Wenn eine große Anzahl von Excel-Tabellen auf dem Computer von xlsx in xls konvertiert werden muss, ist das Öffnen und Speichern jeder einzelnen Datei nicht nur zeitaufwendig, sondern es können auch leicht Dateien übersehen werden. Dieser Artikel zeigt in Kombination mit der tatsächlichen Benutzeroberfläche von HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie Excel-Dateien stapelweise in die Bürosoftware importieren und einheitlich in das XLS-Format konvertieren können, was für die Kompatibilität mit älteren Systemen, die Geschäftsarchivierung, die Vereinheitlichung von Vorlagen, die Stapelbereitstellung und andere Szenarien geeignet ist.
Im Büroalltag stoßen viele Menschen auf dasselbe Problem: Sie haben eine Reihe von Excel-Tabellendateien, meist mit der Erweiterung .xlsx, aber das System des Empfängers, eine ältere Office-Version, eine Finanzsoftware oder eine interne Geschäftsplattform unterstützt nur das .xls-Format. Bei nur ein oder zwei Dateien ist das manuelle Öffnen in Excel und „Speichern unter“ noch akzeptabel; handelt es sich jedoch um Dutzende oder Hunderte von Dateien, nimmt die einzelne Konvertierung viel Zeit in Anspruch und es kann zu Problemen wie dem Übersehen von Dateien, Fehlkonvertierungen oder falsch geänderten Dateinamen kommen.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Problem der „stapelweisen Konvertierung vieler Excel-Tabellendateien in das XLS-Format“. Wir werden die im Screenshot gezeigte Bürosoftware „ HeSoft Doc Batch Tool “ verwenden. Sie ist als Stapelverarbeitungswerkzeug für Dokumente und Bürodateien positioniert. Ihr Kernwert liegt darin, sich wiederholende, mechanische Dateiverarbeitungsvorgänge in einem einzigen Workflow zusammenzufassen. Sie eignet sich für Büroangestellte, die häufig Excel-, Word-, PDF- und Bilddateien verarbeiten müssen.
Im Folgenden wird anhand des Zustands vor der Verarbeitung, des Zustands nach der Verarbeitung und der Softwareschritte eine Erklärung gegeben. Nach der Lektüre wissen Sie genau: In welchem Zustand sich die Dateien vor der Stapelkonvertierung von .xlsx zu .xls befinden, wie sich die Dateierweiterung nach Abschluss der Konvertierung ändert und auf welche Funktion Sie in der Software klicken müssen, wie Sie Dateien importieren und den weiteren Verarbeitungsprozess starten.
Anwendungsszenarien: In welchen Fällen ist eine stapelweise Konvertierung von Excel in XLS erforderlich?
Das Excel-Format .xlsx ist ein neueres Arbeitsmappenformat, während .xls normalerweise für das Excel 97-2003-Arbeitsmappenformat steht. Obwohl die meisten Büroumgebungen heutzutage .xlsx unterstützen, wird .xls in einigen praktischen Geschäftsszenarien immer noch häufig verlangt.
Das erste häufige Szenario ist die Kompatibilität mit älterer Software. Einige veraltete ERP-, OA-, Finanzsysteme oder Berichtsimportwerkzeuge erkennen beispielsweise nur .xls-Dateien. Wenn Sie eine .xlsx-Datei direkt hochladen, meldet das System möglicherweise einen Formatfehler oder kann die Datei nicht analysieren.
Das zweite Szenario ist die Vereinheitlichung des Formats auf Wunsch von Kunden oder Partnern. Einige Projektlieferstandards verlangen ausdrücklich die Einreichung von .xls-Dateien, insbesondere bei historischen Vorlagen, statistischen Tabellen, Anwesenheitslisten, Stücklisten, Mitarbeiterinformationstabellen usw. Um zu vermeiden, dass der Empfänger die Dateien nicht öffnen kann, ist eine vorherige Formatvereinheitlichung erforderlich.
