Wenn Sie eine große Anzahl von PowerPoint-Folien, Besprechungsmaterialien oder Präsentationsdateien von PPTX in PPS stapelweise konvertieren müssen, ist das manuelle Öffnen und Speichern jeder einzelnen Datei sehr ineffizient. In diesem Artikel wird am Beispiel von HeSoft Doc Batch Tool der vollständige Workflow beschrieben, wie Sie im PowerPoint-Tool „PowerPoint in PPS konvertieren“ auswählen, mehrere Dateien importieren, die Warteliste überprüfen, den Speicherort festlegen und die Konvertierung starten, um Benutzern dabei zu helfen, schnell einheitliche PPS-Präsentationsdateien zu erstellen.
Wenn viele Büroangestellte Präsentationsmaterialien organisieren, bearbeiten sie nicht nur eine PPT-Datei, sondern oft ein ganzes Set von Kursmaterialien, mehrere Dateien zu Besprechungsthemen oder eine Reihe von Kundenkonzepten. Mit zunehmender Dateianzahl wird die Formatkonvertierung zu einer wiederkehrenden Routineaufgabe. Besonders wenn PPTX-Dateien stapelweise in PPS konvertiert werden müssen und man dabei PowerPoint einzeln öffnet, auf „Speichern unter“ klickt, das Format wählt und das Speichern bestätigt, ist das nicht nur ineffizient, sondern es kann aufgrund der vielen Vorgänge auch leicht zu Auslassungen kommen.
Dieser Artikel stellt eine für Büroszenarien besser geeignete Verarbeitungsmethode vor: Verwenden Sie HeSoft Doc Batch Tool , um viele PowerPoint-Präsentationsdateien stapelweise in das PPS-Format zu konvertieren. Es ist kein reines Bearbeitungswerkzeug für eine einzelne Datei, sondern eine Software für die stapelweise Dokumentenverarbeitung, geeignet für die Verarbeitung großer Mengen von Word-, Excel-, PowerPoint-, PDF- und Bilddateien. Für die Aufgabe in diesem Artikel hilft es dem Benutzer, mehrere PPTX-Dateien zentral zu importieren und dann einheitlich als PPS-Dateien auszugeben.
Anwendungsszenarien: Für welche Büroaufgaben eignet sich das stapelweise Speichern unter PPS?
Bei der Nutzung von PowerPoint wird PPTX häufiger zur Bearbeitung verwendet, PPS eher für die Wiedergabe oder Verteilung. In der Praxis gibt es viele Szenarien, in denen PowerPoint stapelweise unter PPS gespeichert werden muss.
Zum Beispiel muss ein Schulungsverantwortlicher nach jeder Aktualisierung des Kurspakets möglicherweise Dutzende von PPTX-Kursunterlagen in PPS konvertieren, um sie an Dozenten für die Wiedergabe im Unterricht zu senden; die Marketingabteilung muss bei der Vorbereitung von Messematerialien möglicherweise mehrere Produktpräsentationen einheitlich in PPS umwandeln, um eine schnelle Vorführung vor Ort zu ermöglichen; Verwaltungsmitarbeiter müssen bei der Organisation von Besprechungsunterlagen möglicherweise die von verschiedenen Abteilungen eingereichten PPTX-Dateien zusammenführen und in ein für die Vorführung geeigneteres Format konvertieren.
Für Schulen, Bildungseinrichtungen, interne Firmenschulungen, Beratungsunternehmen und Vertriebsteams ist die Anzahl der PowerPoint-Dateien oft hoch und die Formatanforderungen müssen in der Regel einheitlich sein. Wenn jeder Dateien auf unterschiedliche Weise speichert, wird die spätere Archivierung und Verteilung chaotisch. Der Wert eines Stapelkonvertierungswerkzeugs liegt darin, die sich wiederholenden Formatkonvertierungsvorgänge der Software zu überlassen, sodass der Benutzer nur die Dateien und den Speicherort bestätigen muss.
