Wenn die Klassifizierungsinformationen einer Reihe von Dateien in der Mitte des Dateinamens versteckt sind, z. B. wenn die Zeichen 4 bis 6 einen Stadtcode oder Projektcode darstellen, kann die manuelle Klassifizierung sehr mühsam sein. Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool die Option "Dateien nach Dateiname klassifizieren" auswählen, nach dem Import der Dateien "Nach Zeichen in einem benutzerdefinierten Positionsbereich klassifizieren" einstellen, den Bereich auf 4:6 festlegen und so die Dateien stapelweise in die entsprechenden Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO usw. sortieren können.
Viele Bürodateien werden nicht willkürlich benannt, sondern nach bestimmten Regeln erstellt. Beispielsweise enthalten System-Logs, Geschäftsvorfalldaten, Auftragsunterlagen, Projektanhänge und Kundendateien oft Nummern, Regionen, Abteilungen, Daten oder laufende Nummern im Dateinamen. Das Problem ist, dass diese Dateien nach dem Export häufig in einem einzigen Ordner landen. Wenn Benutzer sie nach einem bestimmten Feld klassifizieren möchten, müssen sie die Dateinamen einzeln überprüfen und manuell verschieben.
Dieser Artikel verwendet eine Reihe von TXT-Dateien als Beispiel, um zu demonstrieren, wie Zeichen an einer festen Position in der Mitte eines Dateinamens als Grundlage für die Klassifizierung verwendet und automatisch klassifizierte Ordner erstellt werden können. Die Dateinamen in den Screenshots haben das Format „128LON75957.txt“, „213TYO11946.txt“, „230SYD60610.txt“, wobei die Zeichen an Position 4 bis 6 LON, TYO, SYD usw. entsprechen. Unser Ziel ist es, Dateien mit denselben Zeichen in der Mitte des Dateinamens automatisch in denselben Ordner zu verschieben und so eine Batch-Kategorisierung von Dateien mit identischen mittleren Zeichen zu ermöglichen.
Die für den gesamten Prozess verwendete Software ist HeSoft Doc Batch Tool . Sie gehört zur Kategorie der Software für die Batch-Verarbeitung von Bürodateien. Ihr Kernvorteil besteht darin, dass Vorgänge, die sonst wiederholt manuell durchgeführt werden müssten – wie das Organisieren, Umbenennen und Verarbeiten von Dateien –, in einen automatisch ausführbaren Workflow umgewandelt werden. Im Folgenden wird auf die Anwendungsszenarien, die Vorher-Nachher-Effekte, die konkreten Schritte und einige Hinweise eingegangen.
Anwendungsszenarien: Ein bestimmter Abschnitt im Dateinamen repräsentiert Klassifikationsinformationen
Die Klassifizierung nach einer bestimmten Position im Dateinamen eignet sich am besten für Dateien mit einheitlichen Namenskonventionen. Beispielsweise können die ersten Zeichen eine zufällige Nummer, die mittleren Zeichen einen Klassifizierungscode und die letzten Zeichen eine laufende Nummer sein. Solange die Klassifikationsinformationen in jedem Dateinamen an derselben Position stehen, kann durch Angabe eines Zeichenbereichs eine Batch-Klassifizierung erfolgen.
Die folgenden Szenarien sind recht typisch:
- Stadt- oder Standortdaten: Dateinamen enthalten Stadtcodes wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO;
- Ablage von Abteilungsunterlagen: An einer festen Position im Dateinamen stehen Abkürzungen wie FIN, HRD, MKT;
- Projektdatei-Organisation: Die mittleren Zeichen des Dateinamens stehen für den Projektcode oder die Projektphase;
- Organisation von Massen-Downloads: Von Plattformen exportierte Anhänge enthalten feste Felder im Dateinamen;
- Organisation verschiedener Bürodateiformate: Einschließlich TXT-Text, Word-Dokumenten (doc und docx), Excel-Tabellen (xls und xlsx), PDF-Dateien, Bildmaterial usw. – solange die Dateinamen eine einheitliche Regel aufweisen, kann nach Namensregeln kategorisiert werden.
Der Schlüssel bei dieser Art von Anforderung liegt nicht im Dateiinhalt, sondern im Dateinamen selbst. Im Vergleich zum Öffnen jeder Datei und Prüfen des Inhalts ist das direkte Batch-Organisieren anhand des Dateinamens schneller und eignet sich auch besser für Szenarien mit großen Dateimengen.
Effektvorschau: Vor der Verarbeitung liegen alle Dateien gemischt vor
Im Ordner vor der Verarbeitung liegen mehrere TXT-Dateien gemischt vor. Obwohl die Dateinamen Klassifizierungszeichen wie LON, TYO, SYD, PAR enthalten, sind sie nicht nach Kategorien in Unterordnern gespeichert. Wenn ein Benutzer eine bestimmte Kategorie finden möchte, muss er die Dateiliste einzeln durchgehen.
