많은 사무 자료 디렉토리에서 번호, 일련번호 또는 임시 코드를 이름으로 사용하는 경우가 많아, 나중에 정리할 때 이러한 번호를 새로운 접미사로 일괄 교체해야 하는 경우가 있습니다. 본 문서는 실제 사례를 통해 HeSoft Doc Batch Tool 를 사용하여 폴더 이름에서 찾기 및 바꾸기 기능을 선택하고, 수식을 통해 텍스트를 퍼지 검색하여 세 자리 숫자를 일치시킴으로써 여러 폴더의 번호를 일괄적으로 -TEST로 변경하여 반복적인 이름 바꾸기 작업을 줄이는 방법을 설명합니다.
파일 자료가 점점 많아지는 사무 환경에서 폴더 명명 규칙은 후속 검색, 보관 및 전달 효율에 직접적인 영향을 미칩니다. 많은 팀에서 자료 디렉터리를 생성할 때 주문 번호, 테스트 번호, 고객 번호 또는 일련번호 같은 번호를 임시로 사용합니다. 프로젝트가 다음 단계로 넘어가면 이 번호들을 새로운 식별자로 통일하여 변경해야 합니다. 예를 들어, 여러 폴더 이름에 있는 마지막 세 자리 숫자를 -TEST로 일괄 교체하는 경우입니다. 폴더가 3개뿐이라면 수동으로 수정해도 괜찮지만, 30개, 300개 혹은 그 이상이라면 수동 이름 변경은 반복적이고 가치가 낮으며 실수하기 쉬운 작업이 됩니다.
이 문서에서 해결하려는 문제는 명확합니다. 여러 폴더 이름의 번호가 다르지만 번호 형식이 유사할 때, 와일드카드나 정규 표현식을 사용하여 일괄적으로 퍼지 수정하는 방법입니다. HeSoft Doc Batch Tool 을 예로 들어, 폴더 이름에서 세 자리 숫자를 일괄 검색하고 통일된 접미사로 교체하는 방법을 보여드리겠습니다. 이 도구는 사무용 소프트웨어에 속하며, 핵심 가치는 사용자가 파일과 폴더를 일괄 처리하여 반복되는 클릭과 입력을 크게 줄여주는 것입니다.
적용 시나리오: 이름 본체는 유지하고 일부 번호만 교체해야 할 때
많은 일괄 이름 변경 요구는 폴더 이름 전체를 바꾸는 것이 아니라, 의미 있는 부분은 유지하고 그중 일부 내용만 처리하는 것입니다. 예를 들어, 폴더 이름 ORD7A293에서 ORD7A는 주문이나 프로젝트 코드를 나타낼 수 있고, 293은 임시 일련번호일 뿐입니다. 정리할 때 이름 전체를 TEST로 바꾸면 기존 업무 정보가 유실되지만, 293만 -TEST로 바꾸면 ORD7A-TEST라는 결과를 얻어 원래 이름의 본체는 유지하면서 통일된 식별을 완성할 수 있습니다.
이러한 요구는 '폴더 이름에서 키워드 검색 및 교체' 기능과 '수식 퍼지 텍스트 검색'을 함께 사용하기에 매우 적합합니다. 정확한 검색과 달리, 퍼지 검색은 각 폴더에 완전히 동일한 문자열이 나타나야 하는 것이 아니라, 규칙을 통해 특정 유형의 텍스트를 매칭합니다. 예를 들어 \d{3}은 연속된 세 자리 숫자를 매칭할 수 있으므로 812, 293, 376, 194, 705 모두 식별할 수 있습니다.
실제 업무에서 유사한 요구는 다음과 같습니다:
- 폴더 이름의 세 자리 일련번호를 통일된 버전 식별자로 교체.
- 테스트 디렉터리의 숫자 번호를 -TEST, -DEMO 또는 기타 고정 접미사로 변경.
- 프로젝트 폴더, 고객 폴더, 계약 폴더, 샘플 폴더 이름의 일괄 표준화.
- 자료 전달 전에 임시 번호를 정리하고 프로젝트 코드 유지.
- 다운로드 또는 내보내기 한 일괄 디렉터리의 이름 표준화.
