Lorsqu'un dossier contient un grand nombre de fichiers PDF nommés par numéro de série, numéro de commande ou identifiant, créer manuellement des dossiers basés sur les premiers chiffres et y déplacer les fichiers est très chronophage et sujet aux erreurs. Cet article prend HeSoft Doc Batch Tool comme exemple pour montrer comment utiliser les fonctions de gestion de fichiers des logiciels bureautiques afin de classer automatiquement de nombreux fichiers dans les dossiers correspondants selon le premier chiffre de leur nom. Par exemple, les fichiers commençant par 0 vont dans le dossier 0, ceux commençant par 3 dans le dossier 3, permettant ainsi un archivage rapide par lots.
Dans le travail quotidien, de nombreux fichiers PDF, documents numérisés, contrats, reçus et justificatifs de commande utilisent une série de chiffres comme nom de fichier, par exemple un numéro de client, un numéro de document, un numéro de séquence ou un numéro d’archive. Lorsque le nombre de fichiers est faible, il est encore acceptable de lire manuellement les noms de fichiers et de les déplacer dans les dossiers correspondants. Mais dès que l’on atteint des dizaines, des centaines, voire plus de fichiers, la création répétée de nouveaux dossiers, les copier-coller et les glisser-déposer ralentissent considérablement l’efficacité du travail.
Le problème résolu par cet article est très clair : classer un grand nombre de fichiers en groupe en fonction du premier chiffre dans le nom de fichier. Autrement dit, le logiciel lit le premier chiffre qui apparaît dans le nom de fichier, et utilise ce chiffre comme critère de classification pour placer les fichiers dans un dossier portant le nom correspondant. Par exemple, pour un fichier nommé 019121173839164.pdf, le premier chiffre est 0, il sera donc placé dans le dossier 0 ; pour un fichier nommé 366984326281532.pdf, le premier chiffre est 3, il sera donc placé dans le dossier 3.
Ci-dessous, en prenant l’exemple de la capture d’écran de HeSoft Doc Batch Tool , nous présentons comment utiliser la fonction de classement par lot de fichiers d’un logiciel bureautique pour accomplir ce type de tâche. Cet outil est conçu pour le traitement de documents par lot et la gestion de fichiers par lot, ce qui permet de réduire les tâches répétitives, particulièrement adapté au traitement de PDF, de documents Word (docx et doc), de feuilles de calcul Excel (xlsx et xls), et d’autres fichiers nommés par numérotation.
Cas d’usage : quels fichiers se prêtent au classement par le premier chiffre du nom ?
Le classement par le premier chiffre du nom de fichier convient aux documents dont le nom comporte une règle de numérotation claire. Les scénarios courants incluent l’archivage de pièces comptables, le classement de numéros de contrat, le regroupement de dossiers d’étudiants ou de clients, l’archivage par lot de PDF de commandes, le tri préliminaire de documents numérisés par plage de numéros, etc. Dès lors qu’un nom de fichier contient des chiffres et que ce chiffre peut représenter un groupe métier, cette méthode peut être envisagée.
Par exemple, un dossier contient un grand nombre de fichiers PDF dont les noms sont de longues séries de chiffres comme 019121173839164.pdf, 428905671234890.pdf, 895612347890123.pdf. Pour le classement manuel, vous devez d’abord regarder le premier chiffre, puis ouvrir ou créer les dossiers 0, 4, 8, etc., et y déplacer les fichiers. Ce processus semble simple, mais lorsqu’il est répété un grand nombre de fois, il est très facile de commettre des erreurs comme des oublis de déplacement, des erreurs de dossier de destination ou des incohérences dans la nomenclature des dossiers.
Avec le classement par lot HeSoft Doc Batch Tool , le logiciel peut terminer le classement en une seule fois selon les règles. Il ne s’agit pas simplement de traiter un fichier isolé, mais d’un outil d’efficacité bureautique orienté vers le traitement par lots, particulièrement adapté aux postes administratifs, financiers, d’archivage, de service client, de gestion pédagogique et opérationnels qui doivent traiter quotidiennement une grande quantité de documents.
