Viele Büroszenarien erfordern immer noch das kompatiblere XLS-Format, z. B. ältere Excel-Versionen, Importvorlagen für Altsysteme, Upload-Tabellen in Finanz- oder Personalsoftware usw. Wenn Sie XLSX-Dateien manuell einzeln öffnen und als XLS speichern, ist das nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie mit HeSoft Doc Batch Tool mehrere Excel-Tabellendateien in einem Durchgang in das XLS-Format konvertieren können, und erläutert den vollständigen Ablauf anhand von Vorher-Nachher-Bildern und der Bedienoberfläche der Software.
Bei alltäglichen Büroarbeiten kommt es häufig vor, dass man eine Reihe von Excel-Tabellendateien mit der Endung .xlsx hat, das Geschäftssystem, ältere Office-Versionen, bestimmte Finanzsoftware oder interne Datenplattformen jedoch nur das .xls-Format unterstützen. Wenn man die Dateien einzeln öffnet und dann "Speichern unter" als XLS wählt, sind die Schritte nicht nur repetitiv, sondern bei einer großen Anzahl von Dateien kommt es leicht zu Auslassungen, Namenschaos oder fehlerhaften Speicherorten.
Dieser Artikel behandelt das häufige Büroproblem "Wie konvertiert man viele Excel-Tabellendateien stapelweise in das XLS-Format". Anhand der Screenshots ist zu erkennen, dass hier die Bürosoftware " HeSoft Doc Batch Tool " verwendet wird. Sie ist auf die Stapelverarbeitung von Dateien wie Word, Excel, PDF und Bildern ausgerichtet. Ihr Hauptnutzen liegt darin, repetitive Arbeit zu reduzieren, sodass die Konvertierung, Organisation und Umbenennung einer großen Anzahl von Dateien in einem Durchgang erledigt werden kann. Im Folgenden werden anhand des Zustands vor und nach der Verarbeitung sowie der konkreten Arbeitsschritte detailliert beschrieben, wie man mehrere .xlsx-Excel-Dateien stapelweise in .xls-Dateien konvertiert.
Anwendungsszenarien: Wann ist die stapelweise Konvertierung von Excel in XLS notwendig?
XLS ist das Arbeitsmappenformat, das in älteren Excel-Versionen verwendet wurde. Obwohl viele Dateien heutzutage .xlsx verwenden, ist XLS in manchen Büroumgebungen immer noch sehr verbreitet. Beispielsweise wenn es im Unternehmen Altsysteme gibt, die nur .xls erkennen; wenn Kunden die Einreichung von Tabellen verlangen, die mit älteren Office-Versionen kompatibel sind; wenn die Personal-, Einkaufs- oder Finanzabteilung mehrere Tabellen in ein System hochladen muss, dessen Vorlage XLS erfordert; oder wenn Teammitglieder unterschiedliche Softwareversionen nutzen und ein einheitliches Dateiformat benötigt wird.
Bei nur ein oder zwei Dateien mag die manuelle Konvertierung noch akzeptabel sein. Wenn die Anzahl jedoch auf Dutzende oder Hunderte ansteigt, nimmt die manuelle Bearbeitung viel Zeit in Anspruch. Noch problematischer ist, dass die repetitive Ausführung des Prozesses "Excel öffnen, Speichern unter, Format wählen, Speichern bestätigen" durch Ermüdung leicht zu Fehlern führt. Der Vorteil der Verwendung einer Stapelverarbeitungs-Software liegt hier: Dateien einmal importieren, Ausgabeformat und Speicherort einheitlich festlegen und das Werkzeug die Arbeit automatisch erledigen lassen.
Ergebnisvorschau: Vorher XLSX, nachher einheitlich XLS
Vor der Verarbeitung sind im Ordner mehrere Excel-Dateien zu sehen, mit Dateinamen wie Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx usw. Anhand der Endung lässt sich erkennen, dass diese Dateien derzeit im .xlsx-Format vorliegen, dem neueren Excel-Arbeitsmappenformat.
Nach Abschluss der Verarbeitung wurde dieselbe Dateigruppe in das .xls-Format konvertiert. Im Screenshot nach der Verarbeitung ist zu sehen, dass die Dateiendungen nun Employee Information 1.xls, Employee Information.xls, Image1(1).xls, Image1(2).xls, Image1.xls, Local image path test.xls lauten. Dies zeigt, dass das Ergebnis der Stapelkonvertierung erreicht wurde: Mehrere Excel-Tabellendateien wurden einheitlich im XLS-Format ausgegeben.
Im Vorher-Nachher-Vergleich wird deutlich, dass der Fokus der Konvertierung nicht auf der Änderung der Dateinamenanzeige liegt, sondern auf der Konvertierung des Excel-Dateiformats von .xlsx in .xls. Für Büroszenarien, die Kompatibilität mit Altsystemen, älteren Excel-Versionen oder bestimmten Vorlagenformaten erfordern, kann diese Art der Stapelkonvertierung den manuellen Aufwand erheblich reduzieren.
