Das alte System verlangt beim Datenimport oft das XLS-Format, aber die tatsächlich eingehenden Tabellen sind häufig XLSX. Wenn jede Datei manuell als XLS gespeichert wird, kostet dies viel Zeit. Dieser Artikel befasst sich mit dem Bürobedarf der stapelweisen Umwandlung von Excel-Dateien in XLS und erläutert, wie mithilfe von HeSoft Doc Batch Tool die Stapelkonvertierung durchgeführt werden kann. Anhand von Vorher-Nachher-Screenshots, Screenshots der Funktionseinstiege und Dateilisten-Screenshots werden die vollständigen Schritte von der Auswahl der Funktion über das Importieren von Dateien, das Abgleichen von Aufzeichnungen, das Festlegen des Speicherorts bis zum Start der Verarbeitung beschrieben.
Im Büroalltag scheint „Excel als XLS speichern“ eine kleine Aktion zu sein, aber wenn diese Aktion dutzende oder sogar hunderte Male wiederholt werden muss, wird sie zu einem erheblichen Effizienzproblem. Besonders in Szenarien wie dem Import in Altsysteme, der Bereinigung historischer Daten oder der Bereitstellung in Kundenformaten wird oft gefordert, dass die Tabelle im .xls-Format vorliegen muss, während die uns vorliegende Datei jedoch .xlsx ist. Die manuelle Einzelbearbeitung ist nicht nur langsam, sondern kann auch die nachfolgende Arbeit beeinträchtigen, weil Speicherorte uneinheitlich sind, Dateien vergessen werden umzuwandeln oder das Format falsch ausgewählt wird.
Die in diesem Artikel vorgestellte Lösung verwendet HeSoft Doc Batch Tool , um Excel-Dateien stapelweise in XLS zu konvertieren. Es handelt sich um eine Software zur Stapelverarbeitung von Bürodokumenten, die sich für die Bearbeitung großer Mengen von Word-, Excel-, PDF-, Bilddateien usw. eignet. Im Vergleich zum manuellen Öffnen und „Speichern unter“ in Excel kann ein spezielles Stapelverarbeitungswerkzeug die sich wiederholenden Schritte zentralisieren – Dateien einmalig importieren, mehrere Dateien verarbeiten und einheitlich ausgeben – und so die Effizienz der Dateikonvertierung steigern.
Anwendungsszenarien: Import in Altsysteme und Formatvereinheitlichung sind am häufigsten
Das häufigste Szenario für die Stapelkonvertierung von Excel in XLS ist der Import in Altsysteme. Viele interne Systeme in Organisationen wurden schon vor längerer Zeit entwickelt und ihre Importvorlagen unterstützen nur .xls-Dateien. Wenn .xlsx hochgeladen wird, kann es sein, dass das System ein falsches Format meldet oder den Tabelleninhalt nicht analysieren kann. In diesem Fall müssen die Dateien vor dem Import zuerst in XLS konvertiert werden.
Ein zweites Szenario ist die Einreichung von Materialien an externe Stellen. Kunden, Lieferanten oder Partnerabteilungen können als Empfangsformat XLS vorschreiben. Um zu vermeiden, dass die Gegenseite die Datei nicht öffnen kann, muss das Format vor der Lieferung vereinheitlicht werden. Ein drittes Szenario ist die Archivierung historischer Dateien. Manche Teams fordern, dass alle Tabellen als XLS erhalten bleiben, um die Konsistenz des Dateiformats über viele Jahre hinweg zu bewahren. Ein viertes Szenario ist eine komplexe Umgebung mit mehreren Bearbeitern, in der einige ältere Excel-Versionen und andere neuere Office-Versionen verwenden. Die einheitliche Umwandlung in das kompatiblere XLS kann den Kommunikationsaufwand reduzieren.
