Viele Altsysteme, ältere Office-Versionen oder Geschäftsimportvorlagen verlangen immer noch das .xls-Format. Es wäre äußerst ineffizient, eine große Anzahl von .xlsx-Dateien manuell einzeln als xls zu speichern. Dieser Artikel nimmt HeSoft Doc Batch Tool als Beispiel und erklärt, wie Sie die Excel-zu-Xls-Konvertierungsfunktion aufrufen, Tabellen stapelweise hinzufügen oder aus einem Ordner importieren, die Dateiliste überprüfen und die einheitliche Konvertierung abschließen, um Büromitarbeitern bei der schnellen Lösung von Excel-Kompatibilitätsproblemen zu helfen.
In der praktischen Büroumgebung ist ein uneinheitliches Excel-Dateiformat ein sehr häufiges Problem. Sie können eine Sammlung von .xlsx-Tabellen von Kollegen, Kunden oder Systemexport-Verzeichnissen erhalten, aber bei der endgültigen Einreichung, dem Hochladen oder der Archivierung werden Sie aufgefordert, das .xls-Format zu verwenden. Insbesondere einige ältere Geschäftssysteme, Finanzimport-Tools, historische Vorlagen oder bestimmte Kundenspezifikationen verlangen immer noch .xls als Standardformat. Wenn Sie jede Datei einzeln manuell öffnen und dann „Speichern unter Excel 97-2003-Arbeitsmappe“ ausführen, wird der Zeitaufwand mit zunehmender Dateianzahl immer deutlicher.
Dieser Artikel befasst sich mit dem Thema „Stapelkonvertierung vieler Excel-Tabellendateien in das XLS-Format“ und zeigt anhand von Software-Screenshots, wie Sie mit „ HeSoft Doc Batch Tool “ eine Excel-kompatible Formatkonvertierung durchführen. Diese Software gehört zu den Bürosoftware- und Dokumenten-Stapelverarbeitungstools und eignet sich für die zentrale Abwicklung einer großen Anzahl von Dateiverarbeitungsaufgaben, wie z. B. Stapelkonvertierung von Formaten, Stapelorganisation von Dateien, Stapelverarbeitung von Dokumentinhalten usw. Für Personen in den Bereichen Personalwesen, Verwaltung, Finanzen, Betrieb, Lehre und Projektassistenz, die häufig mit Excel-Dateien zu tun haben, kann diese Stapelverarbeitungsfähigkeit sich wiederholende Arbeit erheblich reduzieren.
Dieser Artikel wird Ihnen nicht nur sagen, dass „man konvertieren kann“, sondern auch erläutern: in welchen Szenarien die Nutzung geeignet ist, wie sich die Dateien vor und nach der Verarbeitung verändern, wie Sie die richtige Funktion in der Software finden, wie Sie die zu konvertierenden Dateien hinzufügen und auf welche Prüfpunkte Sie vor der Konvertierung achten sollten. Sie können die Schritte befolgen, um die Stapelkonvertierung von xlsx nach xls abzuschließen.
Anwendungsszenarien: Stapelkonvertierung in xls löst Probleme der Excel-Kompatibilität und Formatvereinheitlichung
Die Konvertierung von Excel in XLS ist nicht nur eine einfache Änderung der Dateierweiterung, sondern dient dazu, die Datei an die Formatanforderungen bestimmter Software, Systeme oder Lieferumgebungen anzupassen. Die folgenden Situationen eignen sich für die Stapelkonvertierung.
Erstens: ältere Office-Versionen oder alte Computerumgebungen. Auf einigen Computern werden noch ältere Office-Versionen oder kompatible Office-Suiten verwendet, beim Öffnen von .xlsx-Dateien können Kompatibilitätsprobleme auftreten, während das .xls-Format von diesen Umgebungen leichter erkannt wird.
Zweitens: Import in Geschäftssysteme. Viele Importvorlagen unternehmensinterner Systeme wurden schon vor längerer Zeit entwickelt und unterstützen nur xls-Dateien. Wenn das Dateiformat beispielsweise bei Mitarbeiterinformationen, Inventarlisten, Bestellberichten, Kundendaten, Anwesenheitsdaten usw. nicht xls ist, kann der Upload fehlschlagen.