Die roten Markierungen im Screenshot heben die Klassifizierungszeichen in der Mitte der Dateinamen hervor. Beispielsweise „LON“ in „128LON75957.txt“, „TYO“ in „213TYO11946.txt“, „SYD“ in „230SYD60610.txt“. Diese Zeichen befinden sich alle an den Positionen 4 bis 6 des Dateinamens und sind die zentrale Grundlage für diese Batch-Klassifizierung.
Bei einem manuellen Vorgehen müssten zuerst Ordner wie LON, TYO, SYD erstellt, dann die entsprechenden Dateien herausgefiltert oder gesucht und schließlich einzeln in die Ordner gezogen werden. Je mehr Dateien vorhanden sind, desto deutlicher wird die repetitive Arbeit; sind die Dateinamen ähnlich, kann es leicht zu Fehlzuordnungen kommen.
Effektvorschau: Nach der Verarbeitung wurden mehrere Ordner basierend auf den mittleren Zeichen erstellt
Nach Abschluss der Batch-Verarbeitung sind im Ausgabeverzeichnis mehrere Klassifizierungsordner entstanden. Der Screenshot zeigt, dass Ordner wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO generiert wurden, wobei jeder Ordnername von den Zeichen an den Positionen 4 bis 6 des Dateinamens abgeleitet ist.
Die resultierende Ordnerstruktur eignet sich besser für die Büroarchivierung: Dateien desselben Stadtcodes oder Projektcodes werden zentral abgelegt, was spätere Suchen, Komprimierungen, Sendungen und Sicherungen erleichtert. Falls für eine bestimmte Dateikategorie später weitere Verarbeitungsschritte erforderlich sind – wie Batch-Umbenennung, Batch-Formatkonvertierung oder Batch-Kopieren in andere Verzeichnisse – kann dies direkt auf den entsprechenden Ordner angewendet werden.
Bedienungsschritte: Batch-Klassifizierung nach Zeichen 4 bis 6 des Dateinamens
Erster Schritt: Öffnen Sie die Dateiorganisationsfunktion und rufen Sie das Tool zur Klassifizierung nach Dateiname auf
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf „Dateien organisieren“. Rechts werden Funktionskarten zur Dateiorganisation angezeigt, wobei die erste Funktion „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ ist. Mit dieser Funktion können Dateien anhand von Zeichen, Ziffern, Buchstaben oder benutzerdefinierten Bereichen im Dateinamen klassifiziert werden.
Hier wird „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ gewählt, da die Klassifizierungsgrundlage dieser Anforderung der Dateiname ist und nicht die Erweiterung, Dateigröße oder das Änderungsdatum. Im Software-Interface sind auch andere Kategorien für die Bürobearbeitung sichtbar, wie Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools usw., aber hier wird nur die Dateinamen-Klassifizierungsfähigkeit des Bereichs „Dateien organisieren“ benötigt.
Nach dem Klick auf diese Funktionskarte gelangen Sie auf eine Assistentenseite. Der Assistent ist in mehrere Schritte unterteilt, um nacheinander die Auswahl der Datensätze, die Einstellung der Verarbeitungsoptionen, die Wahl des Speicherorts und den Beginn der Verarbeitung durchzuführen. Die schrittweise Vorgehensweise hilft, das Übersehen wichtiger Einstellungen zu vermeiden.
Zweiter Schritt: Importieren Sie die zu klassifizierenden Dateien und bestätigen Sie die Dateiliste
Auf der Funktionsseite finden Sie zunächst „Auszuwertende Datensätze auswählen“. Oben rechts auf der Seite gibt es die zwei Hauptoptionen „Datei(en) hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Wenn sich die Dateien in einem Verzeichnis befinden, empfiehlt sich „Dateien aus Ordner importieren“, um alle Dateien eines Ordners auf einmal zu importieren; falls nur einige bestimmte Dateien verarbeitet werden sollen, können Sie auf „Datei(en) hinzufügen“ klicken.
Nach dem Import werden die Dateien in einer Tabelle angezeigt. Die Tabelle listet Sequenz, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Operationen auf. Der Screenshot zeigt, dass insgesamt 20 Datensätze importiert wurden, alle mit der Dateierweiterung TXT und dem Dateipfad im Verzeichnis D:\test. Dieser Seitenbereich dient hauptsächlich der Überprüfung der Verarbeitungsobjekte, um zu vermeiden, dass irrelevante Dateien mitklassifiziert werden.