유의할 점은, 이 문서에서 다루는 것은 폴더 이름 일괄 처리이지 Word 문서 doc, docx, Excel 표 xls, xlsx, PPT 프레젠테이션 또는 PDF 파일 내용 처리가 아니라는 것입니다. 소프트웨어 인터페이스에도 Word 도구, Excel 도구, PDF 도구 등 분류가 있지만, 이번 작업은 폴더 이름 관련 모듈로 진입해야 합니다.
효과 미리보기: 처리 전 폴더 번호가 각기 다른 상황
처리 전 폴더 목록은 아래 그림과 같으며, 이름이 다른 5개의 폴더가 있습니다. 이들의 공통점은 이름 끝에 연속된 세 자리 숫자가 있다는 것이고, 다른 점은 세 자리 숫자의 구체적인 내용이 다르다는 것입니다. 빨간색 표시 부분은 이번에 교체할 번호 위치를 보여줍니다.
스크린샷에서 볼 수 있듯이, 폴더 이름은 각각 INV4X812, ORD7A293, PO9C376, REQ8F194, SO2D705입니다. 일반적인 정확한 검색을 사용한다면 812, 293, 376, 194, 705를 각각 찾아서 교체 내용을 하나씩 설정해야 하므로, 실제 업무량이 줄어들지 않습니다. 더 적합한 방법은 이들의 공통된 명명 규칙, 즉 "연속된 세 자리 숫자"를 찾아 한 번에 교체하는 것입니다.
효과 미리보기: 처리 후 번호가 -TEST로 통일 교체된 결과
일괄 처리를 완료하면 폴더 이름이 통일된 형식으로 바뀌어, 끝의 숫자가 -TEST로 교체됩니다. 처리 후 효과는 아래 그림과 같습니다.
처리 전후를 비교해 보면, 소프트웨어가 폴더 이름 앞부분의 주요 부분을 훼손하지 않았음을 알 수 있습니다. 예를 들어 INV4X812는 INV4X-TEST로 바뀌어 앞의 INV4X가 유지되었고, SO2D705는 SO2D-TEST로 바뀌어 앞의 SO2D 역시 유지되었습니다. 이는 이번 일괄 이름 변경이 규칙에 매칭된 번호 위치에만 적용되었음을 보여줍니다.
조작 단계 1: 폴더 이름 분류에서 검색 및 교체 열기
HeSoft Doc Batch Tool 를 연 후, 먼저 왼쪽 네비게이션에서 폴더 이름을 찾습니다. 스크린샷에서 볼 수 있듯이, 소프트웨어는 사무 처리 대상에 따라 파일 이름, 폴더 이름, 파일 정리, Word 도구, Excel 도구, PowerPoint 도구, PDF 도구, 텍스트 도구, 이미지 도구 등 여러 입구로 나뉘어 있습니다. 이번에 수정할 것은 폴더 자체의 이름이므로, 파일 이름이나 문서 도구류로 들어가지 말고 폴더 이름을 선택해야 합니다.
폴더 이름 페이지에 진입한 후, 첫 번째 기능인 '폴더 이름에서 키워드 검색 및 교체'를 선택합니다. 이 기능 카드의 설명은 폴더 이름에서 키워드를 일괄 검색하고 교체하는 것으로, 번호를 통일된 접미사로 교체하려는 이번 요구에 정확히 부합합니다.
이 단계의 목적은 일괄 처리 방식을 확정하는 것입니다. 인터페이스에는 '폴더 이름에 텍스트 삽입', '폴더 이름에 접두사 및 접미사 추가', '폴더 이름 대소문자 변환', '폴더 이름에서 텍스트 삭제' 등의 기능도 제공됩니다. 모든 폴더에 접미사만 추가하려는 것이 목표라면 접두사 및 접미사 추가를 선택할 수 있지만, 본 예시는 원래 번호를 삭제하고 -TEST로 교체해야 하므로 검색 및 교체를 사용해야 합니다.
조작 단계 2: 처리할 폴더 추가 및 레코드 수량 확인
기능을 선택하면 처리 페이지로 진입합니다. 페이지 상단에는 프로세스 단계가 표시되며, 첫 단계는 처리할 레코드 선택입니다. 오른쪽 상단의 폴더 추가를 클릭하여 이름을 변경해야 할 폴더를 목록에 추가합니다. 스크린샷에서 빨간색 화살표가 가리키는 것이 폴더 추가 버튼입니다.