Drittens: Lieferung von Projektunterlagen. Kunden oder übergeordnete Stellen können ausdrücklich verlangen, dass „alle Tabellen im xls-Format vereinheitlicht werden“. Befinden sich dann viele xlsx-Tabellen in einem Ordner, ist die manuelle Bearbeitung nicht nur langsam, sondern führt auch zu Problemen wie uneinheitlicher Benennung oder fehlenden Dateien.
Viertens: Formatvereinheitlichung vor der Archivierung. Bei langfristig aufzubewahrenden Bürounterlagen ist es manchmal erforderlich, den Dateityp gemäß Abteilungsvorgaben zu vereinheitlichen. Die Stapelkonvertierung mehrerer Excel-Tabellen in xls kann die Ordnerstruktur übersichtlicher machen und die spätere Suche und Verwaltung erleichtern.
Fünftens: Test- und Vorlagen-Stapelverarbeitung. Die Dateinamen im Screenshot enthalten Employee Information, Image1, Local image path test usw., was darauf hindeutet, dass die zu verarbeitenden Dateien aus Testdaten, Vorlagendateien oder Tabellen aus verschiedenen Quellen stammen können. Mit einem Stapelverarbeitungstool können diese Dateien auf einmal in das Zielformat konvertiert werden, sodass ein wiederholtes Öffnen zur Überprüfung vermieden wird.
Ergebnisvorschau: Änderung der Dateierweiterung vor und nach der Konvertierung
Betrachten Sie zunächst den Status der Dateien vor der Verarbeitung. Im folgenden Bild befinden sich in einem Ordner mehrere Excel-Tabellen, alle mit der Dateierweiterung .xlsx, z. B. Employee Information 1.xlsx, Image1.xlsx, Local image path test.xlsx, Image1(1).xlsx, Image1(2).xlsx, Employee Information.xlsx. Das bedeutet, dass diese Dateien derzeit das neuere Excel-Arbeitsmappenformat haben.
Wenn diese Dateien nun einem System bereitgestellt werden müssen, das nur xls unterstützt, ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Es ist zu beachten, dass Sie die Dateiendung nicht einfach manuell von .xlsx auf .xls ändern können. Dadurch wird nur der Anzeigename geändert, aber keine Formatkonvertierung durchgeführt, was sogar dazu führen kann, dass die Datei nicht normal geöffnet oder vom System nicht erkannt wird.
Nach der Verarbeitung mit der Stapelkonvertierungsfunktion werden die Dateierweiterungen einheitlich in .xls geändert. Im folgenden Bild sehen Sie, dass aus Employee Information 1.xlsx entsprechend Employee Information 1.xls wird, aus Image1.xlsx wird Image1.xls, aus Local image path test.xlsx wird Local image path test.xls. Der Hauptteil des Dateinamens bleibt erhalten, das Format ist konvertiert.
Dieser Effekt ist für die Büroarbeit im Stapel von großer Bedeutung: Die .xls-Formatanforderung wird erfüllt, ohne die ursprünglichen Dateinamen durcheinanderzubringen. Sie können den Dateiinhalt weiterhin anhand der ursprünglichen Benennung erkennen und erhalten gleichzeitig die für die Kompatibilität mit älteren Systemen erforderlichen XLS-Dateien.
Vorgehensweise: Excel in XLS konvertieren mit HeSoft Doc Batch Tool
Im Folgenden wird der vollständige Arbeitsablauf anhand der Software-Screenshots erläutert. Der Produktname in der Oberfläche lautet „ HeSoft Doc Batch Tool “, die Versionsinformationen werden oben angezeigt. Die Funktionseinstiege sind nach Dateityp und Verarbeitungskategorie organisiert, für diese Aufgabe wird die Formatkonvertierungsfunktion unter den Excel-Tools benötigt.
Schritt Eins: Excel-Tools in der linken Navigation auswählen
Nach dem Öffnen der Software schauen Sie sich zuerst die linke Navigationsleiste an. Im Screenshot sind mehrere Toolkategorien zu sehen, darunter Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools, Texttools, Bildtools usw. Da es sich bei dieser Aufgabe um die Verarbeitung von Excel-Tabellen handelt, sollten Sie links auf „Excel-Tools“ klicken.
