Wenn viele Ordnernamen ähnliche Nummern, Daten, Versionsnummern oder Zeichen mit festem Format enthalten, ist das Umbenennen einzeln nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Dieser Artikel verwendet HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel, um zu demonstrieren, wie die Funktion „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ verwendet wird, um dreistellige Zahlen in Ordnernamen per Formel-Fuzzy-Suche stapelweise zu lokalisieren und einheitlich durch einen angegebenen Text zu ersetzen, um eine stapelweise Änderung und standardisierte Verwaltung von Ordnernamen zu erreichen.
In Projektunterlagen, Kundenarchiven, Auftragsordnern oder Testdatenverzeichnissen stößt man häufig auf eine Reihe von Ordnernamen mit ähnlicher Struktur, wie zum Beispiel INV4X812, ORD7A293, PO9C376. Diese Namen haben unterschiedliche Anfänge, enden aber alle mit drei Ziffern. Wenn diese ähnlichen Nummerierungen einheitlich durch einen festen Text ersetzt werden müssen, ist das manuelle Ändern jedes einzelnen Ordnernamens äußerst ineffizient.
Dieser Artikel beschreibt, wie Sie mit der Bürosoftware HeSoft Doc Batch Tool über die entsprechenden Funktionen im Bereich „Ordnername“ ähnliche Texte in Ordnernamen stapelweise ändern können. Im Beispiel ersetzen wir stapelweise die dreistelligen Ziffern am Ende der Ordnernamen durch -TEST, um so eine schnelle Stapelumbenennung von Ordnern zu erreichen.
Anwendungsszenarien
Das stapelweise Ändern ähnlicher Texte in Ordnernamen eignet sich für die folgenden gängigen Büroszenarien:
- Stapelersetzung von Nummerierungen: Zum Beispiel das einheitliche Ersetzen von Auftragsnummern, laufenden Nummern oder Testnummern in Ordnernamen durch einen festgelegten Text.
- Vereinheitlichung der Projektverzeichnis-Benennung: Ersetzen alter Kennungen in mehreren Projektordnern durch neue Kennungen, um die Benennungskonventionen der Verzeichnisse beizubehalten.
- Stapelverarbeitung von Daten oder Versionsnummern: Zum Beispiel die einheitliche Anpassung von Daten, Versionssuffixen oder Phasenkennzeichen in Ordnernamen.
- Ordnen von Kunden- oder Materialordnern: Wenn Ordnernamen Zeichen mit ähnlichen Formaten enthalten, können diese in einem Schritt stapelweise umbenannt werden.
Wenn Sie im Arbeitsalltag auch häufig Word-, docx-, doc-, Excel-, PDF- oder Bilddateien stapelweise verarbeiten müssen, können Werkzeuge für die Büro-Stapelverarbeitung viele sich wiederholende Arbeitsschritte reduzieren.
Ergebnisvorschau: Vor und nach der Verarbeitung
Vor der Verarbeitung
Die Ordnernamen im Beispiel lauten wie folgt:
- INV4X812
- ORD7A293
- PO9C376
- REQ8F194
- SO2D705
Die Gemeinsamkeit dieser Namen ist: Jeder Ordnername endet mit drei Ziffern, zum Beispiel 812, 293, 376, 194, 705.
Nach der Verarbeitung
Nach Abschluss der Stapelersetzung sehen die Ordnernamen wie folgt aus:
- INV4X-TEST
- ORD7A-TEST
- PO9C-TEST
- REQ8F-TEST
- SO2D-TEST
Es ist zu erkennen, dass die ursprünglichen dreistelligen Ziffern am Ende einheitlich durch -TEST ersetzt wurden. Dies ist das typische Ergebnis des stapelweisen Suchens und Ersetzens ähnlicher Texte in Ordnernamen.
Bedienungsschritte
Schritt 1: Aufrufen der Werkzeugkategorie „Ordnername“
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool wählen Sie in der linken Funktionsleiste Ordnername. Die Benutzeroberfläche zeigt mehrere Werkzeuge rund um die Ordnernamensgebung an, darunter:
- Schlüsselwort in Ordnernamen suchen und ersetzen
- Text in Ordnernamen einfügen
- Präfixe und Suffixe zu Ordnernamen hinzufügen
- Groß-/Kleinschreibung von Ordnernamen ändern
- Text aus Ordnernamen löschen
In diesem Beispiel sollen ähnliche Ziffernfolgen in Ordnernamen stapelweise geändert werden, daher wählen Sie „Schlüsselwort in Ordnernamen suchen und ersetzen“.