All diese Szenarien verdeutlichen: Die Stapelkonvertierung des Excel-Formats ist nicht nur eine rein technische Operation, sondern ein Mittel, um die Stabilität von Büroabläufen zu erhöhen. Gerade bei einer größeren Anzahl von Dateien ist der Einsatz einer Batch-Bürosoftware zuverlässiger als das manuelle „Speichern unter“.
Ergebnisvorschau: Von mehreren XLSX-Tabellen zu mehreren XLS-Dateien
Der Screenshot „Vor der Verarbeitung“ zeigt die zu konvertierenden Excel-Dateien. Es ist zu sehen, dass mehrere Dateien die Erweiterung .xlsx haben, darunter Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx, Image1(2).xlsx und Employee Information.xlsx. Müssten diese Dateien einzeln als .xls gespeichert werden, wären viele sich wiederholende manuelle Schritte nötig.
Der Screenshot „Nach der Verarbeitung“ zeigt das Ergebnis der abgeschlossenen Konvertierung. Die ursprünglichen .xlsx-Dateien wurden als .xls-Dateien ausgegeben, wobei die Beziehung der Dateinamen klar ist, z. B. Employee Information 1.xls, Employee Information.xls, Image1.xls, Image1(1).xls, Image1(2).xls, Local image path test.xls. Der Benutzer kann diese XLS-Dateien nun direkt für den Import in Altsysteme verwenden oder an Personen senden, die das ältere Format benötigen.
Aus diesem Vergleich wird ersichtlich, dass der Wert eines Stapelverarbeitungswerkzeugs nicht nur in der Einsparung von Klicks liegt, sondern vor allem darin, konsistente Ergebnisse zu erhalten: Dieselbe Charge von Dateien wird nach derselben Regel ausgegeben, die Erweiterung ist einheitlich, die Dateistruktur ist übersichtlich und die spätere Suche und Überprüfung sind bequemer.
Schritt 1: Die Kategorie „Excel-Tools“ öffnen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool achten Sie zuerst auf die Kategorienleiste auf der linken Seite. Im Screenshot ist zu sehen, dass die Software mehrere Verarbeitungskategorien für Bürodateien anbietet, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Text-Tools, Bild-Tools, Video-Tools und Audio-Tools. Da es bei dieser Aufgabe um die Konvertierung des Formats von Excel-Tabellen geht, muss auf „Excel-Tools“ zugegriffen werden.
Nach dem Betreten der Excel-Tools zeigt die Hauptoberfläche eine Reihe von Excel-bezogenen Funktionen an. Der Benutzer kann auf der Seite die Funktion „Excel in Xls konvertieren“ finden. Im Screenshot befindet sich diese Funktionskarte in der Liste der Excel-Tools und ist mit einem Pfeil markiert, was darauf hinweist, dass dies der Einstiegspunkt für die Stapelkonvertierung ist. Wenn Sie darauf klicken, gelangen Sie auf die spezielle Verarbeitungsseite für die Excel-zu-XLS-Konvertierung.
Das Ziel dieses Schrittes ist die Auswahl des richtigen Aufgabentyps. Für die Stapelverarbeitung von Dateien bestimmt der Aufgabentyp das Ausgabeergebnis. Wenn in PDF konvertiert werden soll, wählt man Excel in PDF konvertieren; wenn in CSV konvertiert werden soll, wählt man Excel in Csv konvertieren. Da wir in diesem Artikel XLS-Dateien erhalten möchten, muss „Excel in Xls konvertieren“ gewählt werden.
Schritt 2: Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren
Nach dem Aufrufen der Seite „Excel in Xls konvertieren“ sehen Sie oben Schaltflächen wie „Dateien hinzufügen“, „Dateien aus Ordner importieren“, „Leeren“, „Mehr“ usw. Hier gibt es zwei gängige Importmethoden: Wenn sich die Dateien an verschiedenen Orten befinden, können Sie mit „Dateien hinzufügen“ portionsweise auswählen; befinden sich die Dateien gesammelt in einem Verzeichnis, ist der Import mit „Dateien aus Ordner importieren“ effizienter.