Aperçu du résultat : avant le traitement, les fichiers sont mélangés dans un même dossier
Regardons d’abord l’état avant le traitement. Sur la capture d’écran, plusieurs fichiers PDF sont rassemblés dans un même dossier. Leurs noms sont tous une série de chiffres. Bien que les noms de fichiers aient une certaine logique, tous les fichiers sont empilés ensemble. Si l’utilisateur souhaite les regrouper par le premier chiffre, il doit identifier manuellement le chiffre au début de chaque nom de fichier.
La capture d’écran montre des fichiers incluant 019121173839164.pdf, 019853263272865.pdf, 021543537912210.pdf, 366984326281532.pdf, 428905671234890.pdf, etc. Leurs premiers chiffres sont respectivement 0, 3, 4, etc. Si l’on poursuit le classement manuel, il faudrait au moins créer plusieurs dossiers numériques, puis y faire glisser les fichiers correspondants un par un.
Aperçu du résultat : après traitement, des dossiers de classement sont créés selon le premier chiffre
Une fois le traitement terminé, les fichiers initialement mélangés sont classés dans les dossiers correspondants selon le premier chiffre dans le nom de fichier. La capture d’écran montre l’apparition des dossiers 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 dans le répertoire. En ouvrant le dossier 0, on voit que les fichiers PDF dont le premier chiffre est 0 y ont été placés.
Par exemple, 019121173839164.pdf, 019853263272865.pdf, 021543537912210.pdf sont tous entrés dans le dossier 0. Une fois ce classement effectué, la hiérarchie des dossiers est claire. Pour rechercher un document, il suffit de déterminer le premier chiffre du numéro de fichier, puis d’entrer dans le dossier correspondant. Pour les scénarios nécessitant un premier tri des documents par plage de numéros, cette méthode de classement automatique réduit considérablement le temps de manipulation manuelle.
Étape 1 : Accéder au classement des fichiers et choisir la fonction de classement par nom de fichier
Après avoir ouvert HeSoft Doc Batch Tool , on peut voir à gauche plusieurs modules de traitement bureautique, incluant Nom de fichier, Nom de dossier, Classement de fichiers, Outils Word, Outils Excel, Outils PowerPoint, Outils PDF, Outils textes, Outils images, etc. Le but ici étant de classer les fichiers selon les chiffres dans leur nom, il faut entrer dans le module Classement de fichiers.
Sur la page de Classement de fichiers, sélectionnez Classer les fichiers par nom de fichier. Sur la capture d’écran, cette carte de fonction se trouve dans la zone supérieure gauche, avec le texte descriptif « Classer par lot tous les fichiers selon leur nom ». Cette entrée sert à générer des répertoires de classement basés sur des règles de nom de fichier, c’est la fonction centrale pour le classement par lot de fichiers PDF.
L’objectif de cette étape est d’indiquer au logiciel que la tâche actuelle n’est ni de renommer les fichiers, ni de convertir leur format, mais de les archiver et de les classer selon une règle de nom de fichier. Après avoir choisi la bonne fonction, le logiciel passe à une page de fonctionnement guidée où l’on peut successivement sélectionner les fichiers, configurer les options de traitement, définir l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement.
Étape 2 : Ajouter les fichiers à classer ou importer depuis un dossier
Après être entré sur la page Classer les fichiers par nom de fichier, le flux de travail s’affiche en haut : Sélectionnez les enregistrements à traiter, Configurez les options de traitement, Définissez l’emplacement de sauvegarde, Lancez le traitement. Dans la première étape, il faut ajouter les fichiers à classer dans la liste des tâches.
La capture d’écran montre les deux boutons « Ajouter des fichiers » et « Importer des fichiers depuis un dossier » en haut à droite de la page. S’il s’agit de traiter seulement un petit nombre de fichiers spécifiques, on peut utiliser « Ajouter des fichiers » ; si les fichiers sont déjà rassemblés dans un même dossier, il est plus recommandé d’utiliser « Importer des fichiers depuis un dossier », ce qui permet d’ajouter tous les fichiers du répertoire cible en une seule fois et réduit le temps de sélection un par un.