Ziel der Aktion: Aufrufen des Funktionsmoduls, das speziell für die stapelweise Ersetzung von Texten in Ordnernamen gedacht ist.
Erwartetes Ergebnis: Die Software wechselt zur Stapelverarbeitungs-Assistentenseite und ist bereit, die zu bearbeitenden Ordner hinzuzufügen.
Schritt 2: Hinzufügen der stapelweise umzubenennenden Ordner
Klicken Sie auf der Funktionsseite oben rechts auf die Schaltfläche „Ordner hinzufügen“, um die Ordner, deren Namen geändert werden sollen, in die Software zu importieren.
Nach dem Import zeigt die Liste Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erstellungsdatum und Änderungsdatum der Ordner an. Im Beispiel wurden insgesamt 5 Ordner mit den Namen INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705 hinzugefügt.
Wenn nicht zu bearbeitende Ordner importiert wurden, können diese über die Löschfunktion rechts in der Liste entfernt werden. Bei sehr langen Listen helfen die integrierten Filter- und Sortierfunktionen bei der Übersicht.
Ziel der Aktion: Bestätigen des Umfangs der Ordner, deren Namen diesmal stapelweise geändert werden sollen.
Erwartetes Ergebnis: Alle zu bearbeitenden Ordner erscheinen in der Liste mit korrekter Anzahl, dann klicken Sie auf „Weiter“, um zu den Verarbeitungsoptionen zu gelangen.
Schritt 3: Auswahl von „Text unscharf mit Formel suchen“
Auf der Seite „Verarbeitungsoptionen einstellen“ finden Sie den Punkt Suchmethode. Hier sehen Sie Optionen wie „Text exakt suchen“ und „Text unscharf mit Formel suchen“.
Da in diesem Beispiel die dreistelligen Ziffern am Ende jedes Ordners unterschiedlich sind, wäre eine exakte Suche ineffizient, da Inhalte wie 812, 293, 376 einzeln eingegeben werden müssten. Daher sollte „Text unscharf mit Formel suchen“ gewählt werden.
Ziel der Aktion: Abgleichen von Text mit ähnlichem Format durch Regeln, anstatt nur einen einzigen feststehenden Text zu treffen.
Erwartetes Ergebnis: Die Software kann regelkonforme Inhalte in Ordnernamen erkennen, in diesem Beispiel die dreistelligen Ziffern.
Schritt 4: Eingabe der zu suchenden Schlüsselwort-Regel
Füllen Sie in der linken „Liste der zu suchenden Schlüsselwörter“ Folgendes ein:
\d{3}
Diese Regel bedeutet, dass aufeinanderfolgende dreistellige Ziffern gefunden werden. Bei INV4X812 wird die 812 gefunden, bei ORD7A293 die 293.
Ziel der Aktion: Die Software soll stapelweise ähnlich formatierte Nummerierungen in den Ordnernamen finden.
Erwartetes Ergebnis: Alle Teile in den Ordnernamen, die der Regel „dreistellige Ziffern“ entsprechen, werden erkannt.
Schritt 5: Eingabe des zu ersetzenden Schlüsselworts
Füllen Sie in der rechten „Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter“ Folgendes ein:
-TEST
Dies bedeutet, dass die gefundenen dreistelligen Ziffern einheitlich durch -TEST ersetzt werden. Zum Beispiel:
- INV4X812 wird zu INV4X-TEST
- ORD7A293 wird zu ORD7A-TEST
- PO9C376 wird zu PO9C-TEST
Der Hinweis auf der Oberfläche zeigt auch, dass ein Leerlassen des zu ersetzenden Inhalts das Löschen des gefundenen Textes bedeutet. Wenn Sie also nur bestimmte ähnliche Zeichen aus Ordnernamen löschen möchten, können Sie die Ersetzungsliste leer lassen.
Ziel der Aktion: Festlegen des neuen Textes für die Stapelersetzung.
Erwartetes Ergebnis: Die Software generiert stapelweise neue Ordnernamen nach dem Muster „Suchregel + Ersetzungstext“.