Das dritte Szenario ist die Dateiarchivierung und -stapelbereinigung. Intern kann ein Unternehmen zu unterschiedlichen Zeiten viele Excel-Dateien mit uneinheitlichen Erweiterungen wie .xlsx, .xlsm, .xls usw. gesammelt haben. Zur Vereinheitlichung der Archivierung oder für den späteren Import in ein System muss eine Reihe von Excel-Dateien stapelweise in das XLS-Format konvertiert werden.
Das vierte Szenario ist die stapelweise Tabellenverarbeitung in Positionen wie Schulung, Bildungsverwaltung, Verwaltung oder Personalwesen. Die Dateinamen im Screenshot enthalten beispielsweise „Employee Information“, „Image1“, „Local image path test“ usw., was darauf hindeutet, dass diese Dateien aus verschiedenen Vorlagen oder Testmaterialien stammen könnten. Die manuelle Konvertierung führt leicht zu Chaos, während die Stapelkonvertierung es ermöglicht, alle Dateien nach einer einheitlichen Regel auszugeben.
Ergebnisvorschau: Vor der Verarbeitung mehrere .xlsx-Dateien, nach der Verarbeitung einheitlich .xls
Vor Beginn des Vorgangs können Sie sich zunächst den Zustand der Dateien vor der Verarbeitung ansehen. Der Screenshot zeigt mehrere Excel-Dateien mit Namen wie „Employee Information 1.xlsx“, „Image1.xlsx“, „Local image path test.xlsx“, „Image1(1).xlsx“, „Image1(2).xlsx“, „Employee Information.xlsx“ usw. Ihr gemeinsames Merkmal ist die Dateierweiterung .xlsx.
Wenn Sie diese Dateien manuell konvertieren müssten, wäre es normalerweise nötig, jede einzeln per Doppelklick zu öffnen und dann über „Speichern unter“ das .xls-Format zu wählen. Bei einer großen Anzahl von Dateien führt dies zu erheblicher Doppelarbeit. Besonders bei ähnlichen Dateinamen wie „Image1.xlsx“, „Image1(1).xlsx“, „Image1(2).xlsx“ übersieht man schnell eine Datei oder geht fälschlicherweise davon aus, die Verarbeitung sei bereits abgeschlossen.
Nach der Konvertierung mit HeSoft Doc Batch Tool wird die Dateierweiterung der verarbeiteten Dateien einheitlich zu .xls. Wie die folgende Abbildung zeigt, wird aus „Employee Information 1.xlsx“ nun „Employee Information 1.xls“, aus „Employee Information.xlsx“ wird „Employee Information.xls“, aus „Image1.xlsx“ wird „Image1.xls“ und aus „Local image path test.xlsx“ wird „Local image path test.xls“.
Vom Ergebnis her bleibt der Hauptteil des Dateinamens unverändert, nur das Dateiformat ändert sich von .xlsx zu .xls. Diese Verarbeitungsmethode eignet sich für eine stapelweise Formatvereinheitlichung. Sie behält die identifizierenden Informationen der ursprünglichen Dateien bei und erleichtert die spätere Verwaltung, den Versand oder den Upload anhand des Dateinamens.
Bedienungsschritte: Stapelweise Konvertierung von Excel in XLS mit der Bürosoftware
Die genaue Vorgehensweise wird im Folgenden anhand der Reihenfolge der Screenshots erläutert. Da der Schwerpunkt dieses Artikels auf der stapelweisen Konvertierung von Excel-Dateiformaten liegt, wird jeder Schritt mit seinem Zweck und dem erwarteten Ergebnis beschrieben, damit Sie die Schritte auf Ihrem eigenen Computer nachvollziehen können.
Schritt 1: Software öffnen und zur Kategorie Excel-Werkzeuge navigieren
Öffnen Sie zunächst HeSoft Doc Batch Tool . Oben links im Screenshot ist der Softwarename „ HeSoft Doc Batch Tool “ zu sehen. Auf der linken Seite der Oberfläche befindet sich die Navigation mit den Werkzeugkategorien, darunter Startseite, Aufgabenablauf, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateiverwaltung, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge, Textwerkzeuge, Bildwerkzeuge usw.
