Wenn eine große Anzahl von Ordnernamen unregelmäßige Nummern, Daten oder numerische Suffixe enthält, ist das Umbenennen einzeln sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig. Dieser Artikel demonstriert anhand eines Beispiels HeSoft Doc Batch Tool , wie Sie mit der Funktion „Schlüsselwörter in Ordnernamen suchen und ersetzen“ Platzhalter-Regex wie \d{3} verwenden, um dreistellige Zahlen in Ordnernamen unscharf zu finden und durch einheitliche Textsuffixe zu ersetzen, um mehrere Ordnernamen schnell zu vereinheitlichen.
Im täglichen Büroalltag, bei der Dokumentenarchivierung, Projektabgabe und Datenbereinigung kommt es häufig vor, dass eine Reihe von Ordnernamen einheitlich angepasst werden müssen. Beispielsweise heißen Ordner ursprünglich INV4X812, ORD7A293, PO9C37, wobei der vordere Teil eine Geschäftsnummer darstellt und die letzten drei Ziffern eine temporäre laufende Nummer. Nun soll die vordere Kombination aus Buchstaben und Zahlen erhalten bleiben, nur die letzten drei Ziffern sollen einheitlich durch -TEST ersetzt werden. Bei manueller Änderung jedes einzelnen Ordners ist das nicht nur ineffizient, sondern es kommt auch leicht zu Auslassungen oder Fehlern.
Für diese Art von Anforderungen eignen sich die Stapelverarbeitungsfunktionen in Bürosoftware. Dieser Artikel führt anhand von Screenshots durch die Verwendung der Funktionen zum „Ordnernamen“ in HeSoft Doc Batch Tool , um über den regulären Ausdruck mit Platzhaltern eine batchweise unscharfe Suche und Ersetzung durchzuführen. Sie sehen die Ergebnisse vor und nach der Bearbeitung und erhalten einen vollständigen Einblick von der Auswahl der Funktion, dem Hinzufügen von Ordnern, der Festlegung der Übereinstimmungsregeln bis zur Durchführung der batchweisen Umbenennung.
Anwendungsszenarien: Für welche Ordnernamen eignet sich die batchweise Ersetzung mit regulären Ausdrücken?
Die batchweise Änderung von Ordnernamen mit Platzhaltern oder regulären Ausdrücken eignet sich besonders für solche Ordner, deren „Namensstruktur einer Regel folgt, die konkreten Zeichen aber nicht vollkommen gleich sind“. Beispielsweise steht bei manchen Ordnern vorne die Kundennummer, dann das Datum; bei anderen vorne der Projektcode, dann die laufende Nummer; in wieder anderen Namen finden sich Abteilungscodes, Bestellnummern oder Versionsnummern. Obwohl der vollständige Name jedes Ordners anders ist, haben die zu ändernden Teile gemeinsame Merkmale, etwa drei Ziffern, eine vierstellige Jahreszahl, ein alphabetischer Code fester Länge usw.
Wenn nur vollkommen identischer Text ersetzt werden soll, kann die gewöhnliche exakte Suche verwendet werden; soll jedoch ein „Textabschnitt, der einer bestimmten Regel folgt“ ersetzt werden, ist eine unscharfe Übereinstimmung erforderlich. Das Beispiel im Screenshot verwendet \d{3}, was so verstanden werden kann, dass es auf drei aufeinanderfolgende Ziffern zutrifft. So können, egal ob die Ordnernamen auf 812, 293, 376, 194 oder 705 enden, alle diese Zahlen, sofern sie der Regel der drei aufeinanderfolgenden Ziffern entsprechen, auf einmal gefunden und ersetzt werden.
Diese Art von Vorgängen ist in folgenden Büroszenarien üblich:
- Projektmaterialarchivierung: Einheitliche Ersetzung temporärer Nummern in einer Reihe von Projektordnern durch ein offizielles Suffix.
- Auftrags- oder Kundendatenbereinigung: Batchweise Änderung von laufenden Nummern in Auftrags- oder Kundenordnern.
