die Dateien bereits gesammelt in einem Ordner gespeichert sind, empfiehlt sich eher "Aus Ordner importieren", da so alle Dateien aus dem Zielverzeichnis auf einmal zur Liste hinzugefügt werden können, was Zeit bei der Einzelauswahl spart.
Nachdem die Dateien importiert wurden, zeigt die Seitenliste Informationen wie Sequenznummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Aktionen an. Anhand dieser Spalten können Sie bestätigen, ob die Dateien korrekt hinzugefügt wurden. Im Screenshot wird als Erweiterung pdf angezeigt, was bedeutet, dass die aktuelle Aufgabe PDF-Dateien verarbeitet. Wenn Ihre Arbeitsmaterialien docx, doc, xlsx, xls, pptx, txt oder Bilddateien sind, können Sie diese ebenfalls entsprechend dem tatsächlichen Dateityp importieren, solange die Dateinamen für die Klassifizierung verwendbare Ziffern enthalten.
Das erwartete Ergebnis dieses Schrittes ist: Alle Dateien, die nach der ersten Ziffer klassifiziert werden sollen, erscheinen in der Liste und die Dateipfade sind korrekt. Falls Sie feststellen, dass nicht benötigte Dateien importiert wurden, können Sie die entsprechenden Einträge über die Spalte "Aktionen" in der Benutzeroberfläche löschen oder die Liste leeren und erneut importieren.
Schritt 3: Klassifizierungsmethode auf "Nach erster Ziffer klassifizieren" einstellen
Nachdem die Dateien hinzugefügt wurden, klicken Sie unten auf der Seite auf "Weiter", um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen. Dies ist der entscheidendste Schritt der gesamten Aufgabe, da die Klassifizierungsregel direkt bestimmt, in welchen Ordner die Dateien verschoben werden.
Im Bereich Klassifizierungsmethode sehen Sie mehrere Optionen, z. B. Nach erstem Zeichen klassifizieren, Nach erstem chinesischen Schriftzeichen klassifizieren, Nach den letzten Zeichen klassifizieren, Nach erstem englischen Buchstaben klassifizieren, Nach erstem englischen Buchstaben oder chinesischen Schriftzeichen klassifizieren, Nach Zeichen in einem benutzerdefinierten Positionsbereich klassifizieren, Nach benutzerdefiniertem regulärem Ausdruck klassifizieren usw. In diesem Beispiel sollen die Dateien nach der ersten Ziffer im Dateinamen organisiert werden, daher sollte "Nach erster Ziffer klassifizieren" ausgewählt werden.
Nach der Auswahl von "Nach erster Ziffer klassifizieren" liest die Software bei der Verarbeitung das erste im Dateinamen vorkommende Ziffernzeichen und erstellt oder verwendet einen entsprechenden Klassifizierungsordner basierend auf dieser Ziffer. Am Beispiel der Dateien im Screenshot: Die erste Ziffer von 019121173839164.pdf ist 0, daher erfolgt der Eintrag in den Ordner 0; die erste Ziffer von 366984326281532.pdf ist 3, daher erfolgt der Eintrag in den Ordner 3; die erste Ziffer von 752489300167842.pdf ist 7, daher erfolgt der Eintrag in den Ordner 7.
Im unteren Bereich der Oberfläche wird auch ein Bereich zur Umwandlung von Groß-/Kleinschreibung angezeigt, mit Optionen wie Standard, In Großbuchstaben umwandeln, In Kleinbuchstaben umwandeln. Da diese Klassifizierung nach Ziffern erfolgt und nichts mit Groß-/Kleinschreibung zu tun hat, kann die Standardeinstellung beibehalten werden. Nach Abschluss der Einstellungen klicken Sie erneut auf "Weiter", um die Speicherorteinstellungen aufzurufen.
Schritt 4: Speicherort festlegen und Stapelverarbeitung starten
Dem Seitenablauf folgend gelangen Sie nach dem Einstellen der Verarbeitungsoptionen zum Festlegen des Speicherorts. Der Zweck des Speicherorts besteht darin, festzulegen, wohin die klassifizierten Ordner und Dateien generiert werden. Um die Ergebnisse leichter überprüfen zu können, empfiehlt es sich, einen leicht auffindbaren Ort zu wählen, z. B. einen neuen Ordner neben dem Verzeichnis der Originaldateien oder ein spezielles Arbeitsverzeichnis für die Ausgabe der Ergebnisse.
Beim Festlegen des Speicherorts sollten Sie darauf achten, eine Vermischung mit den Originaldateien zu vermeiden. Wenn Sie das Originalverzeichnis als Backup behalten möchten, können Sie das Ergebnis in einem neuen Zielordner speichern. Falls es im Unternehmen einen festen Ablagepfad gibt, können Sie auch in einem bestimmten Archivverzeichnis speichern. Der Vorteil ist, dass Sie nach Abschluss der Verarbeitung das Klassifizierungsergebnis schnell überprüfen und gleichzeitig das Risiko von Fehlbedienungen reduzieren können.