Der Screenshot zeigt, dass aktuell 6 Excel-Dateien importiert wurden. Die Dateiliste enthält die Spalten Nr., Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum, Änderungsdatum und Aktionen. Die Erweiterungsspalte zeigt xlsx an, was bedeutet, dass dies die Quelldateien sind, die zur Konvertierung in XLS vorgesehen sind. Die Zusammenfassung unten zeigt eine Anzahl von 6 Datensätzen an, was die Bestätigung des Aufgabenumfangs erleichtert.
Das erwartete Ergebnis des Dateiimports ist eindeutig: Alle zu verarbeitenden Excel-Dateien sollten in der Liste erscheinen. Klicken Sie nach dem Import nicht sofort auf „Weiter“. Es wird empfohlen, zuerst die Anzahl und die Namen der Dateien zu überprüfen, um sicherzustellen, dass keine fehlen und dass keine Tabellen hinzugefügt wurden, die nicht konvertiert werden sollen.
Schritt 3: Listeninformationen zur Überprüfung vor der Konvertierung nutzen
Die Überprüfung vor der Stapelkonvertierung ist sehr wichtig. Die Liste im Screenshot zeigt nicht nur den Dateinamen, sondern auch den vollständigen Pfad, was für Büroszenarien sehr praktisch ist. Gleichnamige Dateien könnten beispielsweise in verschiedenen Ordnern existieren; würde man nur auf den Dateinamen achten, könnte man leicht die falsche wählen. Die Pfadspalte hilft dem Benutzer zu bestätigen, dass die Dateien tatsächlich aus dem Zielverzeichnis stammen.
Gleichzeitig können auch das Erstellungs- und das Änderungsdatum bei der Beurteilung der Dateiversion helfen. Sollte das Änderungsdatum einer Datei deutlich vor dem der anderen liegen, sollte möglicherweise geprüft werden, ob es sich um eine alte Dateiversion handelt. Das Löschsymbol in der Aktionsspalte dient dem Entfernen von Dateien, die nicht an dieser Verarbeitung teilnehmen sollen. Die Schaltfläche „Leeren“ oben ist geeignet, um neu zu beginnen, wenn die gesamte Auswahlliste falsch ist.
Nachdem Sie bestätigt haben, dass die Liste korrekt ist, klicken Sie unten auf „Weiter“. Die Prozessanzeige auf der Benutzeroberfläche zeigt, dass die aktuelle Aufgabe drei Phasen umfasst: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten. Über diesen schrittweisen Ablauf kann der Benutzer vor dem Start jeden Punkt einzeln bestätigen und das Risiko von Batch-Operationen reduzieren.
Schritt 4: Speicherort festlegen und die Batch-Generierung von XLS starten
Nach einem Klick auf „Weiter“ gelangen Sie in die Phase „Speicherort festlegen“. Obwohl der Screenshot nicht die detaillierten Optionen dieser Seite zeigt, lässt der Phasenname darauf schließen, dass der Benutzer einen Speicherort für die konvertierten XLS-Dateien festlegen muss. Zur besseren Verwaltung wird empfohlen, die Dateien nicht direkt mit den ursprünglichen XLSX-Dateien zu vermischen, sondern einen neuen Ergebnisordner zu erstellen. So werden die Dateien vor und nach der Verarbeitung getrennt aufbewahrt, was die Überprüfung und das Zurücksetzen erleichtert.
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, beginnt die Phase „Verarbeitung starten“. Die Software führt nun die Konvertierung für die Datensätze in der Liste stapelweise aus und gibt die importierten Excel-Dateien im XLS-Format aus. Öffnen Sie nach Abschluss des Vorgangs das Speicherverzeichnis, um das Ergebnis zu überprüfen. Wenn Sie sehen, dass die Erweiterung der Dateien nun .xls ist und die Dateinamen den Quelldateien entsprechen, ist die Aufgabe der Stapelkonvertierung als XLS abgeschlossen.