Schritt 6: Weiter zum nächsten Schritt und Verarbeitung starten
Nachdem Sie den Such- und Ersetzungsinhalt festgelegt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf „Weiter“. Folgen Sie den weiteren Schritten des Assistenten, z. B. zum Festlegen des Speicherorts, und gelangen Sie zum Abschnitt Verarbeitung starten.
Nach Abschluss der Verarbeitung überprüfen Sie das Ergebnis am Speicherort der Ordner. Sie werden sehen, dass die Ordnernamen mit der ursprünglichen dreistelligen Ziffernendung nun stapelweise in neue Namen mit dem Suffix -TEST geändert wurden.
Ziel der Aktion: Ausführen der Aufgabe zur stapelweisen Änderung von Ordnernamen.
Erwartetes Ergebnis: Mehrere Ordnernamen werden in einem Durchgang ersetzt, ohne dass ein manuelles Umbenennen jedes einzelnen Ordners erforderlich ist.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum sollte man die unscharfe Formelsuche verwenden?
Wenn ähnliche Texte in Ordnernamen nicht exakt gleich sind, sondern ein identisches Format aufweisen, eignet sich die unscharfe Formelsuche. In diesem Beispiel sind 812, 293, 376 unterschiedlich, aber sie gehören alle zur Kategorie „dreistellige Ziffern“ und können daher mit \d{3} auf einmal gefunden werden.
2. Was tun, wenn man ähnliche Texte nur löschen möchte?
Wie aus der Erläuterung auf der Benutzeroberfläche hervorgeht, bedeutet ein Leerlassen der Liste für zu ersetzende Schlüsselwörter das Löschen. Das heißt: Inhalt zum Suchen eintragen, Ersetzungsinhalt leer lassen – so wird der gefundene Text stapelweise aus den Ordnernamen gelöscht.
3. Sollte man die Liste vor der Stapeländerung prüfen?
Eine Prüfung wird dringend empfohlen. Stapelverarbeitung ist sehr effizient, bedeutet aber auch, dass ein Einstellungsfehler mehrere Ordner gleichzeitig betrifft. Vor dem Start der Verarbeitung sollten Anzahl, Namen und Pfade der importierten Ordner bestätigt werden, um versehentliche Änderungen in nicht betroffenen Verzeichnissen zu vermeiden.
4. Wie schreibt man Regeln sicherer?
Wenn nur die Endnummerierung ersetzt werden soll, sollte die Regel so spezifisch wie möglich auf den Zielinhalt ausgerichtet sein, um nicht andere Ziffern im Ordnernamen ungewollt zu erfassen. Das Beispiel zeigt die Suche nach dreistelligen Ziffern, geeignet für Fälle, in denen nur die dreistelligen Zielziffern im Namen ersetzt werden müssen.
5. Geeignet für die Verarbeitung von Dateien oder Ordnern?
Dieser Artikel demonstriert die stapelweise Änderung von Ordnernamen. Wenn Sie Dateinamen von Word-Dokumenten, docx, doc, Excel-Tabellen, PDF-Dateien oder Bilddateien verarbeiten müssen, finden Sie entsprechende Stapelverarbeitungsfunktionen in den anderen Werkzeugkategorien auf der linken Seite der Software.
Zusammenfassung
Der Schlüssel zur stapelweisen Änderung ähnlicher Texte in Ordnernamen liegt darin, zunächst die gemeinsame Regel dieser Namen zu finden und dann die Stapelersetzung mit Bürosoftware auszuführen. Mit der Funktion „Schlüsselwort in Ordnernamen suchen und ersetzen“ von HeSoft Doc Batch Tool können Sie schnell mehrere Ordner importieren, ähnliche Nummerierungen per unscharfer Formelsuche finden und einheitlich durch einen festgelegten Text ersetzen.
Für alle, die regelmäßig Projektverzeichnisse, Kundendaten, Auftragsordner oder Testdaten organisieren müssen, kann diese Art der Stapelverarbeitung sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren und die Fehlerwahrscheinlichkeit bei manuellem Umbenennen senken. Es wird empfohlen, vor der eigentlichen Verarbeitung die Ordnerliste und die Ersetzungsregeln zu überprüfen und erst dann auf „Weiter“ zu klicken, um die Stapelverarbeitung zu starten, wenn alles korrekt ist.