Une fois les fichiers importés, la liste de la page affiche les colonnes comme le numéro d’ordre, le nom, le chemin, l’extension, la date de création, la date de modification et les actions. Ces colonnes permettent de vérifier que les fichiers ont été ajoutés correctement. Sur la capture d’écran, l’extension est pdf, indiquant que le traitement concerne des fichiers PDF. Si vos documents de travail sont de type docx, doc, xlsx, xls, pptx, txt ou des images, vous pouvez aussi les importer en fonction de leur type réel, tant que le nom de fichier contient des chiffres utilisables pour le classement.
Le résultat attendu de cette étape est que tous les fichiers à classer par le premier chiffre apparaissent dans la liste, et que les chemins d’accès soient corrects. Si vous constatez que des fichiers non souhaités ont été importés, vous pouvez supprimer l’enregistrement correspondant via la colonne « Actions » ou utiliser l’option pour vider la liste et la réimporter.
Étape 3 : Configurer le mode de classement pour qu’il s’effectue selon le premier chiffre
Une fois les fichiers ajoutés, cliquez sur « Suivant » en bas de la page pour passer à la configuration des options de traitement. C’est l’étape la plus cruciale de toute la tâche, car la règle de classement détermine directement dans quel dossier chaque fichier sera placé.
Dans la zone « Mode de classement », on peut voir plusieurs options, comme classer par le premier caractère, classer par le premier sinogramme, classer par les derniers caractères, classer par la première lettre de l’alphabet, classer par la première lettre ou le premier sinogramme, classer par une plage de caractères personnalisée, classer par expression régulière personnalisée, etc. Pour cet exemple, on doit classer les fichiers selon le premier chiffre du nom, il faut donc sélectionner « Classer par le premier chiffre ».
En sélectionnant « Classer par le premier chiffre », le logiciel lira le premier caractère numérique qui apparaît dans le nom de chaque fichier et créera ou utilisera un dossier de classement correspondant à ce chiffre. Avec les fichiers de la capture d’écran comme exemple, le premier chiffre de 019121173839164.pdf est 0, il ira donc dans le dossier 0 ; celui de 366984326281532.pdf est 3, donc il ira dans le dossier 3 ; celui de 752489300167842.pdf est 7, donc il ira dans le dossier 7.
Le bas de l’interface montre également une zone de conversion de la casse des lettres, avec des options comme « Par défaut », « Convertir en majuscules », « Convertir en minuscules ». Étant donné que l’on classe par chiffre, la casse des lettres n’a pas d’incidence ici, on peut conserver l’option par défaut. Une fois les paramètres définis, cliquez sur « Suivant » pour accéder à la configuration de l’emplacement de sauvegarde.
Étape 4 : Configurer l’emplacement de sauvegarde et lancer le traitement par lot
En suivant le flux de la page, après la configuration des options de traitement, vient l’étape de configuration de l’emplacement de sauvegarde. Le rôle de l’emplacement de sauvegarde est de déterminer où les dossiers classés et les fichiers seront générés. Pour faciliter la vérification des résultats, il est conseillé de choisir un emplacement facilement accessible, comme un nouveau dossier à côté du répertoire source, ou un répertoire de travail dédié à la sortie des résultats.
Lors de la configuration de l’emplacement de sauvegarde, veillez à ne pas le confondre avec les fichiers originaux. Si vous devez conserver le répertoire original comme sauvegarde, vous pouvez enregistrer les résultats dans un nouveau dossier de destination. Si votre entreprise a un chemin d’archivage fixe, vous pouvez également sauvegarder dans ce répertoire spécifique. L’avantage est de pouvoir vérifier rapidement les résultats du classement une fois le traitement terminé tout en réduisant le risque d’erreurs de manipulation.
