Um Dateiinhalte schnell zu identifizieren, müssen wir oft den Textinhalt aus Word-Dokumenten extrahieren, um ihn als Dateinamen zu verwenden. Wenn wir den Text manuell kopieren und in den Dateinamen einfügen, ist das nicht nur ineffizient, sondern auch fehleranfällig. Im Folgenden zeigen wir Ihnen eine Methode, mit der Sie bestimmte Texte in Dokumenten präzise abgleichen und extrahieren können, um Dateien umzubenennen. Hunderte von Dateien lassen sich auf einmal erledigen, vollautomatisch und problemlos!
Szenarien für die Verwendung der Stapelverarbeitung zum Extrahieren von Textinhalten zur Umbenennung von Dateien
1、Unternehmensinterne Verträge, Vereinbarungen und ähnliche Dokumente haben oft keine einheitliche Benennungsregel. Manche verwenden den Kundennamen als Dateiname, andere das Vertragsdatum – das wirkt schnell unübersichtlich. Für eine einheitliche Ablage müssen Informationen wie Vertragsnummer oder Kundenname aus allen Verträgen extrahiert und als Dateiname verwendet werden.
2、Beim stapelweisen Ordnen von Frachtaufträgen oder Logistikdokumenten müssen Bestellnummer, Sendungsnummer oder Empfängername aus dem Inhalt abgeglichen und als Dateiname genutzt werden. Dies gewährleistet die Eindeutigkeit des Dateinamens und erleichtert das spätere schnelle Suchen und Auffinden der Dateien.
3、Unternehmen haben zahlreiche interne Dokumente zu ordnen und abzulegen, deren Benennung keiner Regel folgt – mal der Projektname, mal der Mitarbeitername. Zur schnellen Identifizierung müssen diese Dokumente einheitlich die Dokumentennummer als Dateiname extrahieren.
Vorschau: Automatisches Extrahieren der Bestellnummer als Word-Dateiname
Vor der Verarbeitung:
Nach der Verarbeitung:
Arbeitsschritte zum automatischen Umbenennen von Dateien durch stapelweises Extrahieren von Dateiinhalten
1、Öffnen Sie HeSoft Doc Batch Tool , wählen Sie „Dateiname“ → „Word-Dateien mit Dateiinhalten umbenennen“.
2、Klicken Sie auf „Dateien hinzufügen“ oder importieren Sie Dateien aus einem Ordner, um alle umzubenennenden Word-Dokumente hinzuzufügen. Sie können sie auch direkt per Drag & Drop einfügen. Unterstützt werden Formate wie DOC, DOCX, DOCM, DOTX, DOTM.
3、Wählen Sie den per benutzerdefinierter Formel abgeglichenen Text aus und geben Sie den Formelausdruck in das Textfeld ein. In der Beispieldatei müssen wir die Bestellnummer als Dateiname extrahieren und tragen daher den Ausdruck OD\d{6}-\d{4} ein. Wählen Sie die Position beliebig selbst.
4、Nach Abschluss der Verarbeitung klicken Sie zur Ansicht auf den Speicherort – alle Word-Dateien sind bereits umbenannt. Ziemlich einfach, nicht wahr?
Hinweise zur Verwendung von Formeln für die stapelweise Extraktion von Dateiinhalten
1、Enthält eine Datei mehrere ähnliche Formate, kann es zu Treffern auf falsche Felder und damit zu einer chaotischen Dateibenennung kommen. Es empfiehlt sich, vor der eigentlichen Operation mehrfach zu testen und sicherzustellen, dass der Formelausdruck auf einen eindeutigen Inhalt abzielt.
2、Dateinamen dürfen keine Sonderzeichen wie / \ : * ? " < > | enthalten. Vor dem Umbenennen müssen diese Sonderzeichen ersetzt oder gefiltert werden, um Fehlermeldungen zu vermeiden.
3、Bitte verwenden Sie reguläre Ausdrücke nur, wenn Sie sich damit auskennen, damit die generierten Dateinamen nicht völlig von Ihrer Erwartung abweichen.