Ergebnisvorschau: Stapelweise PPS-Dateien aus PPTX-Dateien erhalten
Betrachten wir zunächst den Dateistatus vor der Verarbeitung. Der Screenshot zeigt eine Gruppe von PowerPoint-Dateien, alle mit der Erweiterung .pptx. Zu diesen Dateien gehören „Calendar illustration.pptx“, „Change Management Chart.pptx“, „Illustrated Book Review Slides.pptx“, „March Calendar Planner.pptx“ usw. Aus der roten Markierung im Bild geht hervor, dass das aktuelle Dateiformat PPTX ist.
Nach der Stapelkonvertierung zeigt sich das folgende Ergebnis. Man sieht, dass die Dateierweiterungen nun .pps lauten, z. B. „Calendar illustration.pps“, „Change Management Chart.pps“, „Introduction PDCA Slides.pps“ usw. Der Hauptteil der Dateinamen hat sich nicht wesentlich geändert, die Hauptänderung ist das Format von PPTX zu PPS.
Diese Verarbeitungsmethode eignet sich hervorragend für die stapelweise Ausgabe von „Vorführversionen“-Dateien. Die ursprüngliche PPTX-Datei kann weiterhin als Bearbeitungsversion aufbewahrt werden, während die PPS-Dateien für die Wiedergabe, gemeinsame Nutzung oder Archivierung verwendet werden können.
Bedienungsschritte: PPTX stapelweise unter PPS speichern
Schritt 1: Software öffnen und PowerPoint-Werkzeug auswählen
Nach dem Start von HeSoft Doc Batch Tool sehen Sie sich zunächst die linke Navigationsleiste an. Im Screenshot enthält die linke Seite Kategorien wie Startseite, Aufgabenabläufe, Alle Werkzeuge, Dateiname, Ordnername, Dateiverwaltung, Word-Werkzeuge, Excel-Werkzeuge, PowerPoint-Werkzeuge, PDF-Werkzeuge usw. Da es sich um Präsentationsdateien handelt, sollten Sie auf PowerPoint-Werkzeuge klicken.
Nach dem Klick wird im Hauptbereich eine Reihe von Funktionen zur stapelweisen Konvertierung rund um PowerPoint angezeigt. Hier sehen Sie Konvertierungseinstiege für verschiedene Zielformate, wie PowerPoint in JPG-Bilder, PPT, PPTX, PPTM, PPS, PPSX, PDF, XPS, HTML-Webseiten usw. konvertieren. Verschiedene Einstiege entsprechen unterschiedlichen Ausgabeformaten.
Um Dateien in PPS zu konvertieren, wählen Sie den 5. Punkt PowerPoint in PPS konvertieren. Im Screenshot ist diese Karte hervorgehoben, mit dem Hinweis „Stapelweise PowerPoint-Dateien in das PPS-Format konvertieren“. Die Auswahl des richtigen Funktionseinstiegs ist der erste Schritt, um das korrekte Ausgabeformat sicherzustellen.
Schritt 2: Konvertierungsseite aufrufen und Dateiimport vorbereiten
Nach dem Aufrufen der Seite „PowerPoint in PPS konvertieren“ sehen Sie, dass der Seitentitel mit der aktuellen Funktion übereinstimmt. Oben auf der Oberfläche wird der Verarbeitungsablauf angezeigt: Schritt 1: Zu verarbeitende Datensätze auswählen, Schritt 2: Speicherort festlegen, Schritt 3: Verarbeitung starten. Dieses Ablaufdesign ist gut für die Büroarbeit im Batch-Betrieb geeignet, da jeder Schritt ein klares Ziel hat.
In Schritt 1 muss der Benutzer alle zu konvertierenden PowerPoint-Dateien zur Liste hinzufügen. Oben rechts im Screenshot sind zwei wichtige Schaltflächen zu sehen: Dateien hinzufügen und Dateien aus Ordner importieren.