Nach dem Aufrufen der Excel-Tools-Seite werden rechts mehrere Excel-bezogene Funktionen in Kartenform angezeigt. Jede Karte enthält eine Nummer, den Funktionsnamen und eine kurze Erläuterung, um eine schnelle Orientierung zu ermöglichen. Die hier gesuchte Funktion ist „Excel in Xls konvertieren“.
Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf „12, Excel in Xls konvertieren“, die zugehörige Erläuterung lautet „Stapelkonvertierung von Excel-Dateien in das Xls-Format“. Dies ist genau die Funktion, die für diese Stapelkonvertierung von xlsx nach xls aufgerufen werden muss. Wenn Sie auf diese Karte klicken, öffnet die Software die entsprechende Seite für die Stapelkonvertierungsaufgabe.
Wichtig bei diesem Schritt ist, nicht das falsche Format auszuwählen. Auf der Seite sehen Sie auch ähnliche Funktionen wie Excel in PDF konvertieren, Excel in CSV konvertieren, Excel in Xlsx konvertieren, Excel in Xlsm konvertieren usw., deren Zielformate unterschiedlich sind. Wenn das Ziel .xls ist, sollten Sie „Excel in Xls konvertieren“ wählen.
Schritt Zwei: Konvertierungsseite aufrufen, Methode zum Hinzufügen von Dateien wählen
Nach dem Aufrufen der Funktionsseite zeigt die Kopfzeile „Excel in Xls konvertieren“, was anzeigt, dass Sie sich auf der richtigen Aufgabenseite befinden. Über der Seite werden einige gängige Schaltflächen angeboten: Dateien hinzufügen, Dateien aus Ordner importieren, Leeren, Mehr. Darunter befindet sich die Liste der zu verarbeitenden Datensätze, der Seitenablauf unterteilt sich in „Zu verarbeitende Datensätze auswählen“, „Speicherort festlegen“ und „Verarbeitung starten“.
Wenn Ihre Excel-Dateien in einem einzigen Ordner konzentriert sind, empfiehlt es sich, auf „Dateien aus Ordner importieren“ zu klicken. Dadurch können alle relevanten Dateien im Ordner auf einmal in die Liste importiert werden, was sich für Szenarien mit einer großen Dateianzahl eignet. Wenn die Dateien über verschiedene Verzeichnisse verteilt sind oder Sie nur einen Teil der Dateien auswählen möchten, können Sie „Dateien hinzufügen“ verwenden.
Der rote Pfeil im Screenshot zeigt auf die Schaltfläche „Dateien hinzufügen“ und bedeutet, dass Sie von hier aus die zu konvertierenden Excel-Dateien importieren können. Nach Abschluss des Imports erscheinen die Dateien in der Liste und zeigen Informationen wie Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungsdatum und Änderungsdatum an.
Ziel dieses Schrittes ist es, die Quelldateien in die Aufgabenwarteschlange aufzunehmen. Das erwartete Ergebnis ist, dass alle zu konvertierenden xlsx-Dateien in der Liste angezeigt werden und auf den nächsten Schritt warten.
Schritt Drei: Anzahl der Datensätze und Dateipfade prüfen
Nach dem Importieren der Dateien wird empfohlen, nicht sofort zum nächsten Schritt überzugehen, sondern zuerst die Liste zu prüfen. Im Screenshot enthält die Liste insgesamt 6 Datensätze, unten wird „Datensätze: 6“ angezeigt. Jeder Datensatz zeigt den Dateinamen und den vollständigen Pfad an, Beispielpfad: C:\Users\Administrator\Desktop\Test folder 1\. Die Spalte „Erweiterung“ zeigt xlsx, was bedeutet, dass es sich bei den aktuell importierten Dateien um das xlsx-Format handelt.
Die Prüfung der Dateipfade ist wichtig, um sicherzustellen, dass Sie die Tabellen aus dem richtigen Ordner verarbeiten und nicht versehentlich ein anderes Verzeichnis ausgewählt haben. Insbesondere wenn auf dem Desktop, in Download-Verzeichnissen oder Projektverzeichnissen gleichnamige oder ähnliche Dateien vorhanden sind, kann die Pfadprüfung die Konvertierung falscher Dateien verhindern.