- Testdatenverarbeitung: Ersetzung ursprünglicher Nummern durch Testkennzeichen, z. B. einheitlich in -TEST ändern.
- Standardisierung von Abteilungsmaterialien: Bereinigung historischer Ordnernamen mit uneinheitlichen Benennungsregeln.
- Bereinigung vor batchweiser Migration: Vereinheitlichung des Namensformats vor dem Hochladen in eine Cloud, der Archivierung auf einem Server oder der Übergabe an Kunden.
Die Ausrichtung von HeSoft Doc Batch Tool ist die Bürosoftware, deren Hauptwert in der batchweisen Verarbeitung von Dateien und Ordnern zur Reduzierung von Routinetätigkeiten liegt. Für Aufgaben, die die Bearbeitung mehrerer Ordnernamen erfordern, kann die Verwendung eines Stapelverarbeitungswerkzeugs den Arbeitsaufwand im Vergleich zur händischen Umbenennung per Rechtsklick deutlich reduzieren.
Ergebnisvorschau: Vor der Bearbeitung enthalten die Ordnernamen verschiedene numerische Suffixe
Im folgenden Screenshot vor der Bearbeitung sind 5 Ordner zu sehen, deren Namen jeweils verschiedene dreistellige numerische Suffixe enthalten. Zum Beispiel 812 in INV4X812, 293 in ORD7A293, 376 in PO9C376 usw. Der rot markierte Teil stellt genau den digitalen Inhalt dar, der batchweise unscharf gesucht und ersetzt werden soll.
Bei einer manuellen Vorgehensweise müsste man der Reihe nach jeden Ordner anklicken, die letzten Ziffern löschen und das neue Suffix eingeben. Bei einer geringen Anzahl von Ordnern mag das noch machbar sein, doch bei Dutzenden oder Hunderten von Ordnern ist dieser sich wiederholende Vorgang äußerst ineffizient. Noch bedeutsamer ist, dass bei einer manuellen Änderung nicht sichergestellt werden kann, dass jeder Name nach derselben Regel behandelt wird. Insbesondere bei ähnlichen Ordnernamen mit unterschiedlichen Nummern kann es leicht passieren, dass ein Ordner übersehen wird oder versehentlich Zeichen des Präfixes gelöscht werden.
Ergebnisvorschau: Nach der Bearbeitung einheitlich durch ein festgelegtes Text-Suffix ersetzt
Nach Abschluss der Bearbeitung wurden die dreistelligen Ziffern in den ursprünglichen Ordnernamen durch -TEST ersetzt. So wurde beispielsweise INV4X812 zu INV4X-TEST, ORD7A293 zu ORD7A-TEST und PO9C376 zu PO9C-TEST. Es ist ersichtlich, dass der vordere Teil des Ordnernamens erhalten blieb und nur der gefundene dreistellige Ziffernteil geändert wurde.
Dieses Ergebnis zeigt, dass bei der batchweisen Umbenennung von Ordnern mit regulären Ausdrücken erreicht werden kann, „nur die regelkonformen Teile zu ändern“, anstatt den gesamten Ordnernamen zu ersetzen. Dies ist besonders wichtig für Büroszenarien, in denen Projektnummern, Kundencodes, Dokumentenklassifikationen usw. erhalten bleiben müssen.
Bedienungsschritt 1: Aufrufen des Ordnernamen-Tools und Auswahl der Suchen & Ersetzen-Funktion
Nach dem Öffnen von HeSoft Doc Batch Tool sind auf der linken Seite verschiedene Büroverarbeitungskategorien zu sehen, z. B. Dateiname, Ordnername, Dateien ordnen, Word-Tools, Excel-Tools, PowerPoint-Tools, PDF-Tools usw. Da die Objekte dieser Bearbeitung Ordnernamen und nicht die Dateien selbst wie docx, doc, xlsx, pdf sind, muss die linke Kategorie Ordnername aufgerufen werden.