Wenn Ihre Dateien über mehrere Speicherorte verteilt sind, können Sie mit „Dateien hinzufügen“ bestimmte Dateien auswählen. Wenn Sie bereits alle PPTX-Kursmaterialien im selben Ordner abgelegt haben, empfiehlt sich die Verwendung von „Dateien aus Ordner importieren“. Bei der Stapelverarbeitung ist Letzteres in der Regel effizienter, besonders geeignet für die gleichzeitige Konvertierung von Dutzenden von Dateien.
Schritt 3: Prüfen, ob die Liste der zu verarbeitenden Datensätze vollständig ist
Nach dem Import werden die zu verarbeitenden Datensätze von der Software in Tabellenform aufgelistet. Die Tabelle im Screenshot enthält Informationen wie laufende Nummer, Name, Pfad, Erweiterung, Erstellungszeitpunkt, Änderungszeitpunkt und Aktionen. Anhand dieser Felder kann der Benutzer die Daten vor der Konvertierung überprüfen.
Beispielsweise zeigt die Namensspalte Dateien wie „Calendar illustration.pptx“, „Change Management Chart.pptx“, „Change Management Process Slides.pptx“, „Illustrated Book Review Slides.pptx“ und „Introduction PDCA Slides.pptx“; die Pfadspalte zeigt, dass sie aus demselben Testordner stammen; die Spalte Erweiterung zeigt „pptx“ an. Diese Informationen zeigen, dass die zu verarbeitenden Dateien korrekt erkannt wurden.
Wenn Sie feststellen, dass eine Datei nicht zu dieser Aufgabe gehört, können Sie sie über die Schaltfläche zum Löschen in der Aktionsspalte aus der Liste entfernen. So wird verhindert, dass nicht zugehörige Dateien konvertiert werden, insbesondere wenn sich im Ordner Materialien für verschiedene Projekte befinden, ist dies sehr wichtig.
Schritt 4: Zum nächsten Schritt gehen und Speicherort festlegen
Nachdem Sie die Liste überprüft und für richtig befunden haben, klicken Sie unten auf der Seite auf Weiter. Der Ablauf führt dann zu „Speicherort festlegen“. Obwohl der Screenshot nicht den gesamten Inhalt der Seite zum Speicherort zeigt, wird aus dem Prozessknoten deutlich, dass die Software den Benutzer auffordert, einen Speicherort für die konvertierten Dateien anzugeben.
In der Praxis wird empfohlen, für die Ausgabeergebnisse einen separaten Ordner anzulegen. Wenn der ursprüngliche Ordner beispielsweise „Schulungsmaterialien_PPTX“ heißt, könnte der Ausgabeordner „Schulungsmaterialien_PPS“ oder „Vorführversionen_Materialien“ heißen. Dies hat zwei Vorteile: Erstens werden die ursprüngliche Bearbeitungsversion und die konvertierte Vorführversion nicht vermischt; zweitens kann der Ausgabeordner für die spätere Verteilung einfach komprimiert oder kopiert werden.
Schritt 5: Stapelkonvertierung starten und Ergebnisse prüfen
Nachdem der Speicherort festgelegt wurde, geht der Ablauf zu „Verarbeitung starten“ über. Der Benutzer bestätigt die Angaben und startet die Aufgabe. Die Software führt dann die Stapelkonvertierung für die PowerPoint-Dateien in der Liste durch. Da es sich um eine Stapelverarbeitung handelt, muss der Benutzer weder für jede Datei das Format erneut auswählen noch einzeln Speichernamen eingeben.
Öffnen Sie nach Abschluss der Konvertierung den Ausgabeort und überprüfen Sie, ob die Dateierweiterung .pps lautet. Im Vergleich mit dem Screenshot nach der Verarbeitung ist ersichtlich, dass für die ursprünglichen PPTX-Dateien entsprechende PPS-Dateien generiert wurden, was bedeutet, dass die Aufgabe der stapelweisen Speicherung unter PPS abgeschlossen ist.