Rechts in der Liste befindet sich die Spalte „Aktionen“. Hinter jedem Datensatz gibt es ein Löschsymbol. Wenn Sie feststellen, dass eine bestimmte Datei nicht konvertiert werden muss, können Sie sie aus der Liste entfernen, bevor die Verarbeitung beginnt. Die Schaltfläche „Leeren“ oben auf der Seite eignet sich, um die aktuelle Liste bei einem Importfehler auf einmal zu leeren und die Dateien dann erneut hinzuzufügen.
Das Ziel dieses Schrittes ist es, die Fehlerquote der Stapelverarbeitung zu reduzieren. Das erwartete Ergebnis ist, dass die Anzahl, die Namen, die Pfade und die Erweiterungen der Dateien in der Liste den Anforderungen dieser Konvertierung entsprechen.
Schritt Vier: Filter- und Sortierhilfen bei Bedarf für die Prüfung nutzen
Bei vielen zu verarbeitenden Dateien kann die manuelle Überprüfung von Anfang bis Ende zeitaufwendig sein. Im Screenshot werden auf der rechten Seite der Liste die Schaltflächen „Filtern“ und „Sortieren“ bereitgestellt, solche Funktionen werden normalerweise verwendet, um Benutzern das Suchen, Filtern oder Anpassen der Ansichtsreihenfolge in Stapeldatensätzen zu erleichtern. Obwohl das Konvertierungsergebnis nicht unbedingt von der Listenreihenfolge abhängt, können Filtern und Sortieren bei großen Batch-Aufgaben helfen, den Dateiumfang schneller zu bestätigen.
Sie können beispielsweise anhand des Dateinamens, des Pfads oder der Erweiterung prüfen und sicherstellen, dass nur zu konvertierende Excel-Dateien importiert wurden. Wenn Sie feststellen, dass sich nicht zugehörige Dateien in der Liste befinden, sollten Sie diese zuerst löschen oder die Liste leeren und erneut importieren.
Dieser Schritt muss nicht jedes Mal ausgeführt werden, ist aber in Szenarien mit sehr vielen Dateien, ähnlicher Benennung oder komplexer Herkunft sehr hilfreich. Das erwartete Ergebnis ist ein klares Urteil über den Umfang der zu verarbeitenden Dateien.
Schritt Fünf: Auf „Weiter“ klicken und Ausgabespeicherort festlegen
Klicken Sie nach der Bestätigung der zu verarbeitenden Datensätze auf die Schaltfläche „Weiter“ am unteren Seitenrand. Der Ablauf der Oberfläche zeigt den zweiten Schritt „Speicherort festlegen“. Das bedeutet, bevor die eigentliche Konvertierung beginnt, müssen Sie festlegen, wo die xls-Dateien gespeichert werden sollen.
Es wird empfohlen, die Konvertierungsergebnisse nicht einfach im ursprünglichen Ordner abzulegen, besonders wenn die Original- und die Ausgabedateien denselben Hauptnamen und nur unterschiedliche Erweiterungen haben. Eine Vermischung kann die spätere Suche erschweren. Eine sicherere Vorgehensweise ist, ein unabhängiges Ausgabeverzeichnis zu erstellen, z. B. „Konvertiert in xls“, „xls-Ergebnisse“, „Einreichungs-xls“ usw. So bleiben sowohl die ursprünglichen xlsx-Dateien erhalten als auch die konvertierten xls-Dateien einheitlich überprüfbar.
Ziel dieses Schrittes ist es, den Ausgabepfad klar festzulegen. Das erwartete Ergebnis ist, dass die Software die später generierten .xls-Dateien am angegebenen Ort speichert, damit der Benutzer sie schnell finden kann.
Schritt Sechs: Verarbeitung starten und Konvertierungsergebnis prüfen
Nachdem Sie den Speicherort festgelegt haben, folgen Sie dem Seitenablauf zum dritten Schritt „Verarbeitung starten“. Nach dem Start führt die Software eine Stapelkonvertierung für die Excel-Dateien in der Liste durch und gibt sie im Xls-Format aus. Nach Abschluss der Verarbeitung öffnen Sie den Ausgabeordner und prüfen, ob die Dateierweiterungen zu .xls geändert wurden.
Sie können die Ausgabeergebnisse mit dem Nachverarbeitungs-Vorschaubild vergleichen: Der Hauptteil des Dateinamens sollte übereinstimmen, die Erweiterung von xlsx in xls geändert worden sein. Zum Beispiel sollte aus Employee Information.xlsx nach der Konvertierung Employee Information.xls werden, aus Image1.xlsx sollte Image1.xls werden.