Nachdem Sie den korrekten Speicherort bestätigt haben, gehen Sie zum Schritt "Verarbeitung starten" und führen die Aufgabe aus. Die Software wird die Dateien in der Liste gemäß der zuvor eingestellten Regel "Nach erster Ziffer klassifizieren" stapelweise organisieren. Nach Abschluss der Verarbeitung öffnen Sie das Ausgabeverzeichnis, um die generierten Ordner mit Ziffern wie 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 zu sehen, in die die entsprechenden Dateien bereits verschoben wurden.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Kann ich Dateien immer noch nach der ersten Ziffer klassifizieren, wenn ihr Dateiname nicht mit einer Ziffer beginnt?
Die Klassifizierung nach der ersten Ziffer konzentriert sich auf die zuerst im Dateinamen vorkommende Ziffer und erfordert nicht zwingend, dass der Dateiname mit einer Ziffer beginnt. Lautet der Dateiname beispielsweise VertragA8 Kundeninfo.pdf und die erste darin vorkommende Ziffer ist 8, dann wird die Datei nach 8 klassifiziert. Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung eine Stichprobe der Dateinamen zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Benennungsregel den Erwartungen entspricht.
2. Was passiert, wenn ein Dateiname keine Ziffer enthält?
Wenn bestimmte Dateinamen überhaupt keine Ziffern enthalten, sind sie für die Klassifizierungsregel "Nach erster Ziffer" nicht geeignet. Es wird empfohlen, diese Dateien vor der Stapelverarbeitung herauszufiltern oder zuerst über eine Dateiumbenennungsfunktion eine einheitliche, nummerierte Ergänzung vorzusehen. Die konkreten Verarbeitungsergebnisse richten sich nach den Hinweisen und Regeln der Software zum Zeitpunkt der Ausführung.
3. Kann man Word-, Excel- oder Bilddateien damit verarbeiten?
Der Screenshot in diesem Artikel demonstriert die Verarbeitung von PDF-Dateien, aber die Kernlogik ist die Klassifizierung nach Dateiname, nicht die Interpretation von PDF-Inhalten. Daher können bei einheitlicher Dateinamensregel auch Word-Dokumente wie docx, doc, Excel-Tabellen wie xlsx, xls und andere gängige Materialdateien nach einem ähnlichen Prinzip organisiert werden. In der Praxis müssen Sie nur in der Phase des Datei-Hinzufügens die entsprechenden Dateien importieren.
4. Ist vor der Verarbeitung ein Backup erforderlich?
Die Stapelorganisation von Dateien wirkt sich in einem Schritt auf die Verzeichnisstruktur einer großen Menge an Materialien aus. Bei wichtigen Archiven empfiehlt es sich, zuerst eine Kopie in einem Testordner zu erstellen und einen Probelauf durchzuführen. Erst wenn das Klassifizierungsergebnis den Anforderungen entspricht, sollten Sie das offizielle Verzeichnis verarbeiten. So lassen sich Abweichungen bei der Klassifikation vermeiden, die durch uneinheitliche Dateinamensregeln entstehen.
5. Warum wurden einige Ziffernordner nicht generiert?
Wenn es für eine bestimmte Ziffer keine entsprechenden Dateien gibt, wird dieser Ziffernordner normalerweise nicht im Ergebnis angezeigt. Beispielsweise gab es in diesem Screenshot keine Dateien, deren erste Ziffer 1 oder 2 ist, weshalb das Ergebnis hauptsächlich Ordner wie 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 zeigt.
Fazit: Mit der Stapeldateiorganisation den Zeitaufwand für wiederholtes Verschieben und Ablegen reduzieren
Die Klassifizierung nach der ersten Ziffer im Dateinamen erscheint wie eine einfache Dateiorganisationsmaßnahme, kann aber bei der Ablage vieler PDFs, docx-, doc-, xlsx-, xls-Dateien oder Scans viel Zeit für sich wiederholende Vorgänge sparen. Mit der Funktion "Dateien nach Dateiname klassifizieren" in HeSoft Doc Batch Tool müssen Sie nur die Dateien importieren, "Nach erster Ziffer klassifizieren" auswählen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten, um unübersichtliche Dateien automatisch in die entsprechenden Ziffernordner zu gruppieren.
Wenn Sie häufig mit ganzen Stapeln nummerierter Dateien, Auftragsdateien, Vertrags-PDFs oder Archivunterlagen zu tun haben, empfiehlt es sich, diesen Stapelorganisationsprozess zu standardisieren. Wenn Sie das nächste Mal vor einer ähnlichen Aufgabe stehen, müssen Sie nicht mehr manuell neue Ordner erstellen und Dateien per Drag & Drop verschieben. Nutzen Sie direkt die Stapelverarbeitungsfunktion der Bürosoftware, um die Ablage durchzuführen, was sowohl die Effizienz steigert als auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der manuellen Organisation verringert.