Après avoir confirmé que l’emplacement de sauvegarde est correct, passez à l’étape de lancement du traitement et exécutez la tâche. Le logiciel va alors classer par lot les fichiers de la liste selon la règle définie précédemment, « Classer par le premier chiffre ». Une fois le traitement terminé, ouvrez le répertoire de sortie pour voir les dossiers créés selon les chiffres 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, etc., et les fichiers correspondants déjà placés dans leurs dossiers respectifs.
Questions fréquentes et remarques
1. Est-ce que l’on peut encore classer par le premier chiffre si le nom de fichier ne commence pas par un chiffre ?
Le classement par le premier chiffre s’intéresse au premier chiffre qui apparaît dans le nom, il n’est pas forcément nécessaire que le nom commence par un chiffre. Par exemple, pour un fichier nommé « ContratA8 données client.pdf », si le premier chiffre dans le nom est 8, il sera classé dans la catégorie 8. Il est conseillé de vérifier un échantillon de noms de fichiers avant le traitement pour confirmer que les règles de nommage correspondent aux attentes.
2. Que se passe-t-il s’il n’y a pas de chiffre dans le nom de fichier ?
Si certains noms de fichiers ne contiennent aucun chiffre, ils ne sont pas adaptés à la règle de classement par le premier chiffre. Il est recommandé de filtrer ces fichiers avant le traitement par lot, ou de compléter d’abord la numérotation de manière uniforme via la fonction de renommage de fichiers. Le résultat du traitement dépendra des indications et des règles du logiciel lors de l’exécution.
3. Peut-on traiter des fichiers Word, Excel ou des images ?
La démonstration en capture d’écran porte sur des fichiers PDF, mais la logique centrale est le classement par le nom de fichier, et non l’analyse du contenu du PDF. Par conséquent, à condition que les règles de nommage soient cohérentes, les documents Word comme docx, doc, les tableaux Excel comme xlsx, xls, et d’autres fichiers courants peuvent être classés de manière similaire. Il suffit d’importer les fichiers correspondants lors de l’étape d’ajout des fichiers.
4. Faut-il faire une sauvegarde avant le traitement ?
Le classement par lot des fichiers affecte en une seule fois la structure de répertoire d’une grande quantité de documents. Pour les archives importantes, il est suggéré de faire d’abord une copie dans un dossier de test pour un essai. Une fois que le résultat du classement correspond à vos exigences, traitez le répertoire officiel. Cela permet d’éviter les écarts de classement dus à l’hétérogénéité des règles de nommage.
5. Pourquoi certains dossiers numériques ne sont-ils pas créés ?
Si aucun fichier ne correspond à un chiffre donné, le dossier correspondant à ce chiffre n’apparaît normalement pas dans les résultats. Par exemple, dans la capture d’écran, aucun fichier dont le premier chiffre est 1 ou 2 n’a été versé dans le répertoire correspondant, c’est pourquoi les résultats montrent principalement les dossiers 0, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.
Conclusion : utiliser le classement de fichiers par lot pour réduire les manipulations répétitives de déplacement et d’archivage
Classer les fichiers par le premier chiffre du nom peut sembler être une simple action d’organisation, mais lors de l’archivage d’un grand nombre de PDF, docx, doc, xlsx, xls ou de numérisations, cela permet d’économiser un temps considérable en manipulations répétitives. Grâce à la fonction « Classer les fichiers par nom de fichier » de HeSoft Doc Batch Tool , il suffit d’importer les fichiers, de sélectionner « Classer par le premier chiffre », de définir un emplacement de sauvegarde et de lancer le traitement pour que les fichiers en désordre soient automatiquement regroupés dans les dossiers numériques correspondants.
Si vous êtes souvent confronté à des lots de fichiers numérotés, des fichiers de commande, des PDF de contrat ou des documents d’archive, il est recommandé d’adopter ce type de procédure de classement par lot. La prochaine fois que vous rencontrerez une tâche similaire, plus besoin de créer manuellement des dossiers et d’y glisser-déposer les fichiers. Utilisez directement la capacité de traitement par lot du logiciel bureautique pour réaliser l’archivage, ce qui améliore l’efficacité et réduit la probabilité d’erreurs de classement manuel.