Das Ziel dieses Schrittes ist der Abschluss der eigentlichen Formatkonvertierung. Das erwartete Ergebnis ist ein Satz XLS-Dateien, die für ältere Systeme, ältere Office-Versionen oder spezielle Einreichungsvorschriften verwendet werden können.
Häufige Fragen und wichtige Hinweise
1. Kann man die Endung direkt umbenennen und aus xlsx xls machen?
Davon wird abgeraten. Die direkte Änderung der Endung betrifft nur die Anzeige des Dateinamens, das interne Dateiformat wird dabei nicht wirklich geändert. Der richtige Weg ist die Generierung von xls-Dateien über die Konvertierungsfunktion, dies entspricht eher den Anforderungen für die Systemerkennung und das Öffnen in Bürosoftware.
2. Muss ich die Originaldateien vor der Stapelkonvertierung sichern?
Es wird empfohlen, die ursprünglichen xlsx-Dateien aufzubewahren. Die Stapelverarbeitung kann zwar die Effizienz steigern, aber die Originaldateien sind eine wichtige Grundlage für spätere Überprüfungen und erneute Konvertierungen. Die Ausgabedateien in einem unabhängigen Ordner zu speichern, ist die sicherere Vorgehensweise.
3. Wie vermeide ich das Übersehen von Dateien bei ähnlichen Dateinamen?
Sie können die zu verarbeitenden Dateien zunächst in einem einzigen Ordner konzentrieren und dann „Dateien aus Ordner importieren“ verwenden. Überprüfen Sie nach dem Import die Datensatzanzahl und die Dateiliste, um sicherzustellen, dass ähnliche Dateien wie Image1, Image1(1), Image1(2) alle in der Aufgabe enthalten sind.
4. Warum zeigt die Liste Pfad und Erweiterung an?
Der Pfad dient zur Bestätigung der Dateiquelle, die Erweiterung zur Bestätigung des Dateityps. Im Screenshot zeigt die Spalte Erweiterung xlsx an, was bedeutet, dass es sich bei diesen Dateien um die Konversionsobjekte handelt. Für Stapelaufgaben sind Pfad und Erweiterung sehr wichtige Prüfinformationen.
5. Wie überprüfe ich die Ergebnisse nach Abschluss der Konvertierung?
Die direkteste Methode besteht darin, zu sehen, ob die Dateierweiterungen im Ausgabeordner .xls sind, und stichprobenartig einige Dateien zu öffnen, um zu prüfen, ob der Inhalt normal ist. Wenn die Dateien in ein System hochgeladen werden müssen, können Sie auch zuerst den Import mit ein oder zwei Stichprobendateien testen, bevor Sie die gesamte Batch-Einreichung durchführen.
Fazit: Stapelkonvertierung des Excel-Formats für effizientere Kompatibilitätsverarbeitung
Wenn Sie viele Excel-Dateien in das XLS-Format konvertieren müssen, ist das manuelle „Speichern unter“ keine effiziente Lösung. Es verbraucht nicht nur Zeit, sondern führt aufgrund der großen Dateianzahl, ähnlicher Namen und komplexer Verzeichnisse auch leicht zu Auslassungen. Mit HeSoft Doc Batch Tool können Sie über die Funktion „Excel in Xls konvertieren“ in den „Excel-Tools“ mehrere xlsx-Tabellen zentral in eine Liste aufnehmen, dann einheitlich den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten.
Der Wert dieser Methode liegt darin, sich wiederholende Vorgänge in einen Standardprozess zu verwandeln: Funktion wählen, Dateien importieren, Liste prüfen, Ausgabe festlegen, Stapelkonvertierung. Für Büromitarbeiter, die häufig Berichte, Vorlagen, Importdateien und Archivierungsunterlagen bearbeiten müssen, kann die Stapelkonvertierung des Excel-Formats die Effizienz erheblich steigern. Es wird empfohlen, bei Anforderungen wie xlsx zu xls Konvertierung, Excel-Formatkompatibilität oder Formatvereinheitlichung mehrerer Tabellen, vorrangig das Stapelverarbeitungstool zu verwenden, anstatt die Dateien manuell einzeln zu bearbeiten.