Arbeitsschritt 1: Excel-Tool öffnen und "Excel in Xls konvertieren" auswählen
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sieht man auf der linken Seite verschiedene Werkzeugkategorien, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Texttools, Bildtools usw. Da es sich bei dem Verarbeitungsobjekt um Excel-Tabellendateien handelt, wählen Sie zunächst auf der linken Seite "Excel-Tools" aus.
Nach dem Aufrufen der Excel-Tools-Liste werden auf der Seite mehrere stapelverarbeitungsfähige Excel-Funktionen angezeigt, wie z.B. Suchen und Ersetzen von Schlüsselwörtern in Excel, Excel mit Passwortschutz versehen, Passwortschutz von Excel entfernen, Bilder aus Excel-Zellen exportieren, Excel in PDF konvertieren, Excel in CSV konvertieren usw. Laut Screenshot soll diesmal die Funktion "Excel in Xls konvertieren" verwendet werden. Nach einem Klick auf diese Funktionskarte gelangt man zur Aufgabenseite für die Stapelkonvertierung in XLS.
Ziel dieses Schrittes ist es, der Software explizit mitzuteilen, dass das Ausgabeformat dieser Aufgabe Xls sein soll. Das bedeutet, dass unabhängig davon, ob mehrere .xlsx-Dateien importiert werden, diese letztendlich gemäß dieser Funktionsregel in .xls-Dateien konvertiert werden. Für Benutzer, die mit Formatkonvertierungen nicht vertraut sind, ist die weitere Bedienung einfacher, sobald der richtige Funktionseinstieg gewählt wurde.
Arbeitsschritt 2: Die zu konvertierenden Excel-Dateien hinzufügen
Auf der Seite "Excel in Xls konvertieren" sieht man im oberen Bereich Schaltflächen wie "Dateien hinzufügen", "Dateien aus Ordner importieren", "Leeren", "Mehr" usw. Im mittleren Teil der Seite wird Schritt 1 der aktuellen Aufgabe angezeigt: Die zu verarbeitenden Datensätze auswählen. Unter "Datensätze" kann man sich hier die Liste der zu konvertierenden Dateien vorstellen.
Wenn die Anzahl der zu konvertierenden Excel-Dateien nicht groß ist, kann man auf "Dateien hinzufügen" klicken und die zu verarbeitenden .xlsx-Dateien vom Computer auswählen. Befinden sich diese Dateien gesammelt im selben Ordner, kann man auch "Dateien aus Ordner importieren" verwenden, um die Excel-Dateien des gesamten Ordners schneller der Aufgabenliste hinzuzufügen. Der Pfeil im Screenshot zeigt auf "Dateien hinzufügen", was auf einen der wichtigsten Einstiegspunkte zum Importieren von Dateien hinweist.
Nach dem Hinzufügen von Dateien zeigt die Liste Informationen wie Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeit, Änderungszeit und Aktionen an. Im Screenshot wurden 6 .xlsx-Dateien hinzugefügt, und die Anzahl der Datensätze wird unten mit 6 angezeigt. Anhand der Liste kann vor der Verarbeitung überprüft werden, ob alle Dateien importiert wurden, der Pfad korrekt ist und die Erweiterung den Erwartungen entspricht. Sollte eine Datei nicht benötigt werden, kann sie über das Löschsymbol in der Aktionsspalte entfernt werden; wurden alle Dateien fälschlicherweise hinzugefügt, kann mit "Leeren" neu ausgewählt werden.
Arbeitsschritt 3: Dateiliste überprüfen und zum nächsten Schritt wechseln
Fehler bei der Stapelkonvertierung treten oft nicht durch die Softwareverarbeitung selbst auf, sondern dadurch, dass der Benutzer die Dateiliste vor dem Start nicht überprüft hat. Es wird empfohlen, vor dem Klick auf "Weiter" mindestens drei Informationen zu prüfen: Erstens, ob die Anzahl der Dateien korrekt ist. Zweitens, ob die Dateierweiterung der zu konvertierenden Excel-Datei entspricht, z.B. .xlsx. Drittens, ob der Dateipfad aus dem Zielordner stammt, um zu vermeiden, dass versehentlich Tabellen aus anderen Projekten zur Aufgabe hinzugefügt werden.
Der Screenshot zeigt in der Tabelle den vollständigen Pfad jeder Datei, z.B. Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx usw., die sich in einem Testordner auf dem Desktop befinden. Nachdem die Prüfung abgeschlossen ist, klicken Sie auf die Schaltfläche "Weiter" am unteren Seitenrand. Gemäß den Prozesshinweisen im oberen Bereich folgt anschließend das "Speicherort festlegen", bevor schließlich "Verarbeitung starten" ausgeführt wird.
Ziel dieses Schrittes ist die Bestätigung, bevor die eigentliche Stapelkonvertierung beginnt. Bei Stapelverarbeitungsaufgaben in der Bürosoftware gilt: Je gründlicher die vorherige Prüfung, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit späterer Nacharbeit.