Vor dem endgültigen Wechsel zum nächsten Schritt sollten Sie drei Punkte prüfen: Erstens, ob die Anzahl der Dateien mit den Erwartungen übereinstimmt; zweitens, ob alle Dateinamen derselben Regel folgen; drittens, ob Dateien enthalten sind, die nicht verarbeitet werden sollten. Bei Fehlern können Sie einzelne Datensätze über die Operation auf der rechten Seite entfernen oder auf „Leeren“ klicken und neu importieren.
Nachdem Sie dies bestätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“, um die Klassifizierungsmethode einzustellen.
Dritter Schritt: Wählen Sie die Klassifizierungsmethode nach benutzerdefiniertem Positionsbereich
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen festlegen“ sehen Sie oben, dass Sie sich in Schritt 2 befinden. Die wichtigste Einstellung hier ist die „Klassifizierungsmethode“. Die Oberfläche listet mehrere Methoden zur Klassifizierung nach Dateiname auf, darunter nach dem ersten Zeichen, nach der ersten Ziffer, nach dem ersten englischen Buchstaben, nach dem ersten englischen Buchstaben oder chinesischen Schriftzeichen, nach den ersten paar Zeichen, nach einem benutzerdefinierten regulären Ausdruck usw.
Da in diesem Beispiel die Zeichen an einer festen Position in der Mitte des Dateinamens extrahiert werden sollen und nicht die ersten Zeichen oder Anfangszeichen, muss die Option „Nach Zeichen in benutzerdefiniertem Positionsbereich klassifizieren“ ausgewählt werden. Der Screenshot zeigt, dass diese Option bereits aktiviert ist.
Nach Auswahl dieser Methode erscheint darunter ein Eingabebereich für den „Bereich“. Im Screenshot ist der Bereich mit „4:6“ eingetragen, was bedeutet, dass die Zeichen von Position 4 bis 6 des Dateinamens als Klassifizierungsname verwendet werden. Diese Einstellung korrespondiert exakt mit den Dateinamen vor der Verarbeitung:
- „128LON75957.txt“ – Position 4 bis 6 ergibt LON;
- „200LON66460.txt“ – Position 4 bis 6 ergibt LON;
- „213TYO11946.txt“ – Position 4 bis 6 ergibt TYO;
- „230SYD60610.txt“ – Position 4 bis 6 ergibt SYD;
- „943PAR93548.txt“ – Position 4 bis 6 ergibt PAR.
Das bedeutet, die Software verwendet die extrahierten Zeichen als Ordnernamen für die Klassifizierung. Dateien mit denselben Zeichen werden derselben Kategorie zugeordnet, Dateien mit unterschiedlichen Zeichen kommen in verschiedene Klassifizierungsordner.
Vierter Schritt: Bestätigen Sie die Regel für die Groß-/Kleinschreibung
Unterhalb der „Bereich“-Einstellung befindet sich die Option „Konvertierung von Groß-/Kleinschreibung“. Der Screenshot zeigt drei Optionen: „Standard“, „In Großbuchstaben umwandeln“, „In Kleinbuchstaben umwandeln“. Aktuell ist die Option „Standard“ ausgewählt.
Wenn die Groß-/Kleinschreibung der Klassifizierungszeichen in den Dateinamen vollständig einheitlich ist, z. B. alle in der Form LON, NYC, PAR, kann die Standardeinstellung belassen werden. Falls die Originaldateien jedoch eine uneinheitliche Schreibweise aufweisen, z. B. für dieselbe Dateikategorie sowohl „LON“ als auch „lon“ und „Lon“ vorkommt, kann zur Vermeidung mehrerer unterschiedlicher Ordner die einheitliche Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben gewählt werden. Dies trägt zur Übersichtlichkeit der Klassifizierungsverzeichnisse bei.
Nachdem die Einstellungen vorgenommen wurden, klicken Sie auf „Weiter“. Die Klassifizierungsregel ist nun festgelegt: Klassifizierung nach benutzerdefiniertem Positionsbereich im Dateinamen, Bereich 4:6, Groß-/Kleinschreibung bleibt auf Standard.
Fünfter Schritt: Legen Sie den Speicherort fest und starten Sie die Verarbeitung
Als Nächstes gelangen Sie zu „Speicherort festlegen“. In diesem Schritt wird angegeben, in welchem Verzeichnis die organisierten Dateien gespeichert werden sollen. Zur einfacheren Überprüfung des Ergebnisses empfiehlt sich die Wahl eines klar definierten Ausgabeorts, z. B. eines neuen Ordners, der speziell für die Klassifizierungsergebnisse angelegt wird. So kommt es auch bei einem späteren Vergleich mit den Originaldateien nicht zu Verwechslungen.
Nach dem nächsten Klick auf „Weiter“ gelangen Sie zu „Verarbeitung starten“. Vor der Ausführung können Sie die vorherigen Einstellungen noch einmal überprüfen: Sind die importierten Dateien korrekt, liegt der Klassifizierungsbereich bei 4:6, und entspricht der Speicherort den Erwartungen? Nach der Bestätigung starten Sie die Verarbeitung. Die Software kategorisiert dann jede Datei basierend auf den Zeichen an den Positionen 4 bis 6 und erstellt die entsprechenden Ordner.