Wählen Sie in den Funktionen zum Ordnernamen die Option „Schlüsselwörter im Ordnernamen suchen und ersetzen“. Im Screenshot ist zu erkennen, dass diese Funktion wie folgt beschrieben ist: „Suchen und ersetzen Sie batchweise Schlüsselwörter in den Ordnernamen von Dateien“. Sie eignet sich zur batchweisen Änderung eines bestimmten Textabschnitts in Ordnernamen.
Das Ziel dieses Schritts besteht darin, zunächst zu bestimmen, welche Art von batchweiser Umbenennungsfähigkeit verwendet werden soll. Im Screenshot sind auch andere Funktionen zu sehen, wie das Einfügen von Text in Ordnernamen, das Hinzufügen von Präfixen und Suffixen, die Groß- und Kleinschreibungsumwandlung, das Löschen von Text aus Ordnernamen usw. In diesem Beispiel geht es jedoch weder um ein reines Anhängen von Inhalten vor oder nach dem Namen noch um das Löschen eines feststehenden Textes, sondern darum, „verschiedene dreistellige Ziffern“ einheitlich durch einen bestimmten Text zu ersetzen. Daher sollte die such- und ersetzende Funktion in Kombination mit Regeln zur unscharfen Übereinstimmung gewählt werden.
Bedienungsschritt 2: Die zu bearbeitenden Ordner hinzufügen und die Liste prüfen
Nach dem Aufrufen der Funktion „Schlüsselwörter im Ordnernamen suchen und ersetzen“ wird oben auf der Seite ein schrittweiser Prozess angezeigt: Zu bearbeitende Einträge auswählen, Bearbeitungsoptionen festlegen, Speicherort festlegen, Bearbeitung starten. Wir befinden uns derzeit in Schritt 1 „Zu bearbeitende Einträge auswählen“. Oben rechts auf der Seite ist die Schaltfläche Ordner hinzufügen zu sehen. Klicken Sie darauf, um die Ordner, deren Namen batchweise geändert werden sollen, zur Aufgabenliste hinzuzufügen.
Nach dem Hinzufügen werden in der Liste die Nummer, der Name, der Pfad, das Erstellungsdatum, das Änderungsdatum sowie eine Aktionsspalte angezeigt. Im Screenshot sind bereits 5 Ordner hinzugefügt, deren Pfad unter D:\test\ liegt und die INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194 und SO2D705 heißen. Im Zusammenfassungsbereich unten auf der Seite wird eine Datensatzanzahl von 5 angezeigt, was bedeutet, dass diesmal 5 Ordner bearbeitet werden.
In diesem Schritt wird empfohlen, die Liste sorgfältig zu prüfen und sicherzustellen, dass keine falschen Ordner hinzugefügt wurden. Sollte ein bestimmter Ordner nicht bearbeitet werden müssen, kann er über die Aktionsspalte in der Benutzeroberfläche entfernt werden. Für eine batchweise Umbenennungsaufgabe ist die Bestätigung des Bearbeitungsumfangs im Vorfeld äußerst entscheidend, denn sobald der Ordnername geändert ist, könnten nachfolgend darauf basierende Pfade, Verknüpfungen, Skripte oder Referenzbeziehungen beeinträchtigt werden. Insbesondere in einer Unternehmensbüroumgebung wird empfohlen, die Regel zunächst in einem Testverzeichnis zu validieren, bevor sie auf das eigentliche Materialverzeichnis angewendet wird.
Bedienungsschritt 3: Die Formel für die unscharfe Textsuche auswählen und die Regex-Regel eingeben
Klicken Sie nach Bestätigung der korrekten Ordnerliste unten auf Nächster Schritt, um zu Schritt 2 „Bearbeitungsoptionen festlegen“ zu gelangen. Auf dieser Seite muss zunächst der Suchmodus festgelegt werden. Der Screenshot zeigt zwei Optionen: Exakte Textsuche und Formel für unscharfe Textsuche verwenden. Für dieses Beispiel müssen verschiedene dreistellige Ziffern gefunden werden, daher wählen wir Formel für unscharfe Textsuche verwenden.