Arbeitsschritt 4: Speicherort festlegen und Stapelkonvertierung starten
Im Aufgabenablauf ist Schritt 2 das "Speicherort festlegen". Obwohl der Screenshot die konkrete Einstellungsseite für den Speicherort nicht zeigt, lässt sich aus dem Prozesshinweis schließen, dass die Software den Benutzer auffordert, die Speichermethode oder das Ausgabeverzeichnis für die konvertierten XLS-Dateien festzulegen. Es wird empfohlen, die Ausgabedateien in einem separaten Ordner zu speichern, z.B. "XLS-Konvertierungsergebnisse" oder "Konvertierte XLS", damit sie leicht von den ursprünglichen .xlsx-Dateien unterschieden werden können.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, folgt Schritt 3 "Verarbeitung starten". Nach Klick auf "Verarbeitung starten" verarbeitet HeSoft Doc Batch Tool die Dateien gemäß der Importliste nacheinander und konvertiert die ursprünglichen Excel-Dateien stapelweise in das .xls-Format. Nach Abschluss der Konvertierung können die Ergebnisse im angegebenen Ausgabeverzeichnis überprüft werden.
Wenn der Name der verarbeiteten Datei mit dem ursprünglichen Dateinamen übereinstimmt und sich nur die Endung von .xlsx in .xls ändert, ist dies für die spätere Identifizierung praktischer. Beispielsweise wird Employee Information.xlsx nach der Konvertierung zu Employee Information.xls, Image1.xlsx zu Image1.xls. Auf diese Weise bleibt sowohl die ursprüngliche Dateinamenslogik erhalten als auch die Systemanforderung an das XLS-Format erfüllt.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Was ist der Unterschied zwischen XLSX und XLS? .xlsx ist das neuere Excel-Arbeitsmappenformat und wird üblicherweise für neuere Office-Versionen verwendet; .xls ist das ältere Excel-Arbeitsmappenformat mit höherer Kompatibilität, aber möglicherweise Einschränkungen bei der Anzahl von Zeilen und Spalten sowie der Unterstützung einiger neuer Funktionen im Vergleich zu .xlsx. Der Hauptzweck der Stapelkonvertierung in XLS ist normalerweise die Kompatibilität mit Altsystemen oder älterer Software.
2. Werden die Originaldateien durch die Stapelkonvertierung verändert? Es wird empfohlen, beim Festlegen des Speicherorts ein neues Ausgabeverzeichnis zu wählen, um eine Vermischung mit den Originaldateien zu vermeiden. So bleiben die ursprünglichen .xlsx-Dateien als Backup erhalten, selbst wenn die Konvertierungsergebnisse überprüft werden müssen.
3. Sollte man bei vielen Dateien "Dateien hinzufügen" oder "Aus Ordner importieren" verwenden? Sind die Dateien über verschiedene Orte verteilt, kann "Dateien hinzufügen" verwendet werden, um sie stapelweise auszuwählen; befinden sich alle Dateien im selben Ordner, ist die Verwendung von "Dateien aus Ordner importieren" in der Regel effizienter.
4. Sollte man die Excel-Dateien vor der Konvertierung schließen? Es wird empfohlen, Excel-Dateien zu schließen, die gerade bearbeitet werden oder anderweitig gesperrt sind. Wenn eine Datei von einem anderen Programm verwendet wird, kann dies das Lesen, Speichern oder das Konvertierungsergebnis beeinträchtigen.
5. Warum sollte man vor der Konvertierung die Erweiterung überprüfen? Der Screenshot zeigt die Spalte "Erweiterung" in der Liste, anhand derer der Benutzer bestätigen kann, dass die importierten Dateien xlsx sind. Die Überprüfung der Erweiterung hilft, das Hinzufügen nicht relevanter Dateien zur Aufgabe zu vermeiden.
Fazit: Überlassen Sie repetitive Formatkonvertierungen der Stapelverarbeitungssoftware
Das stapelweise Konvertieren von Excel-Tabellen in das XLS-Format ist im Wesentlichen eine typische repetitive Büroaufgabe. Bei manueller Bearbeitung müsste jede Datei einzeln geöffnet, gespeichert unter, das Format gewählt und das Speichern bestätigt werden. Mit HeSoft Doc Batch Tool hingegen muss man nur "Excel in Xls konvertieren" wählen, die Dateien importieren, die Liste prüfen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten, um die Formatkonvertierung mehrerer Dateien in einem Durchgang abzuschließen.
Für Personen in den Bereichen Verwaltung, Personal, Finanzen, Betrieb und Datenaufbereitung, die häufig mit Excel, XLSX und XLS Tabellen arbeiten, kann diese Art von Stapelverarbeitungssoftware erheblich Zeit sparen und menschliche Auslassungen reduzieren. Es wird empfohlen, beim nächsten Mal, wenn eine große Anzahl von Excel-Dateien einheitlich in XLS konvertiert werden muss, direkt den Stapelverarbeitungsprozess zu verwenden und die Energie auf Datenprüfung und Geschäftsanalyse zu konzentrieren, anstatt sie für mechanisch-repetitive Formatkonvertierungen zu verschwenden.