Nach Abschluss der Verarbeitung können Sie das Speicherverzeichnis öffnen und sehen die Klassifizierungsordner LON, NYC, PAR, SYD, TYO etc. Die Dateien sind nun automatisch nach den mittleren Zeichen des Dateinamens zusammengeführt, womit das Ziel der Batch-Organisation erreicht ist.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
1. Wie bestimme ich, welcher Bereich eingetragen werden muss?
Sie können die Zeichen von links beginnend im Dateinamen durchnummerieren. Am Beispiel von „128LON75957.txt“ ist 1 die 1. Stelle, 2 die 2., 8 die 3., L die 4., O die 5. und N die 6. Stelle. Um LON zu erhalten, trägt man also „4:6“ ein. Wenn Ihre Klassifizierungszeichen an anderen Positionen liegen, passen Sie den Bereich entsprechend an.
2. Was tun, wenn die Länge der mittleren Zeichen im Dateinamen nicht einheitlich ist?
Wenn die Klassifizierungszeichen in manchen Dateien 3-stellig, in anderen 4-stellig sind und auch die Position variiert, ist die Klassifizierung nach festem Bereich möglicherweise nicht geeignet. In diesem Fall können Sie zunächst die Dateibenennung vereinheitlichen oder aus den anderen angebotenen Klassifizierungsmethoden eine passendere wählen, z. B. nach den ersten paar Zeichen oder per benutzerdefiniertem regulären Ausdruck.
3. Warum wurden nach der Verarbeitung mehrere Ordner mit unterschiedlicher Groß-/Kleinschreibung erstellt?
Dies geschieht in der Regel, weil die Groß-/Kleinschreibung der Klassifizierungszeichen in den Dateinamen uneinheitlich ist. LON und lon können beispielsweise als unterschiedliche Ordnernamen behandelt werden. Um dies zu vermeiden, können Sie bei der „Konvertierung von Groß-/Kleinschreibung“ die einheitliche Umwandlung in Groß- oder Kleinbuchstaben wählen.
4. Ist diese Methode nur für TXT-Dateien geeignet?
Nein, nicht nur für TXT. Die Screenshots in diesem Artikel zeigen zwar TXT-Dateien, aber die Logik „Klassifizierung nach Dateiname“ ist auf viele Szenarien der Organisation von Bürodateien anwendbar. Solange die Dateien importiert werden können und die Dateinamen der Regel entsprechen, funktioniert dies auch für die Organisation von doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, pdf und anderen gängigen Dateien. Der tatsächliche Umfang richtet sich nach dem, was die Software unterstützt.
5. Ist vor der Verarbeitung eine Sicherung notwendig?
Bei wichtigen Dokumenten wird empfohlen, zuerst eine Sicherung der Originaldateien zu behalten oder das Klassifizierungsergebnis in einen neuen Speicherort auszugeben. So können Sie, selbst wenn die Bereichseinstellung ungenau war, die Verarbeitung mit angepassten Regeln erneut durchführen, ohne die Verwaltung der Originaldateien zu beeinträchtigen.
Fazit: Überlassen Sie die Regelanwendung der Software und lassen Sie Dateien automatisch kategorisieren
Wenn einige Zeichen in der Mitte eines Dateinamens Klassifikationsinformationen darstellen, ist die effektivste Organisationsmethode nicht das manuelle Verschieben jedes Einzelnen, sondern die regelbasierte Batch-Verarbeitung durch eine Bürosoftware. Mit der Funktion „Dateien nach Dateiname klassifizieren“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie zuerst die Dateien importieren, dann „Nach Zeichen in benutzerdefiniertem Positionsbereich klassifizieren“ wählen, den Bereich auf „4:6“ setzen, abschließend den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Nach der Verarbeitung werden die Dateien automatisch nach den mittleren Zeichen wie LON, NYC, PAR, SYD, TYO gruppiert. Die Verzeichnisstruktur ist klar, Suchen und Archivieren werden einfacher. Für Benutzer, die häufig eine große Anzahl von Bürodateien wie TXT, DOCX, XLSX, PDF bearbeiten, kann diese Batch-Klassifizierungsmethode die repetitive Arbeit deutlich reduzieren und das Risiko von Fehlern bei der manuellen Organisation senken. Es wird empfohlen, bei ähnlichem Dateiorganisationsbedarf zuerst die Dateibenennungsmuster zu beobachten und dann die Funktion zur Klassifizierung anhand von Zeichen an einer bestimmten Position zu verwenden, um die Kategorisierung schnell abzuschließen.