Da es sich diesmal um Excel-Tabellendateien handelt, müssen Sie links auf „Excel-Werkzeuge“ klicken. Nach dem Aufruf dieser Kategorie werden auf der rechten Seite Funktionen zur Stapelverarbeitung von Excel-Dateien angezeigt, z. B. Suchen und Ersetzen von Stichwörtern in Excel, Excel mit Kennwort schützen, Kennwortschutz aus Excel entfernen, Bilder aus Excel-Zellen exportieren, Excel in JPG-Bild konvertieren, Excel in Word konvertieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in XPS konvertieren, Excel in CSV konvertieren, Excel in Xls konvertieren usw.
Suchen Sie in dieser Ansicht die Funktionskarte „12. Excel in Xls konvertieren“. Im Screenshot zeigt der rote Pfeil bereits auf diese Funktion, die Beschreibung lautet: „Excel-Dateien stapelweise in das Xls-Format konvertieren“. Nach einem Klick auf diese Funktionskarte gelangen Sie zur Stapelverarbeitungsseite für die Konvertierung von Excel in XLS.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, aus der Vielzahl der Bürodatei-Verarbeitungsfunktionen den richtigen Konvertierungseinstieg auszuwählen. Das erwartete Ergebnis ist das Öffnen der Aufgabenoberfläche „Excel in Xls konvertieren“ und nicht der Zugriff auf PDF-, Word- oder bildbezogene Funktionen.
Schritt 2: Die zu konvertierenden Excel-Dateien hinzufügen
Auf der Seite „Excel in Xls konvertieren“ sehen Sie oben den Namen der aktuellen Funktion. Oben rechts befinden sich Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Aus Ordner importieren“, „Leeren“ und „Mehr“. Der mittlere Bereich zeigt die Liste der zu verarbeitenden Dateien, der Prozess gliedert sich in drei Schritte: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Speicherort festlegen, Verarbeitung starten.
Wenn die Anzahl der zu verarbeitenden Dateien gering ist oder die Dateien an verschiedenen Orten verteilt sind, können Sie auf „Dateien hinzufügen“ klicken und die benötigten Excel-Dateien einzeln oder per Mehrfachauswahl importieren. Befinden sich alle Dateien im selben Ordner, ist es effizienter, „Aus Ordner importieren“ zu verwenden, um alle Excel-Dateien dieses Ordners schneller zur Liste hinzuzufügen.
Im Screenshot wurden bereits erfolgreich 6 Datensätze importiert. Die Liste zeigt Spalten wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeitpunkt, Änderungszeitpunkt und Aktion. Sie sehen, dass die Spalte „Erweiterung“ durchgängig .xlsx enthält, was bestätigt, dass es sich um die zu konvertierenden Excel-Dateien handelt. Unten in der Liste wird „Datensätze: 6“ angezeigt, was Ihnen hilft zu überprüfen, ob die Anzahl der importierten Dateien Ihren Erwartungen entspricht.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, die Quelldateien, die stapelweise von .xlsx zu .xls konvertiert werden sollen, zur Aufgabenliste hinzuzufügen. Das erwartete Ergebnis ist, dass die Dateien in der Tabelle erscheinen und Sie den Namen und Pfad jeder Datei sehen können, um den korrekten Import zu überprüfen.
Schritt 3: Dateiliste überprüfen und bei Bedarf löschen, filtern oder sortieren
Bevor Sie die Stapelkonvertierung tatsächlich starten, sollten Sie die Dateiliste überprüfen. Im Screenshot sehen Sie rechts neben jedem Datensatz ein rotes Löschsymbol. Wenn eine Datei nicht konvertiert werden soll, können Sie sie so aus der Aufgabenliste entfernen. Zusätzlich werden rechts auf der Seite die Schaltflächen „Filtern“ und „Sortieren“ angezeigt, die bei einer großen Anzahl von Dateien beim Auffinden und Ordnen helfen.