추가하면 표에 각 폴더의 이름, 경로, 생성 시간 및 수정 시간이 나열됩니다. 스크린샷은 이번에 5개의 레코드가 추가되었으며, 경로는 모두 D:\test\ 아래에 있음을 보여줍니다. 이 목록을 통해 사용자는 일괄 처리 전에 올바른 디렉터리를 선택했는지 확인할 수 있습니다. 특정 행이 이번에 처리할 폴더가 아닌 경우, 작업 열에 따라 처리하여 잘못된 변경을 피할 수 있습니다.
이 단계에는 두 가지 주요 확인 사항이 있습니다. 첫째, 폴더 이름이 규칙에 부합하는지, 즉 모두 교체할 세 자리 숫자를 포함하고 있는지 확인합니다. 둘째, 레코드 수량이 올바른지 확인합니다. 스크린샷 하단에는 레코드 수가 5로 표시되어, 파일 탐색기에서 본 5개의 폴더와 일치하므로 처리 범위에 오차가 없음을 나타냅니다. 대규모 작업의 경우, 이 확인 단계는 후속 재작업을 효과적으로 줄여줍니다.
조작 단계 3: 세 자리 숫자를 매칭하는 와일드카드 정규 표현식 설정
목록을 확인한 후, 하단의 다음을 클릭하여 처리 옵션 설정으로 진입합니다. '검색 방식' 영역에서 인터페이스는 텍스트 정확히 검색과 수식을 사용하여 퍼지 텍스트 검색 두 가지 옵션을 제공합니다. 본 예시는 다른 숫자 번호를 매칭해야 하므로 수식을 사용하여 퍼지 텍스트 검색을 선택합니다.
왼쪽 검색할 키워드 목록에 \d{3}을 입력합니다. 이것은 "연속된 세 개의 숫자"를 나타내는 와일드카드 정규 표현식으로 이해할 수 있습니다. 이렇게 하면 소프트웨어가 폴더 이름을 처리할 때 각 이름에서 이 규칙에 맞는 부분을 찾아냅니다.
오른쪽 교체 후 키워드 목록에 -TEST를 입력합니다. 이는 찾은 세 자리 숫자를 -TEST로 교체하겠다는 의미입니다. 왼쪽 규칙과 오른쪽 교체 내용은 대응 관계이므로, 본 예시에서는 매칭된 모든 세 자리 숫자가 동일한 텍스트로 교체됩니다.
예를 들면:
- INV4X812: 812에 매칭, 교체 후 INV4X-TEST.
- ORD7A293: 293에 매칭, 교체 후 ORD7A-TEST.
- PO9C376: 376에 매칭, 교체 후 PO9C-TEST.
- REQ8F194: 194에 매칭, 교체 후 REQ8F-TEST.
- SO2D705: 705에 매칭, 교체 후 SO2D-TEST.
이것이 퍼지 검색의 장점입니다. 각 폴더의 구체적인 번호가 무엇인지 알 필요 없이, 공통 규칙만 충족하면 통일적으로 교체할 수 있습니다.
조작 단계 4: 마법사 안내에 따라 계속 설정하고 처리 실행
처리 옵션을 완료한 후, 계속해서 다음을 클릭합니다. 페이지 상단 프로세스에 따르면, 후속 단계는 저장 위치 설정 및 처리 시작입니다. 최종 처리에 들어가기 전에 수식과 교체 텍스트, 특히 교체 텍스트의 하이픈 유지 여부를 다시 확인하는 것이 좋습니다. 본 예시에서는 -TEST를 입력했으므로, 교체 후 이름에 짧은 대시가 포함됩니다.
교체 후 INV4XTEST로 만들고 싶다면 교체 내용에 TEST를 입력해야 하며, INV4X_TEST로 만들고 싶다면 _TEST를 입력해야 합니다. 스크린샷의 최종 효과는 -TEST를 사용한 것으로 나타나므로, 본 문서는 해당 규칙에 따라 설명합니다.
처리를 실행한 후, 원래 폴더가 있는 위치를 열면 처리된 이름을 볼 수 있습니다. 규칙 설정만 정확하다면, 소프트웨어가 모든 레코드의 이름 변경을 일괄적으로 완료하므로 사용자가 일일이 열고, 삭제하고, 입력하고 확인할 필요가 없습니다.