Häufig gestellte Fragen und Hinweise
Ändern sich die Dateinamen bei der Stapelkonvertierung?
Aus den Screenshots vor und nach der Verarbeitung geht hervor, dass der Hauptteil der Dateinamen gleich bleibt; die Änderung betrifft hauptsächlich die Erweiterung von .pptx zu .pps. Der Benutzer kann die konvertierten Dateien daher weiterhin leicht anhand des ursprünglichen Dateinamens identifizieren. Selbstverständlich sollten Sie, falls es bei verschiedenen Dateien ursprünglich zu Dopplungen der Namen kam, diese vor der Konvertierung bereinigen.
Kann man PPTs aus mehreren Ordnern gleichzeitig verarbeiten?
Der Screenshot zeigt die beiden Möglichkeiten „Dateien hinzufügen“ und „Dateien aus Ordner importieren“. Für verteilte Dateien können Sie mit „Dateien hinzufügen“ mehrere Ziele auswählen; für zentral abgelegte Materialien ist der Import aus einem Ordner bequemer. Um Auslassungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, die Dateien für eine Aufgabe vor der Konvertierung zunächst in einem Ordner zu sammeln.
Kann eine PPS-Datei weiterhin bearbeitet werden?
PPS ist eher für den Vorführgebrauch gedacht, für die Bearbeitung sollte die PPTX-Datei aufbewahrt werden. Speichern Sie daher bei der Stapelkonvertierung nicht nur PPS und löschen Sie die PPTX-Datei. Der richtige Ansatz ist, die PPTX-Dateien als Quelldateien zu archivieren und die PPS-Dateien als Version für Verteilung oder Wiedergabe zu verwenden.
Warum sollte man vor der Konvertierung die Erweiterung überprüfen?
Verschiedene PowerPoint-Formate können unterschiedlichen Zwecken dienen, z. B. PPT, PPTX, PPTM, PPSX usw. Obwohl die Software mehrere PowerPoint-Konvertierungsfunktionen bietet, sollte der Benutzer nach dem Import die Erweiterungsspalte überprüfen, um zu bestätigen, dass die Dateien in der aktuellen Aufgabe den Erwartungen entsprechen. So kann vermieden werden, dass falsches Material in den Stapelkonvertierungsprozess aufgenommen wird.
Zusammenfassung: Wiederkehrende „Speichern unter“-Vorgänge der Stapelverarbeitungssoftware überlassen
Wenn nur eine PPT-Datei konvertiert werden muss, mag das manuelle „Speichern unter“ noch akzeptabel sein; wenn die Anzahl der Dateien jedoch auf über ein Dutzend, mehrere Dutzend oder sogar mehr ansteigt, bremst manuelles Vorgehen den Arbeitsfortschritt erheblich. Der Wert der stapelweisen Konvertierung von PowerPoint in PPS liegt darin, ursprünglich sich wiederholende, mechanische und fehleranfällige Schritte einheitlich der Software zur Ausführung zu überlassen.
Bei Verwendung von HeSoft Doc Batch Tool müssen Sie nur zu den PowerPoint-Werkzeugen gehen, „PowerPoint in PPS konvertieren“ auswählen, Dateien hinzufügen oder aus einem Ordner importieren, die Liste bestätigen, den Speicherort festlegen und die Verarbeitung starten. Nach Abschluss erhalten Sie einheitliche PPS-Vorführdateien.
Wenn Sie gerade Kursmaterialien, Besprechungsunterlagen, Produktdemos oder Schulungsmaterialien organisieren, empfiehlt es sich, diese Methode der Stapelkonvertierung anstelle des einzelnen „Speichern unter“ zu verwenden. Sie reduziert sich wiederholende Arbeiten erheblich und gibt Ihnen mehr Zeit, sich auf den Inhalt selbst zu konzentrieren, anstatt auf die Dateiformatverarbeitung.