Vor der offiziellen Verwendung der Konvertierungsergebnisse empfiehlt es sich, einige Dateien stichprobenartig zu prüfen, um zu bestätigen, dass die Tabellen normal geöffnet werden können und kritische Daten, Kopfzeilen, Tabellenblattnamen usw. keine Anomalien aufweisen. Besonders bei Datentabellen, die in ein System importiert werden sollen, ist es ratsam, den Importvorgang zunächst mit wenigen Dateien zu testen und erst dann alle Konvertierungsergebnisse stapelweise zu übermitteln.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Für welche Excel-Dateien ist diese Methode geeignet? Aus dem Screenshot geht hervor, dass die Quelldateien in der Liste die Erweiterung xlsx haben und das Funktionsziel die Konvertierung in Xls ist. Daher eignet sie sich, um gängige Excel-Dateien stapelweise im .xls-Format auszugeben, besonders für die Anforderung, XLSX in XLS zu konvertieren.
2. Warum wird davon abgeraten, Dateien einzeln in Excel zu speichern? Das manuelle „Speichern unter“ eignet sich für wenige Dateien, aber bei vielen Dateien verbraucht es viel Zeit und es können leicht Dateien vergessen werden. Ein Stapelverarbeitungswerkzeug kann mehrere Dateien auf einmal importieren und die Software die Verarbeitung nach einheitlichen Regeln ausführen lassen.
3. Muss die ursprüngliche XLSX-Datei nach der Konvertierung aufbewahrt werden? Es wird empfohlen, sie aufzubewahren. Die Originaldatei ist die Datenquelle, die konvertierte XLS-Datei wird für Kompatibilität oder zur Einreichung verwendet. Die getrennte Aufbewahrung beider erleichtert die spätere Überprüfung.
4. Was ist, wenn die falsche Datei importiert wurde? In der Aktionsspalte der Liste können Sie eine einzelne Datei löschen oder mit der Schaltfläche „Leeren“ oben alle Datensätze entfernen und anschließend neu importieren.
5. Beeinträchtigen Leerzeichen oder Klammern im Dateinamen die Konvertierung? Der Screenshot zeigt Dateinamen mit Leerzeichen und Klammern, z. B. Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx, die nach der Verarbeitung immer noch als entsprechende .xls-Datei angezeigt werden. Bei der tatsächlichen Verarbeitung wird dennoch empfohlen, die Dateinamen klar zu halten und allzu spezielle Symbole zu vermeiden.
Zusammenfassung: Sich wiederholendes „Speichern unter“ durch Stapelkonvertierung ersetzen, um die Effizienz der Tabellenverarbeitung zu steigern
Das stapelweise Speichern von Excel-Dateien als XLS ist eine häufige Anforderung in vielen Szenarien des Imports in Altsysteme und der Formatvereinheitlichung. Im Vergleich zum manuellen, einzelnen Öffnen der Tabelle und „Speichern unter“ kann die Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool den Ablauf wie folgt vereinfachen: Excel-Tools aufrufen, „Excel in Xls konvertieren“ wählen, Dateien hinzufügen oder Ordner importieren, die zu verarbeitenden Datensätze überprüfen, Speicherort festlegen und Verarbeitung starten.
Der Effizienzgewinn dieser Methode ist direkt: Je mehr Dateien, desto deutlicher die Zeitersparnis; je standardisierter der Prozess, desto geringer die Fehlerwahrscheinlichkeit. Für Büromitarbeiter, die häufig Excel-Tabellenformate wie XLSX oder XLS verarbeiten müssen, wird empfohlen, das Stapelkonvertierungswerkzeug in den täglichen Arbeitsablauf zu integrieren. Wenn das nächste Mal ein Altsystem nur XLS-Dateien akzeptiert, kann schnell das Format vereinheitlicht und so mehr Zeit für die inhaltliche Prüfung und Nutzung der Daten selbst aufgewendet werden.