자주 묻는 질문과 주의사항
1. 정확한 검색과 수식 퍼지 검색의 차이점은 무엇인가요?
정확한 검색은 완전히 동일한 텍스트를 교체하는 데 적합합니다. 예를 들어, 모든 폴더에 '구판'이라는 두 글자가 있어 통일적으로 '신판'으로 변경해야 하는 경우입니다. 수식 퍼지 검색은 규칙성은 있지만 내용이 다른 텍스트, 예를 들어 서로 다른 세 자리 숫자, 서로 다른 날짜 또는 서로 다른 번호를 교체하는 데 적합합니다. 본 예시의 812, 293, 376은 서로 다르므로 수식 퍼지 검색을 선택하는 것이 더 적합합니다.
2. 교체 후 키워드 목록이 비어 있으면 어떻게 되나요?
인터페이스 프롬프트에서 볼 수 있듯이, 교체 후 키워드 목록 옆에는 '기입하지 않으면 삭제를 의미합니다'라는 설명이 있습니다. 따라서 오른쪽에 내용을 입력하지 않으면 매칭된 텍스트가 삭제될 수 있습니다. 본 예시는 -TEST로 교체해야 하므로, 결과가 예상과 다르지 않도록 반드시 교체 내용을 입력해야 합니다.
3. 많은 폴더를 동시에 처리할 수 있나요?
이 기능은 폴더 이름을 일괄 처리하는 데 사용됩니다. 스크린샷 예시는 5개의 폴더지만, 실제 업무에서는 필요에 따라 더 많은 폴더를 추가할 수 있습니다. 처리 수량이 많을수록 일괄 처리 도구로 얻는 효율성 이점이 더욱 분명해집니다. 다만 대량의 정식 자료를 처리하기 전에 소량의 샘플로 수식을 검증해 볼 것을 권장합니다.
4. 이름 변경 후 경로가 변경되나요?
폴더 이름이 변경되면 폴더 경로도 따라서 변경됩니다. 예를 들어 D:\test\INV4X812\는 D:\test\INV4X-TEST\와 유사한 경로로 바뀝니다. 스크립트, 바로가기, Excel 참조, Word 링크 또는 기타 시스템이 이전 경로를 참조하고 있다면 영향을 사전에 평가해야 합니다.
5. 파일 이름 처리에도 적합한가요?
본 문서에서 시연한 것은 폴더 이름입니다. 파일 이름을 처리하려는 경우, 예를 들어 docx, doc, xlsx, pdf, pptx 등의 파일 이름을 일괄 수정하려면, 소프트웨어 왼쪽 분류에 따라 파일 이름 관련 기능을 선택해야 하며, 폴더 이름 기능이 아닙니다. 처리 대상이 다르면 진입점도 이에 맞춰 선택해야 합니다.
요약: 규칙으로 폴더 이름을 일괄 처리하여 반복 작업 감소
본 튜토리얼을 통해 서로 다른 번호가 포함된 여러 폴더를 대상으로, HeSoft Doc Batch Tool 을 사용하여 일괄 이름 변경을 신속하게 완료할 수 있음을 알 수 있습니다. 주요 단계는 다음과 같습니다: 폴더 이름 분류로 진입하여, 폴더 이름에서 키워드 검색 및 교체를 선택하고, 처리할 폴더를 추가하며, 수식을 사용한 퍼지 텍스트 검색을 선택하고, \d{3}을 입력하여 세 자리 숫자를 매칭한 후, 교체 내용으로 -TEST를 입력합니다.
이 방법은 사무 자료 정리, 프로젝트 전달, 테스트 디렉터리 표준화 및 일괄 보관에 매우 적합합니다. 하나씩 이름을 변경하는 것과 비교하여, 일괄 도구는 많은 시간을 절약하고 인적 입력 오류를 줄여줍니다. 폴더 이름에 유사한 번호, 날짜, 버전 번호가 있어 통일적으로 교체해야 하는 경우, 먼저 명명 규칙을 정리한 후 소량의 샘플로 테스트하여 효과를 확인한 뒤 일괄 실행할 것을 권장합니다.