Geben Sie anschließend in die linke Liste der zu suchenden Schlüsselwörter den Ausdruck \d{3} ein. Die Bedeutung hiervon ist das Suchen nach drei aufeinanderfolgenden Ziffern. Da die Ordnernamen im Beispiel auf 812, 293, 376, 194 und 705 enden, entsprechen diese Inhalte alle der Regel der drei aufeinanderfolgenden Ziffern und werden somit einheitlich als zu ersetzende Teile erkannt.
Geben Sie dann in die rechte Liste der zu ersetzenden Schlüsselwörter den Text -TEST ein. Dies bedeutet, dass die gefundenen dreistelligen Ziffern durch -TEST ersetzt werden sollen. Gemäß den Hinweisen im Screenshot könnte ein Leerlassen des Ersetzungstextes das Löschen der gefundenen Inhalte bedeuten; da im Beispiel die Ziffern jedoch in ein Test-Suffix geändert werden sollen, muss ein klarer Ersetzungstext eingetragen werden.
Das erwartete Ergebnis dieses Schritts ist: Die Software sucht gemäß der linken Regel in jedem Ordnernamen die übereinstimmenden Teile und ersetzt sie durch den entsprechenden Inhalt auf der rechten Seite. Am Beispiel von INV4X812: \d{3} findet 812, ersetzt durch -TEST ergibt sich INV4X-TEST. Analog wird 194 in REQ8F194 ersetzt, so dass REQ8F-TEST entsteht.
Bedienungsschritt 4: Speicherort festlegen und Bearbeitung starten
Klicken Sie nach dem Festlegen des Suchmodus, der Suchbegriffe und des Ersetzungsinhalts weiter unten auf der Seite auf Nächster Schritt. Gemäß der Prozessführung oben auf der Benutzeroberfläche folgen anschließend die Schritte Speicherort festlegen und Bearbeitung starten. Da die Aufgabe dieser Sitzung das Ändern von Ordnernamen ist, wird empfohlen, vor dem Fortfahren erneut zu prüfen, ob die Regel den Erwartungen entspricht. Insbesondere sollte bestätigt werden, dass \d{3} nur den zu ersetzenden Ziffernblock findet.
Befinden sich mehrere Gruppen von drei Ziffern in einem Ordnernamen, wie z. B. ABC123DEF456, könnte die Regel zur unscharfen Übereinstimmung mehr als eine Stelle finden. In diesem Fall sollte die Regel je nach tatsächlichem Bedarf angepasst oder zuerst mit einer kleinen Anzahl von Ordnern getestet werden. Das Beispiel in den Screenshots ist recht eindeutig: Jeder Ordnername enthält nur eine Gruppe von drei Ziffern am Ende, daher liefert \d{3} das erwartete Ergebnis.
Nach Abschluss des letzten Bearbeitungsschritts können Sie im Datei-Explorer sehen, dass die Ordnernamen einheitlich in das Format mit dem Suffix -TEST geändert wurden. Die Screenshots nach der Bearbeitung zeigen bereits das Endergebnis und belegen, dass die batchweise Ersetzung erfolgreich war.
Häufige Fragen und Hinweise
1. Warum nicht die Funktion „Präfix und Suffix hinzufügen“ verwenden?
Wenn lediglich an alle Ordnernamen derselbe Text angehängt werden soll, kann die Suffix-Hinzufügungsfunktion verwendet werden. In diesem Beispiel geht es jedoch nicht um ein einfaches Anhängen, sondern darum, die ursprünglichen dreistelligen Ziffern zu ersetzen. Würde man direkt ein Suffix hinzufügen, könnte aus INV4X812 der Name INV4X812-TEST werden, wobei das ursprüngliche 812 erhalten bliebe, was nicht dem Ziel dieser Aufgabe entspricht. Daher sollte die Suchen & Ersetzen-Funktion verwendet werden.