Wenn Sie beispielsweise nur Excel-Tabellen aus einem bestimmten Ordner konvertieren möchten, können Sie dies manuell anhand der Pfadspalte überprüfen. Bei sehr vielen Dateien kann die Sortierfunktion helfen, die Reihenfolge der Dateien einzusehen. Obwohl die Konvertierung selbst nicht unbedingt von der Reihenfolge abhängt, reduziert eine klare Überprüfung der Dateiliste vor dem Start des Stapelprozesses den Aufwand für Nacharbeiten.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, sicherzustellen, dass die zu verarbeitenden Datensätze korrekt sind. Das erwartete Ergebnis ist, dass die Liste nur die Excel-Dateien enthält, die in .xls konvertiert werden sollen, und dass nicht zugehörige Dateien nicht mitverarbeitet werden.
Schritt 4: Auf „Weiter“ klicken und den Speicherort festlegen
Nachdem Sie die Dateiliste bestätigt haben, klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche „Weiter“. Dem Seitenworkflow folgend ist die nächste Phase „Speicherort festlegen“. Der Speicherort gibt an, wohin die konvertierten .xls-Dateien ausgegeben werden. Dies verhindert, dass Sie die Dateien nach der Verarbeitung nicht finden können oder sie sich mit den Originaldateien vermischen und versehentlich falsch verwendet werden.
Im Büroalltag empfiehlt es sich, für die Konvertierungsergebnisse einen separaten Ordner anzulegen, z. B. „XLS-Konvertierungsergebnisse“, „XLS-Ausgabedateien“ oder einen nach dem Projekt benannten Ordner. Dies hat zwei Vorteile: Erstens bleiben die ursprünglichen .xlsx-Dateien erhalten, falls Sie zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal darauf zurückgreifen müssen. Zweitens sind die konvertierten .xls-Dateien an einem Ort gesammelt, was den Versand an Kunden, den Upload in Systeme oder die weitere Archivierung erleichtert.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, das Zielverzeichnis für die Ausgabedateien festzulegen. Das erwartete Ergebnis ist, dass die Software weiß, in welchem Ordner die konvertierten .xls-Dateien gespeichert werden sollen.
Schritt 5: Mit der Verarbeitung beginnen und auf den Abschluss der Stapelkonvertierung warten
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, beginnen Sie gemäß dem Seitenworkflow mit der „Verarbeitung“. Da im Workflow ganz oben der dritte Schritt bereits als „Verarbeitung starten“ angezeigt wird, kann man vernünftigerweise davon ausgehen, dass die Software den Stapelkonvertierungsauftrag im letzten Schritt ausführt. Nach dem Start verarbeitet die Software die Datensätze in der Liste der Reihe nach und konvertiert die Excel-Dateien in das Xls-Format.
Während des Verarbeitungsprozesses sollten Sie die in Bearbeitung befindlichen Quelldateien nicht verschieben oder löschen und das Ausgabeverzeichnis nicht häufig ändern. Prüfen Sie nach Abschluss des Auftrags den Speicherort und stellen Sie sicher, dass die Dateierweiterung von .xlsx zu .xls geändert wurde. Vergleichen Sie dies mit der vorherigen Abbildung des Nachher-Zustands: Der Hauptteil des Dateinamens bleibt gleich, die Erweiterung wurde einheitlich zu .xls geändert.
Der Zweck dieses Schrittes ist es, die Software die stapelweise Excel-Formatkonvertierung automatisch durchführen zu lassen. Das erwartete Ergebnis ist, dass Sie eine Reihe von .xls-Dateien erhalten, ohne jede einzeln manuell speichern unter zu müssen.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Gehen die Originaldateien nach der Konvertierung von .xlsx zu .xls verloren?
Gemäß der üblichen Logik von Stapelkonvertierungswerkzeugen wird empfohlen, die Konvertierungsergebnisse an einem separaten Ort zu speichern und die ursprünglichen .xlsx-Dateien zu behalten. Selbst wenn sich später herausstellt, dass eine Datei neu verarbeitet werden muss, kann man so zur Originaldatei zurückkehren und diese erneut konvertieren. Bei der tatsächlichen Verwendung richten Sie sich bitte nach der Auswahl des Speicherorts in der Software.
2. Warum sollte man .xls verwenden und nicht weiterhin .xlsx?
.xlsx eignet sich besser für moderne Office-Umgebungen, aber .xls ist in einigen veralteten Systemen und historischen Vorlagen immer noch üblich. Wenn der Empfänger ausdrücklich das Excel 97-2003-Format verlangt oder das Geschäftssystem nur .xls erkennen kann, ist die stapelweise Konvertierung in .xls die sicherere Methode.
3. Sollte man bei vielen Dateien „Dateien hinzufügen“ oder „Aus Ordner importieren“ wählen?
Befinden sich die Dateien konzentriert in einem einzigen Ordner, ist „Aus Ordner importieren“ die effizientere Wahl. Sind die Dateien auf mehrere Orte verteilt, können Sie sie mit „Dateien hinzufügen“ in mehreren Stapeln hinzufügen. Beide Schaltflächen befinden sich im Screenshot oben auf der Seite und können je nach tatsächlicher Dateiorganisation ausgewählt werden.
4. Warum sollte man vor der Konvertierung die Dateierweiterung prüfen?
Die Überprüfung der Erweiterung bestätigt, dass tatsächlich Excel-Dateien importiert wurden. Im Screenshot zeigt die Spalte „Erweiterung“ .xlsx an, was bedeutet, dass diese Dateien die für die Konvertierung vorgesehenen Objekte sind. Sollten nicht zu verarbeitende Dateien in der Liste auftauchen, sind diese vor dem Start zu löschen, um unübersichtliche Ausgabeergebnisse zu vermeiden.
5. Ändert sich der Dateiname nach der Stapelkonvertierung?
Der Vergleich der Screenshots vor und nach der Verarbeitung zeigt, dass der Hauptteil des Dateinamens unverändert bleibt. Die hauptsächliche Änderung besteht darin, dass die Erweiterung von .xlsx zu .xls wird. So wird beispielsweise aus „Image1.xlsx“ nach der Konvertierung „Image1.xls“. Ein solches Ergebnis erleichtert die weitere Identifizierung des Inhalts anhand des ursprünglichen Dateinamens.
Fazit: Mit Stapelverarbeitungswerkzeugen die wiederholte Arbeit bei der Excel-Formatkonvertierung reduzieren
Die stapelweise Konvertierung mehrerer Excel-Dateien in das XLS-Format ist im Kern eine typische, sich wiederholende Büroaufgabe. Wenn Sie dies manuell tun, jede Datei einzeln öffnen und speichern unter, ist das nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie direkt unter „Excel-Werkzeuge“ die Option „Excel in Xls konvertieren“ auswählen, dann über „Dateien hinzufügen“ oder „Aus Ordner importieren“ die zu verarbeitenden Tabellen stapelweise hinzufügen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Für diejenigen, die regelmäßig Berichte, Listen, Mitarbeiterdaten, Kundeninformationen oder Systemimportvorlagen verarbeiten müssen, liegt der Wert solcher Bürosoftware nicht nur in der einmaligen Formatkonvertierung, sondern vor allem darin, wiederkehrende Aufgaben zu prozessualisieren und in Stapeln zu verarbeiten. Es wird empfohlen, bei der Verarbeitung einer großen Anzahl von .xlsx-zu-.xls-Dateien zunächst den Quellordner zu bereinigen und dann die Stapelkonvertierungsfunktion für eine einheitliche Ausgabe zu nutzen. Dies kann erheblich Zeit sparen und das Risiko von übersehenen Konvertierungen und Fehlbedienungen reduzieren.