2. Ist \d{3} für alle numerischen Bezeichnungen geeignet?
\d{3} wird verwendet, um auf drei aufeinanderfolgende Ziffern zu passen. Wenn Ihre Ordnernamen zweistellige Ziffern enthalten, kann eine Regel für zwei Ziffern in Betracht gezogen werden; bei vierstelligen Jahreszahlen oder vierstelligen laufenden Nummern ist die entsprechende Übereinstimmungsregel zu verwenden. In der Praxis sollte zunächst die Gesetzmäßigkeit der Ordnernamen beobachtet werden, bevor der Ausdruck für die unscharfe Übereinstimmung festgelegt wird.
3. Betrifft dies Word-, Excel- oder PDF-Dateien im Ordner?
Dieser Artikel demonstriert die batchweise Änderung von Ordnernamen, nicht die Änderung des Inhalts der darin befindlichen doc-, docx-, xls-, xlsx-, ppt-, pptx- oder pdf-Dateien. Dateien innerhalb des Ordners werden durch die Umbenennung des Ordners normalerweise nicht umbenannt. Wenn jedoch externe Systeme vom ursprünglichen Pfad abhängen, muss vorab geklärt werden, ob die Pfadänderung Auswirkungen hat.
4. Ist eine Sicherung vor der batchweisen Bearbeitung erforderlich?
Es wird eine Sicherung oder das Kopieren in ein Testverzeichnis empfohlen. Die Effizienz der batchweisen Umbenennung ist hoch, was aber auch bedeutet, dass fehlerhafte Regeln schnell auf mehrere Ordner angewendet werden. Insbesondere bei Arbeiten mit offiziellen Geschäfts-, Finanz-, Vertrags- oder Kundenlieferverzeichnissen ist es sicherer, erst zu testen und dann auszuführen.
5. Wie lassen sich falsche Übereinstimmungen vermeiden?
Der Schlüssel liegt darin, den Ausdruck so genau wie möglich an die Namenskonvention anzupassen. Wenn nur die letzten drei Ziffern gefunden werden sollen, aber auch in der Mitte des Ordnernamens drei Ziffern vorkommen können, muss die Regel sorgfältiger gestaltet werden. Die Struktur der Ordnernamen in den Screenshots dieses Artikels ist recht einheitlich, daher konnte \d{3} die Beispielaufgabe erfüllen.
Fazit: Ersetzen Sie die manuelle Umbenennung durch ein Batch-Tool und steigern Sie die Effizienz der Dateiorganisation
Anhand des Beispiels in diesem Artikel ist ersichtlich, dass HeSoft Doc Batch Tool als batchorientierte Verarbeitungssoftware für Büroszenarien den Benutzer dabei unterstützen kann, batchweise unscharfe Änderungen an Ordnernamen schnell durchzuführen. Angesichts mehrerer Ordner mit unterschiedlichen Namen, deren Teilzeichen aber derselben Regel folgen, ist die Verwendung von Platzhaltern und regulären Ausdrücken zum Suchen und anschließenden einheitlichen Ersetzen durch einen festgelegten Text effizienter und stabiler als die manuelle Änderung jedes einzelnen Ordners.
Wenn Sie gerade Projektverzeichnisse, Auftragsunterlagen, Testordner oder historische Archivordner strukturieren und batchweise Nummern, Daten oder Zeichen eines bestimmten Formats in den Namen ersetzen müssen, können Sie den Schritten in diesem Artikel folgen: Rufen Sie das Ordnernamen-Tool auf, wählen Sie die Suchen & Ersetzen-Funktion, fügen Sie Ordner hinzu, wählen Sie die Formel für die unscharfe Textsuche, geben Sie die Übereinstimmungsregel und den Ersetzungstext ein und schließen Sie die Bearbeitung gemäß dem Assistenten ab. Es wird empfohlen, die Regel zunächst mit einigen Testobjekten zu überprüfen und nach Bestätigung der Korrektheit batchweise auf das endgültige Verzeichnis anzuwenden.